Kontroll i bedriften: verktøy, mål og mål

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2024-01-17 19:03

De som hører ordet «kontrollere» for første gang, ser vanligvis for seg å kontrollere noe, men det er faktisk slett ikke tilfelle. Kontroll i en bedrift er et komplekst system som er rettet mot å forbedre økonomiske, personelle og teknologiske prosesser for å oppnå effektiv funksjon av organisasjonen som helhet. I motsetning til kontroll, som er designet for å identifisere problemer og feil gjort i fortiden, søker controlling å bygge et prosessstyringssystem i selskapet som fokuserer på nåværende og fremtidige saker. Hvorfor er dette så viktig?

Kontrolltjenesten i virksomheten er et viktig element, siden dens ansatte kan minimere tap av ressurser, analysere nåværende og fremtidige planer, og også identifisere mulige feil, det vil si de som kan bli gjort i løpet av selskapets virksomhet. Men for å forstå hva denne typen aktivitet er, er det viktig å studere funksjonene og nøkkelpunktene mer detaljert. Denne artikkelen vil diskutere de grunnleggende konseptene, målene og målenekontrollerende, så vel som konsepter, verktøy og funksjoner.

Konsepter og definisjoner

Kontroll er en ny retning i styringssystemet, så i dag er det ingen entydig definisjon av dette konseptet. Det er imidlertid flere definisjoner som er mest populære og gjenspeiler essensen av dette begrepet.

Oprinnelsen er knyttet til det engelske verbet å kontrollere. I oversettelse er "kontrollerende" "ledelse, tilsyn, kontroll, ledelse, regulering." En slik beskrivelse er imidlertid ikke nok til å forstå essensen av dette fenomenet, så det er verdt å vurdere følgende to mer presise definisjoner.

Kontroll er et eget aktivitetsområde i organisasjoner, som er knyttet til implementeringen av den økonomiske funksjonen og har som mål å ta de riktige strategiske og operasjonelle beslutningene av ledelsen.

Kontroll er et sett med handlinger rettet mot å støtte alle prosesser med nødvendig informasjon og analytisk støtte for å ta de riktige ledelsesbeslutningene. Oftest er de rettet mot å øke fortjenesten i organisasjonen.

Moderne kontroll i en virksomhet må nødvendigvis omfatte et kvalitetsstyringssystem, risikostyring og et system med nøkkelindikatorer, samt prosessledelse ved implementering av enhver type planlegging.

Mål og mål

Basert på de grunnleggende konseptene, kan vi konkludere med at de viktigsteHensikten med å kontrollere i en bedrift er orienteringen av alle ledelsesprosesser mot å oppnå visse mål, som kan uttrykkes i å forbedre produkter, oppnå et tilstrekkelig nivå av konkurranseevne, og så videre. Målet er med andre ord å opprettholde en effektiv ledelse av organisasjonen. Hva er formålet?

Basert på målet skilles følgende hovedoppgaver med å kontrollere når man leder et selskap:

• utvikling av planleggingsmetodikk og dens organisering;
• regnskap, inkludert innsamling av informasjon og behandling av denne;
• control;
• organisering av spesielle observasjonssystemer.

Disse oppgavene, oppsummert, har særegne deloppgaver som må utføres av tjenesten eller avdelingen som er betrodd den kontrollerende funksjonen. Utviklingen av en planleggingsmetodikk og dens organisering inkluderer følgende:

• sikre etableringen av et regulatorisk rammeverk som vil bidra til å implementere prognoser for selskapets utvikling;
• å gi råd til folk som utvikler strategiske planer;
• koordinerende arbeid ved utarbeidelse av ulike planer, ved fastsettelse av hovedmål for bedriften og budsjettering;
• deltakelse i diskusjoner og definisjoner av parametere (kvalitative og kvantitative) for arbeidet.

Regnskapsoppgaven inkluderer følgende:

• utvikling av strukturen for overføring og mottak av informasjon;
• opprette et informasjonsstøttesystem for å gi referanser, informasjon ograpporterer til personer som er ansvarlige for en bestemt prosess i ledelsen av selskapet;
• bestemme behovet for å gi nødvendig informasjon til ledere eller andre ansvarlige personer;
• sammenligning av planer og rapporter og sammenstilling av delrapporteringsdokumentasjon som viser fremdriften til planene;
• analyse av avvik fra planer, identifisering av mulige årsaker og utvikling av forslag for å hindre påvirkning av negative faktorer som forårsaket forstyrrelser i arbeidet.

Kontrolloppgaven inkluderer:

• overvåke implementeringen av planer rettet mot å nå strategiske mål;
• overvåke tilstanden til miljøforhold knyttet til utviklingen av strategiske planer;
• overvåking av svakheter som ble identifisert under planlegging eller gjennomgang av programfremdrift.

Oppgaven med å organisere arrangementer for et spesielt observasjonssystem sørger for følgende:

• utvikling av et regelverk for å innhente og gi informasjon i organisasjonen;
• utvikling av aktiviteter som gir tilleggsinformasjon og analytisk støtte.

En spesiell plass i systemet for kontroll av økonomi, personell og ressurser er regnskap. Tradisjonell rapportering innebærer som regel fokus på fortiden og presentasjon av faktadata om tidligere prosesser og fenomener, mens rapportering i controlling er fokusert på fremtiden.

Dermed kan du se at organiseringen av kontroll i virksomheten bidrar til opprettelsengjeldende kontroll over prosesser for å bestemme konsekvensene av visse ledelsesbeslutninger. Det kan også sies at innføringen av controlling lar deg spare bedriftens ledelse fra å ta forhastede eller ulønnsomme beslutninger som medfører sløsing med ressurser.

Methods

For å oppfylle alle oppgavene som er satt når man leder en organisasjon, innebærer kontroll bruk av følgende generelle vitenskapelige metoder:

• analyse;
• deduction;
• induksjon;
• spesifikasjon;
• abstraksjon;
• synthesis;
• analogi;
• simulering.

Etter at målene, målene og metodene for dette aktivitetsområdet har blitt vurdert, er det ekstremt viktig å dvele ved funksjonene.

Functions

Kontrollsystemet i bedriften inkluderer slike grunnleggende funksjoner som:

• informasjon;
• regnskap og kontroll;
• analytical;
• planleggingsfunksjon.

Og også, betinget, kan tre funksjoner skilles ut, som vil være en kombinasjon av de ovennevnte - service, kommentering og ledelse.

Reasons for Controlling

Ved begynnelsen av det nittende og tjuende århundre sto mange amerikanske ledere i prosessen med å administrere organisasjoner overfor et presserende behov for å forbedre metodene for økonomisk regnskap og finansiell kontroll. De første forsøkene på å forbedre regnskapssystemet så slik utmåte - lederne av foretak som er tildelt sjefsfinansmannen og sekretæren for selskapet oppgaven med å gi analytisk informasjon om spørsmål om den økonomiske og økonomiske delen. Dermed ble det dannet et nært samarbeid mellom finanstjenesten og den som bistår daglig leder. Deretter ble det funnet at på grunn av mangfoldet av informasjon og behovet for detaljer, er det mer hensiktsmessig å overlate denne oppgaven til individuelle tjenestemenn. Dermed fant innføringen av kontroll i bedriften sted.

Følgende forutsetninger for fremveksten av kontroll kan skilles ut:

• global økonomisk krise;
• komplikasjon og innstramming av skattesystemet for gründere;
• komplikasjon av finansieringsformer.

Utviklingen av kontroll som en gren av økonomisk vitenskap skyldes følgende årsaker:

• internasjonalisering og differensiering av selskaper;
• endring av teknologier involvert i produksjonsområder;
• komplikasjon av bedriftsstyringssystemet;
• komplikasjon av det ytre miljø;
• komplikasjon av kommunikasjonsprosesser for å ta ledelsesbeslutninger, noe som førte til et akutt behov for kompetent personell innen systemteknikk og organisasjon.

I dag bemerker mange ledere for utenlandske virksomheter at etter opprettelsen av kontrollerende avdelinger ved virksomheten, for eksempel, økte selskapets inntekter, bruken av økonomiske, menneskelige og andre typer ressurser ble mer korrekt og lyktes i en betydelig måte.kutte kostnader.

Kontrolltjenesten i organisasjonen står overfor en svært alvorlig oppgave - å sikre rask innsamling og utarbeidelse av en detaljert analyse av informasjon om alle tilgjengelige kostnader for å administrere virksomheten. Foretakets direktør, sjefen for finanstjenesten og lederne for produksjonsavdelinger skal motta informasjon på en rettidig og regelmessig måte slik at de ved mulige avvik kan treffe riktige tiltak og rette opp hele virksomhetens arbeid.

konsept

I dag skilles det tyske og amerikanske begrepet kontroll i den økonomiske litteraturen. Generelt er disse konseptene veldig like hverandre, men hovedforskjellen deres er at den første er mer fokusert på å vurdere problemene med intern regnskap og analyse av det interne miljøet i organisasjonen, og den andre er mer fokusert på problemene med det eksterne miljøet som selskapet er nært forbundet med.

Det er verdt å merke seg at det tyske konseptet har fått bredere aksept. I følge dette konseptet er den sentrale oppgaven å løse problemene med internregnskap i en planmessig, kontroll- og dokumentarisk form.

Det amerikanske konseptet setter også i forgrunnen løsningen av problemstillinger knyttet til den planlagte, kontroll- og dokumentariske formen for internregnskap, men her er også den sentrale plassen gitt til å løse problemene med å vurdere det ytre miljøet og dets detaljerte analyse.

Verktøy

Kontrollverktøy er et sett med handlinger som lar deg utføre visse funksjoner og oppgaver. Disse verktøyene kan klassifiseres somkriterier:

• gyldighetsperiode (strategisk eller operasjonell);
• omfang (avhenger av oppgavene).

For å tydelig forstå hva som er hovedverktøyene som brukes til å kontrollere og under hvilke omstendigheter de er best brukt, bør du vurdere tabellen nedenfor.

Anvendelsesomfang	Verktøysett	Gyldighetsperiode
Regnskap	Rapporter om forretningsaktiviteter Record Forms Regnskapstall Rapporteringsanalysemetoder	Operational
Organisering av informasjonsflyt	Dokumentadministrasjonssystem	Strategic
Planlegging	Jobber med ordrevolumer Bridepunktanalyse ABC-analyse Analyse av faste svakheter Analyse av investeringsprosjekter rabattanalyse Analyse av salgs- og forbruksmønstre Evaluering av lønnsomheten ved å starte produksjon av råvarer for fremstilling av våre egne produkter Estimering av læringskurven logistikkmetoder Benchmarking Vurdere potensialet til firmaet SWOT-analyse Perception maps Måling av tjenestekvalitet Gantt-diagram Beregning av lagernivå Kapasitetsplanlegging Priser Analyse av inngangsbarrierer Nettverksplanlegging og mer	Strategic
Overvåking og kontroll	Tidlig varslingssystem Kostnadsanalyse Analyse av korrespondansen av indikatorer (planlagte og faktiske) Gap-analyse	Strategic

Spørsmålet om valg av verktøy for kontroll bør behandles med ekstrem varsomhet. For eksempel, for en organisasjon som opererer i et oligopol- eller monopolmarked, er det absolutt ingen vits i å bruke konkurrentanalyse.

De ovennevnte verktøyene for å kontrollere finans kan i stor grad forenkle prosedyren for økonomisk utvikling og utarbeidelse av planleggings- og rapporteringsdokumentasjon.

Strategisk og operasjonell kontroll

Det er to typer kontroller, som er forskjellige når det gjelder handlingsperioden, samt oppgaver og måter å løse dem på.

Strategisk kontroll er rettet mot implementering av langsiktige programmer, strategier. Målet er å danne et tydelig planleggingssystem som lar deg administrere selskapet på en pålitelig måte, noe som vil føre til økt fortjeneste.

A. Galweiter (vitenskapsmann-økonom) identifiserte i sine forfattere åtte områder som strategisk kontroll bør dekke, nemlig:

1. Bestemme fullstendigheten av selskapets planer, samt deres formelle og økonomiske innhold.
2. Kontroll av ustabilforhold i organisasjonen og i det ytre miljø, som er nært knyttet til gjennomføringen av selskapets strategiske planer.
3. Kontroll over vedtakelsen av viktige avgjørelser og implementeringen av dem, basert på tidsaspektet.
4. Sporing av implementeringen av planer, spesielt i vanskelige eller viktige stadier av implementeringen.
5. Rettidig respons på ugunstige eksterne og interne forhold som kan forårsake økonomisk skade for organisasjonen eller gi et biprodukt av aktivitet.
6. Sporing av den strategiske situasjonen til firmaet basert på regelmessige vurderinger.
7. Sjekker avgrensningen av de strategiske enhetene i bedriften.
8. Overvåke overholdelse av de definerende prinsippene for virksomheten, som tidligere ble definert.

Følgende oppgaver for denne typen kontroll kan skilles fra:

• definer kvantitative og kvalitative mål;
• ansvar for planlegging;
• å utarbeide et system med alternative strategier;
• bestemmelse av kritiske punkter i det interne og eksterne miljøet for systemet med alternative strategier;
• identifisering og håndtering av organisatoriske svakheter;
• dannelse av et målkort;
• håndtering av avvik og deres indikatorer;
• motivasjonsledelse i en institusjon;
• håndtering av økonomisk potensial.

Operasjonell kontroll i en virksomhet skiller seg fra strategisk ved at den er rettet mot å hjelpe ledere med å oppnå resultater i kortsiktige mål. Det skal bemerkes at hovedoppgaven er å forhindre en krisestatus i organisasjonen og spor nåværende fremdrift for de planlagte aktivitetene.

For å forstå forskjellene mellom disse to artene, vurder tabellen nedenfor.

Signs	Strategic controlling	Operational controlling
Orientering	Internt miljø Eksternt miljø	Lønnsomhet Kostnadseffektivitet
Kontrollnivå	Strategisk (langsiktig)	Taktisk og operativt
Goals	Skape betingelser for å overleve Utfører anti-krisetiltak Opprettholde vellykket potensial	Sikring av likviditet og lønnsomhet
Hovedoppgaver	Definer kvantitative og kvalitative mål Planleggingsansvar Utvikler et system med alternative strategier Bestemmelse av kritiske punkter i det interne og eksterne miljøet for systemet med alternative strategier Identifisering og håndtering av organisatoriske svakheter Kostnadseffektivitetsanalyse	metodologisk bistand i budsjettutvikling Søk etter svakheter for taktisk kontroll Bestemmelse av settet med kontrollerbare indikatorer i samsvar med gjeldendemål Sammenligning av planlagte og faktiske indikatorer Fastsetting av virkningen av avvik på gjennomføringen av gjeldende planer Motivasjon

Forholdet mellom operasjonell og strategisk kontroll

Disse to typene kontroller er integrerte deler av hverandre. Den viktigste oppgaven med strategisk kontroll er å sikre den langsiktige eksistensen av et bestemt foretak, og operasjonell - nåværende planlegging og implementering av visse planer for profitt.

Forholdet mellom disse to typene kan representeres som slike ordtak:

• "å gjøre det rette" er strategisk kontroll;
• "å gjøre det rette" er operativt.

Dermed kan vi konkludere med at operasjonell kontroll er en integrert del av implementeringen av den strategiske.

Introduksjon og organisering av tjenesten

Hvis lederen av virksomheten har bestemt seg for å implementere et kontrollerende system, må han først gjøre endringer i organisasjonsstrukturen og opprette en tjeneste (avdeling), som må være direkte underlagt daglig leder eller sjef utøvende. Den kontrollerende tjenesten kan omfatte følgende spesialister:

• serviceleder;
• kontrollør-kurator for verksteder (divisjoner/avdelinger/avdelinger);
• administrasjonsregnskapsfører;
• Informasjonssystemerspesialist.

Hvis produksjonsvolumer ellerstørrelsen på organisasjonen er liten, så kan du kombinere funksjonene til disse områdene og ekskludere én stilling.

For riktig organisering av arbeidet ved implementering av et slikt system, bør hver spesialist gis stillingsbeskrivelser, hvis funksjonalitet vil bli bestemt basert på bedriftens behov.

Hver leder, spesielt de bedriftene som befinner seg i de post-sovjetiske territoriene, må huske at innføringen av innovative ledelsesmetoder kan føre til kritikk fra personalet, og i noen tilfeller til og med fullstendig avvisning. Derfor, før du starter arbeidet med kontrolltjenesten, er det nødvendig å presentere innovasjoner og informere alle ansatte om hovedoppgavene, målene og hovedfunksjonene som denne strukturelle enheten skal utføre.

Det er også verdt å merke seg at implementeringen av en slik tjeneste bør være trinnvis og inkludere et forberedende stadium der virksomhetens tilstand studeres, deretter selve implementeringen, og til slutt et automatiseringsstadium, om nødvendig.

Konklusjon

Generelt reflekterer kontroll et stort spekter av vitenskapelige økonomiske og ledelsesmessige disipliner – ledelse, strategisk planlegging, kybernetikk, økonomisk teori og så videre. Takket være dette er en profesjonell leder eller et team av flere spesialister betrodd kontrollfunksjonen i stand til å løse produksjons-, økonomiske og personalmessige problemer, med tanke på mangfoldet og det brede spekteret av problemer med denne aktiviteten. Det er grunnen til at tilstedeværelsen av et etablert kontrollsystem i virksomheten gjør det mulig å løse, og ofte forutse problemer, som igjen fører til rettidig respons og minimering av ulike kostnader og alvorlige økonomiske tap.