Kontroll av kontantdriften til banken. Oversikt over kontrollsystemer for kontanttransaksjoner

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Kasse er en enorm skatte- og regnskapssektor, styrt av mange forskrifter og omfattende sett med regler. Alle organisasjoner og enkeltentreprenører som foretar oppgjør med motparter ved bruk av kontanter, er pålagt å overholde dem. Siden det ofte oppstår ulike typer svindel i dette regnskapsområdet, blir kontrollen av kontanttransaksjoner hvert år mer og mer komplisert, strammet inn og modernisert. Denne artikkelen diskuterer kassens rolle i virksomheten, oppførselsreglene, samt metoder og systemer for å kontrollere driften.

Kassens rolle i organisasjoner og banker

Foretakets kasserer er nødvendig for organisasjoner som godtar og utsteder kontanter. Formålet med disse operasjonene kan være alle: utstedelse av lønn til ansatte, reiseutgifter, kontorutgifter, mottak av betalinger fra kunder, oppgjør med leverandører. Alle disse handlingene må utføres gjennom kassereren. Kontrollen med kontanttransaksjoner er overlatt til Skatteetaten.

Når du er i den vanlige rutinenI dialogen brukes ordet «kasse», selve kassaapparatet dukker opp foran øynene dine. I organisasjoner er det faktisk ikke bare kontroll- og datautstyr. Kassen til en enkeltperson eller juridisk enhet er et helt system som inkluderer en velutstyrt kasserers arbeidsplass, programvare, selve enheten, tilgjengelighet av rapportering, overholdelse av grensen og innkrevingsregler. Spesialisten som jobber på dette området må også være korrekt utstedt.

Regler for romutstyr

Kontroll av kontanttransaksjoner begynner med kravene til lokalene der selve kassen er plassert. Uten riktig utstyr og utstyr, som kreves av sentralbankens regler og forskrifter, bør ikke kassen fungere. Det er selvsagt ikke alle organisasjoner som følger regelverket. En slik tilnærming kan for det første føre til bøter, og for det andre er det farlig for pengene og den ansatte som er økonomisk ansvarlig for dem. Bankorganisasjoner må overholde alle krav uten feil, ellers kan de bli fratatt en lisens. Nedenfor er de generelle kravene for å utstyre kassaapparatet:

• Tilstedeværelsen av bare én dør som lukkes fra innsiden. Dørlåsen skal være sikker, i noen tilfeller brukes jernbolter og bolter, samt hengelåser slik at det er umulig å bryte døren fra utsiden.
• I lokalet er det et vindu for kontakt med kunder, mottak og utstedelse av midler. Vinduet skal også lukkes tett og være utstyrt med hengslethengelås. Forresten, dimensjonene på døren og vinduet er tydelig regulert. Avvik fra fastsatte dimensjoner er tillatt dersom virksomheten har en sikkerhetsenhet.
• Rommet bør utstyres med metallskap. De skal festes til bygningens bærekonstruksjoner slik at de ikke kan tas ut sammen med interiørdetaljene de er skrudd fast til. På slutten av arbeidsdagen blir skap låst og forseglet.
• Ventilasjon og vinduer bør være forsvarlig lukket og utstyrt med metallsperrer.
• Det må være to brannslukningsapparater i rommet.
• Kasseapparatet må være bevæpnet med alarmer som sender signaler fra ulike sikkerhetskretser til den lokale politistasjonen eller sikkerhetsorganisasjonen.

Prosedyre for å jobbe med kasserer

Kontroll av kontanttransaksjoner innebærer en viss arbeidsrekkefølge. Ved ankomst til sin arbeidsplass er kassererens primære plikt å kontrollere integriteten til plomberingene på eskene og safen, samt å sjekke om det er tegn til brudd og uautorisert adgang til lokalet. Finner du ingen varselskilt, kan du komme deg på jobb. Hvis det er tegn på andres tilstedeværelse, er det nødvendig å umiddelbart ringe rettshåndhevelsesbyråer og, før ankomst av ansatte, sikre ukrenkeligheten til dokumenter, utstyr og møbler som ligger i kassaapparatet. Det er mulig å sjekke hva som manglet på stedet kun i nærvær av politifolk. Hos dem blir innholdet i safen beregnet på nytt. Etter inspeksjonlokaler, er en lov utarbeidet i fire eksemplarer: en er beregnet på polititjenestemenn, den andre for forsikringsselskapet, og den tredje for selskapet selv. En fjerde kopi er nødvendig hvis det er en overordnet organisasjon.

Tilgang til rommet der kassen er plassert skal kun være tilgjengelig for kassereren, utstedt i henhold til alle krav fra Sentralbanken og TKRF, og for myndighetene. Et sett med nøkler beregnet på overordnede skal forsegles og oppbevares på et trygt sted. Det skal ikke være personlige eiendeler til kassereren i kassererens rom. Bare det som tilhører den økonomiske organisasjonen ligger der.

Det er også krav til hvor mye kontanter som kan oppbevares i organisasjonens kassa. Det er nødvendig å beregne på forhånd og dokumentere i de relevante handlingene grensen for midler, over hvilke det ikke skal være kontanter i kassen på slutten av arbeidsdagen. For å opprettholde grensen utføres en spesiell operasjon - innsamling, som betyr at spesialisert transport med pålitelig beskyttelse transporterer midler til banken. Små filialer av banken samler inn pengene sine til hovedhvelvene, og organisasjoner - til banken som de har en service- og støtteavtale med. Kontantgrensen kan bare brytes innen tre dager, når lønn utstedes til ansatte i organisasjonen.

Prosedyre for utstedelse av kontanter fra kassen

Kontroll av kontanttransaksjoner til banken og organisasjonene er basert på en klar forskrift om å fikse alle handlinger medKontant. Alle transaksjoner er korrekt dokumentert og gjenspeiles i ulike typer virksomhetsregnskap.

Systemet for kontroll av kontanttransaksjoner innebærer refleksjon av alle manipulasjoner med kontanter ved bruk av kontantmottak og utgifter, forhåndsrapporter, sjekker og handlinger på brukte midler utstedt under rapporten. Alle transaksjoner er registrert i kasseboken. På slutten av arbeidsdagen utarbeides en rapport med vedlagte endelige skattekvitteringer skrevet ut fra kassaapparatet.

Alle operasjoner for utstedelse av midler må bekreftes ved kontantordre med signatur fra personen de ble utstedt til. I regnskapsprogrammet er formålet med utstedelsen drevet inn i kommentarfeltet. Forskuddsbetalinger og utbetalinger i henhold til rapporten må da bekreftes av sjekker, utførte arbeid eller mottatte tjenester. Utstedelse av lønn bekreftes også av en utgiftsbevis, samt et lønnsskjema.

Kontroll av kontanter og oppgjørstransaksjoner forbyr kategorisk utstedelse av midler beregnet på én person mot underskrift fra en annen.

Regler for kassereren

Regnskap og kontroll av kontanttransaksjoner er primært tildelt en spesialist k alt "cashier". I organisasjoner med en liten stab kan følgende tjenestemenn oppfylle rollen hans:

• Regnskapssjef.
• Regnskap for en bestemt seksjon.
• Enhver ansatt med spesialkunnskap ogferdigheter.

En obligatorisk betingelse for alle tjenestemenn som utfører funksjonene som kasserer (selv på deltid) er en avtale om fullt ansvar. Hvis det besluttes å gjøre en leder eller en regnskapsfører til kasserer, må det alltid være samme person. Hvis han går på sykemelding eller ferie, blir han erstattet av en annen ansatt spesifisert i rekkefølgen av hodet, og også signert en ny ansvarsavtale. I tillegg er det nødvendig å utarbeide en handling om aksept og overføring av materielle eiendeler. I prosessen med utarbeidelsen telles kontanter, tilstanden til utstyret kontrolleres, tilgjengeligheten av alle dokumenter i nærvær av kommisjonen. Kommisjonen er en gruppe personer på minst tre personer. Oftest inkluderer det regnskapssjef og ledelse. Akten er utarbeidet i tre eksemplarer.

Ved registrering av en kasserer sendes en prøve av signaturen hans til organisasjonens bank eller hovedkontoret til banken. Det er hun som skal være med på alle dokumenter knyttet til arbeidet til kassen.

En søker som søker på stillingen som kasserer må sjekkes nøye for ubehagelige presedenser i arbeid før de ansettes. Dokumentene og bildet hans blir overført til sikkerhetstjenesten eller det blir bedt om informasjon fra rettshåndhevende instanser. Nå er Internett en god assistent for arbeidsgiver i denne saken. Det er mange databaser der organisasjoner deler informasjon om ansatte som har blitt sparket og begått forseelser på arbeidsplassen.

Det anbefales ikke å jobbe med kassaapparatettillate personer med alkohol- og rusavhengighet, tidligere dommer, forstyrrelser av offentlig orden, samt med ulike psykiske lidelser.

Kontroll av registrering av kontanttransaksjoner

Riktig utførelse og tilgjengelighet av alle dokumenter er et uunnværlig krav fra sentralbanken, den servicerende banken, skattetjenesten og andre kontrollorganer. Økonomikontroll av kontanttransaksjoner kan gjennomføres uplanlagt, med advarsel, med beslag av dokumentasjon og kontantutstyr. Mange organisasjoner, spesielt økonomiske strukturer, praktiserer en planlagt internrevisjon av kassa. I dette tilfellet settes det sammen en kommisjon bestående av egne kompetente medarbeidere i denne saken, eller det ansettes et spesielt revisjonsselskap, som utfører alle kontroller på profesjonelt nivå og utsteder en rapport om funksjonsfeil, avvik i kontanttransaksjoner og dokumentasjon.

Felt- og andre typer inspeksjoner kan påvirke arbeidskontrakter, ansvar, personopplysninger til ansatte, tilstanden til kontantdokumenter, korrektheten og regelmessigheten av vedlikeholdet, det skattemessige minnet til kassaapparatet, utstyr og utstyr til kasse, refleksjon av transaksjoner, deres gyldighet i regnskap, økonomisk og skattemessig regnskap.

Kasseutstyr

Listen over utstyr for å kontrollere kontanttransaksjoner inkluderer et spesialisert kassaapparat. Du får ikke kjøpt dette i vanlige byggevarebutikker. I motsetning tilfra skriver, faks, regnemaskin og annet kontorutstyr, kan KKM kun selges av organisasjoner som har fått spesiallisens for dette. Som regel betjener de samme organisasjonene kontroll- og dataenhetene. Hvert kasseapparat skal registreres hos skattekontoret. En spesiell minneenhet registrerer hele tiden alle operasjoner utført av kassereren med maskinen. Videre overføres disse indikasjonene til skattetjenesten for avstemming med innsendte rapporter fra foretaket. Alle havarier, reparasjoner, avskrivninger av kassa skal også meldes til skattekontoret.

Alle juridiske enheter (bedrifter) som aksepterer kontanter fra kunder, må jobbe med et kasseapparat. Kun enkeltentreprenører kan fritas fra bruk av kassaapparater. De har rett til å utstede sjekker manuelt, som bekrefter deres autentisitet med eget segl. Men denne lettelsen gjelder ikke alle gründere. Noen aktiviteter krever kun bruk av et kasseapparat.

Kontroll av kontanttransaksjoner

I tillegg til sjekk av eksterne tjenester, kreves en intern sjekk. Reglene for vedlikehold av kassa gir følgende tidsplan for planlagte inspeksjoner: før innlevering av årsrapport, før innlevering av kvartalsrapporter, i tilfeller hvor den økonomisk ansvarlige personen som jobbet med denne kassa endres. Kontrollen av kasse og kontanttransaksjoner utføres også, dersom den ansatte var mistenkt for uredelighet, fakta om tyveri eller svindel ble avslørt, samsvarer ikke kontantbeløpet med det som gjenspeiles i dokumentene.

Ledelsen i enkelte organisasjoner har en policy med hyppige uplanlagte inspeksjoner, slik at ansatte ikke blir fristet til å utnytte sin offisielle stilling og nær kontakt med kontanter. For hver sjekk oppnevnes en spesiell kommisjon, hver gang bestående av forskjellige personer som ikke er relatert til dannelsen av innholdet i kassaapparatet. Kommisjonens sammensetning registreres i verifiseringshandlingen. Ofte er selve prosessen ledsaget av et videoopptak.

Særenheter ved bankkontanttransaksjoner

Bankens kontrollsystem for kontanttransaksjoner innebærer en mer kompleks konfigurasjon. I grenene til finansinstitusjoner er det flere verifikasjonsnivåer utført av forskjellige spesialister. Siden det går mye mer penger gjennom banken enn i vanlige organisasjoner, er kompleksiteten og økte krav til kontrollsystemet fullt ut berettiget. Til tross for at de hvert år prøver å automatisere alle operasjoner i banker, er det nødvendig med minst to ansatte som er ansvarlige for korrekt gjennomføring av operasjoner: en kasserer-operatør og en kassesjef. Den første utfører transaksjoner i løpet av arbeidsdagen, den andre utsteder et forskuddsbeløp, samler inn og teller saldoene, fyller ut kontantdokumentasjon, samler inn midler utover kontantgrensen og utøver daglig kontroll på barnetrinnet.

Kontantkontroll og andre kassekontrollsystemer

Kontroll over gjennomføringen av kontanttransaksjoner utføres i økende grad ved hjelp av de nyeste teknologiene. Deres formål er å registrere handlingerkasserer, klient, samt data fra regnskapsminnet til kasseapparater. Disse dataene lar deg bevise uredelighet, svindel, tyveri og annen svindel. I retten vil dette videoopptaket være et udiskutabelt bevis, siden det ikke lenger er mulig å endre de to kildenes kombinerte vitnesbyrd.

Cash Control er et kassakontrollsystem, bestående av et kasseapparat, høyoppløselige fargevideokameraer, en videoserver, et program som synkroniserer materialet fanget av kameraet med tekstavlesningene i kasseapparatet, samt en ekstern arbeidsplass for en sikkerhetsspesialist. Det finnes mange slike systemer på markedet i dag. Alle er basert på samme måte å jobbe på, med forskjeller i funksjonalitet, kostnad, design og metoder for kobling og analyse. Blant dem er følgende kontrollsystemer:

• DIT-POS - kostnaden avhenger av serverinnstillingene, kobler til opptil 16 kasseapparater, lagrer video- og tekstinformasjon i et kompleks.
• POS-inspektør - Russisk utvikling, koster ca. 6000 rubler, har funksjonen til å søke etter en operasjon etter kvitteringsparametere.
• POS-intellekt - også en russisk utvikling, den utmerker seg ved evnen til å integrere med ulike handelssystemer, teksten på videoen er ikke bare overlagret, men integrert programmatisk, søket etter videofragmenter utføres automatisk.
• CHEKTV er en annen russisk utvikling med muligheten til å integrere med kasseapparater og handelssystemer, med et universelt videoopptakssystem, programvareintegrasjon av tekst og video, med mulighet for maskinvaredataanalyse og automatisk søk etter fragmenter.