Korrigerende handling er Definisjon, funksjoner og prinsipper

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Ikke skynd deg å lukke siden når du ser de kjedelige "korrigerende handlingene" sammen med de veldig triste bokstavene "QMS". Ja, vi er enige, når det gjelder graden av kjedelighet i øynene til ansatte i selskaper med et kvalitetsstyringssystem, er det bare arbeidsvern som kan argumentere. I mellomtiden er QMS det mest effektive og tidstestede systemet med en lys historie og geniale implementeringsverktøy. Et av systemets nøkkelverktøy er korrigerende tiltak.

Definisjoner og avklaringer

Korrigerende tiltak er handlingen som tas for å eliminere årsakene til avvik. I dette tilfellet er stikkordet "grunner". Alt må med andre ord rettes opp slik at slike inkonsekvenser aldri oppstår igjen i fremtiden.

Avvik er et avvik fra etablerte krav. Merk at i QMS er det ikke plass for slike ord som "feil", og dette er veldiggrunnleggende. Uttrykket "feil" innebærer tilstedeværelsen av den skyldige, og derfor passende straff.

Det er ingenting som dette i QMS og kommer aldri til å bli det. Å forstå og akseptere er halve suksessen med å implementere QMS.

Først av alt, la oss sette alt på plass.

Procedural trio

Korrigerende tiltak i QMS er en av de seks obligatoriske prosedyrene beskrevet i den legendariske ISO 9000-standarden. Denne prosedyren er nært knyttet til de to andre, slik ser "troikaen" ut sammen:

1. Ikke samsvarende produktadministrasjonsprosedyre.
2. Prosedyre for korrigerende tiltak.
3. forebyggende handlingsprosedyre.

For å si det enkelt, først bestemmes eventuelle inkonsekvenser, og deretter planlegges og iverksettes tiltak for å eliminere årsakene deres.

Nøkkelproblem: hvor ser vi etter "noe"?

For å rette opp noe, må du først finne og fikse dette "noe". Defekter i produserte produkter, brudd på disiplin, uhøflighet i å kommunisere med en nøkkelkunde, forvrengning av regnskapet, en økning i antall skader på jobben - det er mange eksempler på manglende overholdelse, de kan være svært forskjellige når det gjelder av skadeomfanget på selskapet og etter emne. Men alt ser bra ut på papiret. Faktisk er det svært vanskelig å samle objektive produksjonsfakta av negativ karakter. Vanligvis gjøres dette av en kvalitetsledelsesrepresentant som ikke har noen formening om nyansene i produksjonen og andre interne hemmeligheter.

Samlingreelle fakta for planlegging og implementering av korrigerende handlinger bør utføres kontinuerlig og i flere kilder: i internrevisjon, rapporter fra ansatte, forbrukerklager.

Vi vil ikke banke på oss selv og gutta

Her er det, hovedhindringen for implementering av et kult kvalitetssystem, inkludert effektiv styring av korrigerende handlinger. Du kan gjennomføre seminarer og skrive motiverende brev til ansatte om viktigheten av å fylle ut et skjema for manglende samsvarsrapport i tide, slik at selskapet umiddelbart skynder seg å planlegge og iverksette korrigerende tiltak for å eliminere det. De vil lytte interessert, nikke med hodet og til og med takke deg for ditt bidrag til felles sak.

Men da risikerer du i beste fall å motta en rapport om et klassisk avvik fra de brede massene av arbeidere: alt handler om lav lønn, dette er hovedavviket. Hev den, og alt vil umiddelbart bli bra. Det mest interessante er at de fleste skriver en slik rapport fra hjertet med en oppriktig tro på suksess.

Hva skal jeg gjøre og hvordan leve videre? Lær, forklar, hjelp til å fylle ut skjemaet, forhandle med første leder slik at han skriver rapporten først. Ikke ved å vaske, men ved å rulle: du må tenke og fortsette å holde deg til linjen. Vær så tydelig og gjennomsiktig som mulig.

Forskjellen mellom korrigerende og forebyggende

Selv QMS-konsulenter har noen ganger problemer med å diskutere korrigerende og forebyggende handlinger og forklare forskjellen mellom dem. I mellomtiden er det ganske enkelt, forskjellen er tydelig og ganske håndgripelig. Døm selv:

• En enkel justering er å rette opp inkonsekvensen på plass. Eksempel: et sprengt rør som må plugges umiddelbart. Dette blir justeringen.
• Korrigerende tiltak er eliminering av årsakene til avvik. Hvorfor røret sprakk og hva som må gjøres for å forhindre at dette skjer.
• Forebyggende handling er en handling for å forhindre avvik eller utvikling når en ny tjeneste eller et nytt produkt introduseres. Et godt og svært vanlig eksempel er å iverksette forebyggende tiltak i alle grener av selskapet dersom det blir oppdaget mislighold i en av dem.

Det hele startet med britiske bomber som ikke eksploderte

Det er mange eksempler på korrigerende handlinger, inkludert historiske. Begynnelsen var den britiske bombehistorien fra andre verdenskrig som startet prosesstilnærmingen og alle ISO-standarder innen produksjon.

Bomber begynte å eksplodere ofte i noen britiske militærfabrikker før de ble sendt (inkonsekvens). Og på andre fabrikker, tvert imot, eksploderte ikke bombene - nok et avvik. Løsningen (korrigerende tiltak) ble funnet av Forsvarsdepartementet. Den sendte sine inspektører til hvert anlegg. Nå var hver produsent forpliktet til å foreskrive rekkefølgen av alle operasjoner, og kontrolløren sjekket om arbeiderne fulgte dem. Bomber eksploderte nå på rett sted til rett tid. Bare? Ja. Og geni alt.

Toyota og japansk total kvalitetskontroll

QMS hos Toyotahar lenge vært standarden for den japanske kvalitetsmodellen og gjenstand for generell studie og diskusjon. Toyota er hovedbasen til Edwards Deming, forfatteren av det japanske økonomiske miraklet med hans berømte driftsprinsipper brukt i Toyota-fabrikker rundt om i verden.

Korrigerende handlinger er ikke fokusert på den ansattes personlighet, men på hans oppførsel. Ikke disiplinære tiltak, men menneskelig utvikling og problemløsning er hovedverdiene til Toyota i denne blokken med spørsmål. Det japanske systemet med livstidssysselsetting påtar arbeidstakernes høyeste grad av ansvar. Og for dette må folk jobbe tålmodig og forsiktig.

Ta for eksempel ansattes sensomhet, noe som er uakseptabelt i en japansk bedriftssetting. Men hvis du tror at slik uakseptabilitet er en medfødt egenskap hos folk hos Toyota, så tar du feil. For brudd på arbeidsdisiplin er en klar fem-trinns korrigerende handlingsplan signert. Å slutte er det siste femte trinnet, og et som nesten aldri kommer til.

Toyotas oppskrift: fem trinn for brudd på bedriftsdisiplin

1. Første steg er en enkel påminnelse fra lederen, gjerne i form av en spøk eller råd om å kjøpe vekkerklokke. Denne handlingen er ikke en korrigerende handling.
2. Hvis forsinkelsen fortsetter fire eller flere ganger i året, iverksettes den første korrigerende handlingen i form av en skriftlig påminnelse. Den ansatte må skrive hva han skal gjøre for å rette opp situasjonen.
3. Dersom samme ansatt kommer for sent minst to ganger i løpet av neste år, vil det bli avholdt et disiplinærmøte med deltagelse av høye myndigheter. Hensikten med slike korrigerende tiltak er å hjelpe arbeidstakeren med å finne en løsning så mye som mulig og, oppmerksomhet, forsikre seg om at den uheldige personen var klar over hva selskapet forventet av ham. Analysen av korrigerende handlinger fra forrige trinn utføres. På dette møtet er alltid en representant for personalavdelingen til stede, som fungerer som advokat for lovbryteren.
4. Ved det to forsinkelser i løpet av neste år, får den ansatte … fri til å ta en endelig beslutning og skrive brev til kommisjonen. Hvis kommisjonen bestemmer seg for å beholde en ansatt i Toyota, betaler de ham denne fridagen.
5. Den ansatte har nå fire års «prøvetid». Hvis det oppstår bare én forsinkelse i løpet av disse årene, anbefaler kommisjonen at arbeideren sies opp.

Det skal bemerkes at slike permitteringer hos Toyota er ekstremt sjeldne. Vanligvis er alt løst i de forrige stadiene av korrigerende handlinger.

Du kan skyte. Bare vær forsiktig

Prinsippene til "Toyota" kan også brukes her. Hvis du tenker på det, er analysen av avvik og søket etter kompetente korrigerende tiltak omtrent det samme opplegget for å finne årsaker.

Mismatch kan oppstå på grunn av at det ikke finnes noe forskriftsdokument, og ansatte rett og slett ikke vet hvordan de skal utføre handlinger. Korrigerende handling er opprettelsen av en instruksjon ellernotat om rekkefølgen av operasjonen.

En annen årsak til manglende overholdelse kan være mangel på opplæring eller arbeidsinstruksjoner. Det er regler og prosedyrer, men ingen gjorde den ansatte oppmerksom på dem.

Og nå det tredje alternativet: det er en prosedyre, og opplæring ble gjennomført, og påminnet igjen. Ja, men den ansatte er uaktsom og vil ikke jobbe. Det er her han må sparkes, dette vil være en tøff korrigerende handling. Det er ikke lenger nødvendig å bevise at denne beslutningen passer inn i QMS og prinsippene til Toyota. Og for ikke å gjenta feilene ved valg og ansettelse av ny medarbeider til en ledig stilling, bør beskrivelsen av kravene til en ledig stilling i rekrutteringsavdelingen skrives under hensyntagen til saken med oppsigelsen.

Nizjnij Novgorod "diamant"-system: null defekter

Til å begynne med var defektraten 65,9 %. Et kjent eksempel på vellykket russisk implementering av QMS-prinsipper. "Diamonds" er navnet på et unikt forfattersystem som ble oppfunnet og implementert ved det lille anlegget "Instrum-Rand" i byen Pavlovo i Nizhny Novgorod-regionen.

Anlegget produserer pneumatisk verktøy som kjøpes i Europa og USA uten forutgående verifisering. Instrument-Rand er det eneste russiske selskapet som har bestått en ingeniørrevisjon av Mercedes-Benz. Naturligvis gikk laget lenge og hardt til dette nivået.

Helt fra begynnelsen var det klart at enhver mangel kan håndteres bare hvis det er ærlig og utfyllende informasjon om hvordan det skjedde. Bare i dette tilfellet var det mulig å nøyaktig identifisere avvik og korrigerende handlinger for å eliminere årsaken til defekten. Det var med andre ord nødvendig med oppriktige tilståelser fra arbeiderne, som ikke hadde hastverk med å gjøre det. Frykten for å miste en bonus eller bli straffet var vedvarende og gjennomgripende.

På den tiden ble et system med "diamanter" oppfunnet og implementert, som var … defekte deler. Å gi opplysninger om ekteskap var en positiv utvikling, ingen ble straffet for dette. Tvert imot ble ethvert avvik diskutert i teamet for sammen å finne den mest optimale og korrekte korrigerende handlingen. For «diamantene» setter de opp spesielle bord, som i et museum. Slik endret psykologien til arbeiderne i Nizhny Novgorod seg, og Tool-Rand begynte å heve seg til høydene for total kvalitetsstyring.

Konklusjon

Tålmodighet, frihet fra stereotypier, god kjennskap til standardens historie og utmerkede kommunikasjonsevner er et sett med ganske oppnåelige egenskaper for å realisere de mest ambisiøse planene for å bringe selskapet fremover.

Det er mange nye ledelsesmodeller i forretningslitteratur og på nettet: noen med eksotiske navn, noen med tilsynelatende uvanlige tilnærminger. Bare de fleste av dem ligner nye godteripapir med klassisk fyll.

QMS med sitt system med korrigerende handlinger har aldri sviktet noen. Enkelt og geni alt er de to mest passende ordene for å beskrive det.