Forhåndsrapport om en forretningsreise. Skjema for forhåndsrapport

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2024-01-17 19:03

For å redegjøre for midler som utstedes til ansatte i organisasjonen for reise- eller andre behov, benyttes et eget skjema. Det kalles «forhåndsreiserapport». Dette dokumentet er bevis på bruken av penger. Grunnlaget for utstedelse av midler er rekkefølgen til hodet. I denne artikkelen finner du et eksempel på forhåndsrapport om en forretningsreise, lær deg reglene for å sende inn skjemaet.

Dokumentflyt

For å bli sendt på forretningsreise må du utstede:

• order;
• tjenesteoppdrag;
• ID.

Ved retur skal det leveres rapport om gjennomføring av et serviceoppdrag.

Den ansatte skal alltid ha med seg reisebevis. På hvert punkt er det gjort notater om ankomsttid og avreise i den. I følge art. 168 i den russiske føderasjonens arbeidskode, må arbeidsgiveren refundere arbeidstakeren for slike utgifter: reise, bolig, dagpenger, andre kostnader som er avt alt med ledelsen.

Vanligvis pengerutstedt til den ansatte før avreise. I samsvar med forskriften om gjennomføring av kontanttransaksjoner på den russiske føderasjonens territorium, utføres denne operasjonen av en kontantordre (RKO) på grunnlag av en ansatts søknad, som angir beløpet og vilkårene. Midler er gitt: kontanter fra kassen, banksjekk, bedriftskort, postanvisning.

Design

Siden 2002 har juridiske personer av alle former for eierskap brukt et spesielt skjema nr. AO-1. Forhåndsrapporten for en forretningsreise, hvis skjema kan hentes fra bedriftens regnskapsavdeling, fylles ut i ett eksemplar innen tre dager fra returdatoen. Den sendes inn for verifisering til finansavdelingen.

Følgende data er angitt på forsiden:

• organisasjonsnavn;
• dokumentnummer og dato;
• navn på underavdeling;
• F. I. O.-ansatt, hans stilling;
• oppnevnelse av midler: husholdningsbehov, forretningsreise, kjøp av materialer osv.;
• data om tidligere forskuddsbetaling, hvis noen, er oppgitt i tabellen. Det utstedte beløpet, den brukte delen, saldoen på midler eller overforbruk (i rubler og kopek) er også angitt her.

Forhåndsrapportskjemaet fylles ut på begge sider. Baksiden inneholder en liste over dokumenter som bekrefter utgifter (sjekker, billetter, kvitteringer osv.), deres nummer og datoer, og utgiftsbeløpet. Under bordet må den ansvarlige sette signaturen sin.

Regnskapsnotater

Etter å ha mottatt skjemaet må økonomiansvarlig fylle ut følgendedetaljer:

• "regnskapsføring" - transaksjoner med underkontonumre som gjenspeiler brukte beløp;
• sammensetning av søknader - antall innsendte dokumenter;
• det godkjente beløpet som er brukt registreres og signeres av regnskapssjefen;
• bet alt saldo eller overtrekk utstedt;
• nummer og dato for PKO eller RKO;
• under klippelinjen er en kvittering for bekreftelse av dokumenter. Her registrerer regnskapsfører initialene til den ansatte, antall og dato for rapporten, beløpet som er brukt (i ord), antall dokumenter som er levert.

Den utfylte reiseregningsrapporten sendes inn for godkjenning til lederen av organisasjonen.

Ved retur fra forretningsreise må den ansatte overlevere:

• sertifikat;
• tjenesteoppdrag;
• forhåndsreiserapport med dokumenter som bekrefter utgifter.

Hvis et kort ble brukt, må sjekker fra minibanker legges ved. Ved forretningsreise til utlandet skal arbeidstaker fremlegge kopier av pass og sider merket med dato for grensepassering.

Turrapporten, som et eksempel vil bli presentert nedenfor, sendes til leder for godkjenning. Den ubrukte delen av midlene returneres umiddelbart til kassereren eller holdes tilbake fra lønn. Maksimumsbeløpet er begrenset til 20 % av inntekten, i sjeldne tilfeller – 50 %.

Legge inn data i programmet "1C Accounting"

Basert på fullført oggodkjent forhåndsrapport genererer programmet oppslag om bruk av midler. For dette leveres et dokument med samme navn, som åpnes via Cashier-menyen på verktøylinjen.

I journalen må du opprette et nytt skjema ved å klikke på "Legg til"-knappen. Følgende detaljer er fylt ut:

• "Fys. person" - Fullt navn på den ansatte.
• "Destinasjon" - "reiseutgifter".
• På «Forskudd»-fanen i tabelldelen av dokumentet, nummeret til CSC-en som midlene ble utstedt for.
• Nederst i vinduet, i "Søknad"-feltet, er antall innsendte dokumenter angitt.
• På "Annet"-fanen signeres utgiftene som er angitt i dokumentet "Reiserapport".

Eksempel

Billett nr. 8956 fra 20.03.14 - 2500 rubler. uten mva.

Kvittering for overnatting nr. 1245 datert 20.03.14 - 2400 rubler. uten mva.

Referanseberegning (dagpenge) - 600 rubler. uten mva.

Etter at dokumentet er lagt ut, skal det genereres posteringer: DT 26 KT 71.01.

dagpenger

Dette er en egen del av kostnaden, som ikke er dokumentert. Pengene utstedes til den ansattes eget behov. Dagpengene er lik for alle oppgjør. I følge loven er den maksimale dagpengene som ikke er underlagt personlig inntektsskatt 700 rubler. Beløp utover dette skal skattlegges med en sats på 13 %. Dagpengene for utenlandske forretningsreiser avhenger av destinasjonslandet. Beregningen gjøres på kalenderdager, inkludert helger ogferier, reisetid. Betaling kan skje kontant basert på søknad fra den ansatte eller ved bankoverføring. Det andre alternativet er mer vanlig. Men når slike beløp overføres til "lønn"-kort, kan det oppstå skatterisiko som er forbundet med omskolering av midler. For å unngå konflikter, må organisasjonen reflektere i regnskapsprinsippene muligheten for å overføre penger til eventuelle opplysninger om ansatte. Ellers kan offentlige etater belaste dem med ekstra personlig inntektsskatt, forsikringspremier, samt straffer og bøter.

Noen ord om utenlandske forretningsreiser. Organisasjonen kan utstede penger til en ansatt i kontanter i rubler, utenlandsk valuta eller overføring til et kort. Dagpengene fastsettes av tariffavtalen eller lokale rettsakter. Oppholdet på en forretningsreise beregnes etter merkene i passet. Ved tvungen forsinkelse på veien utbetales dagpenger etter ledelsens skjønn.

Eksempel på en utgiftsrapport for en forretningsreise

BedriftsnavnEDRPO-nummer

Utgiftsrapport nr. 10 av 04.01.2015

Enkeltperson: Ivanov A. A. Avdeling: Verkstedstilling: Elektriker

Destinasjon: husholdningsbehov

Rapport om bruk av midler gitt til en tjenestereise nr. _-_eller under rapport nr. RKO -15 datert 19.04.2015 beløp 500 rubler. 00 kop.

Saldo/ Overforbruk fra forrige forskudd	Date	Mål	Amount	Saldo / overskridelse
-	20.04.15	Motorolje	500 rub.	0, 00
Total			500

Rapport sjekket:Tot alt mottatt: 500 rub. 00 kop.

Total returnert til godkjenning: 0 rub. 00 kop.

(utfylles av regnskapsfører)

Tot alt mottatt: RUB 500

Brukte 500 rubler. 00 kop.

Saldo: RUB 0,00

Rapport bekreftet i mengden: 500 rubler. 00 kop.

Overløp: 0 rubler 00 kopek.

Vedlegg: 1 dokumenter

1. sjekk nr. 1245 datert 20.04.2015.

Bet alt saldo på _ utstedt av PKO nr._ datert _ Overløp utstedt av: Kassenummer _ datert _.

Datosignatur

Slik fylles forhåndsrapportskjemaet ut. Alle utgifter er fastsatt med hensyn til kopek.

Konklusjon

Reiseutgiftsrapporten bekrefter ansattes bruk av midler. Skjemaet angir: av hvem, når og hvor mye penger som ble brukt. Alle sjekker og kvitteringer er vedlagt den, som bekrefter bruken av penger. Skjemaet sendes for verifisering til regnskapsavdelingen, og deretter til organisasjonens leder.