Forretningsprosess: analyse av forretningsprosesser. Beskrivelse, anvendelse, resultater

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Enhver gründer trenger å vite i det minste indirekte hva en forretningsprosess er. Forretningsprosessanalyse bidrar til å redusere kostnader, øke lønnsomheten og til slutt øke fortjenesten til bedriften. I den økonomiske litteraturen blir dette konseptet først møtt i forskeres verk på 80-tallet av forrige århundre. Det var da de i USA for første gang trodde at effektiviteten til all produksjon avhenger av et sett med sammenhengende handlinger k alt en forretningsprosess.

Definitions

Forretningsprosess er et komplekst konsept. Forretningsutvikling er svært avhengig av sammenhengende operasjoner, prosedyrer og aktiviteter. Det er umulig å forestille seg et anlegg uten tilførsel av råvarer, bearbeiding av dem, arbeidere ved maskinene og regnskapsførere. En virksomhet er et lukket system som fungerer som en integrert organisme. Og for at alt skal fungere uten problemer og forsinkelser, trenger du en hovedhjerne - en erfaren leder som vil analysere og overvåke sammenhengen i alle forretningsprosesser.

Hvis du ser fra et økonomisk synspunkt, så kalles sammenhengen mellom alle mulige aktiviteter, der behandlingen av miljøressurser til sluttproduktet for forbrukeren, en forretningsprosess. Forretningsprosessanalyse er en vurdering av effektiviteten til en bestemt handling, operasjon eller hendelse relatert til produksjon.

Hva er de for

Å beskrive forretningsprosesser er ganske enkelt. Men det største realitetsproblemet er at i enhver bedrift i vårt land er det sjelden å finne en person som virkelig er interessert i å forbedre effektiviteten til ulike produksjonsprosesser. Små og mellomstore bedrifter prøver å bruke for lengst utdaterte metoder for å redusere kostnadene, mens man i Vesten lenge har forstått at suksessen til en bedrift avhenger av en kompetent innleid leder som er interessert i å få maksim alt ut av arbeidet sitt.

Å lage forretningsprosesser gir en klar forståelse: hvem er ansvarlig for hvilket stadium, hvilken stilling han har, og hva som bør gjøres. Slik strukturering gjør organiseringen av produksjonen transparent og gjør det lettere å administrere den. Ved å kommunisere måltreet til ansatte kan du øke motivasjonen deres ved å demonstrere at arbeidet deres er rettet mot felles mål. I tillegg vil organisering av en virksomhet på denne måten bidra til å identifisere unødvendige kostnader med økonomiske ressurser og tidsressurser.

Hvordan oppretter du

Uavhengig av om virksomheten er stor eller liten, er tilnærmingen til å lage en detaljert plan den samme. Ta i betraktningspesifikt eksempel. Det er et firma som selger sofaer. Forretningsprosessdiagrammet ligner på et tre. Hovedgrener er vert for store funksjoner som forgrener seg til mindre. Så, hva er hovedstadiene i forretningsprosessen for en forhandler?

1. Innkjøp av varer. Dette er den første og sentrale forretningsprosessen. Hva er understadiene?

• Leverandøranalyse.
• Utarbeidelse av kontrakter med produksjonsanlegg.
• Utarbeidelse av kontrakter med transportselskaper.

2. Sofaplassering. På dette stadiet er det slike øyeblikk:

• Velger et rom.
• Bygging eller utleie av lokaler.
• Opprette betingelser for salg.

3. Salgsprosess.

• Rekruttering.
• Kjøp av et kassaapparat.
• Skaper atmosfære og design for salg.

4. Markedsføring og annonsering.

• Plassering av et skilt.
• Lag visittkort, hefter, brosjyrer, kataloger osv.
• Annonseplassering.

Listen kan være lang. Det er viktig å forstå hvordan forretningsprosesser skapes. Og så vil vi gi noen gylne regler for å organisere en bedrift for å lykkes.

Regel 1

En bestemt person er ansvarlig for hvert valgt forretningsstadium. Involver dem i opprettelsen av ordningen. Dette vil gi en mulighet til å forstå prosessen mer detaljert, interessere ansatte og øke deres motivasjon rettet mot å nå felles mål. Dette er spesielt viktig i de tidlige stadiene av dannelsen av foretaket. Å starte en bedrift er alltid forbundet medstore vanskeligheter, og rettidig fastsettelse av mål for spesifikke stadier vil gi en mer detaljert handlingsplan.

Regel 2

Bruk automatiserte programmer og visualiser kretsene dine. Til dags dato finnes det mange ferdige programmer som hjelper til med å strukturere informasjon. Små og mellomstore bedrifter bruker dem over alt.

Hvis du jobber i en gruppe, ta en tavle eller papirbiter for å skrive ned alt og tegn et tre over prosessene dine mens du går. Start med store operasjoner og del dem ned i mindre. For store bedrifter er det å lage forretningsprosesser et stort møysommelig arbeid som krever maksimal konsentrasjon og koordinering av handlingene til alle ansatte.

Regel 3

Når du formulerer forretningsprosesser, la deg lede av strategien til selskapet, og ikke av dets organisasjonsstruktur. Den samme funksjonen kan gå utover etablerte avdelinger. Når man for eksempel leverer et produkt fra en leverandør, kan man vurdere grensen for forretningsprosessen inntil produktet forlater selve utsalgsstedet, det vil si når det er plassert i hyllene og tilgjengelig for forbrukeren. Denne prosessen involverer flere avdelinger som er en del av organisasjonsstrukturen.

Regel 4

Ikke bli for detaljert i planen din. Hvis du overbelaster diagrammet med unødvendig informasjon, vil dette føre til generell forvirring og en stor belastning for ansvarlige ansatte. Hvis du planlegger å gjøre endringer i et bestemt segment, må denne delen være detaljert, og resten bør vurderes.bare overfladisk, uten å gå i detaljer. Effektiviteten til forretningsprosesser er underlagt Pareto-loven "20/80", når 20 % av detaljerte beskrivelser vil gi 80 % av suksessen til hele operasjonen.

Regel 5

Ikke vær redd for sannheten og bygg et opplegg basert på det som virkelig er. Denne situasjonen oppstår veldig ofte. Sjefen spør sine underordnede om deres avdelinger for å bygge et forretningsprosessdiagram. De prøver å fortelle hvordan de har det bra. Selv om faktisk den virkelige situasjonen er langt fra ideell. Men på grunnlag av falske data vil det bygges feil opplegg, hvoretter ineffektive beslutninger tas og alt arbeidet går til spille.

Ikke forveksle "som den er", "som den skal være" og "som jeg vil ha den". Uansett hvor dårlig alt er, er forretningsprosesser kompilert nettopp for å forbedre denne tilstanden. Derfor er det viktig å bare beskrive en situasjon i det virkelige liv.

Automasjon av forretningsprosesser

Å følge alle hendelsene som finner sted i selskapet er svært vanskelig, spesielt når det gjelder store selskaper og syndikater. Big business er vanskelig å forestille seg uten et helt system med automatiserte programmer som lar deg analysere innkommende data for å ta en beslutning. Derfor snakker vi i dag veldig ofte om automatisering av forretningsprosesser.

I praksis betyr det at det finnes et spesielt dataprogram som behandler alle slags informasjonsstrømmer som gir en forretningsprosess. Forretningsprosessanalyse foregår offlinemodus, og personen blir bare kjent med resultatene og trekker den passende konklusjonen.

Valg av analysemetode

Når han står overfor spørsmålet om hvordan man best kan beskrive forretningsprosesser på en automatisk måte, vil en innenlandsk gründer finne mange alternativer som ikke er godt optimalisert for det russiske markedet. Nesten all den foreslåtte programvaren ble laget for vestlige selskaper som har erfaring med å optimalisere produksjonen. Men etter å ha analysert noen data, laget vi vår egen liste over programmer som implementerer forretningsprosessen.

1. BEST-5 "Min bedrift" er en programvare som ofte brukes av små og mellomstore bedrifter. Programmet er tilgjengelig for alle datamaskiner og er veldig enkelt å bruke. Fordelen er at den kan analysere små mengder data fra en liten bedrift.
2. Bedriftsmodeller. Ofte brukt i moderne bedrifter, hovedsakelig fordi det er billig. Å starte en bedrift er lett å organisere med dette programmet, siden det er veldig praktisk å bygge forretningsprosessdiagrammer, men det analyserer praktisk t alt ikke.
3. iGrafx Enterprise Central. Veldig bra kanadisk design. Kan ikke bare gjenkjenne og utarbeide forretningsplaner, men også lykkes med å analysere rekker av inputdata. I vårt land har det svært lite distribusjon, selv om produktet er veldig verdig.
4. Business Studio. Den mest kjente russiske utviklingen. Integrert med andre MS Office-produkter (Word, Excel, Visio). Tilinnenlandsk gründer er det beste valget når det gjelder pris-resultatforhold. Utmerket forretningsprosessanalyse. Produksjonen kan optimaliseres på grunn av resultatene fra programmet.

Teknologi for å bygge forretningsprosesser

Det vanligste i dag er integrasjonen av den automatiske og manuelle metoden for å bygge "Business Process"-ordningen. Analysen av forretningsprosesser i dette tilfellet utføres i to trinn: den første ved hjelp av resultatene oppnådd på en datamaskin, den andre - manuelt av lederen.

La oss vurdere to hovedmetoder for å plotte grafer og diagrammer. I dette tilfellet vil forretningsprosessteknologi bygges ved å bruke følgende metoder:

1. DFD (dataflytdiagrammer).
2. WFD (arbeidsflytdiagram).

Den første DFD-metoden innebærer å lage et diagram over dataflyter. De inkluderer: detaljering av prosessens arbeid, ansvarlige ansatte, nødvendig dokumentasjon. En slik konstruksjon gir et fullstendig bilde av virksomhetens aktiviteter, dens omkringliggende input- og outputdata, alle elementer i produksjonsprosessen og relasjonene mellom dem. Denne tilnærmingen lar deg fremheve gratis (ekstra) forretningsprosesser som reduserer effektiviteten til resultatet og kan optimaliseres på ulike måter.

WFD - arbeidsflytdiagrammer som beskriver forretningsprosesser på lavere nivå. Forretningsutvikling kan endre seg betydelig hvis du kjenner ikke bare det vertikale hierarkiet av handlinger, men også det horisontale. Hva betyr dette?

Hvis du serklart, WFD-diagrammer er et rutenett av tidsrammer, der hver graf er ansvarlig for en bestemt prosess. Anta at leveringen av varer varer i to dager - grafen viser begynnelsen og slutten av prosessen. Så kommer hendelsen med produktplassering på handelsgulvet, og denne prosessen starter først etter at leveransen er over. Dataene plottes sekvensielt på grafen. Hendelser, operasjoner og handlinger kan flettes sammen hvis de utføres samtidig. Det er praktisk å begynne å utvikle en virksomhet i de tidlige stadiene på denne måten, og bestemme hvor mye tid som trengs for en full produksjonssyklus.

Konklusjoner

For liten eller stor, ny eller gammel, trenger du en forståelse av hva en forretningsprosess er. På ethvert stadium av bedriftens livssyklus kan optimalisering av produksjonen påvirke den videre utviklingen betydelig. Tross alt er hovedmålet med eksistensen av enhver organisasjon i dag å tilfredsstille behovene til forbrukeren. Og hvis klienten er fornøyd, vil han tjene penger. Avhengigheten her er direkte proporsjonal. Jo høyere nivået av forbrukertilfredshet er, desto høyere fortjeneste har firmaet. Og dette kan bare oppnås ved å analysere og deretter endre prosessen i bedriften.