Nomenklatur for organisasjonens saker: prøveutfylling. Hvordan lage en nomenklatur over organisasjonens saker?

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Hver organisasjon i arbeidet står overfor en stor dokumentflyt. Kontrakter, lovpålagte, regnskapsmessige, interne dokumenter… Noen av dem må oppbevares hos bedriften i hele dens eksistensperiode, men de fleste sertifikatene kan destrueres ved utløp av deres gyldighet. For raskt å kunne forstå de innsamlede dokumentene, er det utarbeidet en nomenklatur over organisasjonens anliggender. Eksempler av dette dokumentet og algoritmen for konstruksjonen vil bli diskutert nedenfor.

Purpose

Hundrevis av dokumenter opprettes i hver organisasjon. Hver dag de samler seg, erstatter arbeidere hverandre gradvis. På et tidspunkt blir det vanskelig å finne en ordre fra to år siden. For å unngå slike situasjoner opprettes en nomenklatur med saker.

Definition

En sak er et dokument som gjelder enproblemstilling, aktivitetsområde. Saksnomenklaturen er en liste som inneholder en liste over åpnede saker med indikasjon på periodene for lagring. Med dens hjelp kan du organisere arbeidsflyten ordentlig. Nomenklaturen for saker til en kommersiell organisasjon, et utvalg av disse vil bli diskutert nedenfor, er satt sammen for følgende formål:

• systematisere grupperingen av dokumenter, noe som sikrer rask søk og sikkerhet;
• tilordning av et registreringsnummer i henhold til klassifiseringen av saker;
• oppretting av en fortegnelse over dokumenter for permanent, langsiktig og personlig lagring (inkludert ødeleggelseshandlinger).

Saksnomenklaturen brukes ved valg av dokumenter for arkivering og destruksjon. Denne multifunksjonelle referansen er nødvendig av enhver organisasjon for å effektivisere kontorarbeid. I dette tilfellet spiller ikke formen for eierskap av organisasjonen noen rolle. Hvis en eksempelnomenklatur av saker fra en medisinsk organisasjon kan finnes i forskrifter og resolusjoner, vil analysen av de åpnede sakene til en privat organisasjon måtte kompileres uavhengig.

Påkrevd eller tvunget?

Sammenstillingen av denne listen er gitt av "Regler for arkivarbeid". Det er obligatorisk for organisasjoner som oppretter et arkiv som en egen tjeneste. Denne listen inkluderer, i tillegg til statlige og kommunale institusjoner, også noen kommersielle strukturer, for eksempel notarius publicus.

Alle andre institusjoner må lage en nomenklatur over saker for å systematisere arbeidet med dokumenter, siden virksomheter av alle formereiendom er forpliktet til å ivareta sikkerheten til arkivreferanser. Dette er gitt av føderal lov nr. 125. Den detaljerte oppgavelisten bør startes eller oppdateres i fjerde kvartal av kalenderåret.

Structure

Saksnomenklaturen bør inneholde alle arkiverte saker, bortsett fra trykte publikasjoner: erklæringer fra ansatte, attester fra arbeid, blader, regnskapsbøker, all dokumentasjon av strukturelle inndelinger, korrespondanse av strukturelle inndelinger, etc. Dokumentasjon av begrenset tilgang må inneholde overskriften "Force". Katalogen skal inneholde filene til midlertidige oppdrag, divisjoner. Men for eksempel en fagforening er en uavhengig organisasjon. Dens ansatte er uavhengig engasjert i dannelsen av katalogen. Arkivet må også inneholde titler på verserende saker om likviderte foretak, hvis rettslige etterfølger er en eksisterende organisasjon.

Du kan se et eksempel på utfylling av nomenklaturen for organisasjonens saker nedenfor.

I dag vedlikeholder mange virksomheter dokumentasjon i elektronisk form. Noen rapporter er ikke engang skrevet ut på papir. På slutten av hver seksjon, liste opp hvilke poster som lagres elektronisk, angi antall filer og eventuelle nødvendige søkeord. Noen institusjoner oppretter en egen elektronisk nomenklatur over saker for en kommersiell organisasjon. Prøven og algoritmen for å fylle den ut må være i samsvar med aksepterte standarder.

Hvor skal jeg begynne?

Ansvaret for sammenstilling av katalogen i store institusjoner ligger hos dokumentasjonstjenesten(sekretariat, kontor), og i små - sekretæren, en annen utnevnt person. I kommersielle organisasjoner utføres denne funksjonen av personalavdelingen, der de fleste dokumentene er opprettet. Siden informasjon må komme fra alle strukturelle enheter, er det mer hensiktsmessig å starte med utvikling av en rekkefølge om nomenklaturen av saker i organisasjonen. Et eksempel på en slik bestilling er presentert for din oppmerksomhet nedenfor.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

For systematisering, lagring og regnskapsføring av dokumentasjon

ORDER:

• Godkjenne og sette i omløp nomenklaturen for selskapets filer fra 01.01.2018.
• Leder for strukturelle avdelinger for å sikre dannelsen av saker i godkjent form.
• Send sekretæren til de strukturelle avdelingene av utdraget fra oppslagsboken for arbeid.

CEO Ivanov N. A.

For institusjoner innen enkelte virksomhetsområder er det allerede utviklet eksempler på nomenklaturen for organisasjoners anliggender av departementet. Denne nyansen bør avklares før dannelsen av katalogen. Modellnomenklaturer bør fylles ut i strengt samsvar med den gitte modellnomenklaturen for organisasjonens saker. Andre institusjoner kan bruke disse veiledningene til å kompilere et individuelt dokument.

Støttedokumentasjon

Når de utvikler et katalogskjema, bør kommersielle organisasjoner fokusere på:

• "Rules of Archives" (vedtak fra Federal Archives datert 06.02.02);
• Seksjon 5 i dekret nr. 477 av 15.06.2009 "Om godkjenning av reglene for kontorarbeid".
• Instruksjoner for kontorarbeid.
• Liste over arkivdokumenter.

Du bør også studere bemanningstabellen, charteret, lokale lover, forskrifter om inndelinger, regler, standarder, instruksjoner, fortegnelser over saker. De inneholder lenker til relevante dokumenter. Først samles prøver av nomenklaturen over organisasjonens saker etter divisjoner, for deretter å danne en generell katalog. Noen ganger brukes et funksjonelt snarere enn et strukturelt prinsipp. Det vil si at distribusjonen utføres ikke av avdelinger, men etter funksjoner.

Hvordan lage en eksempelnomenklatur over anliggender til en organisasjon?

Formen for kataloger er spesifisert i vedlegg nr. 8 til "Regler for arkivarbeidet". Oppslagsverk er satt sammen på brevpapiret til organisasjonen. Hoveddelen av rapporten presenteres i form av en tabell og består av 5 kolonner:

• case index;
• tittel (bind, deler);
• nummer (bind, deler);
• holdbarhet, artikkelnummer på listen;
• note.

Index

Indeks er en digital betegnelse på en strukturell enhet i en virksomhet. For eksempel: 04-06, hvor 04 er løpenummeret til personalavdelingen, 06 er løpenummeret til saken. Indeksen kan bestå av tre tallpar, for eksempel: 04-03-08, hvor 04 er koden til finans- og økonomiavdelingen, 03 er betegnelsen på regnskapsavdelingen, 08 er saksnummeret. Indeksen kan være numerisk, alfabetisk eller blandet.

Headlines

Overskriftene er fordelt i henhold til viktigheten av dokumenter. Først det organisatoriskeadministrativ dokumentasjon (starter med høyere enheter og går videre til strukturelle enheter). Deretter listes reglene og forskriftene utviklet av organisasjonen selv. Videre er planer og rapporter (årlig, kvartalsvis, månedlig) tatt i betraktning. Utkast til administrative dokumenter plasseres etter hoveddokumentene. Saker av samme type (for eksempel personlige kort til ansatte) fylles ut i alfabetisk rekkefølge.

Overskriften skal oppsummere innholdet i dokumentet. Bruk av generelle formuleringer som «diverse», «korrespondanse», «innkommende/utgående dokumenter» er ikke tillatt. Saksoverskriften inneholder følgende elementer:

• navnet på dokumentet eller sakstypen som innleveres hvis dokumentet er en del av et stort volum;
• dokumentforfatter (navn på organisasjon eller avdeling);
• adresser (som dokumenter mottas fra eller som dokumenter vil bli sendt til);
• sammendrag/essens (for eksempel "Sertifiseringsspørsmål");
• navn på territorium;
• dato/periode;
• merk hvis filen inneholder kopier av andre dokumenter, ikke originalene.

Volumet av hver sak bør ikke overstige 250 ark. Dersom det antas at saken vil være omfangsrik, er den delt inn i deler og volumer. Den tredje kolonnen på slutten av kalenderåret angir antall saker som faktisk er åpnet.

Den fjerde kolonnen angir vilkårene for lagring av dokumenter, i henhold til reglene. De må observeres av både offentlige og kommersielle organisasjoner. Hvis dokumentet ikke er i reglene, gjelder dets gyldighetstidlagring bør bestemmes basert på listen. Nedtellingen av lagringsperioden begynner 1. januar neste år etter etableringen. Hvis sertifikatet ble utstedt i 2016, bør nedtellingen starte fra 01.01.2017.

Oppdaterer liste

Årlig, når filer overføres til arkivet, sendes en detaljert liste. Slik ser den oppdaterte eksempelnomenklaturen av saker for en gren av sikkerhetsorganisasjoner ut:

I løpet av året er alle dokumenter gruppert etter godkjent skjema. Hvis du trenger å legge til en tidligere ubrukt rapport, genereres en ny overskrift. Og prosessen gjentas i henhold til algoritmen beskrevet ovenfor.