Regnskapsbilag er Konseptet, regler for registrering og oppbevaring av regnskapsbilag. 402-FZ "Om regnskap". Artikkel 9. Primære regnskapsdokumenter

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Riktig utførelse av regnskapsdokumentasjon er svært viktig for prosessen med å generere regnskapsinformasjon og fastsette skatteforpliktelser. Derfor er det nødvendig å behandle dokumenter med spesiell forsiktighet.

Spesialister for regnskapstjenester, representanter for små bedrifter som fører uavhengige registre bør kjenne til hovedkravene for opprettelse, design, flytting, lagring av papirer.

Dokumentkonsept

Forskriftsmessige handlinger om regnskap avslører ikke konseptet med et dokument. Derfor er det verdt å bruke definisjonen etablert av GOST R ISO 15489-1-2007.

Regnskapsdokumenter er identifiserbar informasjon registrert på en materialbærer, opprettet, mottatt og lagret av en enkeltperson eller organisasjon som bevis ved bekreftelse av forretningsaktiviteter eller juridiskforpliktelser.

Primærdokumenter er dokumenter som inneholder kildedata om prosesser og operasjoner. Dette er regnskapsdokumenter som fungerer som grunnlag for regnskapsføringer.

Primære regnskapsdokumenter er dokumentene som brukes til å registrere fakta om økonomisk aktivitet. Dette konseptet i den føderale loven "On Accounting" er regulert av artikler.

Hovedkravet som stilles for deres sammenstilling er at de må sammenstilles når den økonomiske aktiviteten utføres eller umiddelbart etter at den er fullført (hvis mulig).

Primærpapirer

Det primære regnskapsdokumentet må utarbeides på tidspunktet for forretningstransaksjonen, og hvis dette ikke er mulig, umiddelbart etter at det er fullført.

De viktigste primærdokumentene er:

1. Fraktbrev, med formen TORG-12.
2. RKO og PKO.
3. Regnskapsreferanse.
4. Utgiftsrapport.

Utvalg av primærdokumenter

Ingen normativ handling inneholder gruppering og klassifisering av regnskapsdokumenter. Følgende typer regnskapsdokumenter kan skilles ut, disse er dokumenter som tar hensyn til:

1. Steder for samlingen deres: eksterne og interne.
2. Gjeldende dokumentarformer: ikke-enhetlig (opprettet i samsvar med skjemaene som ble utviklet uavhengig av organisasjonen), enhetlig (opprettet i samsvar med skjemaene i albumetenhetlige skjemaer).
3. Type informasjonsbærer: elektronisk og papir.
4. Datavolum: sammendrag og primær.
5. Type forpliktelser, regnskapsområder, eiendeler: regnskap for kontanttransaksjoner, regnskap for periodisering og betaling av lønn, regnskap for varelager, regnskap for anleggsmidler, etc.

Primære regnskapsskjemaer

Registrering i regnskap av regnskapsdokumenter er for det første bruk av enhetlige og selvstendig utviklede skjemaer. Bruken av mange enhet siden 2013 er ikke obligatorisk.

Alle primærskjemaer må godkjennes av organisasjonens leder. Følgende er for øyeblikket obligatoriske:

1. I henhold til regnskapet for godstransporttjenester (272-P av regjeringen).
2. I henhold til regnskapet for arbeid, betalingen (1-P fra Statens statistikkkomité).
3. Regnskap for kontanttransaksjoner (88-P fra Statens statistikkkomité, 3210-U i Bank of the Russian Federation).

Standardskjemaet leveres også for betalingsordren. I prosessen med å utstede enhetlige skjemaer, er det obligatorisk å fylle ut regnskapsdokumenter, nemlig alle de oppgitte kolonnene (linjene). Hvis noe informasjon mangler, bør det settes en strek i den tilsvarende kolonnen.

Det er verdt å merke seg at bruk av regnskapsdokumenter, som foreløpig ikke er påkrevd, fortsatt brukes i organisasjoner. Under hensyntagen til bedriftens interne behov, kan disse skjemaene ferdigstilles. De kan gjøres mer egnet og praktisk for å fikse spesifikke forretningsaktiviteter. For eksempel kan duNekt å bruke utskriftsbehov og merker på for- og baksiden.

Godkjenning av primære regnskapsdokumenter

Organisasjoner er forpliktet til å godkjenne de gjeldende primærskjemaene (4 paragraf 1/2008-PBU). Det er imidlertid viktig å huske at det ikke er tilstrekkelig å bare lenke til Uniform Forms-albumet.

Regnskapsreglene bør angi de spesifikke dokumenttypene fra albumene som organisasjonen vil bruke, samt en liste over personer som har rett til å signere primærdokumenter.

Skjemaer kan også være godkjent av andre lokale forskrifter. For eksempel en ordre om å godkjenne formene for primære regnskapsdokumenter. Regnskapsprinsippet må inneholde en lenke til en slik ordre.

Nødvendige detaljer for regnskapsdokumenter

402-FZ regulerer kravene til de obligatoriske detaljene i primære regnskapsdokumenter. Det er syv slike detaljer:

1. Dato for dokumentet.
2. Hans navn.
3. Navnet på den økonomiske enheten som kompilerte dokumentet.
4. Innhold i forretningsfakta.
5. Mengden av monetær eller naturlig måling (med enheter).
6. Navn på posisjoner til personer som er ansvarlige for transaksjonen.
7. Signaturer med utskrifter av ansvarlige personer.

Noen dokumenter som ikke er primærdokumentasjon kan brukes som sådan.

Hvis en organisasjon gjenspeiler kostnadene ved husleie, er slike regnskapsdokumenter handlinger og en leieavtale. 611 og 622 artikler i Civil Codefastslå at det i et slikt tilfelle skal utarbeides bilaterale handlinger om aksept og overføring av rapporteringsobjektet. Hvis vi vurderer artikkel 753 i Civil Code, kan handlinger av ensidig karakter tjene som primære dokumenter.

Dokumentasjon i regnskap

Det er viktig å ta hensyn til spesielle tilfeller som ofte oppstår ved utarbeidelse av dokumentasjon.

Avvisning av bruk av sel. Hovedformålet med seglet er å bekrefte signaturen satt av den ansvarlige personen. Siden 2015 er ikke virksomheter pålagt å stemple. Informasjon om pressen bør gjenspeiles i organisasjonens charter (82-FZ). Segl kreves bare når det kreves av føderale forskrifter.

Den må være til stede på følgende dokumenter: doble lagersertifikater, arbeidsulykker, dokumenter levert til tollmyndighetene, en fullmakt som lar deg representere en juridisk persons interesser i domstolene.

Seglet er ikke et obligatorisk krav, men dets tilstedeværelse kan være gitt i form av det primære regnskapsdokumentet, som er godkjent av lederen av virksomheten.

Dokumenter utarbeidet på et fremmedspråk. Dokumenter kun på russisk kan godtas for regnskap. Hvis dokumentet er utarbeidet på et annet språk, må det være en oversettelse til russisk, og det må være linje for linje. Sertifisering av oversettelsen er ikke nødvendig, unntatt i tilfeller fastsatt av Haagkonvensjonen:

1. Ikke-rubelmålere i primære regnskapsdokumenter. Kostnadsdata i regnskapsdokumenter kan reflekteres i konvensjonelle enheter, i valuta, i rubler.
2. Primær i elektronisk form.

402-FZ lar forretningsenheter utstede primærdokumenter, ikke bare i papirform, men også i elektronisk form.

Det elektroniske dokumentet må inneholde alle nødvendige detaljer for regnskapsdokumenter, samt en elektronisk signatur.

Elektroniske signaturer kommer i tre varianter - enkel, forbedret ukvalifisert, forbedret kvalifisert. Ifølge Finansdepartementet kan alle disse tre signaturene brukes.

Fullmakt til å signere primære regnskapsdokumenter

En ansatt i en organisasjon har rett til å signere hvis ett av følgende dokumenter er utarbeidet:

1. Fullmakt til å signere primærvalget (artikkel 185-189 i Civil Code).
2. Bestill til høyre for å signere.

Sammenlignet med pålegg som gir rett til å signere, kan det også gis fullmakt til personer som ikke er ansatte i organisasjonen. Etter avtale mellom partene kan en faksimile brukes til å signere primærdokumenter (artikkel 160 i Civil Code).

Tidsplan for arbeidsflyt i regnskap

En arbeidsflytplan er en beskrivelse, som kan ha form av en tabell eller diagram, av prosedyrer for å opprette, flytte, behandle, lagre regnskapsdokumenter. Tidsplanen kan godkjennes som et vedlegg til regnskapsprinsippet eller som en lokal normativ lov. I det andre tilfellet bør regnskapsprinsippene inneholde en lenke til denne loven.

Arbeidsflytplanen må nødvendigvis gjenspeile:

1. Vilkår der dokumenter skal utarbeides, overføres, behandles, lagres.
2. Posisjoner til driftsansvarlige gjenspeiles i arbeidsflytplanen (105-P fra Finansdepartementet).

Magasin for regnskapsføring av primærdokumentasjon

Å føre en slik journal er mer en regel for rasjonell dokumenthåndtering, snarere enn regnskap. Det er nødvendig for registrering av regnskapsdokumenter - inngående og utgående primærdokumenter. Eksperter anbefaler å føre en lignende journal i tilfeller der regnskap utføres uten bruk av spesialiserte regnskapsprogrammer.

For eksempel ved bruk av 1C kan en dokumentasjonsjournal genereres og skrives ut så snart det er nødvendig. Så, registeret over mottaksdokumenter vil vise dokumentene til leverandørene, og registeret over kontantdokumentene, henholdsvis dokumentasjonen på foretakets kasse.

Regnskap, i motsetning til skatteregnskap, tillater refleksjon av fakta om økonomisk aktivitet i fravær av primære regnskapsdokumenter, men bare hvis de mottas senere uansett.

I dette tilfellet bør fakta om økonomisk aktivitet registreres ved å bruke den estimerte verdien. Når dokumentet kommer, blir det ikke reversert. Det er bare nødvendig å korrigere datoen for kvitteringen.

Denne tilnærmingenregulert av 21/2008-PBU, 119n-P fra Finansdepartementet, AKPI16-443-R VS.

Dokumenter knyttet til mellomliggende transaksjoner er et unntak fra denne prosedyren. Formidleren plikter å overføre all dokumentasjon. I tilfeller der rapporten om den fullførte transaksjonen er utarbeidet med feil eller unøyaktigheter, kan oppdragsgiver ha rett til å reise innsigelser innen 30 dager fra datoen for mottakelsen (999, 1008 artikler i Civil Code).

Lagring og destruksjon av regnskapsdokumenter

Rekkefølgen for lagring av primæren bestemmes av 558-P til Kulturdepartementet. Den totale perioden for lagring av dokumentasjon, i samsvar med 402-FZ "On Accounting", artikkel 9, er 5 år. Foretakets leder er ansvarlig for å organisere lagring av dokumentasjon.

Noen dokumenter bør oppbevares i lengre tid:

1. Om erverv av løsøre - minst 10 år.
2. For transaksjoner med eiendom – på ubestemt tid.
3. Utbytteutbetalinger og reisebevis for forretningsreiser i det fjerne nord - 75 år.

Hvis interne poster har utløpt, kan de bli ødelagt. Beslutningen om muligheten for ødeleggelse bør tas av en sakkyndig kommisjon, opprettet hvert år eller som fungerer permanent. Basert på resultatene av virksomheten til en slik kommisjon, bør det utarbeides en handling som gjenspeiler listen over dokumenter som skal destrueres.

En virksomhet kan avvikle dokumentasjon på egen hånd eller ved å overføre den til en spesialistorganisasjon.

Ansvar for lagring av primærdokumenter

Straffer er gitt for grove brudd på krav til regnskap og finansiell rapportering. Et av de råeste dokumentene er mangelen på obligatoriske primære regnskapsdokumenter, regnskapsregistre, regnskaper og en revisjonsrapport for en økonomisk enhet.

Hvis slike overtredelser blir funnet, ilegges bøter med følgende beløp:

1. Offisielle - 5–10 tusen rubler.
2. Gjentatte brudd fra tjenestemenn - 10-20 tusen rubler eller diskvalifikasjon i 1-2 år.