Analyse av situasjonen: alternativer, funksjoner, stadier og resultater av analysen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Ledere blir ofte tvunget til å ta beslutninger som ikke er i samsvar med eksisterende plan, men basert på dagens situasjon. Dette skjer av ulike årsaker. Lederens hovedoppgave er å analysere situasjonen, utvikle og vedta den mest optimale handlingsmåten for å løse problemene som har oppstått.

Hva er dette

Situasjonsanalyse er en måte å behandle informasjon på som først deler den opp i deler, og deretter nøye undersøker hvert element individuelt for å finne et problem og løse det. For eksempel kan fortjenesten til et foretak reduseres på grunn av økende kostnader eller på grunn av en nedgang i inntekter, en økning i kundefordringer og andre faktorer. For å finne ut hvilken faktor som påvirket endringen i resultat, er det nødvendig å studere disse faktorene.

Først etter at årsaken er identifisert, vil beslutningstakeren (DM) kunne utvikle en handlingsplan og løse problemet. For å analysere situasjonen setter den autoriserte personen sammen et team med spesialister som samler dataene og utfører analytiskprosedyrer, hver innen sitt område av ekspertise og ferdigheter.

Hvem gjør analysen

Analyse av spesifikke situasjoner utføres ikke av én person, men av flere grupper. De ledes av en leder eller en beslutningstaker (DM). Teamet består av:

• Eksperter på første nivå. De samler inn og behandler primærinformasjon.
• Eksperter på andre nivå. Undersøk rapporter og utvikle ideer for å løse problemet.
• Analytisk gruppe. Undersøker ideene som eksperter på andre nivå har utviklet og velger de mest realistiske, fra deres synspunkt, alternativer for utvikling av hendelser. Analytikere utvikler forretningsstrategier og problemløsningsstrategier.
• Beslutningstakeren velger blant de foreslåtte utviklingsstrategi alternativene den som etter hans mening er best egnet til å løse problemer i dagens situasjon. Han har det fulle ansvaret for dette.

Bare et stort selskap har råd til å utføre storstilt arbeid med flere grupper av spesialister. I de fleste tilfeller gjennomfører selskapets leder en analyse av situasjonen med involvering av en gruppe - spesialister fra avdelinger. Arbeidet til den andre gruppen og analytikere utføres av personer som er medlemmer av selskapets ledelse, regnskapsførere, markedsførere og ingeniører. De samles til et forretningsmøte, diskuterer situasjonen og ser etter løsninger på problemer.

Proceedings

Analysen starter med identifisering av avviket i selskapets ytelse fra de planlagte. For eksempel, i rapporteringskvartalet ble det avslørt en nedgang i inntekten på 30 %, og lederen kan ikke forklare årsakenedette nivået av nedgang. I dette tilfellet bør han sette sammen en gruppe eksperter og studere situasjonen. Prosessen består av følgende stadier av situasjonsanalyse:

1. Identifisering av avvik av indikatorer - identifisering av problemet.
2. Organisering av en ekspertgruppe av lederen.
3. Tildeling til hver ekspert på et nettsted for arbeid.
4. Samler informasjon etter avdeling.
5. Eksperter behandler den mottatte informasjonen ved å bruke deres spesialiserte kunnskaper og ferdigheter.
6. Utarbeidelse av fremdriftsrapporter av spesialister.
7. Studium av disse rapportene ved leder, diskusjon på generalforsamlingen av innholdet i rapportene.
8. Utvikle løsninger på et problem og sette en eller flere ut i livet.

Forberedelse til rapporten og dens presentasjon

Ledere er alltid opptatt med arbeid, så de har ikke tid til å lese lange og lange rapporter. Dette tilsier at informasjonen i rapporten bør presenteres kort, konsist og gjerne på en visuell og praktisk måte. Det er bedre hvis rapporten, i stedet for hundrevis av skrevne sider og kolonner med tall, inneholder grafer, diagrammer, beregningsresultater og vurderingen fra en ekspert som har utført en analyse i et bestemt område. Rapporten bør naturligvis angi informasjonskildene og de viktigste indikatorene som etter den sakkyndiges oppfatning forårsaket avviket i selskapets arbeid. Derfor bør teknologien for å analysere problematiske situasjoner utarbeides før en slik situasjon oppstår. Virksomheten skal ha datamaskiner med spesiell programvare forløser lignende problemer.

Presentasjonen av hver rapport bør ikke ta mer enn 15 minutter, slik at studien og diskusjonen av resultatene fra analysen av situasjonen ikke skal trekke ut i flere dager. Rapporter må være saklige og informasjon må være aktuell på tidspunktet for utarbeidelse og presentasjon.

Hva gjør lederen med den mottatte informasjonen

Å få resultatene av analysen av situasjonen i form av en rapport er bare halve kampen. Videre bør denne informasjonen studeres og analyseres av lederen av selskapet. Og her avhenger mye av hans kunnskap og erfaring. Samtidig betyr erfaring ikke bare hans personlige erfaring, men også hvor godt han vet om hvordan lignende situasjoner ble løst i andre virksomheter. Lederen møter vanligvis andre ledere og eksperter, inkludert de som har vært involvert i feltanalyse og rapportering, før han tar en endelig beslutning.

Hva slags situasjoner finnes

Problemsituasjoner er standard og ikke-standard. For å løse standardproblemer bruker ledere metoder for situasjonsanalyse ved analogi. Det vil si at de sammenligner dataene de har om andre virksomheter med de som ble innhentet som et resultat av studien av deres virksomhet. Hvis situasjonene er like, bruker de de samme metodene for å løse problemet.

Hvis situasjonen ikke er standard, bruk metodene for analyse av spesifikke situasjoner. For å gjøre dette brukes ulike dataprogrammer for å modellere mulige utviklingsmuligheter, utføre beregninger, studere dynamikk, etc. For å gjøre dette kan lederen bruke spesielle datasimuleringsprogrammer basert på de angitte dataene. For eksempel brukes Project Expert ikke bare til å utvikle forretningsplaner, men også til å forutsi arbeidet til eksisterende virksomheter.

Problemet kan løses uten hjelp av dataprogrammer, men dette vil komplisere de allerede komplekse beregningene. I tillegg må eksperter tegne grafer og diagrammer for å utarbeide en rapport. Det vil ta mye tid. Lederen kan ikke bruke spesiell programvare, men bare i tilfelle modellering på en datamaskin er upraktisk. For eksempel, i tilfelle av force majeure, hvis du trenger å handle raskt og løsningen ikke avhenger av tidligere tilstander eller dynamikk. Samtidig er ikke mengden og kvaliteten på den innkommende informasjonen nok til å bygge en modell på en datamaskin.

Brainstorming som løsningsmetode

I vanskelige situasjoner, når en leder trenger en ekstraordinær løsning på et komplekst problem, kan han ty til å bruke denne metoden for å analysere en spesifikk situasjon – for å samle alle eksperter, avdelingsledere og arrangere en «brainstorming». Essensen av denne metoden er at hver deltaker i møtet uttrykker sin mening om den mulige årsaken til problemet og hvordan man løser det. Retten til å uttrykke sine meninger og ideer er gitt til alle, mens ingen av deltakerne ifølge reglene skal være sarkastiske på den andres mening.

Det er naturlig at diskusjonen om problemet skal skje innenfor rammen av forretningsetikett ogmelde deg på. Avgjørelsen tas imidlertid fortsatt av lederen eller den som er oppnevnt for dette. Som et resultat av brainstorming vil lederen motta flere verdifulle ideer på en gang. En slik analyse har både fordeler og ulemper. De viktigste plussene er hastighet og et stort antall alternativer, minuset er at en slik analyse av situasjonen ikke alltid gjenspeiler den virkelige tilstanden og ofte lider av mangel på objektivitet.

Problemer med hendelsesmodellering

Hovedproblemet med caseanalyseteknologi er at eksperter må jobbe med store mengder informasjon, som kan forårsake feil. Store mengder data som må behandles på kort tid utgjør også et problem ved modellering av utviklingen av hendelser. Enten vil analysen ta mye lengre tid og resultatet miste relevans, eller på grunn av den begrensede informasjonsmengden vil resultatene av analysen oppnås med høy grad av forvrengning. Som et resultat kan modellen i beste fall være ineffektiv, i verste fall føre til konkurs.

Tre hovedfaktorer påvirker analysens effektivitet. Dette er kvalifikasjonene til eksperten, mengden informasjon han kan behandle, og tiden som er tilgjengelig for å analysere situasjonen.

SWOT-analyse

SWOT-analyse er studiet og vurderingen av bedriftens styrker og svakheter, samt dens utviklingsmuligheter og truslene den står overfor eller kan møte. Nedenfor er en matrise for å utføre en SWOT-analyse.

Den øverste venstre cellen indikerer styrker og muligheter som selskapet har og som ble identifisert under overvåkingen og i første fase av situasjonsanalysen. Et eksempel kan være en situasjon hvor det ble kjent at en bedrift har en monopolposisjon i markedet for produksjon av visse produkter, og på grunn av en viss teknologi som den har, kan den produsere den enda billigere. Analysen vil bidra til å identifisere hva slags produkt det er før konkurrentene kommer inn på markedet.

Cellen øverst til høyre viser styrker og trusler. For noen av firmaets basisprodukter som det tjener mest på, har det for eksempel dukket opp flere konkurransedyktige firmaer som produserer lignende produkter og selger dem billigere.

Nedre venstre celle viser ulempene og mulighetene til bedriften. For eksempel, til tross for de høye kostnadene, er produktet produsert av selskapet etterspurt.

Nedre høyre celle indikerer svakheter og trusler. Den første kan være de høye kostnadene for produkter eller deres lave kvalitet, og som trusler - handlingene til konkurrenter eller forbrukernes soliditet. Hvordan en SWOT-analyse ser ut kan ses i tabellen ovenfor.

Fordelen med SWOT-analyse når man analyserer og vurderer situasjonen, er at den gjør det mulig å vurdere ikke bare interne, men også eksterne faktorer, som kan være enda viktigere enn interne.

Faktoranalyse

Faktoranalyse er en situasjonsanalysemetode som går ut på å gjøre beregninger basert pådata om virksomhetens arbeid og konstruksjonen av en multifaktoriell modell av dagens tilstand og videreutvikling av virksomheten. Vanligvis brukes denne metoden for å vurdere selskapets økonomiske tilstand. Indikatorer som likviditet, lønnsomhet, finansiell styrke og sannsynlighet for konkurs beregnes.

Saksanalyse

Dette er en analysemetode når deltakerne på møtet, etter å ha lest rapporter om bedriftens nåværende tilstand, deles inn i grupper og spres for en gruppediskusjon av den mottatte informasjonen. Etter det møtes de igjen, og hver gruppe bringer ideene sine til publikum for diskusjon.

Den gjennomsnittlige gruppestørrelsen er tre til syv personer. De kan gi uttrykk for sine ideer både på generalforsamlingen og direkte til den som skal ta avgjørelsen. En saksanalyse inkluderer en beskrivelse av problemet, sammenligningen med lignende tilfeller og en løsning. Det vil si at gruppene skal fortelle hvordan de ser på situasjonen, hvordan den ser ut for dem, og hvilke grep som bør tas for å løse problemet.

Evaluering av de oppnådde resultatene

Etter å ha gjennomført aktivitetene som er utviklet som følge av analysen av situasjonen, blir det nødvendig å evaluere disse resultatene, det vil si re-analyse. Bare i dette tilfellet er det ikke virksomhetens tilstand som kontrolleres, men effekten etter at løsningene er implementert i praksis. For å gjøre dette, bruk metoden for å sammenligne hva som var før og etter endringene.

Analysens rolle i selskapets arbeid

Uten regelmessig analyse av situasjonen fysisknormal utvikling av bedriften er umulig. Lederen bør alltid være klar over hva som skjer og være i stand til å bestemme ikke bare statusen til selskapet, men også hva som er utsiktene for utviklingen. Det hjelper ikke bare å finne ut hva som er manglene i bedriftens arbeid, men også å identifisere eksterne trusler og muligheter for å øke konkurranseevnen og utviklingen. Dette må imidlertid gjøres raskt og til minimale kostnader. Rask analyse gjør det mulig å opprettholde selskapets finansielle stabilitet, identifisere eksisterende mangler i arbeidet og finne reserver for å eliminere dem. Lederen vil i fremtiden kunne bruke fordelene som gir ham erfaringen og kunnskapen han har fått som et resultat av arbeidet.