Møtetyper: protokoll, struktur og innhold

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Det er utenkelig å forestille seg arbeidet til enhver organisasjon uten forretningskommunikasjon. Riktig bygget kommunikasjon mellom ansatte gjør at du kan løse oppgavene jevnt og raskt.

Det finnes mange typer møter i organisasjoner, og hver av dem har sine egne egenskaper og oppgaver. Å kjenne til slike nyanser vil bidra til å lette diskusjonen om forretningsspørsmål. Denne artikkelen vil fortelle deg om typer møter, hjelpe deg med å forstå hvorfor de holdes og hvordan de registreres i kontorarbeid.

Mål for forretningsmøter

Hovedmålet med å holde alle typer møter og møter er å utvikle spesifikke konstruktive løsninger på presserende problemer og vurdere presserende forretningsspørsmål. Også under fellesmøtet har personalet mulighet til å dele meninger, ideer eller komme med forslag til den beste løsningen på problemer med høyere ledere.

Enhver form for forretningsmøter lar deg se et helhetlig bilde av situasjonen i organisasjonen, for å finne styrker og svakheter. Det skal bemerkes at når du deltar i dette formatetforretningskommunikasjon er en rask tilpasning av nye ansatte i bedriften eller bedriften.

Oppgaver

Følgende oppgaver for alle typer møter kan skilles fra:

• løsning av aktuelle problemer og problemer;
• integrering av virksomheten til avdelinger i samsvar med selskapets strategiske mål;
• vurdering av selskapet og dets individuelle strukturelle divisjoner;
• vedlikeholde og utvikle selskapets retningslinjer.

For å forstå i hvilket format du skal holde et slikt forretningsarrangement, må du bestemme hvilke av oppgavene ovenfor som skal tilsvare det, og etter det kan du forstå hvilken klassifisering det skal tilhøre.

Typer og klassifisering

Et møte, som en type forretningskommunikasjon, kan ha en annen form for avholdelse, som bestemmer emnet og listen over tilstedeværende tjenestemenn.

Hovedklassifiseringen av møter bør fremheves:

1. Eierskapsregion. Her kan vi skille mellom slike typer møter som administrative (som sørger for diskusjon av problematiske spørsmål), vitenskapelige (seminarer og konferanser, som har som formål å diskutere aktuelle vitenskapelige spørsmål), politiske (som sørger for et møte med medlemmer av enhver politisk partier og bevegelser) og blandede typer.
2. Skala. Her skiller man seg ut med internasjonale, der spesialister fra andre land eller utenlandske partnere er involvert, nasjon alt, region alt, så vel som by.
3. Regularitet. I alle møteformater kan det værepermanent eller periodisk.
4. I henhold til stedet – lok alt eller på reise.

Og også alle typer møter kan deles inn som følger:

1. Lærende, sørger for et direktivformat for oppførsel, der en overordnet leder formidler informasjon direkte til sine underordnede, som deretter divergerer og overføres langs maktens vertikale. Som oftest, i løpet av slik forretningskommunikasjon, blir ordre fra administrerende direktør hørt, noe som kan påvirke virksomhetens gang betydelig, og disse kan også være atferdsnormer eller viktige innovasjoner.
2. Operativt (kontrollrom). Formålet med denne typen møter er å få informasjon om tingenes tilstand i en organisasjon eller virksomhet. Informasjonsflyten i dette tilfellet er rettet fra underordnede underordnede til avdelingsledere eller daglig leder. I utgangspunktet på driftsmøtene vurderes saker om gjennomføring av veikart, planlagte aktiviteter, strategiske og operasjonelle planer. En viktig forskjell mellom driftsmøtet og alle de andre er at de holdes jevnlig og har en fast deltakerliste. Det er også verdt å merke seg at det under møtet kan være at det ikke er noen agenda.
3. Problematisk. Et slikt møte innkalles i tilfelle et presserende behov for å ta en beslutning om å fullføre oppgaver på kort tid eller for å løse et glob alt problem for bedriften.

I tillegg til alt det ovennevnte, kan man separat skille ut en av de mest populære produksjonstypenemøter - planlegging. Som regel holdes et slikt arrangement daglig eller en gang i uken, hvor avdelingsleder og direkte utøvere er tilstede, som mottar oppgaver for dagen og diskuterer fremdriften i gjennomføringen.

Temaet for møtet med bedriftens personell på møtet kan være alle slags saker som oppstår i løpet av bedriften, og diskusjonsforløpet kan vies endringer i det ytre miljø i som en bestemt organisasjon driver.

Organiser et møte

Alle slags møter, uansett format, krever nøye forberedelser, siden effektiviteten avhenger av dette øyeblikket. Til å begynne med må du bestemme følgende punkter:

• mål;
• diskuterte problemer;
• setting av oppgaver for personalet (basert på funksjonalitet og underordning);
• trinn for å fullføre oppgaver.

I dag gjennomføres de fleste møter på en veldig middelmådig måte, på grunn av at deres mening går tapt, og oppgavene som tildeles kan utføres dårlig. Derfor er det ekstremt viktig å tenke gjennom hele forløpet av slike forretningsmøter og bygge en fungerende diskusjon på en slik måte at det ikke bare tar tid, men har en tilbakemelding fra teamet.

Møter

Det skal bemerkes at store firmaer og organisasjoner som ønsker å vinne en viss markedsandel og utvikle selskapet sitt med mål om å tjene store penger, gjør en stor innsatså diskutere viktige saker nettopp gjennom møter. Fra praksisen til vellykkede ledere kan du danne følgende sett med regler for hvordan du forbereder deg til et møte:

Først bestemmes deltakerlisten. Det bør være klart hvem som skal inviteres til møtet og hvilken rolle han skal spille på det. Det hender ofte at de inviterte personene kanskje ikke forstår problemet, og blir invitert "bare i tilfelle", men i det øyeblikket kunne de gjøre jobben sin og ikke kaste bort tid.

Det er viktig å utarbeide en agenda. Hvis møtet er planlagt, utarbeides en agenda på forhånd, som angir sakene som skal diskuteres, og bestemmer også hovedtalerne. Det er viktig å huske at dette dokumentet skal sendes til de som er ansvarlige for utarbeidelse av informasjon og de som vil være tilstede slik at alle deltakere kan utarbeide rapporter, forslag og tilleggsspørsmål. Om nødvendig kan agendaen justeres.

Større og strategiske saker bør settes i spissen for møtet. Foredragsholdere for slike spørsmål må nødvendigvis være personer (avdelingsledere, seksjoner, verksteder) som er personlig ansvarlige for gjennomføringen av selskapets strategiske aktiviteter.

Viktige poeng

Det er viktig å huske at ethvert møte har to hovedfaser – forberedelsen til det og selve avholdelsen. Den første fasen inkluderer å bestemme relevansen av å drive en virksomhetinnsamling, oppgaver, hoved- og bimål angis, det dannes en deltaker- og foredragsliste, det utarbeides rapporter, presentasjoner og en rapport i henhold til temaet eller en tidligere definert agenda. Den andre fasen innebærer gjennomføring av det tidligere planlagte møtet, lytte til rapporter og diskutere aktuelle og strategiske saker.

Hvis det under slik forretningskommunikasjon er nødvendig å bestemme hva og til hvem man skal gjøre fra ansatte, så kan vi skille ut det tredje trinnet - beslutningstaking. Som regel treffes avgjørelser av møteleder, som leder møtet, etter eget skjønn eller ved diskusjon eller samlet avstemning.

Eksempel på møteplan

Med en klar plan foran seg, kan enhver leder gjennomføre et møte effektivt, noe som lar deg få tilbakemeldinger fra personalet og sette de riktige oppgavene for dem. Denne planen kan inneholde følgende:

• hilsen;
• lytte til rapporter og oppsummere for en bestemt tidsperiode (kvartal, uke, halvår, måned);
• dekning av aktuelle problemstillinger som er relevante for firmaet;
• høre forslag til feilsøking (brainstorming);
• vurdering av de foreslåtte alternativene og diskusjon av implementeringen av dem;
• akkumulering av alternativer;
• stemme for vedtak av ett eller annet alternativ;
• bestemme grenser under problemløsning (bestemme hvem som er ansvarlig, timing, metoder og metoder).

Recording

Stornoen typer møter må fastsettes på papir (dokument), som kalles en protokoll. Ved å beholde denne typen dokumentasjon kan du legitimere beslutningene som tas. Og også, takket være protokollen, kan du alltid spore fremdriften i implementeringen av aktiviteter, og i tilfelle unnlatelse av å fullføre oppgavene, bestemme hvem som er ansvarlig for dette.

Punkteringen utføres som regel av sekretæren til lederen som er møteleder. Denne funksjonen kan imidlertid ofte også utføres av andre arbeidere.

Sekretærens funksjoner og oppgaver

Før oppstart av forretningsmøter bør sekretæren være kjent med listen over inviterte og listen over diskuterte saker. Det er imidlertid verdt å merke seg at dersom møtet holdes regelmessig, så er det denne tjenestemannen som samler inn all dokumentasjon (lister, planer, agenda osv.) og hjelper lederen med å forberede møtet.

Først og om nødvendig kan sekretæren be de som møter opp om å fylle ut et registreringsskjema, hvor deres fulle navn vil bli oppgitt. og posisjon. Dette vil være nødvendig når du utarbeider protokollen. Deretter kunngjør sekretæren agendaen, som markerer begynnelsen av møtet. Videre, når de tilstedeværende begynner å diskutere saker, registrerer sekretæren fremdriften for denne hendelsen. På slutten av møtet utarbeider denne funksjonæren den ferdige versjonen av protokollen, hvoretter han signerer den med møtelederen og sender alt til de involverte.

Det er ekstremt viktig for sekretæren, når den utarbeides, å betale forfalloppmerksomhet på utseendet til protokollen fra møtet. Den må inneholde en overskrift, sted, liste over deltakere, diskuterte saker og beslutninger som er tatt.

Konklusjon

Av informasjonen ovenfor blir det klart at det er ekstremt viktig å holde møter i bedrifter. Det er imidlertid alltid verdt å huske at forberedelser av høy kvalitet til slike arrangementer utgjør mer enn 50 % av nøkkelen til suksess med å dekke informasjon, sette mål og implementering av høy kvalitet.