Hva er et ERP-system? Økonomisk ressursplanlegging for bedrifter

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Flere og flere bedrifter i ulike størrelser rundt om i verden søker å introdusere det kraftigste administrasjonsverktøyet kjent som et ERP-system i arbeidet sitt. Bruken er designet for å etablere effektiv kontroll og planlegging av alle strategisk viktige forretningsprosesser for organisasjonen, for å optimere funksjonen til hovedproduksjonen og hjelpeanleggene.

Konseptet med ERP- og ERP-systemer

Forretningsstrategi ERP (EntERPrise Resource Planning) er en integrasjon av alle avdelinger og prosesser i organisasjonen: produksjonsanlegg, økonomi-, personal- og kundeprofilavdelinger og mange andre. En slik kombinasjon er først og fremst rettet mot å optimalisere fordelingen av ulike ressurser i virksomheten.

Hvis det tidligere var et rent markedsføringskonsept, er et ERP-system i dag oftest forstått som en klasse med spesialiserte programvareverktøy. I vid forstand er det en metodikk for planlegging og styring av alle virksomhetsressurser. Historisk sett ble ERP-strategien dannet på grunnlag av forgjengerne:

• MRP – planlegging av materialkrav.
• MRP II - planleggingproduksjonsressurser.

Derimot kan et ERP-system brukes for svært store virksomheter, ofte geografisk fordelt. I dette tilfellet snakker vi om bedriftens ressursplanlegging, siden den ikke bare tar hensyn til produksjon, men også til omfattende økonomisk planlegging. Et vesentlig trekk ved ERP-systemet er også muligheten for bruk i absolutt enhver bedrift, uavhengig av spesifikasjonene til arbeidet, inkludert de som ikke er engasjert i produksjonsaktiviteter. Betrakter det som et programvareprodukt, bør det bemerkes at det er utstyrt med et kraftigere sett med tekniske midler som letter eller erstatter beslutningsprosessen.

Formål med ERP-systemet i bedriften

For å beslutte om en radikal endring i virksomheten til selskapet deres, knyttet til innføring av et informasjonsstyringssystem og implementering av en ny forretningsstrategi, må ledelsen være tydelig klar over behovet for dette trinnet, som bør uttrykkes i følgende hovedpunkter:

• uvillighet til å akseptere dagens tilstand;
• eksistensen av behovet for å bruke moderne teknologi for å styrke posisjonen til en forretningsenhet i markedet i et konkurranseutsatt miljø;
• forventer betydelige fordeler ved implementering.

For det første er bruken av et ERP-system designet for å bidra til vellykket implementering av en lignende forretningsstrategi, hvis utførelse skal sikre effektivvirksomhetsressursplanlegging og styring. For å gjøre dette er det nødvendig å optimalisere arbeidet til avdelingene, nemlig å oppnå maksimal konsistens mellom dem og redusere administrative kostnader. Dette kan oppnås gjennom fordelene fra informasjonssystemet. Dette er:

• Øke gjennomsiktigheten av forretningsprosesser.
• Løse problemer med organisering og finne riktig informasjon.
• Forbedre påliteligheten og relevansen til data.
• Øke hastigheten på arbeidsflyten mellom avdelinger.
• Organisering av ett enkelt informasjonsrom mellom hovedkontoret og eksterne filialer.
• Reduserer tiden det tar å fullføre dokumentasjon og kvitter seg med mulige feil.
• Øke hastigheten på beslutningstaking på alle nivåer.

ERP-system gir en økning i konkurranseevnen til objektet, ikke bare gjennom innføring av mer effektive forretningsprosesser i arbeidet. Bruken bør også føre til en reduksjon i foretakets samlede kostnader. Avanserte planleggings-, modellerings- og analyseverktøy bidrar til å optimalisere ressursene til produksjonsaktiviteter, finanssektoren, samt arbeidet til lager, transport og andre avdelinger.

Hovedtrekk ved arbeidet

I forskjellige selskaper, også de som driver samme virksomhet, kan alle forretningsprosesser forløpe på helt forskjellige måter. Den standardiserte arbeidsordningen som et informasjonssystem for virksomhetsstyring tilbyr kan avvike betydelig fra det som ble brukt her tidligere. Av detteGrunnen til å kun vurdere det som et programvareprodukt er fundament alt feil, siden implementeringen krever store interne endringer fra selskapet i form av omorganisering av eksisterende forretningsprosesser.

De konseptuelle egenskapene til disse systemene er direkte relatert til essensen deres. Husk at ERP-metodikken innebærer konsolidering av alle vitale avdelinger i bedriften for å organisere effektiv forv altning av ressursene. Slik tilknytning implementeres i informasjonssystemet gjennom tilstedeværelsen av en enkelt offentlig database. Informasjon kommer bare inn i depotet én gang, og kan deretter gjentatte ganger behandles og brukes av ulike interne og eksterne forbrukere. Sammenlignet med det virkelige liv, i dette tilfellet, er det en nedgang i tiden og innsatsen til selskapets ansatte for beslutningstaking. Det bør også bemerkes at ERP-systemet ikke er et automatisert prosesskontrollsystem, men et integrert informasjonssystem basert på deres abstrakte modell, informasjon som legges inn av levende mennesker.

Strukturen av databasen, samt driften av programvarepakken som helhet, må tilrettelegges på en slik måte at den gjenspeiler aktivitetene til alle avdelinger uten unntak. Denne tilnærmingen gjør det mulig å overvåke det totale settet av ressurser og forretningsprosesser til bedriften nesten i sanntid, og derfor å utføre operasjonell og strategisk styring av dem.

En av hovedoppgavene til ERP-systemer er åoptimalisering av planprosessen og kontroll over gjennomføringen av planen. Innebygde intelligente algoritmer forenkler løsningen betydelig for brukerne. For eksempel har planlegging og ledelse av en produksjonsbedrift mange spesifikke funksjoner knyttet til heterogeniteten til komponentene. Så ved ett anlegg kan det være verksteder som opererer både kontinuerlig og diskret. Fra dette synspunktet bør det implementerte ERP-klassesystemet være universelt og inneholde det bredeste utvalget av spesialiserte moduler.

Siden dagens moderne virksomheter ofte er geografisk fordelt, er det svært viktig at filialer fjernt fra hovedkontoret får full tilgang til et felles informasjonsdatavarehus. Dette implementeres av de mest avanserte nettverksteknologiene som er involvert i utviklingen av ERP-systemer, som også sørger for differensiering av brukertilgangsrettigheter til informasjonen som er lagret i dem.

Funksjonalitet av ERP-klassesystemer

Når vi snakker om funksjoner, må vi ikke glemme at ethvert ERP-produkt er et virksomhetsstyringssystem som helhet. Omfanget av dens evner vil først og fremst avhenge av omfanget og funksjonene til driften av anlegget for behovene det brukes. Tenk på det klassiske funksjonssettet:

Produksjon

• Vedlikeholde design- og prosessspesifikasjoner for varer produsert eller utførte tjenester for å bestemme mengden nødvendige materialer og arbeidskostnader.
• Tegner produksjonsplaner.
• Planlegging og styring av den tekniske kapasiteten til en bedrift i ulike tilnærminger: fra individuelle enheter til verksteder og produksjonsforeninger.

Finance

• Operasjonsregnskap, økonomi, ledelse, skatteregnskap og kontroll.
• Forv altning av virksomhetsmidler, inkludert anleggsmidler, verdipapirer, bankkontoer osv.
• Omfattende planlegging av bedriftens økonomiske ressurser og kontroll over dens resultater.

Logistics

• Utforming av planlagte indikatorer for nødvendige volumer av materialer, råvarer, deler, komponenter i samsvar med produksjonsplaner.
• Supply and sales management: regnskap for motparter, føring av kontraktsregister, supply chain management, implementering av lagerplanlegging og regnskap.

Personal

• Administrere rekrutteringsprosessen.
• Driftspersonell og personalregister, bemanning, lønn.
• Manpower planlegging.

Markedsføring og annonsering

• Vedlikehold salgsplaner.
• Prisstyring i ulike typer markeder for å danne en adekvat overordnet strategi for bedriften, en gjennomsiktig politikk for beregning av varekostnader: regnskap for rabatter og spesielle salgsbetingelser.
• Planlegg og kontroller pågående reklame- og markedsføringsaktiviteter.

Prosjekter. Rapportering

• Tilbyr et bredt spekter av standardiserte rapporteringsskjemaer for regnskap, økonomi og ledelse, samt en fleksibel mekanismelag tilpasset.
• Utarbeidelse av en overordnet strategi: trinnvis planlegging av det nødvendige for vellykket implementering av timing, materielle, økonomiske og menneskelige ressurser.
• Overvåking av nøkkelindikatorer for prosjektytelse.

Hvilke bedrifter kan bruke ERP-systemer

Ved første øyekast kan det se ut til at systemer av denne klassen er designet eksklusivt for storskalaindustri, siden de er mer preget av den høye kompleksiteten i strukturen til ressursflyter og prosesser av ulike typer. Det er imidlertid situasjoner der bruken av MRP- eller MRP II-klasser kanskje ikke er tilstrekkelig for en liten bedrift. I dag på markedet kan du kjøpe programvareprodukter med ulike funksjoner. Avhengig av omfanget av bedriften der de kan brukes effektivt, finnes det tunge, middels og lette løsninger.

Når det gjelder ikke-produserende organisasjoner, er ERP-klassesystemer også anvendelige for dem. For slike virksomheter vil ikke for bred funksjonalitet være nok. For øyeblikket er det små integrerte eller lokale varianter av systemer som kan møte behovene til handelsbedrifter eller organisasjoner som jobber i tjenestesektoren. Det bør også bemerkes at mange utviklere tilbyr sine kunder og bransjeprodukter.

Om klassifiseringsmetoder

Den mest åpenbare funksjonen som alle ERP-bedriftsstyringssystemer kan klassifiseres etter, erorganisasjonens omfang, der de kan være aktuelle. Fra dette synspunktet, avhengig av antall jobber, er det vanlig å tildele løsninger for:

• Store selskaper (over 10 tusen mennesker).
• Mellomstore selskaper (fra 1 000 til 10 000 personer).
• Middelsbedrifter (fra 100 til 1 tusen personer).
• Små bedrifter (mindre enn 100 personer).

Et viktig tegn på systematiseringen av slike informasjonsprodukter er funksjonalitet. Avhengig av implementert volum av utførte oppgaver, er det følgende generelt aksepterte inndeling i:

• Stor integrert.
• Average integrert.
• Økonomistyring.
• Local.

Den lokale versjonen er vanligvis et enhetlig informasjonsprodukt med et sm alt fokus, med en relativt liten totalkostnad. Oftest dekker det en eller flere blokker innen økonomien til organisasjonen eller dens regnskapsaktiviteter. Slike systemer er egnet for små produksjons- eller handelsbedrifter.

Finans- og styringssystemet for bedriftsledelse kan hovedsakelig brukes i ikke-produksjonsorganisasjoner, hovedsakelig handel eller arbeid med levering av tjenester. I tillegg til økonomi og regnskap, er også logistikkstyringsmoduler involvert her.

Integrerte informasjonssystemer, avhengig av målobjektets skala, kan være middels eller store. De dekker alle forretningsprosesser i bedriftsstrukturer, nemlig samhandling med leverandører og forbrukere,produksjon av sluttproduktet, material- og finansstrømmer, personalforhold, forsyning, lagring og markedsføring, prosjektgjennomføring og mange andre.

Marked for moderne ERP-systemer

Alle programvareprodukter som presenteres i dag på hjemmemarkedet kan deles inn i to hovedkategorier: russisk og importert. Forskjellene mellom dem er ikke bare i skapelsesstedet, men også i funksjonaliteten.

Kraftfulle vestlige utviklinger fungerer som standarder for det som vanligvis kalles ERP-klassesystemer. De tydeligste eksemplene på disse er produktene til SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Alle kan brukes på mål på alle nivåer, inkludert veldig store. Imidlertid kan bruken av dem av russiske selskaper ofte være vanskelig på grunn av mulig forekomst av følgende problemer:

• Uberedskap hos virksomheter for en seriøs omorganisering av eksisterende forretningsprosesser. Omfanget av slike endringer er vanskelig å overdrive. Forretningsprosessene til utenlandske virksomhetsstyringssystemer er fundament alt forskjellige fra de som vanligvis brukes i vårt land.
• Utilstrekkelig antall spesialister som er i stand til å implementere et import-ERP-systemimplementeringsprosjekt i Russland med riktig kvalitetsnivå.
• Den høye kostnaden ved å bruke slike løsninger.

Til tross for det generelle etterslepet bak vestlige analoger, øker moderne russisk utvikling gradvis funksjonaliteten. De er fullt tilpasset arbeidet til innenlandske bedrifter. og kan implementeres vellykkethvis det i et bestemt tilfelle ikke er nødvendig med bred dekning av forretningsprosesser, men det er nok bare å sette opp regnskap i enkelte aktivitetsområder ved hjelp av et ERP-system. Eksempler på avansert innenlandsutvikling er produktene til 1C og Galaktika.

Looking into the future - ERP II

Begrepet ERP II dukket opp for en tid siden og var resultatet av å forbedre ERP-metodikken. Bedriftsressursplanlegging og ledelse er fortsatt blant hovedoppgavene her. Imidlertid satte den raske utviklingen av Internett, som satte i gang fremveksten av en ny metodikk, sine spor, og gjorde tradisjonell virksomhet delvis elektronisk. ERP II er en kombinasjon av et klassisk bedriftsstyringssystem med spesifikke netthandelsløsninger.

Nå har det blitt ekstremt viktig å samhandle med motpartene dine over nettverket. Det er to viktige områder for dette: supply chain management og customer relationship management. Konsernintern informasjon slutter å være bare slik, kommer inn i det ytre miljø og blir grunnlaget for samarbeid med andre forretningsenheter. Det nye konseptet i dette tilfellet er formulert som forv altning av ressurser og eksterne relasjoner til bedriften. I tillegg til den ideologiske reorienteringen, fikk ERP II-systemer sine egne teknologiske funksjoner.

Løser problemet med valg av system

Valget av programvare på dette nivået er en ekstremt ansvarlig prosess. En feil beslutning om dette spørsmålet, spesielt for store prosjekter, kanmedfører imponerende tids- og pengekostnader i fravær av forventet resultat.

Effektiv implementering av et storskala system, som for eksempel skal sikre effektiv styring av en produksjonsbedrift, vil nødvendigvis kreve omstrukturering av forretningsprosesser fra det. Det er viktig å forhindre en situasjon der programmet ved slutten av implementeringsprosedyren vil samle inn ubrukte data eller ikke løse de nødvendige oppgavene. Av denne grunn er det bedre å invitere et team av eksperter som har bevist seg i denne saken til å samarbeide for å gjennomføre prosjektet.

Det er en viss liste over kriterier som prosjektgruppen, i avtale med administrasjonen til målbedriften, kan ta en optimal og kostnadseffektiv beslutning om valg av programvareprodukt på grunnlag av:

• Overholdelse av de tekniske og funksjonelle egenskapene til systemet med bedriftens hovedmål.
• Totale eierkostnader må passe innenfor budsjettet som er tildelt til dette formålet. I tillegg til kostnadene ved kjøp av systemet inkluderer dette driftskostnader og andre typer indirekte kostnader.
• Det implementerte informasjonssystemet i ERP-klassen må overholde alle generelt aksepterte tekniske krav, noe som betyr at det må være skalerbart, pålitelig, motstandsdyktig mot mulige feil, ha antivirus- og anti-hackerbeskyttelse.
• Leverandøren må sørge for påfølgende vedlikehold og støtte for installert programvare.

Prosessen med å implementere ERP-klassesystemer

Introduksjonen av ERP-systemer i bedrifter følger med implementeringen av strategiene med samme navn på dem. Denne prosedyren, avhengig av målobjektets skala, varer vanligvis fra flere uker til flere år. En organisasjon kan engasjere seg i implementering på egen hånd eller bruke hjelp fra selskaper som spesialiserer seg på dette. Vi kan skille hovedstadiene i denne prosessen:

1. Primærorganisasjon. Her er det nødvendig å definere strategiske mål, mål og utpeke forventet effekt av implementering for en bestemt organisasjon. Basert på disse dataene vil det være mulig å lage en teknisk plan for prosjektet.
2. Prosjektutvikling. På dette stadiet blir organisasjonens nåværende aktiviteter analysert: dens markedsføringsstrategi, forretningsprosesser. Basert på resultatene bygges en systemmodell, og passende forbedringer gjøres i arbeidsplanen.
3. Utføring av prosjektet. Siden reglene for gjennomføring av forretningsprosesser er diktert av det implementerte ERP-systemet, transformeres de her i henhold til enhetlige krav. Ved behov foretas utvikling av rapporteringsskjemaer og algoritmer for overføring av data fra tidligere brukte regnskapsprogrammer. Hvis det på de foregående stadiene avsløres utilstrekkelig systemfunksjoner for objektet, er det ferdigstilt. Den avsluttes med brukeropplæring og forhåndstesting.
4. Igangkjøring. Under bruksprosessen blir mulige feil og funksjonsfeil identifisert og eliminert.

SystemERP-klassens ledelse i dag er ikke bare en kopi av kostbar programvare installert på alle datamaskiner i en organisasjon, men også den viktigste drivkraften bak en lovende forretningsstrategi. Valget bør være basert på de eksisterende behovene og egenskapene til målobjektet. Den videre suksessen for hele virksomheten som helhet avhenger av riktigheten av beslutningen som er tatt og implementeringen av trinnene for påfølgende implementering.