Mål og ansvar for innkjøpsavdelingen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Hvorfor trenger vi en innkjøpsavdeling? I hver organisasjon er denne avdelingen representert i en eller annen form. Og arbeidet hans påvirker direkte effektiviteten til hele organisasjonen som helhet. La oss se nærmere på hvordan arbeidet til avdelingen påvirker resultatene i organisasjonen.

avdelingens mål

Innkjøpsavdelingen er en avdeling som spesialiserer seg på å kjøpe varer fra en leverandør på de gunstigste vilkårene for bedriften.

Arbeidet til avdelingen har direkte innvirkning på all virksomhet i selskapet. For sortimentet, for salg, fylden på varehusene, tilgjengeligheten av nødvendige varer, effektiv bruk av arbeidskapital.

Kjøpsmål kan rangeres basert på selskapets globale mål, men den samlede listen ser ofte slik ut:

• bestemme selskapets behov for et bestemt produkt;
• kjøp varer til best mulig pris;
• fremme høy omsetning;
• opprett betingelser for å motta varer i tide;



• evaluereproduktkvalitet og kjøp av høyeste kvalitet;
• opprettholde et forhold til en leverandør eller leverandører;
• arbeid effektivt med resten av selskapet;
• Hold effektivt oversikt over kjøpte varer;
• overvåk omsetningen for å få maksimal fordel for selskapet.

Hovedfunksjoner

I ulike organisasjoner kan funksjonene til innkjøpsavdelingen avvike betydelig fra hverandre. Likevel er det funksjoner og ansvar som vil prege en avdeling i nesten alle bedrifter:

• Overvåking av leverandørmarked;
• overvåking av tilgjengeligheten av varer på lager;
• retidig påfyll av sortimentet;
• søk etter de beste leverandørene og prisene;
• forhandlinger med leverandører;
• kontroll av levering og godstransport av varer;



• mottak av varer;
• kvalitetskontroll av kjøpte varer;
• klager, om nødvendig.

Ytterligere funksjoner for innkjøpsavdelingen, som kan være tilstede i organisasjonen eller ikke - avhengig av dens spesifikasjoner og struktur:

• sortimentsadministrasjon;
• samler informasjon om konkurrenter;
• involverer leverandører i markedsorganisasjonen.

Structure

Strukturen til innkjøpsavdelingen er bygget opp avhengig av:

• organisasjonsstørrelse;
• industries;
• antall sortimentsenheter i omsetning;
• antall leverandører;
• deres geografiske plassering.

Avhengig av type organisasjon, kan innkjøpsavdelingen administreres sentr alt eller region alt.

Dette er som regel en matrisestruktur som består av leder (leder, direktør) for innkjøpsavdelingen og ledere (spesialister) for innkjøp.

Gjennomsnittlig antall varer eller kategorier per leder er ca. 7, men det kan variere avhengig av produksjonsvolumet eller omsetning.

Plikter for avdelingen og dens ansatte

For et effektivt arbeid i innkjøpsavdelingen er det nødvendig med en tydelig ansvarsfordeling for innkjøpsavdelingen mellom de ansatte.

Avdelingslederens hovedansvar er å sikre kontinuitet og stabilitet i forsyningen av nødvendige varer ved å optimere avdelingens arbeid og koordinere de ansattes aktiviteter. Innkjøpssjefen må også ha en ide om alle inngåtte kontrakter og kategorier for å kunne organisere og fortsette det effektive arbeidet til avdelingen selv i fravær av noen av de ansatte.

Pliktene til innkjøpsansvarlige eller vanlige spesialister ved avdelingen inkluderer å organisere vareforsyningen, spore godstransport, kontrollere betaling for kjøpte partier og planlegge kjøp.

En effektiv modell vil være der hver kjøper har sitt eget ansvarsområde, bestående av en liste over artikler eller produktkategorier.

Ansattkrav

Med tanke på de ansattes ansvar og funksjonene til avdelingen, kan du lage en liste over krav tilideell kandidat for stillingen som kjøper.

Ansatte i innkjøpsavdelingen bør ha henholdsvis følgende ferdigheter, kunnskaper og personlige egenskaper:

• Mulighet til å analysere informasjon. Valg av leverandør bør baseres på mange kriterier. Dette er den beste prisen, og en geografisk fordel, og tilpasningen av logistikken til leverandørselskapet og din organisasjon.
• Kunnskap om prisprinsipper.
• Kunnskap om det juridiske rammeverket for anskaffelser.
• Mulighet til å utarbeide og inngå kontrakter.
• evnen til å forhandle. Noen ganger er det svært viktig å utarbeide individuelle betingelser med en leverandør for din bedrift. Å redusere leverandørens pris eller bruke leverandørens ressurser til kampanjer, produktspesifikk opplæring for deres ansatte, produktavdrag og etterbetalingssystemer kan alle tjene som et godt konkurransefortrinn blant lignende selskaper.
• Evnen til å opprettholde forretningsforbindelser.
• Muligheten til å planlegge aktivitetene dine.

Motivering av kjøpere og innkjøpsansvarlig

Motivasjonssystemet til innkjøpsavdelingen bør bygges opp på en slik måte at den ansatte arbeider med maksimal effektivitet. Men samtidig bør det ikke fremsettes motstridende krav og krav som overskrider evnene til den ansatte.

For å implementere et månedlig motivasjonssystem trenger du:

• Lag en KPI-modell for avdelingen. Dette er indikatorer som oppfyllelse av anskaffelsesplanen, omsetningsgrad, lønnsomhet av salgvarer, tilstedeværelse og fravær av foreldede varer.
• Lag en modell av nøkkelresultatindikatorer for hver ansatt basert på kriterier som organisasjonens prisdelta sammenlignet med konkurrenter, tilgjengeligheten til det nødvendige produktet, kvaliteten på det kjøpte produktet, lanseringen av nye merkevarer, den enkelte betingelser for leverandører og mer.
• Basert på KPI-modellen beregnes premien. I tillegg vil det være effektivt å betale en bonus som består av to deler: en bonus for avdelingens ytelse og en bonus for personlig oppfyllelse av planer.

Samtidig må hvert KPI-kriterium ha egenskaper som:

• measurability;
• transparency;
• planleggingskriterium bør opprettes under hensyntagen til markedstrender.

Det vil si at kjøperen kan, om ønskelig, selvstendig beregne premiebeløpet.

Bonusen til avdelingslederen kan baseres på indikatorene for hele avdelingen, og inkluderer også resultatindikatorene til hver enkelt medarbeider.

Samtidig bør bonusdelen til en ordinær ansatt i innkjøpsavdelingen være ca 50 % av hele lønnen, og bonusen til avdelingslederen skal være ca 30-40 %. Resten er lønn, fordi ikke alle avdelingsresultatindikatorer kan knyttes til aktivitetene til en bestemt ansatt.

Har salg under kjøpers ansvar

I beregningene av KPI-en til innkjøpsavdelingen kan du bruke et slikt kriterium som omsetningen av kjøpte varer - forholdet mellom salg og eiendelene.

Det virker som kjøperen burde gjøre dethandle kun med kjøp av varer, men likevel påvirker kvaliteten på de kjøpte varene, dens prisattraktivitet for sluttforbrukeren eller selskapets klient i betydelig grad gjennomføringen av salgsplanen.

Derfor avhenger kvantiteten og kvaliteten på salg halvparten av godt gjennomførte kjøp.

Plass til innkjøpsavdelingen i organisasjonsstrukturen

Oppgavene som løses av innkjøpsavdelingen, i samsvar med moderne markedstrender, skal løses i denne rekkefølgen:

• Først bygges en salgsstrategi (ferdig produkt eller innkjøpte varer).
• Deretter, hvis innkjøpsavdelingen er i bedriften, avgjøres spørsmålet om produksjonsstrategi.
• Og først da utvikles en innkjøpsstrategi for nødvendige varer, råvarer eller komponenter.

Innkjøpssjefen rapporterer ofte direkte til konsernsjefen i selskapet.

Det skal også være effektiv kommunikasjon mellom innkjøpsavdelingen og markeds- og salgsavdelingen. Uten dette vil mange anstrengelser for å opprette en innkjøpsavdeling, forbedre strukturen og motivasjonen forbli uten riktig resultat.

Hvis et kategoristyringssystem er implementert i en beholdning eller organisasjon, må kjøper samarbeide med kategoriansvarlig. Samtidig er det nødvendig å avgrense ansvarsområdet til hver spesialist slik at motivasjonssystemet forblir transparent og forståelig for alle.