Regler om dokumentflyten til organisasjonen. Et eksempel på arbeidsflyt i en organisasjon

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Et dokument er informasjon presentert i en form som passer til innholdet og formålet. Et dokument er laget med en hensikt, av noen for noen. Men ikke alltid kilden til dokumentet og / eller dets adressat vil være en person. Det moderne nivået - når det er mulig og nødvendig å effektivt og praktisk inkludere maskiner og mekanismer i kontrollsløyfen.

Prosessen, funksjonene og hastigheten til bevegelsen av et dokument avhenger av dets form, innhold og funksjon i "bevegelsesmiljøet". Suksess, økonomiske indikatorer og sosial effektivitet avhenger av hvor godt dokumentflyten i organisasjonen er lagt opp, og dette er: kvaliteten og livet til selskapet.

Om dokumenter og arbeidsflyt

Administrasjon, form og prosedyre for arbeidsflyt for eksempel en organisasjon er ikke regulert av lov. Det er GOSTs, vedtekter og obligatoriske anbefalinger. Som en del av regnskapsdokumenter, papirer for å få lån ellermedisinske rapporter er lovens normer.

Et dokument er ikke alltid en streng skriftlig form. Det kan være:

• et skjema der spesifikke felt fylles ut på en bestemt måte, med nøyaktig semantisk og syntaktisk innhold;
• en side laget i henhold til et spesifikt skjema for en spesifikk søknad (brev, ordre, oppdrag, bemanning, …);
• free-form (forklarende notat fra den ansatte, takknemlighet for arbeidsprestasjoner, vedtak om søknaden, …).

Alle tre versjonene av dokumenter kan presenteres på papir eller elektronisk, og på grunn av tilgjengeligheten av tekniske og juridiske verktøy er de helt likeverdige, selv om det fortsatt er tilfeller der kun papirskjema er mulig.

Til tross for mangelen på lovgivningsmessig regulering av dokumentets og arbeidsflytens form og innhold, er det en rigid, allment akseptert og ikke diskutert praksis med å opprette, flytte, lagre eller ødelegge dokumenter, som hver organisasjon står fritt til å justere til seg selv på absolutt noen måte.

Perfekt eksempel på dokumentflyt i en organisasjon

Det er fundament alt umulig å oppnå idealet:

• uansett liv og aktivitet,
• når som helst,
• hvor som helst i verdensrommet,

fordi hver ny tilnærming gjør det mulig å se nye horisonter. Det er et ønske og et behov for å følge dem. Dokumentasjon er intet unntak. Tvert imot, det er et demonstrativt og levende eksempel på dynamisk fiksering av prosessen med informasjonsbevegelse.

Det spiller ingen rolle hvordan informasjonen er registrert: på papir eller i elektronisk form. For øyeblikket har begge skjemaene samme juridiske verdi, selv om papirversjonen har fordeler i noen tilfeller.

syklusen for deres bevegelse fra øyeblikket av tilsynekomst (skapelse) til øyeblikket av innskudd eller ødeleggelse.

Ikke alle organisasjoner forstår at mange dokumenter kan utføres direkte av maskiner og mekanismer uten menneskelig innblanding, akkurat som ikke alle kilder (forfattere) bare bør være mennesker.

Den vanlige forståelsen av automatisering av arbeidsflyt i det overveldende flertallet av tilfeller er på nivå med en enkel "signalidé", når programmet er betrodd å rapportere bare forekomsten av hendelser.

Intern og ekstern omsetning av dokumenter

Begge kretser er viktige for en vellykket organisasjon. Den ytre omsetningen har en statisk verdi, mens den indre omsetningen har en dynamisk verdi.

Jo bedre selskapets ledelse forstår denne omstendigheten, desto mer lovende elektronisk dokumenthåndteringssystem velger den. De som ønsker å sette et ideelt eksempel på bevegelsen av forretningspapirer i en organisasjon, skriver sitt eget informasjonssystem.

Dokumenter kan være primære ogsekundær. Sistnevnte har alltid en historie med bevegelse i organisasjonen.

Ved å analysere anvendelsen av kunnskap om dokumentet og bruken av det, er det mulig å vurdere virksomhetens funksjonelle egenskaper, sosioøkonomiske indikatorer og tidsparametere. Dette er viktig for både partnere og forbrukere.

Papir, men effektivt eller elektronisk, men kjøpt

Unikhet er ikke bare iboende for en person, men også for en organisasjon. Dessuten setter hver person pris på sin individualitet og streber på alle mulige måter for å fremheve den med klær, oppførsel, utdanning og så videre.

Et selskap som kjøper et ferdigsydd informasjonssystem er et perfekt eksempel på en organisasjons arbeidsflyt som fratar den sitt eget ansikt og tvinger ansatte til å kle seg i «en annens klær».

Det er bedre å betro egne ansatte å jobbe med papirmedier på gammeldags måte enn å påtvinge dem en tredjeparts, men moderne mening om dokumenter og bruken av dem. Hver ansatt er et viktig element i organisasjonens funksjonalitet, og ikke en forsker på effektiviteten til andre menneskers ideer og strukturer i tredjeparts arbeidsflyt.

Prioriteter, dynamikk og funksjonalitet

Den ytre konturen av arbeidsflyten er alltid begrenset, upretensiøs og statisk stabil. I det store og hele skal det ikke tillegges større betydning enn det fortjener. For eksempel, hva er poenget med å "investere sjelen din" i forhold til skattemyndighetene, regulatoriske myndigheter eller partnere. Du kan på en eller annen måte diversifisere prosessen med å utveksle informasjon medreklamebyråer, men selv dette får til slutt en statisk, dagligdags form.

Prioriteten til vårt eget informasjonsbehandlingssystem, hvorav en viktig del alltid er elektronisk dokumenthåndtering, er hevet over tvil. Men alltid og alle beklager tiden og pengene til å lage sitt eget system.

En kombinasjon av de klassiske "one es"- eller "galaxy"- alternativene som aldri klarer seg uten xel og et par tredjeparts lokale økonomi- eller regnskapsprogrammer, kombinert med deres egen nettside for å få tilbakemeldinger og dokumenter (ordre, klager, tilbud, …) fra kunder og samarbeidspartnere - den vanlige tingenes tilstand, ansatte er hele tiden opptatt med rutiner, og det er ingen kostnader.

Dynamikken i produksjonsprosessen kan bare sikres ved effektiv implementering av sin egen funksjonalitet. Bare i denne egenskapen er elektronisk dokumenthåndtering i en organisasjon et etterligningsverdig eksempel, og i sammenheng med implementering av egen forretningsidé en utmerket dynamikk i produksjonen, økonomiske og sosiale indikatorer.

Forskrifter om organisasjonens informasjonssystem

Enhver organisasjon er et informasjonssystem som oppstår og eksisterer i et lignende miljø. Dokumenter kommer inn i organisasjonen utenfra, innvendig kreves det også å lage dokumenter, hvorav noen er regulerte og obligatoriske.

Et enkelt arbeidsflytskjema for organisasjonen er et eksempel på hva alle vanligvis gjør. Forskrift vedrarbeidsregler, daglig rutine, ansattes plikter - den vanlige normen, men svært få personer er involvert i utviklingen av "Forskrift om organisasjonens informasjonssystem".

Fra et objektivt synspunkt kan lederne i organisasjonen la seg veilede av hva som helst, skrive eventuelle forskrifter og stillingsbeskrivelser. Men effektiviteten og gjennomførbarheten av denne regelutformingen avhenger bare av hvor mye det interne reguleringsarsenalet oppfyller virkelighetens krav.

Forskrifter om dokumenter og deres bevegelse

Dokumenthåndteringssystemet til en virksomhet er en integrert del av virksomhetens informasjonssfære, som et resultat av at "Forskrift om dokumenthåndtering" er et vedlegg til "Forskrift om organisasjonens informasjonssystem", men svært viktig og kobler alle dens bestanddeler til én enkelt informasjonsorganisme.

Hvis ledelsen er fast bestemt på å skape det perfekte eksempelet på en organisasjons arbeidsflyt, betyr det at de virkelig er engasjert i utviklingen av en vellykket virksomhet, med mål om å tjene penger og forbedre de ansattes velvære.

Et trekk ved dagens utvikling av programvare, spesielt i forkant av distribuert informasjonsbehandling (eksempler på internettprogrammering), er at det er nesten umulig å lage en mobil selvtilpassende applikasjon.

Oppgaven med elektronisk dokumenthåndtering i en organisasjon er et enkelt, men demonstrativt eksempel. Her er dynamikken særegen:

• innkommende og utgående dokumenter;
• algoritmer for behandling av interne og eksterne forretningspapirer.

Å skrive kode som kan variere etter hvert som data og algoritmer endres, er veldig vanskelig. Kostnaden for tid og ressurser er ikke tilgjengelig for alle organisasjoner.

Elektronisk dokumenthåndtering i dynamikk

Organisering av arbeidsflyt ved bedriften på eksemplet med oppgaven med den elektroniske versjonen er relevant, enkel, veiledende og praktisk. Kompleksiteten kommer fra prosessen med å designe kode som kan endres dynamisk. Utviklingstid er også et problem.

bruk vanlig behandlingslogikk.

Da arbeidsflyten i organisasjonen=et eksempel + trekk ved din egen forretningsidé. I den første tilnærmingen vil resultatet ikke være praktisk, men så snart den første implementeringen av oppgavene er satt i drift, vil syklusen til løsningen deres bli irreversibel, og med behørig oppmerksomhet vil resultatet bli oppnådd.

Opprettelsen av et informasjonssystem som er i stand til å behandle informasjon i dynamisk endring, er for det første dynamikken i selve skapelsesprosessen.

Inntil det opprettes en mekanisme for å endre innkommende, utgående oginterne dokumenter, og koden vil ikke kunne endres uavhengig uten deltakelse av en programmerer, vil det ikke være mulig å snakke om det faktum å lage et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Men å finne opp og implementere ditt eget system for å fullt ut støtte organisasjonens informasjonsprosesser er det samme som å gjøre suksessen strålende og perfekt.