Behandler primærdokumentasjon: krav, eksempel. Primær regnskapsdokumentasjon

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Aktiviteten til enhver virksomhet er nært knyttet til vedlikehold og behandling av primærdokumentasjon. Det er nødvendig for å rapportere, beregne skattebetalinger, ta ledelsesbeslutninger. I artikkelen skal vi vurdere hva det er – primærdokumentasjon i regnskap – og hvordan det behandles.

Grunnleggende konsepter

Primærdokumentasjon i regnskap - hva er det? Det kalles bevis på faktum av en forretningstransaksjon, reflektert på papir. For tiden er mange dokumenter kompilert i det automatiserte systemet "1C". Behandlingen av primærdokumentasjon innebærer registrering og regnskapsføring av informasjon om gjennomførte forretningstransaksjoner.

Primærregnskap er den første fasen av å fikse hendelser som oppstår i bedriften. Forretningstransaksjoner er handlinger som innebærer endringer i tilstanden til eiendelene eller kapitalen til organisasjonen.

Behandling av primærdokumentasjon i regnskap: et eksempel på en ordning

Som regel i virksomheter under begrepet "arbeid meddokumentasjon" innebærer:

• Innhenting av primærdata.
• Forbehandler informasjon.
• Dokumentasjon.
• Godkjenning av ledelsen eller spesialister autorisert etter ordre fra direktøren.
• Behandler primærdokumentasjon.
• Utføre handlingene som er nødvendige for å utføre en forretningstransaksjon.

klassifisering

Det er engangs og kumulativ primærdokumentasjon. Behandlingen av informasjonen i slike papirer har en rekke funksjoner.

Engangsdokumentasjon er ment å bekrefte en hendelse én gang. Følgelig er prosedyren for behandlingen betydelig forenklet. Kumulativ dokumentasjon brukes for en viss tidsperiode. Som regel gjenspeiler det en operasjon utført flere ganger. I dette tilfellet, ved behandling av primærdokumentasjon, overføres informasjon fra den til spesialregistre.

Dokumentasjonskrav

Primærdokumentasjon utarbeides på tidspunktet for operasjonen eller umiddelbart etter at den er fullført.

Refleksjon av informasjon utføres på spesielle enhetlige skjemaer. I mangel av godkjente skjemaer kan bedriften utvikle dem selvstendig.

Trinn for behandling av primær regnskapsdokumentasjon

Ved hver virksomhet i staten er det en ansatt med ansvar for å jobbe med primærinformasjon. Denne spesialisten bør vitereglene for behandling av primærdokumentasjon, overholder strengt kravene i loven og handlingsrekkefølgen.

Trinnene i primær dokumentasjonsbehandling er:

• Taxi. Det er en vurdering av transaksjonen reflektert på papir, en indikasjon på beløpene knyttet til gjennomføringen.
• Gruppering. På dette stadiet distribueres dokumenter i henhold til vanlige funksjoner.
• Regnskap. Den antar betegnelsen debet og kreditt.
• Slukking. For å hindre tilbakebetaling på primærdokumenter, setter regnskapsføreren et merke "bet alt".

Feil i dokumenter

De kan oppstå av ulike årsaker. I utgangspunktet er utseendet deres forårsaket av den ansattes uforsiktige holdning til arbeidet han utfører, analfabetismen til spesialisten og funksjonsfeilen i utstyret.

Rettelse av dokumenter frarådes sterkt. Men i noen tilfeller er det umulig å gjøre uten å rette feil. Regnskapsføreren må rette feilen som er gjort på primærdokumentasjonen som følger:

• Stryk feil oppføring med en tynn strek slik at den er godt synlig.
• Skriv riktig informasjon over den utstrekede linjen.
• Check "Corrected Believe".
• Angi datoen for justeringen.
• Sign.

Bruk av korrigerende midler er ikke tillatt.

Jobber med innkommende dokumenter

Prosessen med å behandle innkommende papirer inkluderer:

• Bestemme dokumenttypen. Regnskapspapirer inneholder alltid informasjon om gjennomførte forretningstransaksjoner. De inkluderer for eksempel en faktura, en ordre om å motta midler osv.
• Sjekker detaljene til mottakeren. Dokumentet skal være adressert til en bestemt bedrift eller dens ansatte. I praksis hender det at dokumenter for kjøp av materialer er spesielt utstedt til selskapet, selv om kontrakten med leverandøren ikke er inngått.
• Sjekker signaturer, segl. Personene som signerer dokumentet må ha fullmakt til det. Hvis observasjonen av primærpapirer ikke er innenfor den ansattes kompetanse, blir de ugyldige. Når det gjelder utskrifter, oppstår det i praksis ofte feil i de virksomhetene som har flere segl. Informasjonen på forlaget må samsvare med dokumenttypen den er på.
• Sjekker statusen til dokumenter. Ved oppdagelse av skader på papirer eller mangel på ark, er det nødvendig å utarbeide en handling, en kopi av denne skal sendes til motparten.
• Sjekker gyldigheten av hendelsen som gjenspeiles i dokumentet. Ansatte i foretaket må bekrefte informasjonen om transaksjonen. Dokumenter om aksept av verdisaker er sertifisert av lagersjefen, vilkårene i kontrakten bekreftes av markedsføreren. I praksis er det situasjoner når en leverandør mottar en faktura for varer som selskapet ikke har mottatt.
• Definer perioden som dokumentet tilhører. Ved behandling av primærpapirer er det viktig å ikke registrere den samme informasjonen to ganger.
• Definer regnskapsdelen. Ved mottak av primærdokumentasjon, er det nødvendig å fastslå til hvilke formål de leverte verdiene skal brukes. De kan fungere som anleggsmidler, materialer, immaterielle eiendeler, varer.
• Bestem registeret der dokumentet skal arkiveres.
• Registerpapir. Det utføres etter alle kontroller.

Arbeid med utgående papirer

Behandlingen av denne typen dokumentasjon er noe forskjellig fra ovenstående.

Først av alt, en autorisert ansatt i bedriften danner et utkast til det utgående dokumentet. På grunnlag av dette utvikles et utkast til papir. Den sendes til leder for godkjenning. En annen ansatt med riktig myndighet kan imidlertid også godkjenne dokumentutkastet.

Etter sertifisering utarbeides prosjektet etter fastsatte regler og sendes til mottaker.

Arbeidsflytplanlegging

Dette stadiet er nødvendig for å sikre rask mottak, sending og behandling av dokumentasjon. For den kompetente organiseringen av dokumentsirkulasjonen ved bedriften, utvikles spesielle tidsplaner. De indikerer:

• Sted og termin for registrering av primæroppgaver.
• Navn og stilling på personen som utarbeidet og sendte inn dokumentene.
• Kontoer avledet fra verdipapirer.
• Tid og sted for oppbevaring av dokumentasjon.

Regnskapsregistrering

De kreves for registrering av primærdokumentasjon. Samtidig, påpapirer er merket med et regnskapsmerke. Det er nødvendig for å forhindre omregistrering av dokumenter.

Primærpapirer kan lagres i elektroniske registre. Men på forespørsel fra offentlige etater eller motparter, må foretaket levere papirkopier.

Funksjoner ved dokumentgjenoppretting

Foreløpig er det ingen klar prosedyre for restaurering av papirer i regelverket. I praksis inkluderer denne prosessen følgende aktiviteter:

• Utnevnelse av en kommisjon for å undersøke årsakene til tap eller ødeleggelse av dokumenter. Om nødvendig kan lederen av foretaket involvere rettshåndhevende instanser i prosedyren.
• Anke til en bankorganisasjon, til motparter for kopier av primærdokumenter.
• Korrigering av selvangivelse. Behovet for å sende inn en oppdatert rapport skyldes at udokumenterte kostnader ikke kostnadsføres skattemessig.

I tilfelle tap av primærdokumentasjon, vil IFTS beregne beløpet for skattefradrag basert på tilgjengelige papirer. Samtidig er det en mulighet for at skattemyndigheten iverksetter ansvarstiltak i form av bot.

Vanlige feil i prosessen med å utstede primærpapirer

Vanligvis begår journalførere følgende brudd:

• Fyll ut skjemaer som ikke er samlet eller godkjent av lederen av foretaket.
• Ikke spesifiser detaljer ellergjenspeil dem med feil.
• Ikke godkjenn dokumenter med signaturen deres, eller la ansatte som ikke har fullmakt til å signere papirer.

Dokumentasjon som bekrefter fakta om forretningstransaksjoner er ekstremt viktig for bedriften. Dens design må tilnærmes veldig nøye. Enhver feil kan føre til negative konsekvenser.