Anskaffelsesbudsjett: essensen av kompilering, indikatorer og dannelse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Under utarbeidelsen av budsjettet blir salgs- og produksjonsplaner omgjort til indikatorer på inntekter og utgifter til avdelinger. For at hver av avdelingene skal kunne nå de tiltenkte målene, er det nødvendig med innkjøp av materialer innenfor kostnadsplanen. For dette formålet lages et anskaffelsesbudsjett.

Procurement Organization Model 1

Det første trinnet er å bestemme formålet med å opprette en innkjøpsavdeling. Basert på produktets spesifikasjoner og antall leverandører, danner det en avdeling på 2-5 personer (maksim alt 7 leverandører per leder). Hver av dem er ansvarlig for tidspunktet for leveranser, lagerstatus, betalinger og gjennomføring av kontrakter. Avdelingens arbeid kan ikke bare utføres etter instruks fra lederen. Divisjonen opprettes for å implementere salgsplanen, som er utarbeidet for måned, kvartal og år. En bonus gis for hans oppfyllelse av planen:

• grunninntekt: 40 % for en leder, 60 % for en leder;
• bonuser: 50% - for lederen, 30% - for hodet;
• premium - 10%.

Bonuser for ledere opptjenes basert på resultatindikatorer:

• levering i tide;
• volum illikvide varer;
• gjennomsnittlig lageromsetning.

For bonuser kan du også bruke kvalitative indikatorer, for eksempel tjenestekoeffisienten, det vil si antall varer i applikasjonen, som kan tilfredsstilles umiddelbart.

Procurement Organization Model 2

Denne ordningen skiller seg fra den forrige ved at avdelingslederen ut fra salgsplanen beregner innkjøpsbudsjettet. Det vil si at det opprettes en egen økonomisentral innenfor enheten. Det gjennomføres et mer effektivt utvalg av ledere, siden det tas hensyn til logistikkkostnader og leveringsbetingelser. Alle ansatte er interessert i gjennomføringen av anskaffelsesplanen, og derav utviklingen av selskapet. På sin side vil ledelsen kunne redusere returordningen til et minimum.

Det vil ta 1,5-2 måneder å bygge den første arbeidsmodellen. Direktørens oppgave er å rekruttere medarbeidere med erfaring. I det andre tilfellet vil det ta 6-18 måneder å bygge en avdeling. Hovedproblemet ligger i det psykologiske arbeidet. Direktøren må gjøre ansatte om til individuelle forretningsmenn. Ikke alle kan takle denne rollen.

Driftsplanlegging

Operasjonsbudsjettet reflekterer de planlagte aktivitetene for året for et segment eller en spesifikk funksjon i en virksomhet. Det utvikles i alle ansvarssentre og konsolideres deretter til ett konsolidert budsjett. Å utarbeide et dokument kan betraktes som en regnskaps- og styringsprosess. Forskjellen ligger i det faktum at rapporten gjenspeiler virksomheten til virksomheten i fremtiden, og ikkefiksering av tidligere hendelser. Den består av budsjetter for kjøp, salg, administrative, produksjonskostnader. La oss se på hvert av disse elementene.

Salg

Salgsvolumet og dets struktur bestemmer virksomhetens art. Derfor er en av de første en salgsplan. Når man utarbeider det, må man ikke bare ta hensyn til salg for tidligere perioder, men også analysere hvilke faktorer som kan påvirke dem (sesongvariasjoner, kampanjer osv.).

Salgsbudsjettet er satt sammen under hensyntagen til etterspørselsnivået, salgsgeografi, kjøpere. Det inkluderer et målinntektsnivå som kan reflekteres i kontantbudsjettet. Men beregningen av denne indikatoren forårsaker vanskeligheter, siden selskapet ikke kan kontrollere handlingene til kundene. Det planlagte utgiftsbeløpet beregnes basert på organisasjonens aktiviteter. Det er det enkleste å regne ut. Salg som forretningsprosess er av stor betydning. For organisasjoner som driver med salg av produkter er det salgsplanen som setter feilen i beregningene. Hvis det er skrevet feil, vil det påvirke alle andre aktivitetsområder.

Produksjon og lager

Produktutgivelsesplanen er basert på salgsvolum. Den tar også hensyn til produksjonskapasitet, lagerendringer og innkjøpsbudsjetter. Beregningen utføres i henhold til følgende formel:

Produktutgang=lager ved slutten av perioden + salgsvolum - lager ved begynnelsen av perioden.

Produksjonsvolumet beregnes basert på egenskapene til produksjonen av produkter.

De samlede produksjonskostnadene er de som er knyttet til produksjon av produkter. Samtidig tar en egen linje hensyn til lønnskostnader i to deler: fast og akkord (ansattbonus basert på gjennomføring av produksjonsplanen).

Budsjett for kommersielle, administrative kostnader

Selgsutgifter er alle kostnader forbundet med salg, promotering av varer. Volumet deres avhenger av beslutninger innen ledelse. Beslutningen om å endre arealet til lokalene vil påvirke kostnadene knyttet til oppbevaring av varer. Mengden av variable kostnader dannes av provisjonen, kostnadene for pakking, prosessering, transport. Alle andre faste kostnader er administrative.

Anskaffelsesbudsjett

Anskaffelsesplan etter varetype eller etter leverandører viser hvor mange produkter bedriften bør kjøpe fra eksterne og interne leverandører. Anskaffelsesbudsjettet dannes basert på salgsplan, lagernivå, produksjonsbelastning, vilkår og prosedyre for tilbakebetaling av leverandørgjeld.

Purchasing=planlagt bruk + slutten av perioden beholdning - starten av perioden beholdning.

Aksjer for produksjon

Behovet for permanent produksjonsmateriell bestemmes av kostnadene ved å reparere utstyr, byggeplanen og utarbeidelse av nye produkter. Ofte gjør økonomer den feilen å ignorere disse kostnadene når de budsjetterer.

Den planlagte utgiftsmengden avhenger av typen ressurser og hvordan de forbrukes. Budsjettet er dannetbasert på normene for ressursforbruk i produksjon, i økonomiske sentre og behov for anleggsmidler. Den første artikkelen beregnes ved å multiplisere det planlagte produksjonsvolumet med normene. Dette kravet er justert for lagersaldo og lagerstandarder. Slik er anskaffelsesbudsjettet utformet in natura. For å konvertere den til verditermer må du multiplisere med den planlagte prisen.

Eksempel

Stålfabrikk planlegger å produsere 3000 tonn produkter neste år. Dette vil kreve kobber og oljesyre. Forbrukshastighet per 1 tonn: kobber - 0,06 kg, syre - 0,0058 l. Balansen av kobber ved begynnelsen av året er 100 kg, og på slutten - 50 kg. Prisen på råvarer er 4500 rubler. /t. kobber og 10 000 rubler. / liter syre.

Behov for året:

• 30000, 006=180 kg kobber
• 30000,0058=17,4 liter syre

Planlagt kjøpsvolum:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rubler. - for kobber.
• (17, 410 000)=174 000 rubler. - for syre.

ADC-aksjer

Anskaffelsesbudsjettplanlegging i administrative og økonomiske aktiviteter (AHA) utføres annerledes. Utvalget av varer er veldig bredt (fra skrivesaker til materialer for kontoroppussing), og det er ingen forbrukssatser. Det er tre måter å bestemme lagerkrav på:

• Bruk forespørsler fra strukturelle enheter. Forsyningstjenesten samler inn søknader, behandler, evaluerer saldoer, oppdaterer priser og beregner budsjett.
• Installerinventarstandarder for de mest populære varene, for eksempel skrivesaker, vaskemidler. Budsjettet beregnes basert på tilgjengelige beholdninger.
• Angi en lagerkjøpsgrense for AHD som en prosentandel av kostnadene for grunnleggende materialer.

Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot sammenstilling av aksjer for å identifisere overflødige ressurser. Ved utforming av anskaffelsesbudsjettet bør slike materialer nedjusteres. Spesielt hvis tilbudet ikke er begrenset.

Anskaffelsesbudsjettfunksjoner

• Et budsjett er et planleggingsverktøy som indikerer hvordan ressurser kan brukes basert på muligheter. Det er også et middel til å overvåke og evaluere ytelse ved å sammenligne planlagte og faktiske indikatorer.
• Ledernes arbeid kan vurderes ut fra strukturen og gjennomføringsgraden av anskaffelsesbudsjettet. Organisasjoner bruker dem til å evaluere ytelsen til administrasjonsenhetene sine.
• Budsjettet til innkjøpsavdelingen kan utføre en motiverende funksjon dersom det inneholder målet for aktiviteten. For eksempel fikk avdelingen i oppgave å kjøpe inn råvarer for en halv million rubler på etterbet alt basis. Hvis målet nås, vil lederen og hans varamedlemmer motta en bonus, som vil øke utgiftssiden av budsjettet i neste periode.
• Den ansatte må forstå hvilke oppgaver som er satt til ham. Dersom organisasjonens utviklingsmål holdes hemmelig, vil de ikke nås. Slik sett danner budsjettet kommunikasjonsmiljøet i teamet, så vel som mellomansatte og underordnede.

Arbeid med anbud

For å danne budsjett for innkjøp av materialer kan det holdes anbud – for å finne de beste leverandørene av varer i en bestemt kategori. I henhold til forskriftsdokumentene er det utviklet en strategi for fordeling av materialer etter grupper, kvalitetsindikatorer og entreprenører klassifiseres. En anbudsliste med leverandørforslag er under utforming. "Vinneren" avgjøres automatisk i henhold til de angitte vurderingskriteriene. Videre arbeides det med å inngå en kontrakt og lage et anskaffelsesbudsjett.

Kjøps alternativer:

• Én batch. Prosessen med å utarbeide dokumenter er forenklet, men organisasjonen vil trenge store varehus for å lagre forsyninger. Risikoen for tap forårsaket av produktødeleggelse øker.
• Små partier. Rask kapitalomsetning og redusert lagringsplass.
• Etter behov. Varene leveres på faktura (uten avtaleinngåelse) i små partier med full forskuddsbetaling.

Anskaffelseskontroll

For å kontrollere gjennomføringen av budsjettet, kan kjøp beregnes av økonomiske ansvarssentraler. Samtidig planlegges det på to nivåer:

• Fremtidsrettet ledelse - dannelsen av behovet for materialer for året, fordelt på kvartaler/måneder. Etter utformingen av årsplanen gjennomføres valg av leverandører og inngåelse av langtidskontrakter.
• Kalenderstyring - dannelsen av månedligog ti-dagers/ukeplaner for kjøpet for uavbrutt å forsyne bedriften med spesifikke råvarer. Dette er detaljen i årsplanen.

For å beregne det månedlige kjøpsbudsjettet, bør du følge denne algoritmen:

• Beregn behovet for materialer for produksjon, ta hensyn til gjeldende saldoer, forventede mottak og sikkerhetslager.
• Krav er justert for bestillinger, varer og tillatte erstatninger.
• Ved endringer i produksjonsplaner, justeres innkjøpsbudsjettet.
• En tidsplan for levering av råvarer og en betalingsplan for leverandører er under utarbeidelse.
• Hvis leveransen mislykkes, gjøres et skritt tilbake og ny leverandør velges. Dersom det ikke er mulig å bytte leverandør, igangsettes en endring i anskaffelses- eller materialkvalitet.

Slik budsjetterer du kjøpene dine.