Kontoradministrator stillingsbeskrivelse: plikter, funksjoner og rettigheter

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

På de fleste offentlige steder er resepsjonisten den første personen du møter så snart du krysser terskelen. Disse spesialistene er leid inn av hoteller, skjønnhetssalonger, restauranter og selvfølgelig kontorinstitusjoner. De har mange ansvarsområder, fra å kommunisere med gjester og partnere til å behandle dokumentasjon.

Funksjoner

Det er verdt å si at administrator er et svært allsidig yrke, som kan inneholde allsidige oppgaver. Fordelen for nybegynnere er at det ikke krever noen dybdekunnskap på et bestemt område.

Potensielle arbeidsgivere legger mer vekt på personlige egenskaper. En potensiell kandidat til stillingen som kontoradministrator bør være moderat omgjengelig, være i stand til å etablere kontakter med forskjellige mennesker og korrekt uttrykke sine egne tanker. Det vil også være en fordel å ha interesse for det valgte feltet.aktiviteter og evnen til å håndtere stress. Sistnevnte kvalitet vil sikkert komme godt med for den fremtidige administratoren. Han må kommunisere med et stort antall besøkende, blant dem vil konflikter sikkert oppstå. Men selv i slike situasjoner må administratoren kunne være høflig.

Det skal bemerkes at avhengig av selskapets rekrutteringspolitikk kan det stilles krav til høyere utdanning, evne til å jobbe med kontorutstyr osv.

Arbeidsplanen for denne stillingen bestemmes vanligvis av åpningstidene til bedriften, siden det er administratoren som åpner den om morgenen og stenger den om kvelden. Ved døgnarbeid for ansatte utarbeides det imidlertid en vaktplan. Som regel fungerer ikke kontorer i denne modusen.

Det er også verdt å være oppmerksom på at administrator og kontorsjef er ulike yrker. Kontorlederen fører faktisk tilsyn med andre ansatte. Administratoren, i motsetning til ham, utfører ikke denne funksjonen. Han utfører kun sine egne funksjoner, og samhandler med andre ansatte på kontoret om nødvendig.

Hovedansvar

En kontoradministrator, som er på arbeidsplassen, må utføre et betydelig antall oppgaver som ledelsen tildeler ham. La oss kort liste dem opp.

• Mottak og påfølgende distribusjon av telefonsamtaler. Under forhandlinger skal administrator registrere opplysningene og overføre dem til ansatte. Om nødvendig bør samtalenviderekoble til en annen avdeling.
• Pliktene til en kontoradministrator inkluderer en klausul som krever at en ansatt skal gi innledende råd til potensielle kunder.
• Behovet for å behandle innkommende så vel som utgående dokumentasjon.
• Legge ut stillingsannonser på spesialiserte portaler og rekrutteringsbyråer. Kontoradministratorens oppgaver innebærer også å gjennomføre innledende intervjuer med potensielle kandidater.
• Kjøpe skrivesaker og forbruksvarer som trengs for å sikre problemfri drift av kontorutstyr.

I tillegg til oppgavene nevnt ovenfor, samhandler kontoradministratoren faktisk konstant med folk. Dette er både potensielle kunder og nåværende ansatte i selskapet. Det er denne spesialisten som er ansvarlig for å planlegge ansatte.

Rettigheter

Antallet rettigheter, i motsetning til plikter, er mye mindre. Så hva gjør kontoradministratorinstruksjonene?

• Handler på vegne av selskapet og representer dets interesser i samhandling med andre virksomheter.
• For å samhandle med andre ansatte innenfor den tildelte myndigheten.
• Kom med forslag til vurdering for å forbedre organisasjonens ytelse.

Office-administratorfunksjoner

Å være på arbeidsplassen bør denne spesialistenutføre et betydelig antall oppgaver som er tildelt ham:

• Forbereder kontoret.
• Oppretthold orden.
• Tjener besøkende.
• Telefontjeneste.

Faktisk kan antallet funksjoner være flere. Det avhenger av listen over jobbansvar for kontoradministratoren i en bestemt institusjon.

Forbereder kontoret

Oppfyllelse av tildelte funksjoner starter som regel med forberedelse til ny arbeidsdag. Når han ankommer arbeidsplassen sin, sjekker administratoren arbeidet med kontorutstyr, tilgjengeligheten av forbruksvarer og skrivesaker. Deretter må spesialisten gjøre seg kjent med listen over besøkende og legge forholdene til rette for møtet deres.

Vedlikehold av ordre

Administratoren skal ikke være direkte involvert i renhold og andre aktiviteter for å opprettholde orden på kontoret. Blant hans oppgaver er imidlertid behovet for å koordinere arbeidet til vedlikeholdspersonell. Han må planlegge rengjøringen, samt angi varigheten.

Kundeservice

Administratorens plikter består også i å forhandle med besøkende om tidspunktet for besøket, koordinere dem med hodet. Besøksplanen bør legges opp på en slik måte at det ikke oppstår overlappinger og ingen trenger å kaste bort tid på å vente. I tillegg skal administrator møte besøkende. Det er han som skaper den førsteinntrykk.

Telefontjeneste

Denne funksjonen er tildelt administratoren for å frigjøre lederen fra forhandlinger og ikke distrahere ham fra arbeidsflyten. En ansatt kan løse noen problemer på egen hånd eller gjøre en avtale for en besøkende i samsvar med lederens timeplan. Når den ansatte utfører disse funksjonene, må den ansatte ivareta konfidensialitet, ikke avsløre informasjonen som er tilgjengelig for ham til utenforstående.

Sample

Jobbbeskrivelsen for kontoradministratoren kan inneholde forskjellige elementer avhengig av kravene til en bestemt organisasjon. Imidlertid vil det som regel bli foreskrevet standardbetingelser i den, som er tatt som forbilde.

• Generelle bestemmelser.
• Kvalifikasjonskrav. Som regel er en videregående spesialisert utdanning tilstrekkelig for en potensiell administrator. Erfaring vil definitivt være en fordel.
• Ansvar. Ingen stillingsbeskrivelse er fullstendig uten denne varen.
• Rettigheter. Administratoren har for eksempel rett til å komme med forslag til forbedring av virksomheten til virksomheten.
• Ytterligere bestemmelser som kan inkludere varer som ikke er inkludert i andre seksjoner.

Det er vanlig å gi en stillingsbeskrivelse til en ny medarbeider for gjennomgang, som han må bekrefte med sin egen signatur.

Workplace

Instruks om arbeidsvern for administratoren av kontoret stiller noen krav til arbeidsforhold. For eksempel bør arbeidsplassen plasseres på en slik måte at den ansatte trivesutføre sine egne oppgaver. Som regel ligger den ved siden av lederens kontor og lar deg overvåke andre ansatte.

Du må forstå at når de utfører oppgaver, må administratoren, så vel som andre ansatte, ofte bruke kontorutstyr. Derfor må den plasseres på en slik måte at den er tilgjengelig for kortvarig bruk.

En av de viktige oppgavene som ikke er tydelig presisert i stillingsbeskrivelsen til administrator er å fungere som et bindeledd mellom nærmeste leder og underordnede. Derfor bør den ansatte prøve å skape et gunstig miljø og etablere kontakter med andre spesialister. Det er viktig ikke bare å formidle instruksjonene til lederen korrekt, men også å kunne kontrollere nøyaktigheten av implementeringen.

Av denne grunn blir evnen til å komme i kontakt med andre en viktig faktor for å oppnå suksess i denne stillingen. Dette gjelder både ledere og underordnede. Når det gjelder personlige egenskaper, anses organisering og stressmotstand som ganske viktig, noe som lar deg styre andre ansatte og forbli rolig selv når du håndterer konfliktbesøkende.