Rapporteringsdokument: typer, form, prøve og design

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Riktig dokumentasjon er viktig for enhver organisasjon, fordi den lar deg engasjere deg kompetent i kjernevirksomheten og ikke være redd for skatt og andre revisjoner. Rapporteringsdokumenter utarbeides i ulike typer og former. Dokumentasjonstypene varierer avhengig av selskapstype, bransje og mange andre faktorer.

Generelt konsept

Rapporteringsdokumentet gjenspeiler et sett med indikatorer med resultatene av selskapets arbeid for den valgte perioden. Rapportering kan inneholde tabeller med regnskap, statistiske og andre data. Rapporten er et resultat av arbeidet med regnskap for informasjon.

Rapportene utarbeides etter skjemaer som anbefales av Finansdepartementet og Statens statistikktjeneste. De kan være sammendrag for spesifikke bransjer, så vel som for territoriale områder – distrikter, regioner, gjennom hele økonomien.

Rapporteringsdokumenter kan klassifiseres etter type, periode, datamengde, grad av generalisering.

varianter

Rapportering er delt inn i: etter type

• regnskap;
• statistical;
• operativt.

Regnskap er systematiserte eiendomsdataorganisasjonen, dens økonomi, resultater av arbeidet. Rapporterende regnskapsdokumenter utarbeides i henhold til regnskapsinformasjon.

Statistiske data er utarbeidet i henhold til statistiske, regnskapsmessige og operasjonelle poster.

Driftsrapportering er utarbeidet basert på driftsmateriell for bestemte tidsintervaller – en uke, en måned, et tiår, og så videre. Denne informasjonen hjelper deg med å opprettholde operativ kontroll over arbeidsprosessene i organisasjonen din.

Hyppigheten av utarbeidelse av rapporteringsdokumenter kan være:

• intra-årlig – per dag, fem dager, ti dager, måned, kvartal, et halvt år.
• årlig er en oppsummering av året.

Intra-årlig statistisk rapportering er aktuell, og regnskap er mellomliggende.

Graden av generalisering av informasjon i rapportering kan være forskjellig. Avhengig av denne indikatoren er rapportene:

• primær - de er satt sammen direkte av organisasjonen;
• konsolidert - utarbeidet av høyere institusjoner.

Enhver rapportering må gi pålitelige data om organisasjonens aktiviteter, dens økonomiske stilling, resultater av arbeidet, eventuelle endringer i denne informasjonen.

Utseende og innhold

Former for rapporteringsdokumenter er godkjent av statlige forskrifter.

Hvert selskap ivaretar intern rapportering, som gir informasjon om gjennomføring av planer, instrukser fra ledelsen. Disse rapportene utarbeides av spesialister fra ulike avdelinger i selskapet og sendes til ledelsen. Slik dokumentasjon kan evtbli k alt en rapport eller hjelp.

Rapporter innen institusjoner lages i fri form. De sendes inn på papirark eller på brevpapir til organisasjonen.

Følgende data kreves i rapporten:

• organisasjonsnavn;
• navnet på den strukturelle enheten eller avdelingen i selskapet;
• dokumentnavn;
• dato og nummer;
• title;
• direktetekst med resultatene av arbeidet;
• signatur;
• godkjenning eller vedtak.

Teksten til rapporten inneholder fullstendig informasjon om arbeidet som er utført, analysen av resultatene av aktiviteten. Konklusjoner trekkes, om nødvendig, forslag fremmes. Forklarende notater er ofte vedlagt rapportene. Datoen for rapporten må stemme overens med lederens godkjenning.

Forretningsreiser

En egen type rapportering er rapporteringsdokumenter for hotellovernatting i tilfeller av forretningsreiser for spesialister.

Reiseutgifter inkluderer leie av hotellrom. Selskapet er lovpålagt å refundere den ansatte for alle utgifter til hotellrom.

En ansatt som har returnert fra en forretningsreise, leverer ett av disse dokumentene:

• account;
• sjekk;
• kvittering.

Hvilke av disse dokumentene vil være de mest korrekte og vil ikke reise spørsmål fra skattemyndighetene?

Hvis hotellet ikke bruker kassaapparatutstyr, så hotellets ansattemå fylle ut et spesielt skjema. Du kan ringe det på forskjellige måter: kvittering, sjekk, kupong.

Formkrav

Hvert hotell har sitt eget skjema, men utstedt i henhold til godkjente krav. Rapporteringsdokumenter for overnatting oppfyller følgende krav:

• rapporten inneholder detaljer (navnet på organisasjonen, dens nummer, serie, adresse, TIN, segl);
• selve skjemaet lages i et trykkeri eller ved hjelp av automatiserte systemer som er beskyttet mot uautorisert tilgang og lagrer informasjon i fem år;
• dokumentnummer og serie er tildelt.

Dersom en ansatt presenterte et dokument som ikke oppfyller de godkjente kravene, og selskapet godtok og gjennomførte det, vil organisasjonen ved krav fra skatteansatte kunne forsvare sine kostnader i retten.

Hvis hotellet har et billettkontor

Vanligvis har hoteller kassaapparater. Da fylles ikke meldedokumentene for overnatting ut, og den ansatte får utstedt en kontantkvittering. Det er han som snakker om registrering og betaling for et hotellrom.

Sjekken kan være ledsaget av en faktura eller annet dokument som gir informasjon om registrering av en bestemt ansatt.

Hvis en ansatt fikk utstedt en kvittering og kontantordre i stedet for en sjekk, kan det i en slik situasjon oppstå problemer fra skattespesialister ved utarbeidelse av rapporter. Selvfølgelig kan selskapet forsvare sine interesser i retten, men denne prosedyren er ikke for enkel.

Kvitteringer for PKO leveres også som rapporteringsdokumenter for hotellovernatting. De er også akseptert og forårsaker vanligvis ikke unødvendige spørsmål. Kvitteringer regnes som offisielle dokumenter som bekrefter at hotellledelsen godtar penger.

I tilfelle manglende dokumenter

Det er også situasjoner der en ansatt ikke leverer et eneste dokument. Deretter ber regnskapsføreren om et sertifikat for bosted for en bestemt person fra hotellet. Og selskapet bør selv ha informasjon om reisetiden til denne ansatte.

Slike nyanser kan føre til tvister med skattemyndigheter, som vanligvis løses i retten til fordel for organisasjonen.

Situasjoner med manglende utlevering av dokumenter kan forklares med at den ansatte ikke bodde på hotell, men i leid leilighet. I dette tilfellet betaler bedriften kostnadene ved å leie bolig, den ansatte bærer ingen utgifter, noe som betyr at de ikke blir kompensert til ham.

Ofte stiller regnskapsførere spørsmålet - hvordan skal man da ta hensyn til kostnadene ved beskatning? Et selskap kan ved skattlegging av overskudd rapportere utgifter som er påløpt ved å leie en bolig, men kun for den perioden den ansatte faktisk bodde i den. Utgifter i alle andre perioder vil anses som urimelige utgifter og vil ikke bli akseptert av skattemyndighetene.

Utarbeidelse av rapporteringsdokumenter er et viktig og avgjørende øyeblikk i virksomheten til enhver organisasjon. Som regel gjøres dette av regnskapsmedarbeidere eller ledere for strukturavdelinger.bedrifter. I tilfelle problemer kan du bruke tjenestene til tredjepartsselskaper.