Jobbbeskrivelse: assistent for organisasjonens leder

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Stor organisasjon - store gjøremål. Lederen for selskapet vil ikke ha tid over alt, selv ved hjelp av varamedlemmer. For å planlegge dagen riktig, for ikke å glemme noe, for å fordele og kontrollere arbeidet, trenger lederen en assistent. Hva gjør den ansatte i denne stillingen, hva skal han kunne og vite?

Assisterende leder: hans rolle i organisasjonen

I henhold til logikken til klassifisereren av profesjoner som er godkjent på statlig nivå, tilhører assisterende leder kategorien ledere, fordi han overvåker nesten alle spørsmål innenfor kompetansen til førstepersonen.

Samtidig tolker noen organisasjoner stillingen til en assisterende leder som administrator, leder eller sekretær: de to første stillingene innebærer organisatoriske og administrative funksjoner, den tredje - presentasjon og støtte. Klassifisereren av profesjoner klassifiserer disse typer arbeid i ulike kategorier.- spesialister, tekniske ansatte, men bare en assistent er klassifisert som leder.

Hvordan bestemme omfanget av arbeidsansvar?

Ved ansettelse av en assisterende leder eller sekretær bør en organisasjon ta stilling til denne ansattes status, rettigheter og ansvar, fordi kravene til utdanningsnivå, kvalifikasjoner, arbeidserfaring til kandidaten avhenger av dette.

• Det er nok for resepsjonisten å ha en komplett videregående utdanning, og etiketten og teknikkene for å jobbe med kontorutstyr til søkeren undervises direkte på arbeidsplassen.
• Administratoren må ha minst en bachelorgrad, ha organisatoriske ferdigheter og en energisk karakter, og ha noe arbeidserfaring, avhengig av bedriftens krav.
• En leder, som representant for fagfolk, krever minst full høyere utdanning, arbeidserfaring er valgfritt, men selskapet setter denne standarden etter eget skjønn.
• Assistent til hodet. Denne stillingen innebærer samme kvalifikasjonskrav som for leder: fullført høyere utdanning, arbeidserfaring i spesialiteten i minst 2 år. Det er sannsynlig at det også kreves spesielle personlige egenskaper hos søkeren, og eventuelt videreutdanning.

Hvorfor trenger jeg en stillingsbeskrivelse?

En assisterende leder, som en tjenestemann, er forpliktet til å handle innenfor rammen av sine funksjonelle rettigheter og fullt ut utføre de foreskrevne funksjonene. Imidlertid ikke engangsom leder er den ansatte forpliktet til å oppfylle sine arbeidsoppgaver samvittighetsfullt og til rett tid.

Ansettelsesordren inneholder ikke en detaljert erklæring om disse kompetansene, og selv når det gjelder en kontrakt, er ikke funksjonslisten alltid uttømmende. For å unngå uoverensstemmelser ved fastsettelse av arbeidsvilkårene til en ansatt, bør stillingsbeskrivelsen til en assistent for lederen av en organisasjon inneholde detaljerte plikter, rettigheter han har, samt et mål på ansvar for brudd på en arbeidskontrakt, internt arbeidsbestemmelser, skade på arbeidsgiveren osv.

Personlig assistent for lederen

Jobbbeskrivelsen til en assistent er basert på en lignende instruks for en leder eller hans stedfortreder, med unntak av noen prioriterte funksjoner for strategisk planlegging og ledelse. Sannsynligvis vil assistenten heller ikke bli betrodd ansettelse og oppsigelse av ansatte, retten til å forv alte virksomhetens økonomiske ressurser, utstedelse av fullmakter og annen kompetanse som personlig tilhører lederen.

Lovverket tillater imidlertid å delegere alle funksjoner til en ansatt som er betrodd, forutsatt at han har nok kvalifikasjoner, kunnskap, erfaring og myndighet til å løse slike problemer. Det er bare viktig å utstede den ansattes fullmakt korrekt - etter ordre eller fullmakt.

Samtidig bør stillingsbeskrivelsen til assistenten til bedriftslederen gjenspeile det arbeidet han faktisk har utført.

Typiske seksjoner

Strukturen av stillingsbeskrivelsen er fastsatt i de statlige kvalifikasjonskatalogene og inneholder alle grunnleggende krav til den ansatte og nyansene i stillingen, samt dens plass i organisasjonens organisasjonsstruktur.

Jobbbeskrivelsen "Assistant Manager", som alle andre, bør inneholde følgende deler:

1. Generelle betingelser. Den angir prosedyren for ansettelse og oppsigelse, underordning, prosedyren for å erstatte en ansatt.
2. Arbeidsfunksjoner. En av de viktigste delene som må reflekteres i detalj.
3. Rettigheter gitt til en ansatt.
4. Ansvarsgrenser for brudd.
5. Kvalifikasjoner, yrkeserfaring, utdanningsnivå.
6. Hva den ansatte i denne stillingen bør vite.
7. Relasjoner mellom ham og andre deler av organisasjonen.

De angitte delene kan ikke avkortes, men det er tillatt å utvide dem og legge til de nødvendige elementene.

Executive Assistant Job Description Eksempel

Godkjent:

Direktor (navn på organisasjon)

signatur

(fullt navn)

godkjenningsdato

Jobbbeskrivelse "Assistant Manager"

1. Grunnleggende vilkår

1.1. Profesjonell kategori "Ledere".

1.2. Godkjent og avskjediget fra jobb etter ordre fra direktøren.

1.3. Rapportering: direkte til direktøren.

2. Funksjoner

Assistant Executive:

2.1. Koordinerer arbeidet til avdelinger, seksjoner og andre avdelinger i virksomheten i samsvar med instrukser, vedtak og ordre fra direktøren.

2.2. Fører journal over tidsfrister for utførelse av direktørens kontrollordrer av strukturelle divisjoner.

2.3. Setter opp en arbeidsplan for direktøren for neste arbeidsdag og oversender den til leder i rett tid.

2.4. Organiserer og kontrollerer kontorarbeid ved bedriften, kontrollerer at det overholder lovkrav.

2.5. Sikrer regnskapsføring og registrering av alle fullmakter utstedt av direktøren.

2.6. Administrer funksjonærer og kontroller resultatene av aktivitetene deres.

Supplement avhengig av behovene til en bestemt organisasjon og stillingsprofil.

3. Powers

Executive Assistant har rett til:

3.1. Gjør deg kjent med beslutningene som tas av bedriften.

3.2. Delta i møter med ledelsen.

Supplement avhengig av behovene til en bestemt organisasjon og stillingsprofil.

4. Ansvar

Assistant Supervisor Ansvarlig:

4.1. For manglende oppfyllelse eller utilbørlig oppfyllelse av deres plikter i henhold til denne instruksen, ordrene og ordrene fra direktøren, gjeldende lovgivning som regulerer virksomheten til foretaket.

4.2. For utilstrekkelig kontroll over aktivitetene til underordnede ansatte.

4.3. For avsløring av informasjon med begrenset tilgang.

Tillegg ihtpå behovene til en bestemt organisasjon og stillingsprofil.

5. Kvalifikasjon

En assisterende leder må ha full høyere utdanning, profilarbeidserfaring på minst 2 år.

6. Må vite

Gjeldende lovverk, Charter, Tariffavtale (angir hvilke handlinger og normer den ansatte bør kjenne til).

7. Interaksjon

Angir hvem og hvilke saker assisterende leder samarbeider med.

Agreed:

Human Resources

Signatur

(fullt navn)

Legal Counsel

Signatur

(fullt navn)

Familiarized:

signatur

(fullt navn)

Spesifikk kompetanse til assisterende prosjektleder

Det forutsettes at prosjektledelse er henholdsvis et vikariat, og assistenten påtar seg visse forpliktelser frem til ferdigstillelse av prosjektet. Hans funksjonelle ansvar vil avhenge av detaljene og temaet for prosjektet, så vel som av behovene til en bestemt organisasjon.

Stillingsbeskrivelsen til assisterende prosjektleder for funksjoner vil være mer høyspesialisert, men med en administrativ og organisatorisk fargelegging. Typiske ansvarsområder for denne stillingen finnes i kvalifikasjonshåndboken og deretter modifisert for å passe situasjonen.

Er ansvaret til en assisterende daglig leder annerledes?

AssistentansvarAdministrerende direktør og assisterende direktør for generelle anliggender vil være annerledes. Selvfølgelig, i det andre tilfellet, vil myndighetene være mer snevert fokusert, siden lederen av generelle anliggender ikke er ansvarlig for alle aktiviteter i organisasjonen, men bare for en egen sektor.

Jobbbeskrivelsen til assisterende leder for allmenne anliggender er utarbeidet ut fra funksjonene til sjefen som er «bistått». Følgelig vil omfanget av dets ansvar og funksjoner være grunnlaget.

Stillingsbeskrivelsen "Assistentleder" i dette tilfellet egner seg som grunnlag, du kan bygge videre på den ved utvikling av nye dokumenter for relaterte stillinger.