RACI-matrise som et ansvarsstyringsverktøy. RACI: transkripsjon

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

En av de vanligste årsakene til mislykkede prosjekter er feil fordeling av funksjoner mellom teammedlemmer. Du har sikkert allerede møtt dette: Ved den minste vanskelighet begynner deltakerne å lete etter de skyldige og kaste ansvar på hverandre i stedet for å løse problemet. Og nettopp for å unngå slike situasjoner ble RACI-matrisen oppfunnet – et enkelt og effektivt verktøy for personalplanlegging.

"Under mikroskopet": 4 nøkkelroller i hvert prosjekt

Oppgavefordeling er en av hovedoppgavene til en leder. Men i praksis ser alt vanligvis annerledes ut: lederen utnevner ganske enkelt teammedlemmer med forventning om at spesialistene selv bestemmer hvem som skal gjøre hva. Men hva skjer hvis fristene ble overskredet eller et produkt av lav kvalitet ble utgitt? "Jeg gjør ikke dette", "Jeg ble ikke fort alt"… Og ingen nyttig handling.

En godt utformet RACI Responsibility Matrix løser mange problemer. I henhold til denne metodikken, uavhengig av kompleksiteten og omfanget av arbeidet, utfører et teammedlem i ethvert prosjekt én av fire roller.

R – Ansvarlig

Oversatt av ansvarligbetyr "utøver". Dette er en ansatt som er direkte ansvarlig for gjennomføringen av et spesifikt arbeidsområde. Samtidig velger han i de fleste tilfeller ikke løsninger og rapporterer til prosjektleder.

Kompetente arbeidere og spesialister utnevnes til denne rollen - folk som vet hvordan de skal gjøre. I RACI utfører utøvere følgende funksjoner:

• bestem hva spesifikt som må gjøres for å implementere prosjektet og hvor lang tid det vil ta (innenfor betingelsene satt "ovenfra");
• lag en liste over nødvendige ressurser;
• delta i koordinering og godkjenning av teknisk dokumentasjon;
• analyser prosjektfremdrift og mellomresultater;
• gi fremdriftsrapporter til lederen.

Det kan være flere slike personer i laget. I tillegg kan denne rollen kombineres med andre. Den vanligste kombinasjonen er Accountable + Resbonsible (oversatt som "ansvarlig + executor").

A - Ansvarlig

"Ansvarlig" eller "ansvarlig" er hovedprosjektleder. Det er han som har ansvar for at oppgavene blir utført til rett tid, med påkrevd kvalitetsnivå og innenfor tildelt budsjett. Også, A:

• velger utførende og prosjektlederteam;
• tildeler oppgaver til alle deltakere;
• kontrollerer fremdriften i arbeidet;
• distribuerer ressurser blant artister;
• holder oversikt over ressursbruk, ogvil også rettferdiggjøre overfor kurator behovet for å tildele ytterligere midler;
• vurderer ideer og forslag fra andre teammedlemmer og kan godkjenne eller avvise dem.

Vanligvis fungerer prosjektlederen som "linken" mellom kunden eller den øverste ledelsen og teamet.

C – konsultert

Den tredje rollen i RACI-matrisen er "konsulenten" (noen ganger også referert til som "tilretteleggeren"). Sammen med lederen tar han del i prosjektledelse, men driver først og fremst med strategiske spørsmål:

• godkjenner eventuelle endringer i omfanget og tidspunktet for arbeidet;
• tildeler ressursene som trengs for å implementere prosjektet;
• om nødvendig, bli enige med kunden om behovet for å øke budsjettet;
• mottar fremdriftsrapporter fra lederen;
• tar avgjørelser i alle uforutsette situasjoner, i tilfelle kritiske endringer som kan påvirke timingen og kostnadene for prosjektet.

Rollen som konsulenter er vanligvis tildelt seniorledere. Det er de som bestemmer de globale målene, og deretter utnevner en prosjektleder som allerede fordeler oppgaver blant teammedlemmene.

I - Informert

I tillegg til de oppførte rollene, er den "informerte" ("observatøren") angitt i RACI-matrisen. Han utfører funksjonene til en administrator og er hovedsakelig involvert i organiseringen av dokumenthåndtering. Observatøren rapporterer imidlertid til prosjektleder, i motsetning tilandre deltakere, er ikke ansvarlig for resultatene. I stedet:

• samler inn og organiserer all informasjon om prosjektet, ressurser og planer;
• tar referat fra møter;
• godtar dokumentasjon fra prosjektdeltakere for deretter å overføre dem til de riktige strukturene;
• overvåker fristene for innsending og riktigheten av å fylle ut rapporter.

Merk at kommunikasjon med en observatør hovedsakelig er enveis. Hovedfunksjonen er å avlaste lederen behovet for å kaste bort tid på byråkratiske prosedyrer og "avlaste" ham.

Lære å bygge en RACI-matrise ved å bruke et eksempel

La oss snakke om den praktiske siden av saken. Hvordan lage et diagram for fordeling av makt og ansvar?

1. Kompilerer til gjøre-liste

Først av alt må du skrive ned alt som må gjøres. Detaljnivået avhenger av det spesifikke prosjektet. Noen ganger, for å lette kontroll og administrasjon, utvikles flere matriser. List først hovedblokkene med arbeid, og del deretter hver inn i separate funksjoner og oppgaver. Listen over verk er angitt vertik alt i tabellen.

Trinn
Vilkår
Prototype
Design
Programkode
Testrapport
Nettstedpresentasjon

2. Velge teammedlemmer

Her må du svare på spørsmålet: "Hvem skal være involvert i dette prosjektet?". Horisont alt er det nødvendig å liste opp alle ansatte og/eller avdelinger som er involvert i gjennomføringen i alle ledd – fra planlegging til presentasjon av resultater og innlevering av rapport.

Trinn	Analytiker	Designer	Sys. arkitekt	Utvikler	Tester	Sys. admin	Prosjektleder
Vilkår
Prototype
Design
Programkode
Testrapport
Nettstedpresentasjon

3. Fyller ut tabellen

Etterså kan du begynne å distribuere funksjoner. For å gjøre dette må du ha en klar forståelse av hvert trinn i arbeidet og hvordan arbeid fungerer i team.

La oss ta vårt eksempel som grunnlag og stoppe ved "Design"-stadiet. I dette tilfellet, R - utøver - bare en. I prosessen med arbeidet fokuserer han på en forhåndspreparert prototype av nettstedet. Derfor fungerer systemarkitekten som utviklet det, på dette stadiet, som konsulent C. Analytikeren og utvikleren kan også uttrykke sine ønsker. Ferdig prosjektering godkjennes med prosjektleder (A). Men testerne og systemadministratoren tar på dette stadiet ingen avgjørelser, men får kun informasjon om hvordan arbeidet går, og derfor tildeles de rollen som den informerte - I.

Trinn	Analytiker	Designer	Sys. arkitekt	Utvikler	Tester	Sys. admin	Prosjektleder
Vilkår	R	I	C	C	I	C	A
Prototype	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Programkode	C	I	C	AR	I	I	I
Testrapport	C	C	C	C	AR	I	I
Nettstedpresentasjon	C	I	C	C	I	AR	I

modellvarianter

I de fleste tilfeller klarer du deg med en standardmatrise. Men når du jobber med mer komplekse prosjekter, er det noen ganger behov for flere roller. Derfor har det de siste årene dukket opp 2 utvidede versjoner av ansvarsdiagrammet.

RACI-VS

Her er ytterligere to roller lagt til standardrollene:

• Verifies (V) - en ansatt eller et spesi alteam som sjekker om resultatet av gjennomføringen av en bestemt oppgave oppfyller de godkjente kriteriene.
• Signs off (S) koordinerer leveransen av prosjektet med kunden, gjennomfører presentasjon og gir rapporter. Vanligvis utføres denne funksjonen av den ansvarlige, men RACI-VS ansetter en egen spesialist for dette.

Med økt kontroll og tettere kontakt med kunden, er denne modellen ideell for teknisk komplekse eller store prosjekter som involverer dusinvis (eller til og med hundrevis) av mennesker.

RASCI

I denne varianten dukker det opp én ny rolle i matrisen - Supportive (S). Dens nøkkelfunksjoner er å gi prosjektet ekstra ressurser, det vil si støtte til leder og utøvere.

Den perfekte balansen mellom roller

RACI-matrisen er ikke bare kompilert for å vite hvem som skal "undertrykkes" i tilfelle problemer. Selv på planleggingsstadiet, ved å bruke denne tabellen, kan du sesvakheter i organiseringen av arbeidsflyten.

Vertikal analyse lar deg se ansvar og krefter til hver av prosjektdeltakerne, for objektivt å vurdere nivået på arbeidsbelastningen:

• mye R - mest sannsynlig vil en person måtte rives mellom flere oppgaver, noe som vil påvirke hastigheten og resultatene av arbeidet negativt;
• mye A - den ansatte "kommer i nakken" for alle; det anbefales å fordele ansvaret mer jevnt;
• ingen celle R og A - grunn til å tenke på hensiktsmessigheten av denne stillingen som sådan (faktisk betaler du en spesialist som ikke gjør noe);
• ingen tomme celler - igjen, problemet med overbelastning, ikke alle er i stand til å utføre så mange oppgaver samtidig.

Horisontal analyse viser på sin side kvaliteten på arbeidsorganiseringen på hvert trinn. Også her oppstår det ofte problemer:

• mye R - kanskje det er en duplisering av funksjoner, og en av teammedlemmene gjør unødvendig arbeid;
• mye A - det er en "uklarhet" av ansvar og forvirring i leveransen av prosjekter;
• mye C - diskusjoner bremser arbeidsflyten betydelig (du må vente til alle gjør endringer og kommentarer, finner kompromisser osv.);
• no I - kan være et signal om at for mange utøvere jobber med én oppgave, noe som også bremser prosjektet.

Med RACI kan en leder raskt identifisere overarbeidede eller undersysselsatte arbeidere, ubrukelige jobber og arbeidsområder som ingen er ansvarlige for. En godt utformet matrise kan forbedre kvaliteten på organisasjonen og kontrollen over gjennomføringen av prosjekter betydelig, samt redusere antall konflikter mellom utøvere ("Jeg gjør ikke dette i det hele tatt …", "Han burde ha gjort det" dette …", osv.).

Hjelpsomme tips

Det er noen viktige ting å huske på for at RACI-matrisen skal utføre sine funksjoner og sikre effektiv forretningskontinuitet i selskapet.

1. Vurder kvalifikasjonene til ansatte når du fyller ut tabellen. Så en regnskapsfører bør ikke utnevnes som konsulent (C) på planleggingsstadiet, i det minste fordi han ikke forstår dette området.
2. Det må bare være én ansvarlig (A) per lodd. Hvis det er mer enn én, vennligst spesifiser betingelsene. For eksempel er A1 ansvarlig for å teste desktopversjonen av nettstedet, og A2 er ansvarlig for å teste mobilversjonen.
3. Enhver oppgave må ha ansvarlig og ansvarlig (i oversettelse - "Ansvarlig" og "Utfører").
4. Prøv å formulere hver oppgave så spesifikt som mulig. Bruk verb - "publisere", "forberede", "skrive", "sjekke", "oppdatere", etc. Det er tilrådelig å umiddelbart angi de nødvendige resultatene - ikke bare "Sjekk nettstedets lastehastighet", men "Sørg for at lastehastigheten er ikke mer enn 0,8 sek. på nettstedet.
5. Handlinger skal ikke gjelde for en bestemt ansatt, men for stillingen som helhet.
6. Det er bedre å kompilere RACI-matrisen i et team, basert på analysenreelle arbeidssituasjoner. Det er viktig at hver deltaker er bevisst sin rolle og oppgavene de står overfor.