Serviceoppdrag på forretningsreise

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Organisasjonen sender sine ansatte på forretningsreiser, og gir hver av dem en spesifikk jobboppgave. Det kan være individuelt så vel som gruppe. Alt bestemmes av de spesifikke oppgavene de utsendte ansatte står overfor.

En organisasjon som sender ansatte på forretningsreise gir en ordre eller instruks som angir formålet med reisen, stedet hvor den ansatte sendes, tidspunktet og listen over sendt personer. Omreisende ansatte skal få utstedt reisebevis med jobboppdrag. Dette er obligatoriske dokumenter som bekrefter gyldigheten av avgangen til arbeidsstedet utenfor organisasjonen. Avreiseseddel settes på reisebeviset. Ved ankomst til stedet skal ansatte i reisebeviset få ankomstmerke, og ved fullført - avreise. Når du kommer tilbake til organisasjonen din, sørg for å markere returen fra en forretningsreise.

Spesialister som tjenestegjør i et annet område for å løse visse problemer, får en individuell jobboppdrag. For eksempel forsyningskjedearbeideresendes til anlegg som deres virksomhet har kommersielle forbindelser med for levering av spesifikke materialer, komponenter og sammenstillinger. Noen ganger er telefonkommunikasjon ikke nok til å diskutere leveringsvilkårene eller funksjonene til produktene som leveres: koordinering av tekniske spesifikasjoner, definisjon av parametere, valg av optimale egenskaper.

Ansatte i markedsavdelinger, samt ingeniør- og tekniske tjenester, får også en jobboppgave. For eksempel krever deltakelse i utstillinger tilstedeværelsen av ikke bare salgssjefer som kan presentere produktene sine og bestemme prisen. Nyttige kan også være designere, teknologer og produksjonsarbeidere som avklarer spesielle krav og ønsker fra potensielle forbrukere. På slike forretningsreiser utveksler spesialister erfaring, skisserer utsiktene for utvikling av produksjonsanleggene deres.

Noen organisasjoner leder hele grupper av mennesker til bestemte objekter, og gir dem en serviceoppgave, et eksempel på dette er gitt i form av instruksjoner eller ruteark. For at den utsendte gruppen tydelig skal kunne ivareta den offisielle oppgaven, må lederen av gruppen som er ansvarlig for gjennomføringen utnevnes ved pålegg. Spesielt ofte oppstår behovet for slike forretningsreiser ved introduksjon av utstyr eller hele komplekser hos kundens virksomhet. For at teamet på det nye stedet skal kunne jobbe mer effektivt, jobbes det med spørsmål om midlertidig opphold: bestilling av hotell eller leiligheter. Stedene hvor ansatte skal væremat, samt vilkårene for levering av ansatte til arbeidsstedet. Billetter for transport frem og tilbake betales av virksomheten som sendte sine ansatte. I slike tilfeller er vilkårene strengt begrenset. Dagpenger betales også. Lønn beholdes i hele fraværsperioden for ansatte.

Ved utsending av spesialister utarbeides reisedokumenter som inkluderer reisesertifikater, samt en liste over oppgaver. Avhengig av funksjonene og typen oppgaver fullfører de utsendte spesialistene de nødvendige verktøyene og enhetene. Serviceoppgaven er i dette tilfellet hovedkriteriet for valg av nødvendige forsyninger.

Etter resultatene av arbeidet på en tjenestereise, utarbeider ansatte som har returnert til bedriften en rapport om utført arbeid. Disse rapportene godkjennes av lederen eller hans stedfortredere. For utgiftsrapporten utarbeides det forhåndsrapporter som tilgjengelige dokumenter som bekrefter utgiftene er vedlagt.

En forretningsreise anses som vellykket gjennomført under forutsetning av at serviceoppgaven er fullført i sin helhet. Ved manglende oppfyllelse (situasjoner kan oppstå når oppgaven er delvis fullført eller det er umulig å fullføre den), må årsakene angis. Ofte er årsakene ganske berettigede, men noen ganger er det uaktsomhet fra ansatte. Ledelsen i organisasjonen tar en beslutning basert på resultatene av vurderingen av alle årsakene som hindrer å få en positiv beslutning fra de utsendte arbeiderne.