Administrativt personale er et nødvendig ledd i forretningskjeden

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Inntil nå mener noen gründere at administrativt personale er sløsing med penger og unødvendig byråkrati. En slik uttalelse kan imidlertid bare være rettferdig for svært små firmaer, der lederen tar på seg alt ansvaret. Faktisk er det administrative personalet et viktig ledd i næringskjeden. Det er han som organiserer virksomhetens arbeid, er ansvarlig for kommunikasjonen med omverdenen, for rettidig utførelse av kontrakter, bestillinger, overvåker mottak av betalinger.

Selv fraværet av en sekretær, kontorsjef, personlig assistent i én dag viser hvor mye administrativt personale som trengs i næringslivet. Stillingene vi nevnte ovenfor er hovedjobbene av denne typen. De er imidlertid ikke begrenset til denne typen aktiviteter. Hvem tilhører den administrative staben sammen med sekretæren? Ekspeditør, kundesentermedarbeider, kontorsjef, personlig assistent, sekretær-oversetter. Det er feil å tro at hvem som helst kan gjøre en slik jobb.etter korte kurs. For å kvalitativt organisere virksomheten til et foretak, trengs ikke bare personlige egenskaper, som diplomati, objektivitet, punktlighet.

Administrativt personell er personer som har tilgang til svært viktig informasjon, som hele virksomhetens funksjon ofte er avhengig av. Derfor er kompetent kontorarbeid, rask utskrift, nøyaktighet, pliktoppfyllelse og organisatoriske ferdigheter ganske enkelt nødvendig. I tillegg kreves det også spesialkunnskaper. Ideelt sett er administrativt personell ansatte med høyere utdanning, ikke nødvendigvis spesialisert. Hovedkravet vil være evnen til å håndtere viktig informasjon og dokumenter.

En kontorsjef må, i tillegg til et presentabelt utseende og oppførsel, også kommunisere kompetent med besøkende til bedriften, for blant dem vil det være partnere og potensielle kunder. Noen ganger er en slik spesialist også betrodd markedsføring av varer eller tjenester til selskapet. I alle fall er det han som koordinerer arbeidet med alle tjenester og kommunikasjon med hodet. Han er også ansvarlig for overholdelse av arbeidsplanen, for tidsplanen for møter og forhandlinger. En personlig assistent bistår lederen med å organisere forretningsreiser rundt i inn- og utland. Entreprenører prøver å velge for denne stillingen en person med kunnskap om fremmedspråk, forretningsetikett, kompetent og punktlig. Som regel jobber kvinner som sekretærer og assistenter, dog i motsetning tilI følge populær tro, ikke unge, men utdannede damer over 25 år. Men en kontorsjef kan være en mann, alt avhenger av bransjen. En ekstra fordel vil ikke bare være arbeidserfaring, men også faglig kunnskap innen dokumenthåndtering. Overraskende, men med all overfloden av kompetente og utdannede spesialister, unge universitetsutdannede, er det ikke en lett oppgave å finne kvalifisert administrativt personell. Tross alt er ikke bare spesialkunnskap viktig, men også personlige egenskaper: ikke-konflikt, objektivitet, evnen til å adlyde og lede, organisatoriske ferdigheter.