Eksempler på regulering av samhandling mellom avdelinger, eksempler

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Hver virksomhet har lokale dokumenter som regulerer virksomheten. En av de mest betydningsfulle er reguleringen av samhandling mellom avdelinger (et eksempeldokument vil bli beskrevet nedenfor). For lederen av organisasjonen er det et effektivt styringsverktøy. La oss vurdere i detalj et eksempel på regulering av samhandling mellom avdelinger.

Requirements

Hva bør forskriften være? Samspillet mellom avdelingene for regnskap og økonomisk tjeneste, personelloffiserer og bosettings- og planleggingsenheten, andre strukturelle enheter i foretaket er uunngåelig i aktivitetsprosessen. Samtidig skal kontakten til ansatte sikre gjennomføring av oppgavene som er satt på kortest mulig tid. Et utvalg av reguleringen av samhandling mellom avdelinger bør først og fremst være tilgjengelig for utøvere. Hvis den ansvarlige for utviklingen skriver ned alle bestemmelsene, men underordnede ikke kan forstå noe, vil det ikke være noen mening i dokumentet. I denne forbindelse danner en prøveforskriftsamhandling mellom avdelinger, tre nøkkelprinsipper bør tas i betraktning:

1. Dokumentet er satt sammen basert på forretningsprosessmodellen. Kvaliteten på regelverket vil avhenge direkte av ordningens grundighet.
2. Dokumentstrukturen bestemmes av prosessmodellen. Alle punkter i ordningen skal være til stede i regelverket.
3. Presentasjonen av informasjon skjer på et offisielt, tørt språk. Det anbefales å bruke korte enkle setninger i teksten til dokumentet. Bestemmelser bør utformes entydig. Alle forkortelser og termer må staves.

Goals

Eksempelregulering av samhandling mellom avdelinger gir:

1. Etablere og opprettholde orden i utarbeidelse av dokumentasjon, effektiv kontakt mellom strukturelle enheter.
2. Forebygging av konfliktsituasjoner i teamet. Hvis ordninger for samhandling for arbeid er fastsatt på forhånd, andelen av deltakelse av en eller annen ansatt i prosessene, vil det ikke oppstå tvister.
3. Rask inntreden i teamet av nykommere. Forskriften hjelper til med å forstå strukturen i interaksjoner, angir hvilke dokumenter som skal brukes av den ansatte, hvilke tjenester han vil kontakte.
4. Disiplinkontroll.
5. Raskere overføring av saker til en annen ansatt (ved avreise eller ferie).
6. Forebygging av tap av økonomiske, menneskelige og tidsmessige ressurser.

Structure

Hva er reguleringen av samhandling mellomavdelinger kan anses som riktig utformet? Vanligvis inneholder et dokument følgende deler:

1. Generelle bestemmelser.
2. Definisjoner, termer og forkortelser.
3. Beskrivelser av prosesser.
4. Ansvar.
5. Kontroll.

Lovgivning, GOST-er og andre dokumenter kan tjene som kilder til definisjoner. Sistnevnte inkluderer spesielt ordre fra departementer, avdelinger, regjeringsdekreter. Samtidig bør henvisninger til forskriftsdokumenter, hvor bestemmelsene ble benyttet, tas inn i regelverket for samhandling mellom avdelinger. Spesielt utvalget for helseinstitusjoner inneholder indikasjoner på pålegg fra Helse- og sosialdepartementet, Helsedepartementet i regionen.

Application

Den inneholder vanligvis en grafisk modell av forretningsprosessen. Det er avbildet som et diagram som består av flere blokker. Det grafiske bildet kan lages ved hjelp av PC-programvareprodukter. Ordninger gjenspeiler en spesifikk prosedyre for gjennomføring av visse oppgaver. Visualisering er mer praktisk enn tekst. Diagrammet viser tydelig begynnelsen av prosessen og hvert trinn, forholdet mellom dem og det endelige resultatet. Denne modellen brukes ofte av utviklerne av regelverket for samhandling mellom avdelinger i selskapet i henhold til 223-FZ. Ordningen fremhever slike nøkkelparametere som utganger og input, deltakere og klienter. Hvis en nybegynner blir kjent med en slik modell, vil han umiddelbart forstå detaljene i prosessen og være klar til å implementere en spesifikk oppgave.

Instruksjoner

På det første trinnet må du bestemme dokumentets emne og ansvarlige personer, dvs. hvemutarbeider og hvilke forskrifter. Spesielt samhandling mellom regnskapsavdelinger utføres etter en oversiktlig ordning, nedfelt i lovverket. I denne strukturelle enheten er det alltid den viktigste personen som er ansvarlig for etterlevelse av rapporteringskrav. Han kan bli ansvarlig for å utarbeide regelverket for samhandling mellom avdelinger. Et eksempeldokument bør diskuteres av alle ansatte. For dette arrangeres en generalforsamling. Dersom dokumentet regulerer en prosess der interessene til flere enn to avdelinger kolliderer, er det viktig å involvere nøkkelmedarbeidere i diskusjonen. Den ansvarlige for utviklingen bør forklare kollegene viktigheten av å implementere reglene.

Beskrivelse av prosesser

Volumet vil avhenge av kompleksiteten til interaksjonen. Hvis prosessen er enkel, og den ansatte som er ansvarlig for den forstår alle stadiene av implementeringen godt, kan han selv utarbeide en arbeidsplan med andre strukturelle enheter. Etter det bør han diskutere dokumentet med resten av deltakerne. Hvis forretningsprosessen er kompleks, utvikler hver ansatt sin egen del av modellen. Deretter er alle prosjekter sammenstilt og diskutert. I løpet av kjennskap til grunndokumentet kan alle interesserte ansatte foreslå visse rettelser og tillegg. Deretter overføres reglene for samhandling mellom avdelinger i selskapet til lederen.

Statement

Det kan gjøres direkte. I dette tilfellet signerer hodet selv reglene for samhandling mellomavdelinger i selskapet. Et eksempeldokument kan også godkjennes indirekte. I dette tilfellet gir lederen en ordre. Registreringsdataene til forv altningsloven føres inn i godkjenningsstemplet.

Spesifikt for arbeidet til den ansvarlige personen

I noen organisasjoner er stillingen som kvalitetssjef gitt i staten. I praksis er det utviklet visse stadier av dokumentutarbeidelse. De skal følges av lederen som utarbeider reglene for samhandling mellom avdelinger. Eksempel på grunnleggende trinn:

1. Definer prosesser.
2. Bygge et diagram.
3. Detaljert beskrivelse.
4. Skriver tekst.

Ansvarlig spesialist studerer timeplanen til ansatte i ulike avdelinger. Dette er nødvendig for å utarbeide en beskrivelse av standardsituasjoner som inngår i regelverket for samhandling mellom avdelinger. Eksempel: "Bensinstasjonen inspiseres ved hjelp av tekniske midler som… En rapport genereres ved fullført inspeksjon."

Definere det endelige målet

Den som er ansvarlig for å utarbeide regelverket må ha peiling på alle prosesser, kjenne til ansattes plikter, ha passende kvalifikasjoner og profesjonalitet. Formålet med dokumentet skal være tydelig for ansatte. Ellers vil implementeringen av regelverket være en ekstra belastning for de ansatte.

Optimalisering og design

Omfattende studie av prosessene som foregår i bedriften, lar deg identifiseresvake punkter. Analyse av situasjoner, resultater, operasjoner gjør det mulig å optimalisere aktiviteter. Dette lar oss igjen danne flere scenarier for videre utvikling. Så bedriften kan la alt være som det er, lage en ny arbeidsmodell eller korrigere den gamle.

Nyances

Det er viktig at hver ansatt tydelig forstår hva han trenger å gjøre og hvordan de oppnådde resultatene vil påvirke inntjeningen hans. Derfor er det nødvendig å diskutere forskriften før den godkjennes. Nøkkelrollen i utarbeidelsen av dokumentet er selvfølgelig tildelt lederen av arbeidsgruppen (prosjektet). Oppgaven til denne spesialisten er å reise kritiske spørsmål. Han må kunne presentere en tydelig prosessmodell. Hver deltaker ser bildet med egne øyne. Det må være en felles forståelse. Hver deltaker må forklare ansvaret for å lage regelverket. I de fleste tilfeller er teamene skeptiske til implementeringen av et slikt dokument. Avhengig av prosessens kompleksitet, tar innføringen av regelverk 4–12 måneder.

Introduksjonsfunksjoner

For å innføre en ny forskrift må du:

1. Gjenkjenne tidligere dokumenter som ugyldige.
2. Introduser nye lokale lover for å aktivere forskriften.
3. Utvikle dokumentene som er nødvendige for å bruke de godkjente reglene.
4. Fine eller implementer nye moduler med automatiserte infobaser.
5. Lag former for ikke-standardiserte dokumenter.
6. Endre eller supplere bemanningentidsplan.
7. Finn kandidater til nye stillinger, utnevne eller overfør arbeidere.
8. Lær utøverne de nye reglene.
9. Utføre oppsøkende kontakt til ansatte.
10. Utfør en prøveimplementering av forskriften.
11. Korriger teksten basert på resultatene av eksperimentell utførelse.
12. Iverksett den endelige versjonen av dokumentet.
13. Definer prosedyrer for kvalitetskontroll av forskriften.

Etter at tiltak for gjennomføring av dokumentet er fastsatt, gir lederen pålegg. Det skal bemerkes at på grunn av varigheten av hendelsene, vil datoen for godkjenning og direkte ikrafttredelse av forskriften avvike. La oss vurdere de viktigste feilene ansatte gjør når de sammenstiller et dokument.

Inkonsistens med praksis

Det er viktig å overlate regelverket til en ansatt som er direkte knyttet til arbeidsaktivitetene i virksomheten. Anta at organisasjonen har blitt veldig stor. Ledelsen har godt råd til å danne en spesiell tjeneste, hvis oppgaver vil omfatte å løse utviklingsspørsmål. Følgelig vil avdelingen sette oppgaven til å beskrive alle prosessene i virksomheten. Men hensikten med denne begivenheten er uviktig for dem. Dersom regelverket er laget av personer som ikke er involvert i reelle aktiviteter, vil ikke den ansatte som forv alter det gjennomføre ordningen. Følgelig gir ikke dokumentet mening å fungere.

Mangel på fleksibilitet

Mange ansvarlige personer streber etter maksim altdetalj. Denne situasjonen er forårsaket av uvitenhet om forskjellene mellom utarbeidelse av forskrifter og beskrivelse av reelle produksjonsprosesser. Hvis oppgaven er å automatisere operasjoner, er detaljeringen deres ment å hjelpe ansatte. Behovet for reguleringer oppstår når mange mennesker er involvert i produksjonen. Handlingene deres er ofte duplisert, men hver person tolker denne eller den operasjonen på sin egen måte. Forskriften tar sikte på å løse tvister. Det bør huskes at de ansatte i organisasjonen må ha en viss handlefrihet, slik at de kan ta en eller annen beslutning avhengig av situasjonen. For eksempel kan en kunde besvares umiddelbart i stedet for etter en tid.

Stort volum og kompleksitet av tekst

Regler bestående av 5-7 sider anses som optimale. Samtidig bør innholdet være romslig, men kortfattet. Det anbefales ikke å bruke komplekse, flerdelte setninger. Teksten må være forståelig. I tillegg bør du være oppmerksom på vilkårene. Du bør ikke erstatte begreper med synonymer, bruk forkortelser uten dekoding.

Interaksjon mellom informasjonssikkerhet og IT-avdelinger

For øyeblikket, i mange virksomheter, er kontaktene til disse tjenestene svært vanskelige. Vanskeligheter er knyttet til interne konflikter i IT- og informasjonssikkerhetsavdelinger. Det er flere alternativer for å sikre et effektivt samarbeid. Den første og enkleste er tilstedeværelsen av ansatte (en eller flere) som spesialiserer seg på informasjonssikkerhet innenfor informasjonsteknologitjenesten. Samhandlingsregler mellom IT-avdelinger ogIB i dette tilfellet reflekterer typiske tilnærminger til samarbeid. Organiseringen av arbeidet utføres ut fra den rådende stereotypen om at informasjonssikkerhet er en del av tilbudet av informasjonsteknologi. Hvis det ikke er konflikter mellom disse tjenestene ved virksomheten, kan lederen tenke på å arrangere informasjonssikkerhetstjenesten som en egen struktur for IT-avdelingen. Følgelig vil det være nødvendig å bevilge flere ressurser, inkludert økonomiske, for å sikre slike aktiviteter.

Typisk eksempel

De generelle bestemmelsene spesifiserer:

1. Formålet med dokumentet. Som regel er det en slik setning: "Denneværende forskrift bestemmer fremgangsmåten …".
2. Omfang. Forskriften kan gjelde for arbeidere eller anlegg.
3. Reguleringsdokumenter som loven ble utviklet i henhold til.
4. Regler for godkjenning, justering, kansellering av forskrifter.

I avsnittet "Termer, forkortelser, definisjoner" er begrepene brukt i dokumentet gitt. Alle forkortelser må staves. Begrepene skal angis i alfabetisk rekkefølge. Hvert konsept er angitt på en ny linje i enheter. h. Definisjonen av begrepet er gitt uten ordet "dette", gjennom en strek. I delen "Prosessbeskrivelse" er det gitt en trinn-for-trinn-beskrivelse. Det er tilrådelig å innføre underavsnitt. Hver av dem vil tilsvare et bestemt stadium. Den samme delen angir de ansatte som er involvert i utførelsen av visse operasjoner. Ikke bare handlinger beskrives, men også resultatet deres.

Ansvar og kontroll

Forskriften bør inneholde en indikasjon på muligheten for å iverksette sanksjoner overfor personer som ikke følger bestemmelsene. Ansvar er tillatt etter loven. Det kan være kriminelt, administrativt eller disiplinært. Det er obligatorisk å angi fullt navn og stilling til den ansatte som overvåker implementeringen av regelverket.