Primære regnskapsdokumenter: typer, behandling og lagring

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Å føre regnskap hos virksomheter med ulike eierformer er umulig uten dokumentarisk refleksjon. Ikke en enkelt prosedyre, ikke et enkelt prosjekt, ikke en enkelt forretningstransaksjon utføres uten et korrekt utført dokument, regulert av bedriftens interne ordrer og eksterne lovgivningsnormer. Hver handling utført av en ansatt i for eksempel et handelsselskap, fra operatøren for å motta søknader og slutter med direktøren, gjenspeiles i dokumentarbasen, som er basert på en liste over primærdokumenter.

Konsept og betydning

Det er sannsynligvis vanskelig å forestille seg hvordan en eksisterende virksomhet fungerer innenfor et mulig aktivitetsområde uten dokumenter som bekrefter forretningstransaksjoner. Som i alle andre saker spiller dokumentasjon en svært viktig rolle her. Du kan nesten ikke forestille deghøy kvalitet og lovlig begrunnet arbeid på flyplassen, slik at en passasjer kan reise uten dokumenter som beviser identiteten hans - et pass og en identifikasjonskode til en borger. På samme måte er det vanskelig å anta at en bil får bevegelsesopptak hvis sjåføren ikke har riktig dokumentasjon i form av sertifikat og teknisk pass for bilen han kjører. Det samme er primære regnskapsdokumenter. Ethvert selskap som er registrert på den statlige listen over gründere, må ha en rekke dokumenter som er nødvendige for regnskap, som er det grunnleggende grunnlaget og det første leddet i kjeden av regulatorisk regulering av forretningsprosessene.

Primær regnskapsdokumentasjon er et sett med attester, handlinger, ordre, fakturaer, regnskaper og rapporter, gjennom hvilke selskapets virksomhet registreres og dets forretningsprosedyrer reguleres.

Dokumenttyper

Klassifisering av regnskapsarbeidsflyt inkluderer følgende hovedtyper av primærdokumenter:

• etter funksjonelt formål - regnskap, ledelse, personell;
• i henhold til graden av regulering - internt og eksternt.

Den første retningen av klassifiseringen gjør det mulig å skille mellom seg dokumentene til de tre hovedfunksjonsnivåene til ethvert forretningsfirma i henhold til arten av deres formål, og den andre - i henhold til metoden for å organisere det juridiske regulering av økonomiske forhold. Hver av retningene inkluderer en massevisse typer dokumenter som gjenspeiler utførelsen av spesifikke handlinger av selskapets ansatte.

Regnskapsdokumentasjon

Hvis vi vurderer primære regnskapsdokumenter, er de i sin tur delt inn i regulering av de tre stadiene av forretningstransaksjoner.

Den første fasen er preget av inngåelsen av transaksjonen. Her er den primære regnskapsdokumentasjonen representert ved inngåelse av avtale og utstedelse av faktura for betaling. En avtale er et dokument som regulerer forholdet mellom to parter for å etablere vilkårene for samhandling mellom dem. En faktura for betaling er et krav med definisjon av et spesifikt beløp som kjøperen i henhold til kontraktsvilkårene skal betale til selgeren for de solgte varene eller tjenesten som ytes.

Den andre fasen av gründeraktivitet gjenspeiles i betalingsdokumentene og kalles betalingsstadiet for transaksjonen. Basert på at betaling kan skje på en ikke-kontant måte eller i kontanter, presenteres primærdokumenter for det enten som kontoutskrifter fra brukskonto og betalingsoppdrag, eller kassesjekker og kvitteringer for innkommende kontantordrer.

Den tredje siste fasen bestemmes spesifikt av mottak av et produkt eller en tjeneste. Følgelig er det også regulert av primær dokumentasjon i form av en følgeseddel, en salgskvittering og en handling om aksept og overføring av produkter eller en handling utført ved å yte noen form for tjeneste.

Administrasjonsregnskapsdokumentasjon

Forskjellen mellom regnskaps- og ledelsesarbeidsflyt ligger hovedsakelig i det faktum at regnskapsvirksomhet er regulert av statlig lovgivning med et rammeverk for å reflektere forretningsdrift spesifikt fastsatt av myndighetene, og ledelsen bestemmes av interne beslutninger og personlige preferanser fra myndighetene. direktør eller direkte eier av et bestemt selskap. Primære regnskapsdokumenter har med andre ord en streng form kontrollert av et felles regelverk, mens styringsdokumenter er utviklet utelukkende på virksomhetsnivå. Hvilke papirer kontrollerer gjennomføringen av ledelsesregnskapet i selskapet? Blant de viktigste er følgende:

• kode for interne arbeidsbestemmelser;
• bedriftens regnskapsprinsipper;
• tariffavtale;
• forskrifter og pålegg fra selskapets direktør;
• jobbbeskrivelser;
• administrative dokumenter.

HR-dokumentasjon

Når det gjelder listen over primære dokumenter som regulerer forholdet mellom ansatte i bedriften, samt kontrollerer prosedyren for beregning av lønn og fastsettelse av ansvar for hver av selskapets ansatte, her inkluderer arbeidsdokumentasjonen følgende hoved typer:

• bemanning - innebærer totalen av alle stillinger i bedriften, en refleksjon av deres antall og antall personalenheter, samt en beskrivelse av lønnsnivået deresgebyrer, prosedyren for bonuser, frigjøring, aksept av bestemmelsene om godtgjørelser;
• arbeidsplan - inkluderer informasjon om arbeidsdagen, organisatoriske og administrative forhold, reglene for ansettelse og oppsigelse av ansatte, samt vilkårene for opprykk som tilleggsbetaling for arbeid eller sensur i form av en irettesettelse og trekk i lønn;
• jobbbeskrivelse - arbeidet til personalavdelingen i hver virksomhet er basert på et sett med rettigheter og plikter, generelle bestemmelser, oppgaver, ansvar, kvalifikasjonskrav og relasjoner med hensyn til underordning mellom ulike nivåer av stabsenheter i bedrift.

påkrevde dokumenter

Ethvert selskap som er registrert og driver lovlig, har en liste over obligatoriske dokumenter som må vises innenfor rammen av virksomheten. Obligatoriske primærdokumenter er som følger:

• avtale - uansett avtale, er dette dokumentet det grunnleggende grunnlaget for å starte et forhold mellom to gründere, mellom en selger og en kjøper, mellom tilbud og etterspørsel;
• utstedt faktura - ved beslutning om salg av varer eller levering av tjenester utsteder selgeren en faktura til kjøpersiden som en forutsetning for transaksjonen;
• former for streng rapportering - under avtaleprosessen er den ikke komplett uten sjekker, kontanter og varedokumenter knyttet til listen over obligatoriske;
• vare-fraktbrev - et dokument som angir mottaker, transportør, avsender av varer, selve varene i sortimentet i nomenklaturen, antall sendte produkter, pris og beløp;
• Aksept og overføring av utført arbeid eller sendt varer.

Interne dokumenter

Som nevnt tidligere, innebærer arbeidet til ethvert selskap tilstedeværelsen av ekstern og intern dokumentasjon. De viktigste primærdokumentene for interne formål er en liste over alle skjemaer, sertifikater, erklæringer, ordrer, instruksjoner som er utviklet direkte i virksomheten og gjelder kun for personell som fungerer på den, uten å ha noen lovgivende innflytelse på samfunnet som går utover dette selskapet.

Eksterne dokumenter

Dokumentasjon av ytre formål innebærer et høyere hierarkisk nivå av underordning, siden eksterne dokumenter er de som er regulert av staten og dens lovverk. De utviklede bestemmelsene om regnskap, regnskapssettet for regnskapskorrespondanse, standardene for regnskap og finansiell rapportering - alt dette har en regulatorisk bakgrunn og er regulert av statens juridiske rammeverk.

Dokumentskjemaer

Formene for primærdokumenter er mangefasetterte med hensyn til formål, type design og eierskap. Følgende hovedavdelinger skilles juridisk:

• former for personaloppføringer (ordrer, bestillinger, tidsplaner,vanlige moduser og tidsplaner);
• former for regnskap for lønn og arbeidstid (timelister, personlige regnskaper, journaler, lønn);
• kapitalkonstruksjon regnskapsskjemaer (attester, journaler, handlinger);
• produktregnskapsskjemaer (akter og registre over varelager, vektark, partikort, rapporter om varelagerflytting);
• pengeregnskapsskjemaer (kassejournal, handler ved overføringer og kontanter i kassen);
• handelsregnskapsskjemaer (ordrer, fakturaer, handlinger, spesifikasjoner, kvalitetssertifikater);
• former for regnskapsføring av kontanttransaksjoner (forhåndsrapport, PKO, RKO, journal over deres registrering);
• skjemaer for registrering av beholdningsresultater (beholdningslister, handlinger, sertifikater, journaler, erklæringer).

I tillegg til ovennevnte finnes det også former for primærdokumenter for regnskapsføring av anleggsmaskiner og mekanismer, veitransport, anleggsmidler og immaterielle eiendeler, materialer, varer med lav verdi, landbruksprodukter og råvarer.

Prosedyre for registrering

Primærdokumenter er utarbeidet på grunn av visse krav som må oppfylles. Innføringer i dokumentasjon skal for eksempel utelukkende gjøres med blått blekk, mens de skal være ryddige og leselige. Dokumentet må også inneholde en rekke detaljer som kreves for hver type og være sertifisert av den personlige signaturen til lederen, regnskapssjefen eller autorisert person, og også forseglet med foretakets segl. Tall i pengedokumenterskal også skrives med ord, og der kolonnen i dokumentet er tom, må det være en bindestrek for å unngå påfølgende utfylling av falske tall av uønskede personer.

Storage

Oppbevaring av primærdokumenter utføres direkte hos virksomheten. Eller du kan bruke tjenestene til et privat (eller statlig) arkiv. Hvis skattetilsynets revisjon avslører fraværet av et primærdokument, ilegges foretaket en bot, hvis beløp bestemmes avhengig av den spesifikke typen og antallet tapte dokumenter. I henhold til gjeldende lovgivning i den russiske føderasjonen, lagres primærdokumenter hos bedriften i minst fem år.