Symboler i timelisten. Hvordan fylle ut en timeliste (eksempel)

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Arbeidstid og dens regnskap er viktige komponenter i enhver organisasjon, som lar deg kontrollere virksomheten til selskapet og disiplinere ansatte. For å forenkle denne prosedyren ble det utviklet et spesielt skjema - en timeliste. Den finnes i både papir- og elektronisk versjon. Og hver av artene har sine egne nyanser i fyllingen.

Hvem fyller ut timelisten

Hver organisasjon utnevner en person som er ansvarlig for å vedlikeholde timelisten, med fokus på aktivitetens spesifikasjoner og antall ansatte. Hvis organisasjonen er liten og alt arbeidet gjøres på kontoret, vil personalinspektøren, regnskapsføreren eller annen autorisert person planlegge de ansatte.

I tilfelle en bedrift har flere fasiliteter, er det mye lettere å timeregistrere ansatte direkte på deres arbeidssted. I dette tilfellet ligger dette ansvaret hos formannen eller sjefenunderinndelinger etter eget pålegg eller fastsatt i arbeidsavtalen.

Algorithme for arbeid med timeliste

Først av alt må du vite at hver virksomhet må ha en vanlig (det vil si i papirversjon) timeliste. Skjemaet kan enten skrives ut på egen hånd eller bestilles fra et trykkeri.

Det er to godkjente skjemaer: T-12 og T-13. Forskjellen deres er at den første ikke bare tar hensyn til arbeidstid, men også har kolonner for beregning av månedslønn. De fylles i henhold til samme skjema, nemlig hver måned den første dagen en ny timeliste åpnes. Det er nødvendig å fylle ut kolonnene:

• Bedriftsnavn (i henhold til inngående dokumenter), serienummer og dato for ferdigstillelse.
• Perioden timelisten åpner for.
• Ordin alt antall personell og deres data fra personlige kort.

Resten av dataene legges inn innen en måned, og utfylling av delen som gjelder lønn forblir hos regnskapsmedarbeideren.

Symboler i timelisten

For raskere og mer praktisk utfylling av timelisten ble et notasjonssystem utviklet og godkjent. De gjenspeiler arbeids- og hvilemodus og andre nyanser. 36 betegnelser er gitt. Men noen ganger er ikke dette nummeret nok til å vise all informasjon om en ansatt nøyaktig.

Symboler i timelisten

	Navn	Brevbetegnelse	numerisk betegnelse
1	Dag- og kveldstid	I	01
2	Nattåpningstider	N	02
3	Jobb i helger og helligdager	RP	03
4	Overtid	c	05
5	Forretningsreise	K	10
6	Hovedferie	from	14
7	Ekstra permisjon	one	15
8	Studieferie	U	16
9	Korte arbeidstider for studenter	UV	17
10	Ytterligere studiepermisjon uten lønn	UD	18
11	Barselpermisjon	r	19
12	Farskapspermisjon (delvis bet alt)	veh	20
13	Fedreskapspermisjon (ubet alt)	oj	21
14	Ubet alt permisjon	to	22
15	Ubet alt permisjon av juridiske årsaker	OZ	24
16	Sykefravær	B	25
17	Ubet altfunksjonshemming	t	26
18	Timer med redusert arbeid	ch	27
19	Neetid (for ikke-ansatte årsaker)	vp	28
20	Fravær av juridiske årsaker (med lønn)	g	29
21	Uunnskyldt fravær	OL	31
22	Timer ikke jobbet (hvis arbeidsgiver har satt en deltidsjobb)	NS	32
23	helger	to	33
24	Strikes	ZB	34
25	Fravær av uklare årsaker	НН	35

Tabellen viser de mest brukte symbolene i timelisten. En mer detaljert beskrivelse og en fullstendig liste er vanligvis plassert på første side av skjemaet. Dette gjør det lettere å navigere mellom symbolene og bestemme i hvilken situasjon hva som skal plasseres i en celle.

Vanlig skjemautfylling

Å fylle ut timelisten er et møysommelig arbeid som krever oppmerksomhet. Det kan for eksempel gjøres ved hjelp av metoden med kontinuerlig oppmøte og fravær.

I dette tilfellet legges data inn i hver kolonne. Symbolene indikerer både tilstedeværelsen av ansatte på arbeidsplassen og deres fravær, og indikerer årsakene. Den angir også antall timerbrukt på arbeidsstedet.

I selve timelisten vil det se slik ut: på en fridag, sett bokstaven "B", under den 0, på en arbeidsdag henholdsvis "I" og antall timer, f.eks. 8. I likhet med helger noteres ulike årsaker til fravær, fra tjenestereiser til fravær av uklare årsaker.

Beregning av timelisten i dette tilfellet er litt enklere, fordi alle nødvendige tall og betegnelser er foran øynene dine. Dette gjelder spesielt for spesialister med lite arbeidserfaring - så det er mindre sannsynlig at de blir forvirret og gjør en feil.

Fyll ut timelisten med omhu

Det finnes også en metode for å registrere avvik. Den brukes når arbeidsdagen har samme varighet gjennom hele perioden. I dette tilfellet noteres kun ikke-standardiserte situasjoner, det vil si fravær, overtidsarbeid, forretningsreiser osv. Ved bruk av denne metoden brukes mye mindre tid, og sluttresultatet er det samme i begge tilfeller.

På arket ser det slik ut: den øverste linjen inneholder informasjon om fraværet til den ansatte på arbeidsplassen - V, K, FROM, HH, PR, B m.fl. Den nederste linjen er tom. Faktisk, i den endelige beregningen av arbeidstimer spiller nuller ingen rolle, og med samme lengde på arbeidsdagen gjenstår det bare å utføre de enkleste handlingene: tell antall tomme celler i den øverste linjen (disse er oppmøte) og multipliser med antall timer.

Denne metoden er mer praktisk for erfarnepersonalansvarlige og regnskapsførere. Den egner seg også godt for små organisasjoner hvor antall ansatte er lite. Hvis ledelsen din ikke vet om et enklere tidsregistreringssystem, er det på tide å foreslå det for dem.

Vedlikehold av timeliste på en datamaskin

I tillegg til papirversjonen finnes det også flere elektroniske. Som nevnt ovenfor, må timelistene dupliseres uten feil. Dette er nødvendig for at data om ansattes arbeid ikke skal gå tapt og deres pålitelighet bekreftes (det er tross alt ikke mulig å bruke en datamaskin over alt).

Et av de rimeligere alternativene er en timeliste laget i kontorprogrammer. Excel er perfekt for dette formålet. Regneark lar deg lage alle typer og størrelser på et dokument. Takket være muligheten til å angi formler er det også mye enklere å summere og beregne mellomliggende data.

Bruker dedikert programvare

I tilfelle utilstrekkelige regnearkkunnskaper, kan en ansatt eller ledelse velge et annet lignende program. Timelisten vil i dette tilfellet se ut som papirversjonen. Dette vil bidra til å redusere tiden det tar å behandle dokumentet.

Det bør også huskes at hvert program innebærer bruk av lisensierte versjoner. Hos forskjellige leverandører har de selvfølgelig sin egen kostnad. For eksempel vil Timeregistreringsprogrammet koste brukere fra1000 gni. og over - avhengig av antall personell.

Et annet pluss med slike verktøy er at du ikke trenger å fylle ut en timeliste på papir. Skjemaet med alle merkene er enkelt å skrive ut når som helst. Denne funksjonen er garantert i alle lignende programmer.

Om lagring av dokumenter

Hva brukes timelisten til? Dette er grunnlaget for regnskapsføring av lønn i et eller annet beløp, samt hovedbeviset for at arbeidstakeren var på arbeidsstedet og utførte sine oppgaver. Uten tvil er dette dokumentet veldig viktig for enhver organisasjon.

Hvor lenge lagres da dette skjemaet? Timelisten skal oppbevares i ett år. Dette er fastsatt ved lov, og slike normer må overholdes.

Hvis du mister en allerede lukket timeliste, ikke få panikk. Det kan alltid gjenopprettes ved hjelp av andre dokumenter. Til dette benyttes forklaringer, sykefravær, informasjon om tjenestereiser, ferieplaner etc. Alt som bekrefter og forklarer fraværet til en person på hans arbeidsplass kan brukes til å gjenopprette data.

Hvem trenger kanskje et rapportkort?

Dette dokumentet kreves ofte for ulike kontroller. Skatteetaten sjekker for eksempel sin tilstedeværelse i organisasjonen og riktigheten av utfyllingen.

Fravær av timeliste selv i den minste bedriften kan være årsak til en ganske stor bot. Sammeoppstår når det er gjort feil ved utfylling av skjemaene. Dette gjelder både beregninger og misbruk av symboler.

Tilstedeværelsen av timelister er obligatorisk. De trengs både for selskapet selv (regnskap, disiplinering av ansatte), og for revisjonsorganisasjoner. Og viktigst av alt - bruk symbolene på timelisten riktig. Da kan du unngå en rekke problemer med ansatte og tilsynsmyndigheter.