Hva er oppgavene til en sekretær

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

For å tydelig definere jobbansvaret til en sekretær, må du vite hvem det er. Tross alt kan denne posisjonen sees fra flere vinkler. Kjent, for eksempel, er sekretær-referenten som kontoransatt, generalsekretæren som leder (leder) for en bestemt organisasjon, statssekretæren som embetsmann, sekretæren som diplomatisk person, sekretæren for lederen som ansatt og andre alternativer. Oftest, når de refererer til denne stillingen, mener de en ansatt som utfører oppgavene (oppdragene) til både direktøren for bedriften og individuelle ledere for dens strukturelle avdelinger. Det viser seg at sekretærens offisielle oppgaver i dette tilfellet er redusert til å utføre engangsoppdrag for å løse organisatoriske og tekniske problemer.

Hva en sekretær må vite og gjøre

Daglig må sekretæren utføre følgende funksjoner:

1. Godta informasjon fra underordnede for å overføre den til lederen.
2. Sørg for telefonkommunikasjon av hodet. I hans fraværmotta informasjon og deretter bringe den til regissørens oppmerksomhet.
3. Motta og holde oversikt over telefonmeldinger.
4. Skap betingelser for hodets normale arbeid: overvåk behovet for skrivesaker og kontorutstyr.
5. Hjelpe til med organisering av produksjonsmøter og møter. Informer deltakerne om dato, sted og klokkeslett for arrangementet. Samle inn nødvendig materiale, sørg for at de tilstedeværende er til stede og ta referat fra møtet.
6. Utføre kontorarbeid på bedriften. For å gjøre dette må sekretæren motta, systematisere innkommende korrespondanse og sende den til ledelsen for behandling. Deretter, på grunnlag av det pålagte visumet, overfører du dokumentene til utøverne mot underskrift. Sekretærens oppgaver inkluderer også kontroll over fremdriften, tidspunktet og resultatene av gjennomføringen.
7. Utfør utskrift og reproduksjon av dokumenter.
8. Organiser mottak av besøkende til lederen av selskapet og, hvis mulig, skap forutsetninger for rask løsning av problemer.

For å utføre disse tilsynelatende enkle jobboppgavene til en sekretær, må en ansatt vite:

• hele sammensetningen av ledelsen av foretaket og dets strukturelle divisjoner;
• charter, ansatte og struktur for bedriften, dens profil, utviklingsmuligheter og spesialisering;
• normative dokumenter for riktig journalføring;
• regler for bruk av kontorutstyr og kommunikasjon;
• regler for VTR, OT, brannsikkerhet og industriell sanitær;
• regler for arbeidsorganisasjon på jobbplassering;
• normative og juridiske handlinger, pålegg, vedtak, pålegg om planlegging, regnskap og kvalitetsstyring av utført arbeid.

kontorinformasjon

Hvis vi snakker om en mer spesifikk, snever spesialisering, så er situasjonen noe annerledes. Ta for eksempel oppgavene til en sekretær-funksjonær. Selve tittelen på stillingen definerer tydelig aspektet ved arbeidet som skal utføres. Vanligvis har hver bedrift allerede en stillingsbeskrivelse, som angir aktivitetsområdene til en journalføringsspesialist. Hvis det ikke er en slik instruksjon, er det bedre å lage den. For å gjøre dette bør du bruke kvalifikasjonsguiden, som inneholder omtrentlige prøver. Etter det må standardversjonen ferdigstilles i forhold til en bestemt organisasjon, under hensyntagen til spesifikasjonene og interne funksjoner. Generelt bør 3 hovedretninger tydelig spores i oppgavene til en sekretær:

1. Jobb med korrespondanse. Mottak, behandling av det på moderne måter og rettidig sending.
2. Riktig intern dokumentasjon.
3. Registrering, streng regnskapsføring og overføring av dokumenter til arkivet for lagring.

Funksjoner ved referentens arbeid

Ved noen virksomheter innføres en slik stilling i staten, som inkluderer et bredt spekter av oppgaver: fra "referanseskranken" til "assistentdirektøren". En slik spesialistmå ha et bredt spekter av kunnskap og god beherskelse av situasjonen. Oppgavene til referentsekretæren er noe utvidet på grunn av økte fullmakter. Generelt er dette det vanlige arbeidet til en sekretær, men ordet "referent" gir noen tillegg til standardlisten. Spesielt kan assisterende sekretær uavhengig ta imot besøkende i visse saker. Ved å ha viss informasjon er han i stand til å ta beslutninger uavhengig. I tillegg utfører referenten de ansvarlige instruksjonene fra lederen angående den økonomiske aktiviteten til organisasjonen (bedriften). Noen ganger har assisterende sekretær ansvaret for å drive personaljournalføring. Dette gjøres bare når den totale mengden arbeid lar deg utføre tilleggsoppgaver.