Betale reisegodtgjørelse: hva du trenger å vite om det?

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Betaling av reiseutgifter er ikke bare en mulighet til å reise på bedriftens regning, men også et ansvar som legger en rekke begrensninger på bevegelsesfriheten fra den ansattes side. Noen mener at gratis reiser og et minimum av arbeid er noe å strekke seg etter når en arbeidsgiver tildeler ansvar for oppgaver utenfor byen eller landet. Så kult: du kan slappe av og kjede deg litt på konferanser. Men ikke alt er som det så ut ved første øyekast.

Hva kan betraktes som en forretningsreise?

I henhold til artikkel 167 i den russiske føderasjonens arbeidskode er en forretningsreise en reise for en bestemt periode på bekostning av arbeidsgiveren for å utføre offisielle oppgaver utenfor kontorets "vegger". En forutsetning er å krysse grensen til landet, det vil si å reise til en annen by er ikke en forretningsreise. I dette tilfellet regnes avreise- og ankomstdagene som obligatoriske for inkludering i denne reiseperioden. Den ansatte sitter igjen medkontor, men arbeidsplanen utenfor landet er ikke fastsatt av avsenderselskapet.

Det er også tillatt å vurdere som en forretningsreise i unntakstilfeller de reiser som krever en reise til en naboby. Denne regelen gjelder de stillingene som ikke innebærer konstant behov for å krysse grensen, for eksempel en drosjesjåfør. Han kan reise ut av byen hver dag, men tiden på veien dit regnes ikke som en forretningsreise. Situasjonen er annerledes med tjenestemenn som har jobber på kontorer, og noen ganger må de reise til en annen by for å forbedre sine ferdigheter og ta kurs. Alle utgifter dekkes av arbeidsgiver, da dette ligger innenfor hans kompetanse, og arbeidstakers rett til å nekte testing og studier er ivaretatt.

Ytterligere reiseforskjeller

Å reise til utlandet innebærer noen unntak fra reglene. De er hovedsakelig knyttet til tid og tidskostnader. Anta at en ansatt sendes til et annet land, hvor han må bo i en uke for å ha tid til å besøke en utstilling eller bli kjent med de nye produktene til en leverandør. Flyet er forsinket, og den ansatte blir tvunget til å bli i et annet land med egne penger:

• Betal for et hotellrom.
• Eat.
• Bruk transport innenfor landet/byen.
• Ha nødvendige forsyninger for pleie og hygiene.

Alle utgifter må dekkes av sjekker og kvitteringer, slik at man senere, etter tilbakekomst på jobb, kan forsterke materiell støtte tilrefusjon. Hvis vi snakker om en reise til en annen by, utbetales reisegodtgjørelsen kun delvis - transport og mat.

Hva nøyaktig betaler firmaet for?

Bedriften bærer alle reiseutgifter til en eller en gruppe ansatte. Prisen inkluderer ikke bare reise, overnatting, billetter og besøk til enkelte museer eller utstillinger. Reisegodtgjørelse inkluderer også obligatoriske betalinger:

• Helseforsikring.
• Personlig forsikring.
• Betaling for bagasje og tilhørende forsikring.
• Erklæring av det krevde beløpet.
• Forsikringspremier for leiebil (hvis den ansatte ikke har person- eller firmabiler).

Helger er også tatt hensyn til, siden en person er tvunget til å være på oppdrag utenom arbeidstid i forbindelse med pålegg om å gå. Betaling for tjenestereiser i helgene beregnes separat og reflekteres i regnskapet som engangsutgifter eller daglige utgifter. Dette er nødvendig slik at en person kan spise noe og bevege seg rundt. Resten av overskuddet (å gå på teatre, museer, kafeer, restauranter, shopping) sørger den ansatte for seg selv.

Prosedyre for utbetaling av reisegodtgjørelse: når utstedes og returneres pengene?

For det første bør det gis pålegg til en ansatt som etter overordnedes vurdering er kompetent i saker som må løses i utlandet. Dette skal være tjenestemenn som oppfyller visse forpliktelser og oppfyller utvelgelseskriteriene for stillingen. Med andre ord, hvis en ansatt ikke kjenner en utenlandskspråk, er myndighetene forpliktet til å betale ham en tolk, om nødvendig for å forhandle med det inviterende selskapet. Etter å ha gjennomgått bestillingen, signerer den ansatte den og mottar et forskudd for bestilling av billetter og leie av hotell senest 24 timer før avgang.

Viktig! Forskuddet skal utgjøre 50 % av beløpet som er tildelt reisen. Den skal dekke alle utgifter som dekkes under utenlandsoppholdet. Betaling av daglige reiseutgifter gjelder ikke for mobilkommunikasjon og mobil Internett-trafikk.

Resterende halvparten av beløpet vil bli brukt til å beregne de resterende utgiftene på nytt, som vil bli vurdert som uforutsette eller ekstra. Den ansatte sørger for sjekker for dem, og først ved hjemkomst kan han regne med erstatning for tap. For eksempel ble det gitt en sjåfør som sørger for transport. For ham tildeles en egen reisegodtgjørelse for reparasjon av maskinen, utskifting av deler, rekvisita og tanking. En annen ansatt kan ikke kreve refusjon for transportkostnader, ettersom en overføring og en personlig sjåfør tilbys.

Et annet tilfelle, hvis billetter ble bestilt, men flyet ble forsinket. Arbeideren ble raskt ringt tilbake og måtte kjøpe bussbilletter for egne penger. Da dekkes kostnadene. Når det ikke er penger i det hele tatt, sender selskapet dem til mottakerens konto på den raskeste og mest praktiske måten.

Når er det gunstig for den reisende?

Å reise i jobb er ikke alltid forbundet med personlige utgifter. Det ertilfeller der avsender refunderer kostnadene for mat, og den ansatte forblir "in the black". Dette gjelder de øyeblikkene hvor vertsselskapet betaler alle matutgifter på hotellet der personen bor, eller brukt av personlige penger (gjesten ankommer huset/leiligheten). Samtidig returneres 50 % av kostnadene til borgerens mat uten at det er nødvendig å fremvise kvitteringer for kjøp av mat eller tilberedt mat på restauranter og kafeer.

Dette er lovfestet, og skyldes at en person har rett til å nekte mat som er uønsket for ham av helsemessige årsaker. Derfor kan han kjøpe noe etter smak og behov, men betaling for reisedager vil skje på den måten loven foreskriver. Noen ganger kan utgifter dekkes etter gjensidig avtale mellom den ansatte og sjefen.

Betaling av reisegodtgjørelser: reiser og kommunikasjon i helgene

Hvis en person blir tvunget til å utføre arbeidsaktiviteter i helgene, for eksempel inngåelse av kontrakter eller signering av dem, må mobilkommunikasjon betales. Slike uforutsette, men forventede utgifter kan bli helt eller delvis dekket etter felles avtale. I praksis hender det ofte at en forretningsreise til utlandet kan inneholde ikke bare en annen tidssone, men også ukedager eller årstider.

1. Dersom en ansatt ble sendt til USA, hvor søndag regnes som en arbeidsdag, vil utgiftene for dagen bli refundert med 100 % beløp. Men ikketillit bør neglisjeres, for dette må også bevises.
2. Dersom den reisende er på vei til Sør-Afrika, er det også tatt hensyn til sesongvariasjoner og årstider. For eksempel, "fra vinter til vår" å fly med kofferter med vinterklær er en ekstra mengde utskiftbart undertøy for den varme årstiden. Betalingen for bagasjeoppbevaring deles i to dersom partene er enige: den ansatte tar ikke mange ting - lederen betaler, det er en selvrisiko på grunn av den ansattes feil - kostnaden for det.

Det samme skjer i andre saker, når det er uenigheter og kontroversielle spørsmål om kostnader. Noen ganger innebærer betaling av reisedager at det skjer en eksepsjonell forekomst på grunn av selskapets feil, men dette faktum bør også bevises overfor den ansatte. Det er viktig å ta hensyn til noen andre forhold som påvirker skillet av forpliktelser.

Wages

Må sjefen betale lønn mens den ansatte er i utlandet? Dette er et kontroversielt spørsmål, siden den ansatte allerede utfører sine aktiviteter og mottar fradrag. På den annen side bruker han fritiden, som han kan tilbringe med familien eller på ferie fra jobb. Og i stedet blir han tvunget til å jobbe i helgene, men kun på bekostning av fradrag for reisen.

Siden helgereisegodtgjørelsen kun er delvis, bør du betale den ansattes arbeidstimer, og vurdere hans bidrag til utviklingen av selskapet til grunnsatsen i henhold til den inngåtte arbeidskontrakten. Lønnen skal ikke påvirke tilleggsreiser dersom det er til selskapets beste, ogen person er forpliktet til å oppfylle sine fullmakter. Men motivet kan være en speilsituasjon, når overtid på tjenestereise kan påvirke størrelsen på engangsbeløpet. Dette betyr at dagpengene, etter del 1 av art. 168 i den russiske føderasjonens arbeidskode, legges til lønnssatsen.

Hva påvirker dagpenger i ulike organisasjonsstrukturer?

Utbetaling av dagpenger avhenger ikke av land og bosted til en person. I henhold til avgjørelse fra Høyesterett nr. CAS 05-151 av 26.04.2015 dekkes dagpengeutgifter i sin helhet frem til avreise. Hvis de ble overskredet, er de pålagt å bli refundert av ledelsen. Dette er «lommeutgifter» som er nødvendige for å utføre arbeid utenfor fast tjenestested i forbindelse med arbeidsmomenter eller offisielle oppdrag. Det er verdt å merke seg at pengene betales over det generelle budsjettet, som utgjør statens fond.

Hvis en ansatt tilhører en budsjettorganisasjon, så har den et eget fond som det kommer penger fra til slike utgifter. Vi snakker om innenriksdepartementet - de sosiale og medisinske aspektene ved denne organisasjonen er fullt ut levert av staten, har ingenting å gjøre med forsikringsfond og sørger for innbyggere som jobber i ikke-statlige stillinger.

Her avhenger betalingen av reiseutgifter i budsjettinstitusjoner helt av statens type ledelse og tilgang på enheter. Når det gjelder militærtjeneste er fradragene noe høyere enn i ikke-statlige strukturer eller private bedrifter. «Siden plikten og oppgaven for den ansatte er landets oppgave, så utgiftenelandet betaler.»

Reiseavgifter

Følgende lov gjelder for gjeldende rapporteringsperiode: det er ingen minimums- og maksimumsgrenser for organisasjoner, det vil si at hver bedrift kan sette sin egen betalingsgrense for å gi en ansatt en dag utenfor arbeidsplassen. Men hvis han reiser noen timer, betales dagpengene i sin helhet, siden dette ikke er en fordel, men en kostnadsdekning.

Små bedrifter prøver å begrense seg til en dagpenger på 700 rubler, fordi beløpet ikke beskattes i samsvar med paragraf 3 i art. 217 i den russiske føderasjonens skattekode. Personlig inntektsskatt vil måtte holdes tilbake fra beløpet som utgjør differansen utover det fastsatte minimum.

Viktig! Hvis en ansatt sendes til utlandet, er skattefrigrensen 2500 rubler. Betaling for reiseutgifter i en budsjettinstitusjon utføres på nøyaktig samme måte.

Eksempel på beregning av fradrag fra daglige betalinger

Anta at Mr. Petrov dro på forretningsreise i 5 dager, hvorav 2 dager f alt på helgen. Han har rett til 1000 rubler for hver dag tilbrakt i en annen by, som bestemt av myndighetene. Av disse 5 000 rubler er beløpet lik 5700=3 500 rubler ikke beskattet. De resterende halvannet tusen er gjenstand for beskatning og betaling av forsikringspremier.

Når du reiser til utlandet de samme 5 dagene, mottar en person 3000 rubler per dag. Av de 15 000 rubler gjenstår beløpet på 2 500 rubler, som er underlagt personlig inntektsskatt ogbidragene. I dette tilfellet er det i alle fall ikke nødvendig å fremvise sjekker og kvitteringer.

Hvilke dokumenter skal presenteres?

Umiddelbart er det verdt å starte med transport – reiser du med privatbil, utsteder regnskapsavdelingen en fraktbrev hvor det utstedes sjekker og kvitteringer for betaling av drivstoff og annet forbruksmateriell. Billetter til fly, tog og busser bør oppbevares til du kommer hjem. Pass med grensepasseringsmerker bør også fotokopieres for vedlegg på fraktbrevet. For byturer i landet må du utstede rapporter på oppdrag - dette er et ark som gjenspeiler tjenestelisten over forpliktelser.

Hvis hotellet ble bestilt personlig av en ansatt, bør du finne ut på forhånd om de har skjema nr. 3-G for utstedelse til gjester. Ellers vil overnatting være på bekostning av den ansatte, siden KKM ikke er nødvendig av slike organisasjoner. Når du utsteder et notat (for budsjettorganisasjoner), bør du i tillegg legge ved billetter med dato for avreise og ankomst. Utbetaling av reisegodtgjørelse i helger kan bli tvunget til dersom det utarbeides en lokal lov og pålegg i T-9-skjemaet undertegnes. Disse dokumentene har forrang over lovene som veileder regnskapsførere. De må først tas i betraktning for ikke å betale for mye reisekompensasjon.

Hovedforskjellen mellom budsjettmessige og private virksomheter er den obligatoriske forsørgelsen til en ansatt som er "gjennom feil" til ledelsen utenfor landet. Det er viktig å gjøre alt slik at den ansatte kan rettidig og nøyefullføre alle oppgavene til selskapet. Private firmaer er sjelden interessert i slike betalinger, siden det alltid er ytterligere dokumentasjon som skal fylles ut og skattebetalinger skal trekkes fra. Sjekk derfor på forhånd alt som vil bli utstedt og signert i ditt navn. Finn også ut hvilke organisasjoner utenfor byen eller landet som utsteder de relevante dokumentene. Noen ganger er det ganske vanskelig å få en billett i offentlig transport for å bevise at det er en reise i offisiell virksomhet.