Forhåndsrapport er Forhåndsrapport: prøveutfylling

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Utgiftsrapport er et dokument som bekrefter bruken av midler utstedt til ansvarlige ansatte. Det utarbeides av mottakeren av pengene og sendes til regnskapsavdelingen for verifisering. Deretter sendes forhåndsrapporten til leder for godkjenning. Utgiftene reflektert i dokumentet er gjenstand for avskrivning på den måten som er fastsatt av PBU. La oss se nærmere på funksjonene og eksempelet ved å fylle ut forhåndsrapporten.

Utbetalinger

Mottak av kontanter av en regnskapspliktig medarbeider gjøres i bedriftens kasse. Grunnlaget for dette er utgiftspålegget. Det bør angi formålet med midlene.

Foretakets leder utsteder en ordre der han fikser listen over ansatte som har rett til å motta midler til husholdningsbehov. Den samme lokale lov fastsetter vilkårene for hvilke beløp kan utstedes.

Send inn en forhåndsrapport

Dette dokumentet sendes til regnskapsavdelingen innen tre dager fra slutten av perioden midlene ble utstedt for. Skjemaet sendes inn sammen med papirer som bekrefter pengebruken. Samtidig beregner den ansatte kostnadene ogsaldo.

Utgiftsrapportmal: forside

Dokumentet leveres i ett eksemplar.

Hvis du tar en prøveutgiftsrapport, kan du se at den er fylt ut på begge sider. På forsiden av den ansvarlige ansatte angir:

• Dokumentnummer.
• Dato for ferdigstillelse av utgiftsrapporten.
• F. I. O., stilling og avdeling han jobber i.
• Personalnummer (hvis tilgjengelig).
• Tildeling av forskuddet.

På venstre side på samme side må du fylle ut tabellen. Den viser forrige forskudd, midler mottatt, utgifter, overforbruk og saldo.

Bakside

Den omvendte delen av utgiftsrapporteksemplet er ment å angi listen over dokumenter som bekrefter kostnadene. De kan være:

• Reise-ID.
• KKM-sjekker.
• Kvitteringer.
• Vare, fraktsedler.
• Fakturaer osv.

Den ansvarlige ansatte angir også utgiftsbeløpet på dokumenter. Nummereringen av papirene vedlagt rapporten utføres i den rekkefølgen de er angitt i skjemaet.

Nuance

På forsiden er det linje 1a, og på baksiden - 6 og 8. I forhåndsrapporten fylles disse feltene ut dersom midlene er utstedt til den ansvarlige i utenlandsk valuta. For eksempel ble en ansatt sendt på forretningsreise til utlandet.

Anbefalinger for en regnskapsfører

Spesialist fyller ut førstforsiden av skjemaet. Først av alt, i tabellen "Regnskapsføring" er det nødvendig å legge inn informasjon om numrene på de tilsvarende kontoene og beløpene.

Baksiden av skjemaet gjenspeiler utgiftene som er akseptert for regnskap. I forhåndsrapporten er disse opplysningene ført i kolonne 7 og 8. I tillegg er det angitt regnskapet (underkonti) som kostnadene bokføres på (kolonne 9)

Deretter utarbeides støttedokumenter, skjemaets riktighet og målrettet bruk av midler kontrolleres. Etter å ha fullført alle prosedyrene setter regnskapsføreren et merke på rapporten. Det indikerer at dokumentet er kontrollert og utgiftsbeløpet er godkjent (det er skrevet med tall og ord).

På forsiden fylles det også ut en kvittering som overføres til ansvarlig medarbeider.

Skjemaet skal være signert av den ansatte som har kontrollert dokumentet og kap. regnskapsfører med utskrifter.

Om nødvendig legges informasjon om saldobeløp eller overforbruk, detaljer om dokumentene (ordrene) som sluttoppgjøret skal utføres inn i rapportskjemaet.

Godkjenning av leder og avskrivning av beløp

En bekreftet rapport sendes til direktøren for organisasjonen. Han må skrive under. For dette er det en tilsvarende kolonne i øvre del på forsiden av dokumentet. Skjemaet kan signeres ikke bare av lederen, men også av en annen ansatt med myndighet. Etter godkjenning godtas rapporten for regnskap for debitering av midler.

Saldo av forskuddet krediteres bedriftens kasse.

Prohibitions

Hvis den ansvarlige personenhar gjeld på tidligere gitte forskudd, er utstedelse av midler ikke tillatt. I tillegg er det forbudt å overføre penger mottatt av ansatte til tredjeparter.

Holdbarhet

De er etablert ved lov. Ulike dokumenter har sine egne oppbevaringsperioder. Som regel velger bedrifter maksimumsperioden.

Basert på sub. 8 1 i paragraf 23 i Artikkel TC, skatte- og regnskapspapirer og andre attester må oppbevares i minst 4 år. Paragraf 4 283 i normen til koden gir en 10-årsperiode for dokumenter som bekrefter tap. Det er verdt å si at informasjon om utgifter brukes av organisasjoner for å redusere skattegrunnlaget.

FZ nr. 402 fastslår at primærdokumentasjon må lagres i minst 5 år fra slutten av rapporteringsperioden.

Jobb i "1C"

Forhåndsrapporten utarbeides som regel på datamaskin. For å gjøre dette kan du bruke programmet Excel eller "1C". Sistnevnte brukes i de fleste virksomheter. Vurder kort designskjemaet i "1C".

For å jobbe må du åpne dokumentet "Forhåndsrapport". Den lages fra fanen "Produksjon" eller "Cash Desk". Velg ønsket element i menyen.

Dette vil åpne dokumentasjonsloggen. Det er her alle rapportdata lagres. For å opprette et nytt dokument, klikk på "Legg til"-knappen. Deretter må du velge "Individuell".

Deretter velges ønsket dokumenttype. For eksempel "Utstedelse av midler i kassa for oppgjør". Deretter åpnes ordreloggen. Ønsket dokument velges her.

Tabelldelen gjenspeiler informasjon i bestillinger.

Etter det er den andre fanen fylt. Her må du spesifisere produktene kjøpt av den ansvarlige medarbeideren. Det kan for eksempel være skjemaer. Ved å klikke på "+", kan du legge til en ny stilling.

Hvis returemballasje ble brukt under kjøpet, må denne informasjonen gjenspeiles i den aktuelle kolonnen.

Når du legger ut materialer og varer ved å bruke kontoen. 631 fanen "Betaling" brukes. Kolonnen "Annet" gjenspeiler informasjon om tilleggskostnader. Det kan for eksempel være kostnadene for drivstoff og smøremidler, internettbruk osv.

For å skrive ut dokumentet på papir, må du klikke på "Skriv ut"-knappen.