Kontantdokumenter: registrering, verifisering, lagring. Prosedyren for utstedelse av primære kontantdokumenter

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Kontantdokumenter er papirer som er utarbeidet i forbindelse med flytting av midler til en juridisk enhet eller en individuell gründer. Skjemaene deres er godkjent av Statens statistikkkomité. La oss vurdere nærmere hvilke kontantdokumenter bedrifter kan bruke.

Orders

De fungerer som primære kontantdokumenter. Bestillinger kan være innkommende eller utgående. Den første brukes når kontanter mottas. En kvitteringsordre utstedes i ett eksemplar av en regnskapsfører og undertegnes av kap. en regnskapsfører eller en tjenestemann som er autorisert til å gjøre det. I fravær av ansvarlige tjenestemenn kan lederen av den juridiske enheten eller den enkelte gründer selv godkjenne primære kontantdokumenter. Kvitteringen for kredittordren skal være signert av autoriserte personer (regnskapsfører og kasserer), bekreftet med stempel (segl). I tillegg er det registrert i det aktuelle tidsskriftet. Kvitteringen gis til den som har satt inn pengene. Selve kvitteringsordren blir liggende i kassen. Utgiftspapir fylles ut ved utstedelse av kontanter. Det må sies at kontantdokumenter sammenstilles dersom virksomheten bruker både tradisjonelle metoder for informasjonsbehandling og BT-verktøy. En utgående ordre, som en innkommende, utstedes i 1 eksemplar. Den må også godkjennes av autoriserte personer og registreres i riktig journal.

Fylling

Hvordan utsteder kontantdokumentene nevnt ovenfor? Fyllingen utføres som følger:

1. Linjen "Basis" refererer til en forretningstransaksjon.
2. I kolonnen "Inkludert" føres mva-beløpet. Det er skrevet i tall. Hvis tjenester, varer eller arbeid ikke er avgiftsbelagt, indikerer linjen "uten moms".
3. I «Vedlegg»-linjen skal medfølgende papirer og andre papirer være oppført, med dato for samlingen og numre.
4. I kolonnen "Kreditt, underavdelingskode" er den tilsvarende betegnelsen på strukturavdelingen som midlene mottas til.

Registrer

Kontantdokumenter må føres i en spesiell journal. Den registrerer både innkommende/utgående bestillinger, og papirer som erstatter dem. Sistnevnte inkluderer for eksempel lønnslister, søknader om utstedelse av midler, fakturaer og annet. Samtidig skal det bemerkes at utgiftspåleggene, som utstedes på lønnslisten for lønn og andre tilsvarende beløp, skal registreres etter utbetalinger.

Kassebok

Den brukes til å gjøre rede for utstedelse og mottak av kontanter. Boken er nummerert, snøret og sertifisert med segl, som er plassert på siste side. Her lages det også en registrering som angir antall ark. Siste side må signeres. regnskapsfører og forretningsfører. Hvert ark i boken er delt inn i 2 like deler. Den ene (med horisontal linjal) skal fylles ut som første kopi, den andre som andre kopi. Sistnevnte utstedes fra bak- og forsiden ved bruk av karbonpapir. Begge forekomstene er nummerert med samme nummer. Førstnevnte forblir i boken, mens sistnevnte er avtakbare. Sistnevnte fungerer som rapporterende kontantdokumenter. Inntil slutten av alle operasjoner for gjeldende dag, blir de ikke av. Oppføringer begynner på forsiden av den første kopien etter kolonnen "Saldo ved begynnelsen av dagen." Før fylling må arket brettes langs rivelinjen. Den avkuttede delen legges under den som er igjen i boken. For å legge inn informasjon etter "Overføringen", er avrivningssiden lagt på forsiden av den andre kopien. Innføringer fortsetter langs den horisontale linjen på baksiden av den uatskillelige delen.

Ytterligere dokumenter

Kontanttransaksjoner kan registreres med ulike papirer. En av dem er for eksempel en forhåndsrapport. Den brukes til å redegjøre for midler som er utstedt til ansvarlige personer for administrative og forretningsmessige utgifter. Hvordan utarbeides slike dokumenter? Kontanttransaksjoner av denne typen regnskapsføres direkte av den rapporterende enheten, ogOgså regnskapsfører. Forhåndsrapporter utarbeides på papir eller datamedier. Registrering av kontantdokumenter utføres strengt i samsvar med reglene. Hvert skjema fylles ut i ett eksemplar. På baksiden av den angir den ansvarlige personen en liste over papirer som bekrefter utgiftene som påløper. Disse inkluderer for eksempel reisesertifikat, konnossementer, sjekker, kvitteringer osv. Her angir emnet utgiftsbeløpet. Papirene som er vedlagt rapporten skal nummereres i den rekkefølgen de er oppført. Kontroll av kontantdokumenter utføres av ansatte i regnskapsavdelingen. Spesielt ansatte gjennomfører en revisjon av målrettet bruk av midler, fullstendigheten av de oppgitte bekreftende papirene, riktigheten av fullføringen og beregningen av beløp. Baksiden angir kostnadene som godtas for regnskap, kontoene i debet de er bokført for.

Viktige nyanser

Detaljer som refererer til utenlandsk valuta (side 1a på forsiden og kolonne 6 og 8 på baksiden) må bare fylles ut dersom den ansvarlige personen mottar midler som ikke er i rubler. Forhåndsrapporten etter verifisering skal godkjennes av foretakets leder eller en person bemyndiget av ham. Først etter det blir det tatt hensyn til. Dersom forskuddet ikke er fullt brukt, returnerer den ansvarlige saldoen tilbake til kassereren. Samtidig fylles kvitteringsordren. Midler avskrives i samsvar med informasjonen i den godkjente rapporten.

Lønningslister

Betaling av kontantdokumenter utføres ved beregning og utbetaling av lønn til ansatte i virksomheten. Regnskapsavdelingen utarbeider tilsvarende oppgave i 1 eksemplar. Opptjening av lønn gjøres i henhold til informasjonen som finnes i primærdokumentasjonen for regnskapsføring av faktisk utført tid, produksjon osv. Linjene "Påløpt" angir beløpene i henhold til typer utbetalinger fra lønnslisten. Her påføres også andre inntekter (materielle og sosiale ytelser) som ytes til arbeidstakeren, tilbakebet alt på bekostning av foretakets overskudd og med forbehold om å inkluderes i skattegrunnlaget. Samtidig beregnes trekk i lønnen og fastsettes beløpet som skal overlates til den ansatte. På forsiden av oppgaven er det påført totalbeløpet som skal betales til ansatte. Foretakets leder skal signere tillatelsen til å utstede lønn. I tilfelle fravær er dette dokumentet utstedt av en autorisert ansatt. På slutten av oppgaven føres beløpene for de innsatte og utstedte lønnene. Etter perioden fastsatt for utbetaling av midler til ansatte, er navnene på ansatte som ikke mottok penger i kolonne 23 merket med "Innsatt". For det utstedte beløpet utarbeides en utgiftsordre. Dens nummer og dato for ferdigstillelse må angis i lønnslisten på siste ark.

Hjelperapport

Dette dokumentet inneholder avlesninger av KKM-målere og inntekt per skift (arbeidsdag). Hjelperapport fylles ut 1 eksemplar daglig. Kassereren må signere den og overlevere den til overbetjenten(Bedriftens leder). Samtidig fylles kvitteringsordren. I små bedrifter blir penger overlevert direkte til samlere. Ved overføring av kontanter fylles de relevante kontantdokumentene til banken ut. Inntekt per skift (arbeidsdag) settes i henhold til indikatorene til summeringstellerne på begynnelsen og slutten av dagen. Samtidig trekkes beløpene tilbake til kunder på ubrukte sjekker. Den etablerte inntekten bekreftes av avdelingslederne. Ved bokføring av midler i rapporten undertegner senior kasserer, samt leder av foretaket. Referanserapporten fungerer som grunnlag for å utarbeide en konsolidert "Informasjon om avlesninger av KKM-målere og selskapets inntekter"

Journal of teller

Dette dokumentet er påkrevd for å redegjøre for utgifter og mottak av kontanter for hver KKM i bedriften. Journalen fungerer også som en kontroll- og registreringsrapport av målerstand. Dette dokumentet er snøret, nummerert og forseglet med signaturene til Ch. regnskapsfører, leder av selskapet, samt skattekontrollør. Journalen er også sertifisert av foretakets segl. Alle oppføringer gjøres av telleren hver dag. Prosedyren for utstedelse av kontantdokumenter tillater ikke sletting og blotting i journalen. Alle rettelser som gjøres må avtales og bekreftes av autoriserte personers signaturer. Hvis avlesningene stemmer overens, logges de for gjeldende skift ved begynnelsen av arbeidet. Disse dataene må bekreftes av underskriftene til vakthavende administrator og kassereren. Linje 15 angir beløpene som er ført påsjekker returnert av kunder. Informasjon for dette er hentet fra den aktuelle loven. Den samme kolonnen angir antall nullsjekker som er skrevet ut under skiftet. På slutten av arbeidsdagen genererer operatøren en sluttrapport for skiftet og leverer den mottatte inntekten med denne. Dette skaper en innkommende ordre. Etter at måleravlesningene er tatt, kontrolleres den faktiske mengden av kvitteringer, den tilsvarende oppføringen gjøres i journalen. Det bekreftes av underskriftene til leder (vaktleder), seniorkasserer og teller. Ved avvik mellom beløpene som er angitt på kontrollbåndet og inntektsbeløpet, identifiseres årsaken til differansen. Funnet overskudd eller mangler registreres i de tilsvarende linjene i journalen.

Data om KKM-måleravlesninger og inntekter

De brukes til å generere en sammendragsrapport for gjeldende skift. Disse dataene fungerer som et vedlegg til erklæringen fra telleren, samlet daglig. Data om indikasjoner og inntekter er samlet i ett eksemplar. Sammen med utgifts- og kvitteringsordrer, sertifikater-rapporter fra tellere, overføres de til regnskapsavdelingen til bedriften til neste skift. Utvalget av kontantdokumenter, i samsvar med måleravlesningene, ved begynnelsen og slutten av arbeidsdagen for hvert kassaapparat inkluderer beregning av inntekt. Samtidig er blant annet dens fordeling på avdelinger angitt. Sistnevnte må bekreftes av ledernes underskrifter. På slutten av den utfylte tabellen vises resultatene i henhold til avlesningene fra tellerne til alle kasseapparater, ogselskapets inntekter summeres også med fordeling av midler på avdelinger. I samsvar med lovene er det totale beløpet som ble utstedt til kunder på sjekkene de returnerte, angitt. Dette beløpet reduserer selskapets totale omsetning. Informasjonen skal være signert av overkasserer og leder av foretaket.

Anbefalinger for fylling

Når du utarbeider kontantdokumenter, må du følge prosedyren fastsatt i lover og andre forskrifter. I tillegg er det flere ganske enkle regler, hvis overholdelse av disse vil unngå unøyaktigheter ved utfylling av papirer:

1. Beløp i ord skal alltid skrives med stor bokstav. I dette tilfellet er pennies tillatt å skrive i tall. For eksempel: Atten tusen rubler 10 kopek.
2. Papirarbeid kan utføres enten for hånd eller ved hjelp av tekniske midler (for eksempel en datamaskin).
3. Reguleringslover tillater justering av informasjon i kontantdokumenter. En rekke krav må imidlertid oppfylles. En feil oppføring bør krysses nøye over med én linje. Riktig informasjon er angitt ved siden av eller (hvis mulig) over den. Her bør du også lage et etterskrift: «Tro rettet», «Overkrysset er ugyldig» eller «True». Ved siden av denne oppføringen skal det være signert kap. regnskapsfører og leder av organisasjonen (eller individuell gründer).
4. Hvis det er flekker, slettinger, flekker med et "strøk" og andre lignende korrigeringsmetoder, anses dokumentet som ugyldig.

Tilleggsregler

Oppbevaring av kontantdokumenter, i henhold til gjeldende lov, utføres i 5 år. Beregningen av denne perioden begynner 1. januar året etter perioden for fullført kontorarbeid. Denne regelen anses som generell. Det er etablert en egen prosedyre for lønnsoppgaver. Dersom ansatte ikke har personlige kontoer, oppbevares disse papirene hos bedriften i 75 år. Ved utløpet av denne perioden kan all dokumentasjon overføres til arkivet eller destrueres dersom det ikke er rettssaker, uenigheter eller tvister om det. Når du arbeider med papirer, må følgende regler følges:

1. Formasjon av dokumenter til stifter bør utføres for hver dag senest neste virkedag eller første fridag.
2. Før overføring av papirene til arkivet, må inventaret deres gjøres.
3. Kontroll av saksdannelsen utføres enten av en kasserer eller av foretakets direkte leder.
4. I prosessen med å lage en stift samles papirene inn i stigende rekkefølge etter kontonumre (først med debet, deretter med kreditt).

Ansvaret for sikkerheten til kontantdokumenter ligger hos foretakets leder. I tilfelle av manglende overholdelse av reglene ovenfor, kan en administrativ straff i form av en pengestraff pålegges overtrederen. Botens størrelse er fastsatt i samsvar med loven.

Konklusjon

Keepingkontantdokumentasjon anses som en ganske ansvarlig jobb. Utfylling av papirer må kontaktes med alt ansvar. Kontantdokumenter brukes ved oppsummering av ulike data, rapportering, regnskap. I denne forbindelse kan feil gjort i de innledende stadiene av å fikse transaksjoner føre til alvorlige forvrengninger i de endelige papirene. En ansatt som tilsettes i stillingen som er ansvarlig for behandling av kontantdokumenter skal ha relevant kunnskap og erfaring. Det må huskes at alle papirene som operatøren fyller ut blir gjennomgått av ledende tjenestemenn og godkjent av selskapets leder. Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot registrering av dokumenter. Innlegg i journaler og bøker skal skje i henhold til reglene i tide. Siden kontantdokumenter brukes i utarbeidelsen av rapporter, utføres alle rettelser i dem strengt i en bestemt rekkefølge. Dersom de fastsatte reglene ikke følges, mister papirene sin gyldighet, og informasjonen i dem kan ikke brukes av selskapet i videre forv altningsarbeid.