Prosjektets interessenter. Forfattere og prosjektledere

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

For å konkurrere med suksess i dagens marked og lykkes i sine bestrebelser, bruker mange bedrifter prosjektmetoden. Det lar deg få et ferdig produkt av høy kvalitet på en begrenset tid. For å gjøre denne prosessen effektiv, må du kjenne dens essens, spesifikasjoner og implementeringsfunksjoner.

Definisjon av konseptet

Ordet «project» kommer fra engelsk. prosjekt, fra lat. projectus "kastet frem, utstikkende" og har flere betydninger avhengig av området det påføres i. I ledelse er dette en tidsbegrenset virksomhet, hvis formål er å skape et nytt, unikt produkt, tjeneste eller resultat. Gjennomføringen av dette settet med aktiviteter sørger for mottak av fordeler for de viktigste interessentene i prosjektet (kunder, investorer, leverandører). Denne arbeidsformen er mye brukt av konstruksjons-, ingeniør-, bedriftsprogramvare- eller markedsføringsselskaper, visse grupper mennesker og vellykkede selskaper tyr til denne metoden i sine aktiviteter.personlighet.

Funksjoner

Det er et prosjekt, ikke et sett med oppgaver som skal utføres, hvis aktiviteten som skal utføres har en rekke kjennetegn, nemlig:

• begrenset i tid (et tenkt arrangement har en startdato og en dato for mottak av det endelige resultatet, eller et bestemt produkt eller en bestemt tjeneste forventes som et resultat);
• unikhet er en av de viktigste kjennetegnene ved implementeringen, mens den kan være ny kun for arrangøren eller prosjektdeltakerne, og ikke for alle ansatte;
• begrensning av midler og andre ressurser som trengs for å gjennomføre denne prosessen (tid, penger, arbeid, teknisk støtte).

I livet til en vanlig person kan et prosjekt være å flytte til en annen by, kjøpe et nytt hus, lete etter en jobb, starte en bedrift osv., i næringslivet er det å skape et nytt produkt, utvide markedet, starter en ny reklamekampanje, skaper ny produksjonskapasitet. Det er denne metoden som lar deg ta nye steg i aktivitetene til organisasjoner eller enkeltpersoner, slik at interessentene i prosjektet bruker den når de utvikler innovasjoner.

Nøkkeldeltakere i prosessen

Denne kategorien inkluderer personer (organisasjoner) som har direkte fordeler av implementeringen av den tiltenkte virksomheten. Disse inkluderer:

• Initiativtakere - mennesker som argumenterer for behovet for et prosjekt. De kan være ansatte på alle nivåer i og utenfor selskapet.
• Sponsorer er hovedsakelig ansatte i høyerekoblingen til selskapet som overvåker kursen fra kundens side. De fører tilsyn med gjennomføringen av dette settet med aktiviteter og gir kilder til prosjektfinansiering, materiell og andre typer støtte, samt oppnår de planlagte fordelene for organisasjonen. Sponsorer utnevner en leder som skal lede prosessen, gi ham alle nødvendige midler og rapportere om fremdriften av handlinger til toppledelsen (administrerende direktør, styre, etc.).
• Prosjektlederen er lederen som er ansvarlig for gjennomføringen av den gitte virksomheten. Dens oppgaver er: kontroll over oppnåelsen av det endelige resultatet i tide, sparer nivået på grensen for ressursene som tilbys og høy kvalitet på det endelige produktet eller tjenesten. Han håndterer prosjektet på daglig basis, styrer handlingene til teamet, kontrollerer oppfyllelsen av de fastsatte kravene, tar hensyn til og blir enige om ønskene til alle interesserte parter, og mottar om nødvendig bistand fra administratoren eller en team med spesialister midlertidig opprettet for å løse oppgavene.

Disse prosjektdeltakerne blir til slutt eiere av sluttproduktet (resultatet), derfor dikterer de kravene deres til prosjektet, finansierer det ved å investere egne eller eksterne midler, og inngår også kontrakter med entreprenører som er nødvendige for det planlagte aktiviteter.

Realiserere av planen

Medlemmer av planteamet er enkeltpersoner eller enheter som deltar i virksomheten, eller de partene somhvis interesser kan bli påvirket av oppnåelsen av målet.

I henhold til graden av involvering i denne typen aktivitet er det tre hovedgrupper av likesinnede:

• Hovedteamet er ansatte (organisasjoner) som er direkte involvert i gjennomføringen av planen.
• Utvidet team – fagfolk som indirekte gir profesjonell assistanse.
• Prosjektets interessenter (interne og eksterne) - organisasjoner eller ansatte som påvirker representanter for første og andre gruppe, samtidig som de ikke deltar i direkte samhandling med direkte deltakere. De foretar sine egne justeringer i løpet av prosessen eller føler direkte virkningen av implementeringen av planen på aktivitetene deres.

Mulige deltakere i bedriften

Noen ganger er utenforstående enkeltpersoner eller organisasjoner involvert for å gjøre dette settet med arrangementer til en suksess. Nemlig:

• Investorer er personer som investerer i et prosjekt, for eksempel i form av lån. Noen ganger er investoren kunden, ellers er de banker, fond og andre store selskaper.
• Entreprenører - parter som påtar seg forpliktelser til å utføre arbeid i henhold til avtale (kontrakt). Det kan enten være en del av oppgavene, eller hele prosjektet. Tildel hovedentreprenør og underentreprenør, som inngår et kontraktsforhold med ham og yter en del av de avt alte tjenestene.
• Leverandører - interessenter i prosjektet, gir kunden nødvendig materiale, teknisk utstyr osv.
• Statlige organer - oppgjørets administrative apparat,som overvåker implementeringen av sosiale, miljømessige, fellesskaps- og myndighetskrav.
• Forbrukere - folk som kjøper ferdige produkter eller bruker sluttresultatet som bestemmer ønsket om et produkt eller en tjeneste og gir etterspørsel etter dem.

Muligheten for deltakelse fra disse partene i prosjektet avhenger av dets type, type, omfang og grad av kompleksitet. Arbeidet til en leder må nødvendigvis dekke alle interesserte parter og sørge for koordinering av deres behov.

Hvem overvåker prosessen?

Forfatterne av prosjekter er som regel spesialister (arkitekter, designere, byggherrer), og lederen sørger for gjennomføringen av den planlagte virksomheten. Dette er en ansatt på ledernivå, avdelingsleder. Hans ansvar inkluderer å overvåke implementeringen av planen i tide, bruken av tilgjengelige ressurser og kvaliteten på sluttproduktet.

Prioriteten er det første aspektet, siden det lar deg unngå kostnadsoverskridelser og problemer i løpet av arbeidet. Derfor, når du administrerer et prosjekt, er fokus alltid på bedriftsplanen.

Prosjektlederfunksjoner

Effektiviteten til bedriftsledelse avhenger direkte av riktig fordeling av makt mellom enkle utøvere, nøkkelteammedlemmer og lederen. Fullmakter og funksjonsansvar for sistnevnte bestemmes enten av kunden eller prosjektcharteret (hvis det utføres i selskapet).

KEn leders hovedansvar inkluderer:

• Organiser konseptstrukturen og form bedriftsledelsen.
• Søk etter de nødvendige midlene og ressursene for implementeringen.
• Analyse av virkningen av prosjektinteressenter på fremdriften i prosessen.
• Opplæring av personalet som er nødvendig for å fullføre oppgavene, deres motivasjon.
• Utforming av referansevilkår og ansvar for alle deltakere, fastsettelse av ansvarsnivået til prosjektledelsen.
• Utvikle en forretningsplan og tidsplan, beregne budsjett og budsjettere, analysere mulige risikoer og finne måter å eliminere dem på.
• Overvåking av gjennomføringen av alle typer arbeid i henhold til planen.
• Signing av kontrakter for utførelse av oppgaver, overvåking av gjennomføringen og rettidig avslutning.
• Etablere kommunikasjon mellom ledergruppen og andre prosjektdeltakere.
• Mottakelse av rapporteringsmateriell og deres analyse.
• Kommunikasjon med kunden for å gi all informasjon av interesse for ham, samt for å få informasjon om ønsker eller krav til sluttresultatet.
• Overvåking av arbeidet til alle prosjektdeltakere og rettidig avslutning.

Utvalget av funksjonelle oppgaver til en leder er ganske stort, og bare med spesifikk kunnskap og nøye organisering av aktivitetene hans kan han sikre suksessen til bedriften.

Society of performers

For å implementere prosjektet oppretter lederen 2grupper av ansatte: prosjektteam og lederledd. Sluttresultatet avhenger i stor grad av kvaliteten på arbeidet som utføres av disse to organisasjonsstrukturene.

Prosjektteam – dette er spesialister og/eller organisasjoner som utfører arbeid i virksomheten og er ansvarlig overfor ledelsen for gjennomføring og kvalitet. Denne gruppen opprettes for varigheten av de planlagte aktivitetene. Det kan inkludere både internt og tiltrukket arbeidskraft personell (grupper).

Ledergruppen inkluderer ansatte i den første gruppen som er direkte relatert til å overvåke prosessen og ta ledelsesbeslutninger. Suksessen til foretaket, antall risikoer og problemer som oppstår i løpet av problemløsningen avhenger av hvordan lederen riktig velger utøverne i denne gruppen

Ansatte på ledernivå er som ingen andre ansvarlige for gjennomføringen av sitt arbeidsomfang, hvis omfang kan være forskjellig: fra å utarbeide et dokument til et ferdig delprosjekt. Noen ganger samler lederen av bedriften en gruppe nøkkelpersonell (underteam), som er dannet i samsvar med pakkene med nødvendig arbeid eller delprosjekter.

For å sikre gjennomføringen av den fastsatte planen i tide, er det nødvendig at hver enkelt medarbeider kjenner til omfanget av sine funksjonelle oppgaver, kravene til arbeidet som utføres, nivået på personlig ansvar, tidspunkt og former for rapporterer om aktivitetene deres.

Identifisering av prosjektinteressenter

Ethvert sett med handlinger er rettet mot å oppnå det endelige resultatet. Sluttproduktet er kundens visjon. Når man starter et arrangement er det vanskelig å si om resultatet vil møte forventningene. For at planleggingen skal lykkes, må kilder til usikkerhet identifiseres. Ofte er årsakene til svikt manglende forventninger fra prosjektet, som må gjøre endringer i løpet av arbeidet. Initiativtakerne til slike endringer er ofte prosjektinteressenter. Et eksempel kan være sponsorer, leverandører, myndigheter osv. De har rett til å fremme sine ønsker om resultater, som kan avvike fra hverandre.

Hvis ovennevnte personer eller organisasjoner kan påvirke forløpet av prosjektet, og lederen ikke visste eller ikke tok hensyn til dette, vil deres inngripen endre forløpet til hele den planlagte virksomheten, og han vil ha å gjøre justeringer underveis. Det skal ikke være noen mangler i arbeidet til en leder.

Det er flere måter å identifisere agenter eller selskaper som realiseringen av intensjonen kan ha sin betydning for:

• Klassifisering, dvs. skille ut alle virksomheter, grupper, personer som har noen tilknytning til prosjektet. Dette inkluderer: sponsorer, kunder, leverandører, produktbrukere, ledere, konkurrenter, ledere, forretningspartnere, media, myndigheter osv. En fullstendig liste over alle mulige interessenter er samlet her og om det er bestemt en fordel for dem.
• Nominering, hvis essens er at lederen bestemmer hovedinteressenten, for eksempel sponsoren, lederen av selskapet, som setter sammen en liste over alle deltakerne, i styrken sompåvirke bedriftens gang.
• Studiedokumentasjon.

Suksessen til foretaket og antallet problemer som oppstår avhenger av fullstendigheten av definisjonen av interessentene i prosjektet.

Kontroll over gjennomføringen av planen

Oppfyllelsen av planen følges opp ved å holde teammøter, hvor medlemmene gir informasjon om utført arbeid og samtidig angir hvor mye tid som fortsatt er nødvendig for å fullføre oppgavene i tide. Disse dataene kontrolleres mot kalenderplanen. Hvis det er forutsett en forsinkelse, vurderes ulike alternativer for å løse problemet, og en av dem tas for utførelse. På samme måte løses problemet med et avvik fra mengden av midler og ressurser, samt det endelige kvalitetsnivået.

Prosjektgjennomføring er en god måte for organisasjoner hvis aktiviteter er rettet mot utvikling av selskapet. Å kjenne komponentene i designprosessen lar deg få gode resultater til minimale kostnader på kort tid, og koordinert samhandling med prosjektinteressenter åpner for nye horisonter for å gjøre forretninger.