Forretningsprosess – hva er det? Utvikling, modellering, optimalisering av forretningsprosesser

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Moderne selskapsledelsesmetoder låner i økende grad utenlandske metoder og teknologier. Og ikke fordi det er moteriktig, men fordi det er praktisk og effektivt. En av disse teknikkene deler opp alt rutinearbeidet i elementære komponenter og beskriver deretter i detalj hver resulterende forretningsprosess. Det tar ganske mye tid, men det resulterende opplegget lar deg finne svakheter, altfor oppblåste funksjonsansvar og uklare oppgaver. Ved å bruke tid én gang, kan ledelsen overføre noe av sitt ansvar nedover den hierarkiske rangstigen, og frigjøre tid til strategisk planlegging.

Livet etter plan

En annen ting er at personalet i firmaer ofte ikke forstår betydningen av denne prosedyren og ikke ønsker ledelsen velkommen til å bestemme de viktigste forretningsprosessene. Likevel er det stadig mer nødvendig å forstå modelleringen og beskrivelsen av de elementære operasjonene til hver enhet, og til og medansatt. Enda verre er det om det dukker opp ansatte i bedriftens stab som studerer bedriftens forretningsprosesser. De spør stadig om noe, distraherer og forstyrrer på alle mulige måter oppfyllelsen av de direkte funksjonelle pliktene til alt personell. Hva skal jeg gjøre?

La oss starte på avstand. Hver morgen står de fleste av oss overfor oppgaven med å komme på jobb. For den vellykkede løsningen må du våkne i tide, gjøre deg klar og ta plass i en slags transport (det spiller ingen rolle om det er en privat bil eller en t-banebil). Videre kan hver komponent deles opp i enda mindre prosedyrer: For å våkne i tide kan du stille inn en alarm, eller du kan be noen om å vekke deg osv. Uavhengig av løsningsmetoden blir resultatet (retitidig oppvåkning)) vil bli oppnådd. Men stigningen, gebyrene og måten å jobbe på varierer i løsningsmetode og sluttresultat. Faktisk har vi kommet til den første definisjonen.

Hva alt dette er for

Så, en forretningsprosess er en viss sekvens av enkle handlinger som forvandler ressurser til et nyttig sluttprodukt. I vårt virkelige eksempel er det tre forskjellige prosesser, som hver krever sin egen innledende informasjon og, etter visse manipulasjoner, gir det ønskede resultatet. La oss gå til bedriften. Uavhengig av aktivitetsfeltet i hver bedrift, bestemmes arbeidet av de ansattes profesjonelle relasjoner: overføring av informasjon, fastsettelse av behovet for et produkt, analyse av produksjon og ressurser osv. Og her er det viktig å merke seg at alle ovennevnte sakerbare hvis tre betingelser er oppfylt:

- informasjonen ble sendt til den ansatte som var interessert i den;

- dette ble gjort til rett tid;

- formen som informasjonen presenteres i er ganske enkel og oversiktlig.

For å oppsummere alt det ovennevnte, kan det argumenteres for at en forretningsprosess er en informasjonsflyt som svarer på tre spørsmål: hva, hvor og når. For at arbeidet skal utføres jevnt og kontinuerlig, er det nødvendig å bestemme komponentene. I dette tilfellet vil det ikke være noen duplisering av oppgaver, fravær av en eksekutør eller nedetid.

Når en forretningsprosess er klart definert, slutter hver ansatt å være uunnværlig. Husk hvor mange ganger du måtte vente på at en av kollegene dine forlot sykemeldingen (eller kom tilbake fra ferie); når du er borte fra jobb, slutter ikke telefonen bokstavelig t alt å ringe, og alle prøver å forstå hva og hvordan du har det. Og hvis du svarte på ledelsens forespørsel og laget en ganske detaljert beskrivelse av forretningsprosesser, så kan du juble rolig og slappe av, og noen ganger bare spise lunsj…

Når vi vender oss til det formelle definisjonsspråket, vil vi argumentere for at når en virksomhet beskriver forretningsprosesser, setter en virksomhet følgende mål:

• forstå den generelle strukturen i organiseringen av aktiviteter og bestemme dynamikken i dens utvikling;
• identifiser aktuelle problemer og muligheter for å overvinne dem;
• lag et system med mål og mål som er forståelig for alle deltakere (utviklere, brukere, kunder osv.);
• for å formulere krav til nødvendig programvaresikkerhet.

Selvfølgelig er beskrivelsen av forretningsprosesser i seg selv ikke av interesse. Men for reengineering er dette en viktig oppgave. Bare ved å forstå strukturen, relasjonene og måtene for informasjonsflyt, kan vi snakke om å tenke nytt om den semantiske belastningen til både bedriften selv og dens individuelle divisjoner. Men omorganisering bør også gjennomføres for å oppnå et eller annet mål: å forbedre kvaliteten på kundeservicen; kostnadsreduksjon; gi utøvere større beslutningsfrihet (redusere tidsrammen for å fullføre arbeid) osv.

Enkel klassifisering

Ofte dukker behovet for å beskrive informasjonsforretningsprosesser opp i virksomheter med en funksjonelt orientert struktur. Faktum er at målene og målsettingene til ulike avdelinger kan være i strid med hverandre. Og dette vil ikke bare føre til en reduksjon i selskapets lønnsomhet, men også til en reduksjon i konkurranseevnen.

Den moderne tilnærmingen til ledelse er i økende grad av prosesskarakter. Alt arbeid betraktes som et spesifikt sett med prosesser (som hver består av en eller flere enkle operasjoner). For å formalisere og standardisere denne tilnærmingen har følgende kategorier av prosesser blitt tatt i bruk (klassifisering skjer i forhold til merverdien til produktet):

• main - de som selskapet får inntekter med: produksjon, markedsføring, forsyninger;
• ledere - de som setter mål og mål for avdelinger og spesifikke utøvere;
• støttende –de som gir produksjonen ressurser, men som ikke tilfører verdi til sluttproduktet: opplæring og utvelgelse av personell, økonomisk støtte, juridisk beskyttelse osv.

I tillegg til den allerede nevnte uavhengigheten av den menneskelige faktoren og forenklet tilpasning av nyansatte, gjør beskrivelsen av forretningsprosesser det mulig å mer effektivt styre bedriftens driftskostnader.

Properties

Nå blir det klart at for å lede en virksomhet er det nødvendig ikke bare å identifisere sammenhengende informasjonsstrømmer, men også å tydelig beskrive alle aktiviteter. Siden vi allerede vet at en forretningsprosess er en del av et felles arbeid som går fra en ansatt til en annen (innenfor sin egen funksjonelle enhet eller ikke, det spiller ingen rolle), så la oss gå videre til det faktum at alt i verden kan være forent. Og profesjonell aktivitet – enda mer.

Uavhengig av aktivitetsfelt kan hver forretningsprosess beskrives med de samme egenskapene.

- En kantlinje er begynnelsen og slutten av en enkel operasjon.

- Eieren er en ansatt i selskapet som ikke bare eier de nødvendige ressursene for arbeidet, men også planlegger, analyserer, styrer prosessen; og viktigst av alt, han er ansvarlig for resultatet.

- Input - en informasjonsmelding mottatt i en hvilken som helst form som godtas av bedriften, som definerer behovet for informasjon og markerer begynnelsen av prosessen.

- Output - informasjon eller en materialisert del av produktet som konsumeres eksternt for utøverenkunde.

- Entreprenør – firmapersonell involvert i én prosess.

- Ressurser - den materielle eller informative delen av aktiviteten som ikke endres under utførelsen av operasjonen (men bare bidrar til transformasjonen av innkommende informasjon til det endelige produktet).

- Kvalitetskontroll – industri- eller interne (godkjent av bedriftsledelsen) indikatorer for å bestemme effektiviteten av arbeidet.

Obligatorisk tildeling av elementære prosesser

Selvfølgelig trenger ikke alle bedrifter en beskrivelse av forretningsprosesser. Likevel er det en rekke tilfeller der denne kjedelige øvelsen ikke kan unnværes. La oss nevne de viktigste:

• Aktiviteten til bedriften er automatisert. I dette tilfellet oversetter forretningsprosessdiagrammet kundens behov til et språk som er forståelig for programmereren.
• Forbedring av selskapets virksomhet. Ikke bare utstyr og teknologioppgraderinger bidrar til å forbedre sluttproduktet; forretningsprosessoptimalisering gjør det mulig å identifisere alle styrker og svakheter ved arbeidet og ta passende ledelsesbeslutninger.
• International Standards Organization (ISO) sertifisert. Et enkelt kvalitetsstyringssystem blir opprettet for alle ansatte.

Hvordan presentere beskrivelsen for kunden

Forretningsprosessmodellering krever en beskrivelse av hvert element. Hvordan gjøre det smertefritt for organisasjonen? Det er tre hovedmetoder tatt i bruk i verdenspraksis: tekstlig, grafisk og tabellform.

Tekstuell innebærer en beskrivelse av hele fremdriften av arbeidet i en enkel og forståelig rekkefølge. Formen og innholdet kan enten være gratis (hvis internasjonale standarder eller bransjestandarder ennå ikke er utviklet) eller regulert av dokumenter. For eksempel: salgsavdelingen sender rapporteringsdokumentasjon for perioden til planleggingsavdelingen; ansatte i planleggingsavdelingen utfører analytisk arbeid for å bestemme dynamikken i salg og behovet for å gjøre justeringer i produksjonen; resultatet innhentet fra planavdelingen overføres til markedsavdelingen, hvor det foretas en analyse av årsakene til økningen (fallet) i omsetningen etc.

Det grafiske diagrammet over en forretningsprosess lar deg visualisere resultatet av analytisk arbeid. Det er ikke nødvendig å minne om at den visuelle oppfatningen av informasjon er mest effektiv. Derfor gir alle slags grafer og diagrammer oss muligheten til raskt å forstå hva som skjer og finne den rette løsningen.

I tilfeller der hovedoppgaven med å reformere aktiviteter er optimalisering av forretningsprosesser, er det verdt å bruke en tabellform for beskrivelsen deres. Med dens hjelp er det lettere å forstå handlingssekvensen og retningen til informasjonsstrømmene. En typisk tabell inneholder ikke bare en beskrivelse av funksjonen til stabsenheten, men også kolonner om inngående og utgående dokumenter, utfører (du kan spesifisere både hele avdelingen og en spesifikk ansatt) osv.

Hvordan beskrive en forretningsprosess riktig

Det er ikke nok å analysere forretningsprosesser. Det viktigste i denne saken er riktighet, men samtidig enkel beskrivelse. Til å begynne med bør navnet på enhetsprosessen være tydelig formulert. Dette vil hjelpe deg å forstådens hovedkarakteristikker, utførelseslogikk og plass i den overordnede kjeden av produksjonsaktiviteter.

Deretter bør du angi hvilken inndatainformasjon som kreves for normal utførelse av oppgaven, og også liste opp ressursstøtten. En skriftlig sekvens med enkle operasjoner som utgjør prosessen vil hjelpe deg å ikke gå glipp av eller glemme noe.

Forretningsprosessmodellering kan ikke gjøre uten å spesifisere eieren av prosessen og et system for å overvåke fremdriften. For å gjøre dette, i beskrivelsen er det nødvendig å merke seg standardvilkårene for produksjon av arbeid og liste opp dokumentene som overføres til neste lenke. For å forenkle bør beskrivelsen se slik ut: "… etter å ha utført en salgsanalyse for rapporteringsperioden, fyller en ansatt i planleggingsavdelingen ut det etablerte skjemaet (tabell), som han sender til markedsavdelingen …"

Forenklet opplegg for å beskrive produksjonsprosesser

Når de skriver en beskrivelse, blir ansatte som oftest møtt med at de ikke vet hvordan de verb alt skal formidle innholdet i arbeidet sitt. For å gjøre forretningsprosesssystemet oversiktlig og strukturert kan du lage et notat. Den gjenspeiler de spørsmålene som må gis et klart og maksim alt detaljert svar. Så hva er disse spørsmålene?

• Hva? Beskriver nøyaktig hva som gjøres i denne operasjonen.
• Hvorfor? Passer formålet med operasjonen.
• Når? Bestemmer hvem som starter utførelse.
• Hvem? Navngir spesifikke artister.
• Hvordan? Lister krevesressurser.

Utvikling av forretningsprosesser forutsetter at alle beskrivelsesmetoder kan brukes. Dermed vil den mest detaljerte arbeidsplanen bli oppnådd. Den grafiske versjonen vil avsløre forholdet mellom funksjonelle enheter, og tabell- og tekstversjonene vil formidle innholdet i hver operasjon. Dessverre er automatisering av forretningsprosesser ikke mulig uten dette tidkrevende forhåndsarbeidet.

Hvordan samler du inn informasjon

I praksis er det mange måter å få nødvendig informasjon på. Til å begynne med er det nødvendig å analysere reguleringsdokumentene som veileder de ansatte i selskapet. Deretter bør du gjennomføre personlige intervjuer med hver direkte utøver for å beskrive innholdet i hans arbeid. Videre, for å avklare og avklare kontroversielle punkter, bør analytiske konsulenter bruke observasjonen av fremdriften i forretningsprosesser.

Hvis du har en helhetlig tilnærming til å løse problemet, vil automatisering av forretningsprosesser ikke virke så kjedelig og ubrukelig.

Arbeidsgruppe

Og likevel, hvis hovedoppgaven til foretaket er automatisering av forretningsprosesser, og ledelsen ikke har til hensikt å involvere eksterne konsulentselskaper, oppstår nødvendigvis spørsmålet: "Hvor skal man begynne?" Det første trinnet er å opprette en arbeidsgruppe med ansatte i selskapet. Arbeidsgruppemedlemmer bør fortrinnsvis ha gode analytiske og lyttende ferdigheter. Tross alt, som allerede nevnt, består det meste av arbeidet i å gjennomføre personlige intervjuer med utøvere av forretningsprosesser.

Deretter må du få et reelt bilde av hvordan systemet fungerer. Siden før moderniseringen fungerte bedriften og gikk med overskudd, er det sannsynligvis ikke nødvendig å snakke om en fullstendig omstrukturering. Derfor bør systemet og retningene for informasjonsflyten være fikset på tidspunktet for starten av optimaliseringen.

Hva består beskrivelsen av

For å unngå forvirring og inkonsekvenser i beskrivelsen av forretningsprosesser, anbefaler eksperter å bruke prosesskart. Dette er standardiserte dokumenter som lar deg forene alle handlinger, uavhengig av utøverens innflytelsessfære og kompleksiteten til den beskrevne operasjonen.

Enhver beskrivelse kan deles inn i følgende komponenter:

• samlet prosessskjema (oftest en tabell);
• forretningsprosesskart (kan presenteres i alle former - tekstbeskrivelse, grafisk objekt eller tabell);
• ruter (innkommende og utgående strømmer av informasjon, ressurser og finans);
• matriser for ulike forretningsprosesser (en tabell over interaksjon mellom ulike prosesser, som lar deg fremheve hoved- og sekundærflyter og operasjoner);
• flytskjema (algoritme for utførelse av forretningsprosesser);
• detaljert tekstbeskrivelse;
• dokumentasjon (oppretting av dokumenter som bekrefter gjennomføringen av prosessen);
• identifisering av forretningsprosessindikatorer (søk etter egenskaper og indikatorer som du kan bruke til å kontrollere ikke bare fremgang, men også kvalitet);
• reglement (med andre ord stillingsbeskrivelse).

Indikatorer

Som har blitt bemerket gjentatte ganger, må enhver prosess måles med noe. Dette er først og fremst nødvendig for å evaluere effektiviteten av alle virksomhetene til virksomheten. Oftest anbefaler eksperter å teste forretningsprosesser i henhold til fire indikatorer: tid, kostnader, kvalitet og kvantitet.

Men forretningsprosessmodeller er dynamiske og mangfoldige. Derfor er det ofte ikke nok å vurdere bare hastigheten på arbeidet; det er nødvendig å ta hensyn til både arbeidsforhold og bedriftens infrastruktur. I tillegg kan nesten alle bransjer ikke eksistere uten leverandører, økonomi, logistikk og samarbeidspartnere. Dette er også målbare indikatorer.

Og vi må selvfølgelig ikke glemme informasjon og den menneskelige faktoren. Jo høyere opplæringsnivå en spesialist har, desto mindre tid trenger han for å sette seg inn i instruksjonene og innkommende informasjon.

Flertallet av modelleringsmetodikkene er nå basert på prinsippene for strukturanalyse og design (SADT – Structured Analysis and Design Technique), samt noen algoritmiske språk. Vi kan snakke om eksistensen av flere grunnleggende modeller for forretningsprosessanalyse:

- Forretningsprosessmodellering - faktisk modellering - avslører den funksjonelle siden av selskapets eksistens.

- Arbeidsflytmodellering – Beskriver arbeidsflyter og ligner på flytdiagram.

- Dataflytmodellering - i motsetning til den forrige, beskriver dataflyter (informasjon); beregnet for sekvenseringoperasjoner.

Shewhart-Deming-syklus

Store forretningsprosesser (1C lar deg velge dem fra den generelle listen) anbefales beskrevet i et eget dokument k alt "Procedure for Work". Alt som er av mindre betydningsfull karakter eller består av et lite antall enkle operasjoner er vanligvis beskrevet i stillingsbeskrivelser.

Ved utformingen av regelverket er det nødvendig å ta hensyn til betingelsene i syklusen for kontinuerlig forbedring av virksomhetens aktiviteter (Shewhart-Deming-modellen). Bestemmelsene sier at optimalisering og forbedring er uendelige prosesser. Det vil si at i bedriftsledelse er det en viss lukket syklus, bestående av slike ledelsesbeslutninger: planlegging, implementering, kontroll, justering.

Når man utarbeider en forskrift, bør man ta hensyn til prinsippene som sikrer samsvar med Shewhart-Deming-modellen:

1. Beregning av planlagte indikatorer for den fremtidige perioden.
2. Analyse av dynamikken i avvik og dokumentasjon av mulige årsaker.
3. Identifisering av korrigerende handlinger og analyse av deres effektivitet.

Utvikling av modellen bør utføres i henhold til forretningsregler. De generelt aksepterte reglene er det regulatoriske og lovgivende rammeverket til staten på hvis territorium foretaket opererer. Det andre grunnlaget for modellen er selskapets politikk.

Ved implementering av et kvalitetsstyringssystem er det nødvendig å ivareta utvikling og ensretting av forretningsprosesser. Som nevnt i begynnelsen av artikkelen, er selskapets personell ikke alltidforstår betydningen av den pågående moderniseringen. Å bringe til hver enkelt ansatt viktigheten av å skape en effektiv forretningsprosessmodell er toppledelsens oppgave.

Det er tross alt et veletablert og nøye utformet system som ikke bare vil gjøre det lettere for en virksomhet å oppnå sertifikater for samsvar med internasjonale kvalitetsstandarder ISO 9001:2008, men som også vil øke effektiviteten til hver ansatt.

Begge disse faktorene fører til at selskapet blir mer konkurransedyktig i markedet, noe som igjen har en gunstig effekt for både investorer og kunder.