Hva er primærdokumentasjon innen regnskap? Definisjon, typer, egenskaper og krav til fylling

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Regnskap for enhver bedrift tar for seg primær rapportering. Listen over primærdokumentasjon i regnskap inkluderer flere obligatoriske papirer. Hver av dem er relatert til stadiene i forretningsprosessen. Hvis de ansatte i organisasjonen ikke opprettholder primærdokumentasjon i "1C: Regnskap", vil selskapet møte konkrete sanksjoner.

Hva er dette?

Regnskap for primær dokumentasjon i regnskap er en topp prioritet. Alle aktiviteter som utføres i denne retningen er regulert av den føderale loven "On Accounting". Så i første avsnitt av niende kapittel sies det at ethvert papir som er korrekt utført og sertifisert av ledelsen, som gjenspeiler ulike episoder av selskapets forretningsaktiviteter, kan refereres til som primærdokumentasjon. Disse episodene heter forresten:

• motta penger for leverte varer eller tjenesterbedrift;
• overføring av midler for mottatte varer og materialer.

Dermed, i tillegg til den obligatoriske listen over primærdokumentasjon i regnskap, kommer det en ekstra. Det er vanligvis utarbeidet på forespørsel fra selskapets ledelse. Og de legger inn skjemaer som har opplysninger om gjensidig motregning som ikke har økonomisk grunnlag.

Funksjoner ved å jobbe med primær dokumentasjon i regnskap

Det første du bør være oppmerksom på er at alle "primære" skjemaer må være knyttet til overføring av midler. Derfor bør du ikke inkludere en fullmakt for å motta dokumenter i denne listen.

Oppbevaring av denne typen papir utføres i minst fem år fra signeringsdato. Ved skatterevisjon krever kontrolløren primærdokumentasjon for en periode på ett til tre år. Dermed kan papirer med lengre frist sendes til arkivet for oppbevaring. Etter fem år kan de kastes fullstendig. Ødeleggelsen av "primæren" utføres i samsvar med selskapets interne charter og landets lovgivning. Denne prosedyren er ganske kompleks og tidkrevende. Derfor beholder mange virksomheter «primæren» så lenge det er plass i regnskapsavdelingen. Perioden for lagring av papirer i arkivet i Russland er ikke begrenset på noen måte.

List

For å forstå hva primærdokumentasjon innen regnskap er, må du vite hvilke typer dokumenter den inneholder. Den talen bør huskeshandler om papirer knyttet til flytting av midler. Her er en liste over hva som inngår i hoveddokumentasjonen innen regnskap:

1. kontrakt.
2. Faktura for betaling.
3. Kontanter og salgskvitteringer.
4. Strenge rapporteringsskjemaer.
5. Acts.
6. Fakturaer.

Mer informasjon om hvert av disse primærdokumentene er gitt i de følgende avsnittene.

Avtale

Denne varen skaper mye kontrovers blant ansatte i regnskapsavdelingen. Faktum er at primærdokumentasjonen i regnskapsavdelingen skal lagres uansett, men kontrakter ender noen ganger hos advokater eller til og med i personalavdelingen. Men det er en annen side av mynten. Det er tross alt kontrakten som er grunnlaget for transaksjonen knyttet til bevegelse av kontantstrømmer.

Faktura

Dette skjemaet viser til primærdokumentasjonen i regnskapsavdelingen. Hva er en konto, vet hver deltaker i forretningsprosessen. Faktisk er dette dokumentet grunnlaget for overføring av midler for mottatte varer eller tjenester. Hvis en av partene godtar kontoen, betyr det at hun stilltiende godtar transaksjonen. Den kan også inneholde informasjon om en tidligere avtale. Fakturaen inneholder ikke bare disse dataene, men også prosedyren for tilbakeføring av midler ved behov.

Fraktbrev

Dette papiret er en av de flinkeste representantene for primær dokumentasjon innen regnskap. Poenget er at idet indikerer en fullstendig liste over varer sendt til kjøperen. I dette tilfellet snakker vi både om ferdige produkter og råvarer. Et fraktbrev utarbeides i et ubegrenset antall eksemplarer. Dette øyeblikket har ikke en klar regulering og er faktisk bare basert på hvor mange parter som trenger denne typen dokumenter. Det vil si hvor mange deltakere i transaksjonen, så mange kopier skal gis. Det er verdt å huske at bare de skjemaene som signaturen til den ansvarlige personen er signert på, er gyldige. Segl eller stempel er ikke nødvendig i denne situasjonen.

Accept of accept-transfer

Vanlige ansatte ved denne avdelingen er engasjert i behandlingen av primærdokumentasjon i regnskapsavdelingen. Oftest mottar de attester for utført arbeid (tjenester) som støttedokument. Dette papiret, som navnet tilsier, er utarbeidet etter levering av tjenester eller utførelse av arbeid. Aksept- og overføringshandlingen, signert bilater alt, anses som gyldig. Det er tider når en av motpartene nekter å godkjenne dokumentet. Skjemaet kan i denne situasjonen kun attesteres av én part, men under forutsetning av at observatører er tilstede når det signeres. I tillegg til den grunnleggende informasjonen, kan aksept- og overføringshandlingen omfatte data av avklarende eller avklarende karakter. Som regel legges de inn i en spesialformet tabell. Med hensyn til frimerkegodkjenning er det alltid kjærkomment, men hvis det ikke er trykk, ugyldiggjør ikke dette papiret. Det er verdt å merke seg at når du opprettholder primær dokumentasjon i regnskap, en handling som gjenspeiler bevegelsen av anleggsmidlerbedrifter bør også inkluderes i listen over primærdokumenter.

Lønn

Denne typen primærdokumentasjon gjenspeiler bevegelsen av midler mellom bedriften og dens ansatte. I tillegg til grunnbeløpet for lønn inkluderer det alle bonuser og kompensasjoner. I denne situasjonen er regnskapssjefen sammen med foretakets leder vitne til erklæringen. For at dokumentet skal være gyldig og tre i kraft må det stemples. Dersom dette ikke gjøres, kan skjemaet anses som ugyldig. Det er verdt å merke seg at dette seglet er valgfritt i de to dokumentene ovenfor.

Kontantdokumenter

Denne listen inneholder følgende skjemaer:

• kvitteringsbestilling,
• utbetalingsnota,
• kassebok.

Denne primærdokumentasjonen inneholder den mest fullstendige informasjonen om bevegelse av midler. Kontantwarranter er delt inn i flere typer. Så, oftest i arbeidet med regnskap, brukes KO-1, KO-2 og KO-4. De gjenspeiler alle fakta om organisasjonens økonomiske liv. Derfor er kontrollørene mest kresne på dem under en skatterevisjon. I tillegg til disse typene er det skjemaene KO-3 og KO-5. Det tredje er et register over kontantordrer, og det femte tar hensyn til bevegelsen av kontanter i foretaket. Som regel legger inspektører mye mindre oppmerksomhet til denne typen primærdokumentasjon. Når det gjelder lagring og registrering, disse prosesseneutført i henhold til den generelle prosedyren.

Separasjon avhengig av transaksjonsstadiet

Enhver transaksjon er delt inn i tre stadier. Og hver av dem har spesifikk dokumentasjon.

For det første er partene alltid enige om vilkårene for transaksjonen. På dette tidspunktet inngår de en avtale og utsteder fakturaer for betaling. Etter det gir en av partene et bidrag på etterspørsel. Og til støtte for dette plikter betaleren å gi støttepapirer. Dersom midlene ble sendt fra brukskontoen, må det fremvises et utdrag. Dersom betalingen skjer med kontanter, utføres bekreftelsen ved å oppgi kasserersjekker, strenge rapporteringsskjemaer eller kvitteringer. Den siste fasen av enhver transaksjon er levering av bet alte varer eller tjenester. Dette øyeblikket må bekreftes av en utført arbeid (tjenester) eller et fraktbrev, hvis vi snakker om ulike typer produkter.

Fyll ut krav

For riktig arbeidsflyt er det ikke nok bare å vite hva primærdokumentasjon i regnskap er. Det er viktig å vurdere de grunnleggende kravene for å fylle den ut. For det første må hvert skjema ha sitt eget navn. Også kompilatoren av dokumentet er forpliktet til å angi datoen for dannelsen av disse rapportene og navnet på foretaket. En virksomhet refererer til en leverandør, entreprenør eller kjøper. Bankinformasjon,initialene til tjenestemenn og navnet på operasjonen vises også i separate kolonner i den primære dokumentasjonen i regnskapsavdelingen. Alle vet hva navnet på operasjonen er, bare husk at denne verdien må uttrykkes i kvantitativ form. Det siste øyeblikket i utarbeidelsen av denne typen papir er underskriften og signaturen til ansvarlige personer.

Redigering

Ved å håndtere et stort antall dokumenter gjør ansatte ofte feil. De må rettes i henhold til reglene fastsatt ved lov. Det finnes to typer redigeringer:

1. For streng ansvarlighet. Dersom det er behov for å foreta en mindre rettelse i skjemaet, plikter den ansvarlige å krysse ut feil linje med en tynn strek og angi riktig oppføring på toppen av den. For å bekrefte nøyaktigheten av endringene som er gjort på papir, er det nødvendig å skrive "Korrigert tro" og bekrefte skjemaet med signatur og segl fra en tjenestemann. Dersom dokumentet ikke kan rettes punktvis, plikter den ansvarlige å krysse ut det feiltegnede skjemaet fra hjørne til hjørne med en tynn rød strek. Det må også merkes "Avbrutt". Etter å ha opprettet den riktige forekomsten, er det forbudt å ødelegge den feilaktige.
2. For ikke-streng dokumentasjon. I dette tilfellet blir det skadede skjemaet ødelagt og et papir med riktig informasjon opprettes.

Det er verdt å vite at gjennomstrekninger kun skal gjøres med en veldig tynn linje. Hvis en ansattkrysser over tekst på en slik måte at den blir uleselig, dette er en svært grov feil.