Eksempler på fremdriftsrapporter. Hvordan skrive en rapport

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Det er ingen slik leder som minst en gang i året ikke krever at sine underordnede rapporterer om hva som er gjort. Og problemet er at med rutinemessig ansettelse ser det ut til å være en ganske vanskelig oppgave å utvikle et slikt dokument. Og av en eller annen grunn er vi flaue over å be om eksempler på rapporter om arbeidet som er gjort fra myndighetene. Hva om han bestemmer seg for at vi ikke samsvarer med stillingen vi har?

Hvem trenger det

Dette spørsmålet stilles av utøveren som fikk oppgaven å rapportere. Som oftest føler ansatte i bedrifter seg nesten støtt av slike krav. Men alt har en mening.

For det første trenger utøveren selv rapporten om arbeidet som er utført. Ikke en formell, men en interessert holdning til denne prosessen vil tillate deg å finne flaskehalser og svakheter i dine kvalifikasjoner. Så retningene det er mulig (og nødvendig) å utvikle seg i, bestemmes. Tross alt lærer vi alle av feilene våre.

For det andre trenger lederen det. Rapporten om utført arbeid lar deg objektivt vurdere kvaliteten oghastigheten på å løse oppgaver. Takket være dette dokumentet vil mange spørsmål forsvinne - fra det mest primitive "hva gjør du hele tiden" til det komplekse "hvorfor skal jeg bytte datamaskin til en mer moderne". Fordi rapporten vil indikere at det tar lang tid å lagre endringer i dokumentet. Og det er ikke avhengig av utøveren - utdatert kontorutstyr kan ikke fungere raskere. Det er faktisk derfor det ser ut til at den ansatte drikker te hele tiden - han venter bare på at operasjonen skal fullføres.

Og spørsmålet: "Hvorfor må jeg skrive en rapport om månedens arbeid?" i seg selv er feil. Fordi akkumulering av statistisk informasjon og fylling av databaser gir mening for strateger, og ikke for operative ansatte. Det er bare lettere for dem å løse et problem enn å snakke om metoder for å løse det.

Hva skal jeg skrive

Eksempler på fremdriftsrapporter viser at du trenger å skrive svært detaljert. Uansett hva som ser ut til å være en liten ting eller en liten gest kan være et nøkkelelement i utførelsen av spesifikke funksjoner. Men forståelse av dette kommer først etter å ha studert flere skriftlige rapporter.

Hvis arbeidet er av rutinemessig karakter, for eksempel avstemming av dokumenter og identifisering av inkonsekvenser, så er det fornuftig å utvikle et tabellskjema. I dette tilfellet, igjen, bør tabellen først være veldig detaljert og inneholde mange kolonner; over tid vil behovet for noen sp alter forsvinne, og rapportens form vil få et norm alt (les - rimelig) utseende.

Bi en rekke tilfeller, når man utarbeider en rapport om utført arbeid (for eksempel lærere), er det umulig å formelt nærme seg spørsmålet om introspeksjon. Faktisk, i tillegg til den planlagte pedagogiske og metodiske belastningen og studiet av nødvendig materiale, er skolen også engasjert i pedagogiske aktiviteter. Dette krever en spesiell tilnærming til utarbeidelsen av dokumentet: det er nødvendig å forstå årsakene til å henge etter en rekke studenter, for å finne måter å interessere barn i faget deres. Og samtidig bør vi ikke glemme suksessrike (og til og med begavede) skolebarn.

Rapporter mål

For korrekt sammenstilling og minimum tidskostnader er det helt fra starten nødvendig å ta stilling til hvilket formål og hvorfor det skrives en rapport om årets arbeid. La oss nevne de mest populære:

- begrunnelse for den reelle fordelen med en bestemt stilling i organisasjonen;

- bekreftelse på kvalifikasjonene til en ansatt;

- demonstrasjon av effektivt arbeid til ledelsen;

- mottar finansiering for neste rapporteringsperiode;

- innhente samtykke for utvikling av en retning (idé);

- begrunnelse for å bruke tildelte ressurser og økonomi osv.

Den velkjente formuleringen - den korrekte problemformuleringen gir 50 % av løsningen - fungerer også i dette tilfellet. Jo bedre vi forstår hvorfor en rapport er nødvendig, jo lettere er det for oss å skrive den. Opp til det faktum at dokumentet "for show" ikke krever en kreativ tilnærming fra oss i det hele tatt. Og tidkrevende.

Dokumentstruktur

Hvis selskapet ikke harutviklet rapporteringsskjema, så må du utvikle det selv. Når du kjenner til formålet med dokumentet, er det nødvendig å tenke over strukturen. Eksempler på fremdriftsrapporter tyder på at en klar og enkel oversikt er nødvendig.

Helt i begynnelsen bør formålet og logikken i informasjonspresentasjonen forklares. Forklar rekkefølgen på presentasjonen og lag en innholdsfortegnelse. For tabellen er det nødvendig å gi korte forklaringer hvorfor en slik form ble valgt.

Innenfor seksjoner og underseksjoner bør man også holde seg til enhet i presentasjonen. Så dokumentet vil være mer forståelig, som et resultat er det lettere å oppfatte. I en rapport over lang tid er illustrasjoner i form av diagrammer og grafer ganske passende, noe som vil lette oppfatningen. Men her må du overholde regelen "gyldne middelvei": solid tekst, så vel som utelukkende visuelle materialer, slites veldig raskt.

Styling

For en vanlig ansatt er kanskje det vanskeligste å skrive terminologi og formuleringer. En bombastisk rapport vil se unaturlig ut og vil forårsake en negativ reaksjon fra ledelsen. For enkle ordlyder (for eksempel 25 dokumenter som er ubrukt) vil også avvise leseren.

Men maler bør unngås. Det eneste unntaket er dokumentet som ingen noen gang vil lese. Noen ganger støter vi på slike problemer, men i denne artikkelen er vi interessert i ekte (ikke proforma) rapporter.

I alle fall bør du ikke bare snakke om prestasjoner. For å fremheve demdet er nødvendig å snakke om vanskelighetene som måtte oppstå i løpet av arbeidet. Blant annet er kompleksitetsanalyse mat til ettertanke om arbeidsoptimalisering for ledere. Eksempler på fremdriftsrapporter indikerer at du ikke bør bruke vage setninger som «utilfredsstillende tilstand», «vanskeligheter» osv. Det er bedre å kalle alt ved sitt rette navn: «ødelagt kopimaskin», «manglende tilgang til Internett». «manglende eller utidig mottak av informasjon fra den tilknyttede avdelingen. Alt dette gjør at vi kan vurdere den nåværende situasjonen i selskapet på en adekvat og objektiv måte.

Evaluering av resultater

Hvert resultat må sikkerhetskopieres med tall. Slik konkretisering gir en forståelse av dynamikken i utviklingen.

I tillegg er det nødvendig å sette kriteriene for å evaluere resultatene. Vil det være forrige rapporteringsperiode (hvis det for eksempel er en kvartalsrapport) eller omvendt prosentandelen av oppnåelsen av målene som er satt, er det opp til forfatteren av dokumentet.

Generelt kan indirekte indikatorer fortelle mye om prosessen med å løse oppgavene. Det er også et vell av informasjon her for videre analyse. Fra å bestemme lønnskostnader til å forstå riktigheten av å sette mål.

Fra problem til løsning

De fleste rapportene er skrevet på fremdrift-for-fremdrift-basis. Et dokument som tydelig viser problem-løsning forholdet er mer fordelaktig. Leseren forstår umiddelbart hvilke metoder og teknikker (om nødvendig)utøveren utnyttet den rettidige og høykvalitets fullføringen av oppgaven.

Den enda mer detaljerte kjeden "et spesifikt problem - dets årsaker - sette mål - en løsning" antyder umiddelbart behovet for å presentere en daglig rapport i tabellform. Dessuten er navnene på grafene allerede kjent. Informasjon presentert på denne måten er enkel å lese og analysere.

Presentasjon av kvantitative indikatorer

I tilfeller hvor rapporten hovedsakelig består av numeriske data, kan tabellformen bare være svært vanskelig å forstå. En kontinuerlig strøm av tall tretter leseren bokstavelig t alt etter noen minutter. En annen ting - fargerike diagrammer og grafer. De er klare, forståelige, enkle å lese.

Hvert diagram må kommenteres. I tillegg er det nødvendig å angi hvordan de ulike grafene henger sammen; Å forklare årsak-og-virkning-sammenhengene vil lette analysen av rapporten ytterligere.

Hvis materielle ressurser ble brukt under arbeidet, bør du ikke bare liste dem alle. I stedet bør de oppnådde fordelene oppføres. En tørr setning: "Kontorutstyr kjøpt" vil høres helt annerledes ut hvis du skriver: "2 jobber ble opprettet, som gjorde det mulig å øke produksjonen til avdelingen."

Hvordan utstede et dokument

Til tross for at det ikke finnes en enkelt form for sammenstilling, kan det utarbeides en rapport om arbeidet som er utført i henhold til GOST, som definerer de viktigstevitenskapelige kriterier. Den spesifiserer kravene til formatering, skrifttype og størrelse osv.

Når det gjelder lesbarheten til dokumentet, er det noen tips:

- prøv å ikke ha mer enn 5 setninger i ett avsnitt;

- nøkkelindikatorer kan utheves med skrift eller farge;

- bryte teksten slik at tabellen eller grafen ikke tar opp hele siden; sørg for å la plass til kommentarer på dem;

- skriv et klart og konsist sammendrag av rapporten.

Disse tipsene vil bidra til å lette oppfatningen av rapporten din, noe som betyr at de i utgangspunktet vil sette opp leseren for en lojal holdning til forfatteren av dokumentet. Tenk deg at du er sjefen. Og lag rapporten på en måte som vil være nyttig og interessant for deg å lese.