Kontrollens hovedfunksjon i ledelsen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Hver leder utfører ledelsens grunnleggende funksjoner: planlegging, organisering, motivasjon, kontroll. De fire elementene i kontrollfunksjonen: definere indikatorer og metoder for måling av resultater, måling av resultater, avgjørelse om resultatene er i rute og korrigerende handlinger.

Alle ledelsesfunksjoner: planlegging, organisering, motivasjon, kontroll henger tett sammen. De er like viktige for effektiv ledelse. De kan ikke deles inn i dur og moll. Samtidig er ledelsesfunksjoner: organisering, motivasjon og kontroll basert på gjennomtenkt og effektiv planlegging.

• Planlegging er den primære, grunnleggende funksjonen. Basert på de strategiske målene bygges det en plan for å nå dem, som sørger for allokering av visse ressurser og kobler denne allokeringen i tid. Planlegging dokumenterer allokering av ressurser og forener innsatsen til enkeltavdelinger og ansatte for å nå et felles mål. For dette utføres detdekomponering av felles mål til personlige. Det er viktig å sørge for planlegging og kontroll av organisasjonen. Ledelsesfunksjoner, i tillegg til målsetting, sørger også for kompilering av en liste over arbeid som må utføres i en bestemt rekkefølge for å nå målet. Samtidig er hvert verk knyttet til tidspunktet for dets begynnelse og slutt, ressursene som er tildelt det og påfølgende (eller tidligere) verk i tide.
• Organisasjonen, som en funksjon av ledelsen, skal skape en struktur som gjør at enkeltelementer i systemet kan fungere sammen etter gitte regler og rasjonelt bruke de tildelte ressursene for å nå målene. Organisasjonsstrukturen er beskrevet av en rekke formaliserte regler - forskrifter, forskrifter, instrukser.
• Motivasjon, som en funksjon av ledelsen, er å oppmuntre ansatte på alle nivåer til å jobbe effektivt sammen for å nå sine mål. Dette er den mest humanistiske og minst formaliserte funksjonen til styresett.
• Kontroll, som funksjon består styringsprosessen i kvantitativ og kvalitativ regnskapsføring av resultatene av arbeidet, dette er en prosess som sikrer at organisasjonen når sine mål

Tildeling av kontroll

Kontroll er ledelsens hovedfunksjon. Det er for:

• Redusere usikkerheten i produksjonsprosessen og styringsprosessen.
• Prediksjon og feilforebygging.
• Støtt vellykket handling.

Kontroll er utenkelig uten måling. For å forstå hvaarbeidet går etter planen, det er nødvendig å sammenligne de kvantitative indikatorene oppnådd på kontrolltidspunktet med noen tidligere kjente planlagte.

Prosesskontroll er et system som lar deg planlegge, måle, identifisere avvik og korrigere enhver forretningsaktivitet, som produksjon, pakking, levering til forbruker med mer.

Kontrollfunksjonen i ledelsen er en vesentlig del av ledelsesprosessen.

I fravær av en kontrollfunksjon mister enhver kontroll sin betydning. Du vil ikke vite om det som var planlagt ble gjort, og generelt om noe blir gjort.

Uten kontrollfunksjonen er det også umulig å administrere personell.

Ledelsesprosessen er en funksjonell prosess for organisasjonskontroll, den skal vokse ut av organisasjonens mål og strategiske planer

Fire elementer i kontrollfunksjonen

Det er fire hovedtrinn i styringskontrollfunksjonen:

1. Definer indikatorer og hvordan du måler resultater.
2. Mål resultater.
3. Finn ut om resultatene er som planlagt.
4. Bruk korrigerende tiltak.

"Kontroll" betyr en liste holdt i duplikat (fransk contrôle, fra contrerôle -, fra latin contra - mot og rotulus - rulle).

Angi mål og metoder for måling av resultater

Det er nødvendig å danne et sett med indikatorer som er viktige for den kontrollerte prosessen og bestemme de planlagte verdiene for hver på gitte tidspunkter. Når på dette tidspunktet den faktiskeSom et resultat får ledere signaler om hvordan ting går, og dermed trenger de ikke sjekke hvert trinn i implementeringen av planene.

Indikatorer bør være tydelig artikulert, målbare og materielle å overvåke. I et produksjonsanlegg kan beregninger inkludere salg og produksjon, arbeidseffektivitet, sikkerhetsytelse og mer.

I tjenestelevering derimot, bør beregninger inkludere for eksempel antall kunder som må stå i kø i banken eller antall nye kunder hentet inn som følge av en oppdatert annonsekampanje.

Målepunkter på tidslinjen bør heller ikke velges tilfeldig, men bør assosieres med kritisk viktige, sett fra en kontrollert prosess, tidsperioder eller begynnelsen/slutten av viktige stadier av prosessen. Det kan være

• Begynnelsen eller slutten av planleggingsperioden – skift, dag, uke eller måned.
• Begynnelse eller slutt på en viktig fase: ferdigstillelse av pre-produksjon, start på sluttmontering av produktet, forsendelse av produktet til kunden.
• En ny produktutgivelse eller oppnåelse av planlagte tjenestevolumer.

Funksjonene til planlegging og kontroll i ledelsen er svært nært forbundet og gir ikke mening uten hverandre. Ingen kontrollert plan blir til et tomt stykke papir. Ledelsesfunksjonene motivasjon og kontroll er også relatert.

Måleresultater

Måle resultater ved kontrollpunkter og sammenligne dem med planlagteindikatorer bør utføres på en proaktiv måte slik at avvik kan oppdages så tidlig som mulig eller til og med forutses før de oppstår, og dermed unngå eller minimere korrigerende tiltak.

Hvis sjekkpunkter er riktig planlagt og verktøy tilgjengelig for å finne ut nøyaktig hva underordnede gjør, vil det være nøyaktig og enkelt å vurdere gjeldende og forventet ytelse.

Det er imidlertid mange aktiviteter der det er vanskelig å fastslå de eksakte kontrollpunktene, det er også mange aktiviteter som er vanskelige å måle.

Det er for eksempel ganske enkelt å etablere en standardtid for produksjon av masseprodukter, og det er like enkelt å måle de faktiske verdiene for disse indikatorene

Situasjonen er mer komplisert med typer arbeid langt fra teknologi. Det er for eksempel ikke lett å overvåke arbeidet til en leder for industrielle relasjoner, fordi det ikke er lett å utvikle et tydelig målkort.

Lederen for denne typen ledere er ofte avhengig av så vage indikatorer som fagforeningsforhold, underordnedes entusiasme og lojalitet, medarbeiderskifte og/eller arbeidskonflikter. I slike tilfeller er resultatene av måling av underordnet av lederen også vage.

Overholdelse av resultater med planen

Dette er et enkelt, men svært viktig trinn i kontrollprosessen. Det innebærer å sammenligne målte resultater med forhåndsbestemte mål. På dette stadiet er en forhåndsutviklet sammenligningsteknikk ekstremt viktig. I detDokumentet bør klart definere hva som spesifikt måles, på hvilket tidspunkt og under hvilke forhold. Følg denne teknikken strengt, ellers vil resultatene av måling og sammenligning med planen være upålitelige.

Hvis ytelsen er som planlagt, kan ledelsen tro at alt er under kontroll. I dette tilfellet er det ikke nødvendig å forstyrre den daglige driften av organisasjonen.

Korrigerende handling

Dette stadiet blir det viktigste i tilfelle indikatorene ikke når de planlagte og analysen viser behovet for korrigerende tiltak. Slike korrigerende handlinger kan omfatte endringer i ett eller flere aspekter av den daglige driften av organisasjonen.

For eksempel må en bankkontorsjef bestemme at flere kasserere i hallen må besettes for å møte den tidligere fastsatte maksimale ventetiden på fem minutter.

Eller butikksjefen bestemmer seg for å sende maskinoperatørene overtid for å overholde fristene for levering av produkter.

Overvåking hjelper også med å identifisere feil satte mål, i så fall vil den korrigerende handlingen være å korrigere målene, og ikke å kjempe for å endre gjeldende målte verdier.

Retidigheten av korrigerende handling

Du må alltid utvikle en konstruktiv måte å bringe indikatorene til de planlagte verdiene, ellers må du for sent innse at feilen allerede har skjedd. Jo tidligere en feil eller feil blir identifisert, jo mer sannsynlig er det å fikse eller ta igjen. Og jo mindre tid, materiell og arbeidsressurser vil bli brukt på korrigeringen.

Avvik oppdaget på et senere tidspunkt kan være helt umulig å rette. I dette tilfellet pådrar organisasjonen seg betydelige økonomiske tap og omdømmetap frem til opphør av driften.

Dårlige nyheter i dag er bedre enn de samme nyhetene i morgen.

D. S. Chadwick

Sammenheng mellom kontrollfunksjoner

Ledelsesfunksjoner: motivasjon og kontroll er nært knyttet til hverandre. For å bygge et effektivt motivasjonssystem for en underordnet, trenger en leder tilgang til nøyaktige og tidsriktige kontrollresultater.

Kontroll kan utføres for samsvar:

• planlagte indikatorer;
• kvalitetsstandarder;
• selskapsretningslinjer;
• krav til sikkerhet og arbeidsbeskyttelse;
• krav til kontrollerende statlige eller offentlige organisasjoner.

Kontroll kan også være periodisk og engangs, planlagt og nødstilfelle, privat og som en del av en generell revisjon av organisasjonen.

Konklusjon

Kontrollens hovedfunksjon i ledelsen er å sikre gjennomføringen av planen og dermed nå organisasjonens mål. Tilleggsfunksjoner - støtte for organisering og motivasjon og interaksjon med dem. Kontrollfunksjonen i ledelsen er den viktigste. Poenget med kontroll er det ikkefor å fange enheten eller ansatte i manglende oppfyllelse av planen og straffe dem. Poenget er å oppdage avvik fra planen i tide. Da er det en sjanse til å ha tid til å iverksette korrigerende tiltak. Gjennomtenkt organisering av kontrollprosesser er nøkkelen til nøyaktig og rettidig gjennomføring av planer og oppnåelse av mål.