Liste over primære regnskapsdokumenter og regler for utførelse av dem

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Mange operasjoner utføres daglig ved bedriften. Regnskapsførere utsteder fakturaer til motparter og sender dem penger, beregner lønn, bøter, beregner avskrivninger, utarbeider rapporter osv. Dusinvis av dokumenter av ulike slag utstedes daglig: administrative, utøvende, primære. Den siste gruppen er av stor betydning for virksomheten til virksomheten.

Hva er "primærdokumenter"?

Hver hendelse i organisasjonens økonomiske liv må bekreftes med papir. Det dannes på tidspunktet for operasjonen eller umiddelbart etter at den er fullført. Utarbeiding av posteringer, rapportering utføres på grunnlag av informasjonen spesifisert i de primære regnskapsdokumentene til regnskapet. Listen deres er stor. I artikkelen vil vi vurdere de viktigste, mest bruktedokumenter.

Hvorfor trenger vi en primær?

Primærdokumentasjon er en integrert del av regnskapet. Som nevnt ovenfor, dannes den på transaksjonstidspunktet eller umiddelbart etter transaksjonens slutt og er bevis på realiteten til et eller annet faktum i foretakets økonomiske levetid.

Listen over primære regnskapsdokumenter for én transaksjon kan inneholde:

1. kontrakt.
2. konto.
3. Kontantkvittering eller annet betalingsdokument.
4. Fraktbrev.
5. Fullføringsakt.

Nødvendige detaljer

For tiden finnes det enhetlige former for primære regnskapsdokumenter. De brukes til å reflektere informasjon om forskjellige operasjoner, henholdsvis listen over kolonner i dem er forskjellig. I mellomtiden inneholder alle primærdokumenter enhetlige obligatoriske detaljer. Blant dem:

1. Bedriftsnavn.
2. Dokumentnavn (for eksempel "Kontantkupong").
3. Dato for dannelse.
4. Innholdet i operasjonen som dokumentet er utarbeidet på. For eksempel, når du fyller ut en faktura, kan den tilsvarende kolonnen indikere "Overføring av materialer for behandling".
5. Penger og naturlige indikatorer. Den første brukes til å gjenspeile kostnadene, den andre - mengder, vekter osv.
6. Posisjoner til ansvarlige ansatte ("regnskapssjef", "lagerholder", etc.).
7. Signaturer til personer involvert i transaksjonen.

Viktig øyeblikk

Det primære dokumentet som inneholder alle nødvendige detaljer har juridisk kraft.

Vær oppmerksom på at korrekt utførte papirer kan brukes i rettslige prosesser som bevis på gyldigheten (eller ugyldigheten) av krav. Mange dokumenter er utarbeidet av entreprenører. Det er nødvendig å nøye kontrollere at registreringen er korrekt og ikke under noen omstendigheter sette signaturer for leverandører (entreprenører, etc.) hvis de ikke har gjort det.

Primærdokumentasjon må oppbevares nøye.

Trenger jeg et primærforsegling?

I praksis kommer mange motparter med påstander om fravær på TTN-skjemaet og enkelte andre dokumenter. Husk at siden 2015 har de fleste organisasjoner vært unntatt fra plikten til å ha segl. Slike foretak kan bruke det etter eget skjønn. Hvis det er det, må informasjon om tilstedeværelsen skrives i regnskapspolicyen.

I tilfelle motparten insisterer på å bruke seglet ved registrering av primæren, og selskapet har rett til ikke å sette det på rettslig grunnlag, skal motparten få tilsendt skriftlig melding med lenker til regelverket som regulerer dette. problem.

Avtale

Hvis motparten er en langsiktig partner, så er det fullt mulig å inngå en avtale for flere transaksjoner. I dette tilfellet er det viktig å tydelig definere fristene for å oppfylle forpliktelser, rekkefølgen og prosedyren for beregning og andre nyanser. Kontrakten kan utarbeides for salg av varer, levering av tjenestereller produksjonsarbeid. Det er verdt å si at også sivilrett åpner for muntlig inngåelse av en avtale. Men i næringsvirksomhet brukes som regel skriftlige kontraktsformer.

Faktura

I dette dokumentet angir leverandøren beløpet som skal overføres til motparten for varer, tjenester eller verk. Når du foretar en betaling, antas det som standard at subjektet godtar transaksjonen.

Fakturaen må være til stede:

1. Dokumentnavn.
2. Navn på tjenester (varer, verk) som det betales for.
3. Kostnad.
4. Tot alt beløp.
5. Detaljer for betaling.

For øyeblikket finnes hele listen over regnskapsdokumenter i 1C-programmet, så de behandles automatisk.

Vær oppmerksom på at fakturaen er av liten verdi for tilsynsmyndighetene. I den fastsetter selgeren fastsatt pris. Fra regnskapsførerstilling er en faktura det viktigste primærdokumentet som regnskapsposter dannes på grunnlag av.

Faktura fungerer som en type faktura. Denne artikkelen inneholder en spesiell linje for å spesifisere MVA-beløp.

Betalingsdokumentasjon

Du kan bekrefte betalingen med en kontantkvittering eller annet lignende dokument. Betaling bekrefter faktum om betaling for levering av produkter, tjenester, arbeid. Den spesifikke dokumenttypen velges avhengig av metodenbetaling: kontant eller bankoverføring.

Et av de mest populære oppgjørsdokumentene er en betalingsordre. Det er en ordre fra kontoinnehaveren for banken å overføre midler til den angitte kontoen. Dokumentet kan brukes ved betaling av tjenester, varer, for betaling av forskudd, tilbakebetaling av lån osv.

Ved trekk i budsjettet fylles felt 22 "Kode" ut. I betalingsordren angir denne kolonnen UIN (unikk identifikator). Takket være ham anerkjenner skattemyndigheten betaleren.

Felt "Kode" i betalingsordren kan fylles ut på forskjellige måter. Det avhenger av nøyaktig hvordan enheten oppfyller sin forpliktelse overfor budsjettet: frivillig eller på forespørsel fra tilsynsmyndigheten.

Fraktbrev

TTN-skjemaet utarbeides av avsender. Konnossementet er grunnlaget for overføringen av varene til mottakeren. Dokumentet er utarbeidet i 4 eksemplarer. I følge TTN tar selger hensyn til salget, og kjøperen mottar leveringen av varene.

Vær oppmerksom på at TTN er utarbeidet ved transport av varer av selskapets egne styrker. Hvis transporten utføres av et tredjepartsselskap, utstedes et 1-T-skjema.

Et annet viktig poeng: informasjonen i TTN må samsvare med informasjonen på fakturaen.

Act of fullført arbeid

Dette dokumentet er utarbeidet mellom kunden og leverandøren. Handlingen er en bekreftelse på utførelse av arbeid, levering av tjenester til en avt alt kostnad innenfor vilkårene fastsatt i avtalen. Enkelt sagt, detteentreprenørens rapport til kunden.

For øyeblikket er en enhetlig form for loven ikke godkjent. Selskapet har rett til å utvikle et skjema på egen hånd og fikse det i regnskapspolicyen.

Hoveddetaljene i handlingen er:

1. Nummer og dato for registrering i regnskapet.
2. Dato for kompilering.
3. Detaljer om kontrakten i henhold til hvilken handlingen er dannet.
4. Tid, volum, arbeidskostnad.
5. Detaljer om kontoen som skal betales for.
6. Navn på kunde og entreprenør.
7. Signaturer fra partene i transaksjonen.

Akten er alltid trukket i to eksemplarer.

Skjema M-15

Denne forkortelsen brukes for å referere til en faktura for utgående varer. Det skal bemerkes at dette dokumentet ikke er obligatorisk, men brukes ofte av bedrifter.

Faktura for utlevering av materiell til siden utstedes dersom det er nødvendig å overføre verdisaker fra hoved(hoved)kontoret til fjernavdelinger eller andre selskaper (hvis det foreligger en spesiell avtale).

Skjemaregler M-15

I første del av papiret er det påført et nummer, i samsvar med dokumentflyten til foretaket. Her bør du også angi hele navnet på selskapet og OKPO.

Den første tabellen gjenspeiler datoen for dokumentet, transaksjonskoden (hvis det tilsvarende systemet brukes), navnet på den strukturelle enheten, aktivitetsfeltet til foretaket som utsteder fakturaen.

På samme måteopplysninger om mottaker og den ansvarlige for leveransen er angitt. Følgende er en lenke til dokumentet som fakturaen er utstedt i henhold til. Det kan være en kontrakt, en ordre osv.

I hovedtabellen angir kolonne 1 og 2 regnskapsunderkontoen og den analytiske regnskapskoden for alt materiale som skal avskrives.

Deretter legges følgende data inn i kolonne 3-15:

• navn på materialer med individuelle egenskaper, merke, størrelse, karakter;
• lagernummer (hvis det ikke er der, fylles ikke cellen ut);
• enhetskode;
• navn på måleenhet;
• antall varer overført;
• informasjon om de faktiske gjenstandene som er frigitt fra lageret (fylles ut av lagerholderen);
• total materialkostnad;
• pris uten mva;
• MVA-tildelt beløp;
• total kostnad inkludert mva;
• materialelagernummer;
• passnummer (hvis tilgjengelig);
• registrer nummer i henhold til kontokort.

Fakturaen er signert av regnskapsfører, medarbeider som er ansvarlig for frigjøring av verdisaker fra lageret, og mottaker.

Forhåndsrapporter i "1C"

Utformingen av rapporteringsdokumenter er en av de vanligste handlingene til en regnskapsfører. Mange oppgjør som utføres i kontanter gjøres av forhåndsdokumenter. Disse inkluderer reiseutgifter, husholdningskjøp osv.

Ofte mottar ansatte i bedriften midler fra kassen til husholdningsutgifter. Etter å ha anskaffet de nødvendige verdisakene (for eksempel skrivesaker), rapporterer og leverer støttedokumenter til regnskapsavdelingen.

Regnskapsfører skal på sin side føre alle utgifter i regnskapssystemet. Du kan åpne "Forhåndsrapporter" i "1C" i delen "Bank og kasse", underseksjonen "Kasse". Introduksjonen av et nytt dokument utføres med "Opprett"-knappen.

Øverst i skjemaet er det angitt:

1. Bedriftsnavn.
2. Lager der nylig mottatte verdisaker vil bli kreditert.
3. Ansatt rapporterer om midler mottatt mot rapporten.

Dokumentet inneholder 5 bokmerker. I «Forskudd»-delen velger du dokumentet som midlene ble utstedt for:

1. pengedokument.
2. Kontantbestilling.
3. Debiter fra konto.

Hvis varer ble kjøpt med de utstedte midlene, vises de på fanen med samme navn. I delen "Beholder" angir du informasjon om returbeholderen (for eksempel vannflasker). "Betaling"-fanen gjenspeiler informasjon om kontanter som er bet alt til leverandører for kjøp av et objekt eller utstedt mot en kommende levering.

I delen "Annet" er data om reiseutgifter angitt: dagpenger, drivstoffkostnader, billetter osv.

"Universal"-skjema

I listen over primære regnskapsdokumenter er det ett papir som kan brukes i en rekke situasjoner. Det brukes i dannelsen av både regnskap ogskatterapportering. Det handler om regnskap. Skjemaet kreves om nødvendig for å rette feilen. I tillegg kreves dokumentet når du utfører operasjoner som krever forklaringer, refleksjon av beregningen, bekreftelse av transaksjoner, hvis det ikke er andre papirer.

Nuance

Det er verdt å si at en bedrift har rett til å bekrefte gjennomføringen av transaksjoner som ikke krever utførelse av standard (standard, enhetlige) skjemaer, ikke ved hjelp av et sertifikat, men gjennom uavhengig utviklet primærregnskap dokumenter. Listen deres bør imidlertid være fastsatt i selskapets finanspolicy.

Regler for kompilering av et sertifikat

Et enkelt enhetlig skjema er ikke godkjent for dette dokumentet. Følgelig kan spesialister kompilere den i en gratis form eller bruke maler utviklet av bedriften. Blant de obligatoriske opplysningene som sertifikatet skal inneholde, bør det bemerkes:

1. Informasjon om bedriften.
2. Dato og grunner for kompilering.
3. Primære regnskapsdokumenter og regnskapsregistre, som attest er vedlagt.
4. Signatur av ansvarlig medarbeider.

Du kan skrive på et vanlig hvitt A4-ark eller på firmaets brevpapir.

Når du kompilerer, må du være veldig forsiktig så du ikke gjør feil. Jo mer detaljert referansen er, desto færre tilleggsspørsmål har inspektørene.

Dokumentet skal selvfølgelig bare inneholde pålitelig informasjon. Hvis, understavefeil vil bli identifisert, det er bedre å lage et sertifikat på nytt.

Lagringsfunksjoner

Alt som gjelder primære regnskapsdokumenter skal oppbevares hos virksomheten i minst 5 år. Beregningen av denne perioden begynner fra sluttdatoen for rapporteringsperioden som papirene ble utstedt i.

Extra

Primær kan utstedes på papir eller elektronisk. Nylig foretrekker flere og flere bedrifter elektronisk dokumenthåndtering. Dette er forståelig: det tar mye mindre tid å behandle og sende papirer.

Elektroniske dokumenter må sertifiseres med en digital signatur (forbedret eller vanlig - etter avtale mellom motparter).

Ansvar

Primærdokumentasjon er det viktigste elementet i en bedrifts forretningsliv. I sitt fravær vil selskapet møte alvorlige sanksjoner fra reguleringsmyndighetene. Straff vil også bli ilagt ved oppdagelse av feil i primærdokumentasjonen, unøyaktig informasjon.

Brennelse av regelverket straffes ikke bare etter skatteloven, men også etter lov om administrative lovbrudd. Hvis det er grunnlag, kan gjerningsmennene også bli tilt alt.

Konklusjon

En rekke dokumenter kan brukes i arbeidet til en bedrift. Samtidig kan noen av dem ha en enhetlig form, og noen kan utvikles uavhengig av selskapet. Uavhengig av dette må imidlertid alle nødvendige detaljer være tilstede i dokumentene.

Noen virksomheter praktiserer bruk av kombinerte dokumenter. Talevi snakker om enhetlige former, supplert i samsvar med spesifikke for organisasjonens aktiviteter.

Det er viktig å reflektere de valgte typene primærdokumentasjon i foretakets regnskapsprinsipper. I løpet av selskapets virksomhet kan det oppstå behov for nye dokumenter. Hvis de er utviklet av bedriften, bør de nevnes i regnskapsprinsippene.

Vær oppmerksom på at motparten også selvstendig kan utvikle visse former for verdipapirer. Det er nødvendig å angi i finanspolicyen at selskapet godtar slike dokumenter fra motparter.

For å registrere mange transaksjoner kan organisasjoner ikke bruke enhetlige former for primærdokumentasjon. Men hvis vi snakker om kontanttransaksjoner, utføres de utelukkende av godkjente bestillinger og andre betalingsdokumenter.