Eksempel på typisk stillingsbeskrivelse for en arkivar

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Stillingen til en arkivmedarbeider kalles en arkivar. Hovedoppgaven til en spesialist på dette feltet er å etablere arbeidet til selve arkivet og sirkulasjonen av dokumentasjon i det. Slike fagfolk er nødvendig over alt hvor det er stor omsetning av offisielle papirer, spesielt i organisasjoner knyttet til forsikring, finans, og spesielt i statlige virksomheter. Hoveddokumentet som en nyansatt må vise til er stillingsbeskrivelsen til arkivaren.

Generelle bestemmelser

Bare lederen av et foretak kan godta eller si opp en arkivar. Og først og fremst må han vise til gjeldende lovgivning i landet. Instruksen skal angi personen som er nærmeste leder for spesialisten som har denne stillingen.

For å jobbe som arkivar må en person få en faglig grunnutdanning, og da kan han tas opp i en stilling selv uten erfaring innen dette feltet. Det er et alternativ somen person med videregående eller generell utdanning vil få jobb, men da må han få spesialopplæring i denne retningen. Erfaring er ikke nødvendig for denne stillingen.

Det du trenger å vite

Stillingsbeskrivelsen til en bedriftsarkivar antyder at den ansatte må ha visse kunnskaper: han er forpliktet til å studere regelverket, instruksene og hele listen over juridiske dokumenter knyttet til forv altningen av arkiver i denne organisasjonen. I tillegg må han vite hvordan han skal lagre, bruke dokumenter, samt etter hvilke standarder de aksepteres og overleveres. Hans kunnskap bør inkludere et enhetlig statlig system for kontorarbeid. I tillegg må han forstå hvordan beskrivelsene av de bevarte dokumentene er sammenstilt, hvilke av dem som må lagres permanent, og hvilke bare midlertidig, og også utarbeide handlinger angående ødeleggelsen av dem.

Stillingsbeskrivelsen til en assisterende arkivar innebærer at han skal vite hvordan arkiver arkiveres, etter hvilke regler de er utarbeidet for senere bruk og oppbevaring, hvordan journaler og rapporter utarbeides ved virksomheten. Denne personen må forstå strukturen til bedriften der han jobber, samt reglene for bruk av utstyr og alle tekniske midler som er nødvendige for å utføre arbeid i arkivet. I tillegg må han kjenne til alle interne regler og lover i organisasjonen, inkludert arbeidsbeskyttelse, brannsikkerhet, rutiner og så videre.

Ansvar

Jobbbeskrivelse av en arkivar ved en budsjettinstitusjonforutsetter at han må utføre visse funksjoner: gjennomføring av arbeid knyttet til arkivvirksomheten, oppbevaring av dokumentasjon som kommer inn i arkivet, registrering av innkommende dokumenter, utvikling av nomenklaturen og verifisering av riktigheten av arkiveringssaker før innlevering. til arkivet. Hvis det er et slikt behov, krypterer han lagringsenhetene, organiserer plassering av saker og legger dem inn i registeret.

Stillingsbeskrivelsen til arkivaren ved en medisinsk institusjon tilsier at han må utarbeide sammenfattende beskrivelser av den lagrede dokumentasjonen, distribuere den i midlertidige og evigvarende enheter. Den må føre journal og omgående ødelegge dokumenter som allerede er utløpt, og utvikle et system som gjør det mulig å raskt og enkelt finne ønsket dokument.

Andre funksjoner

Dessuten krever hans offisielle plikter hans tilstedeværelse under eksamener for verdien av dokumenter for vitenskapen og ikke bare. Han må sørge for at dokumentene forblir intakte, om nødvendig utføre restaureringsarbeid med dem. Denne spesialisten sørger også for at arkivet har alle nødvendige betingelser for normal lagring av dokumenter.

Arkiveren skal overvåke implementeringen av brannvernregler, samt bruke moderne tekniske virkemidler for arbeid med dokumenter. Han er forpliktet på forespørsel fra ansatte og besøkende i organisasjonenutstede kopier eller originaler av arkivdokumentasjon, utarbeide attester ved å bruke informasjonen som er tilgjengelig i arkivet, og utarbeide rapporter om arbeidet deres.

Rettigheter

Jobbbeskrivelsen til en medisinsk arkivar antyder at han har visse rettigheter. Han kan be om og motta dokumenter som gjelder hans arbeidsaktiviteter. Om nødvendig kan han samarbeide med spesialister fra andre avdelinger i bedriften eller fra andre organisasjoner, hvis dette vil hjelpe ham med å løse sine kompetente problemer. Hvis det er et slikt behov, kan han representere interessene til selskapet sitt i andre organisasjoner i alle spørsmål som er direkte knyttet til arkivets arbeid.

Ansvar

Jobbbeskrivelsen til en arkivar forutsetter at han er ansvarlig for manglende oppfyllelse av sine plikter og dårlig kvalitet på arbeidet, for å gi falsk eller forvrengt informasjon om oppgavene som er utført, for å nekte å oppfylle ordre fra sine overordnede.

I tillegg er han ansvarlig for situasjoner der lovbrudd, sikkerhetsbrudd eller andre handlinger som truer den normale driften av virksomheten ble identifisert, og den ansatte ikke rapporterte dem og ikke iverksatte tiltak for å eliminere problemet. Arkivaren er ansvarlig for brudd på normene for arbeidsdisiplin.

Arbeidsforhold

Jobbbeskrivelsen til en arkivar antyder at ledelsen i organisasjonen bør bestemme timene for hans arbeid i samsvar med arbeidskraftenlovgivning. Om nødvendig må selskapet gi ham en arbeidsplass som tar hensyn til alle normer og standarder, samt alt nødvendig for forretningsreiser, inkludert lokale. Han har også rett til å signere dokumenter innenfor sin kompetanse.

Konklusjon

Hoveddokumentet som en spesialist akseptert for denne stillingen bør stole på, er stillingsbeskrivelsen til en arkivar. Uavhengig av hvilken organisasjon han jobber i, er rettighetene, pliktene, funksjonene og kunnskapen praktisk t alt de samme og kan variere avhengig av behovene til en bestemt virksomhet og hvilke oppgaver ledelsen tildeler sine ansatte.

Slikt arbeid krever oppmerksomhet, utholdenhet, kunnskap om reglene for sikkerhet av viktige papirer, kunnskap om å vurdere verdien av enkelte dokumenter, samt evne til å systematisere, raskt finne og kryptere dokumenter. En viktig faktor er også å jobbe med mennesker, fordi yrket til en arkivar involverer utstedelse og mottak av forskjellig dokumentasjon, og kontrollerer riktigheten av dens kompilering og autentisitet. Bare en oppmerksom person som er klar til å jobbe med en stor mengde informasjon og representere selskapets interesser i andre organisasjoner vil kunne utføre arbeidsoppgaver korrekt og pålitelig i denne stillingen.