Innkjøpsspesialist: arbeidsoppgaver, stillingsbeskrivelse, utdanning, krav, CV

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Å finne den rette jobben i dag er ikke lett. Tross alt bør hun ikke bare hjelpe til med å forsørge seg selv og familien, men også la henne realisere seg selv som en profesjonell innen sitt felt. Og flertallet av søkere som ønsker å finne en jobb, forventer offisielt å motta en full sosial pakke og fordelene forbundet med den. Blant de ledige stillingene finnes ofte stillingen som innkjøpsspesialist. Hva gjør slike ansatte? Hvilke selskaper trenger dem? Hva er oppgavene til denne spesialisten? Er det nødvendig å få fullverdig høyere utdanning for dette, eller er det nok å ta kurs? Innkjøpsspesialist er en populær stilling i disse dager. Derfor, lenger i artikkelen, vil svarene på spørsmålene ovenfor bli vurdert.

Dokumentenhet

Hva er en jobbbeskrivelse for en innkjøpsspesialist? Dette er et spesielt internt dokument fra en bestemt organisasjon, som klart og tydelig angir de grunnleggende kravene for en søker til denne stillingen, beskriver spekteret av alle hans profesjonelle plikter, samt offisielle rettigheter, omfang,fastsettelse av graden av hans ansvar for uaktsomt utført arbeid. Dets tilstedeværelse er obligatorisk i enhver bedrift der det er en stilling som "innkjøpsspesialist". Arbeidstakerens oppgaver må være forsvarlig definert for at hans funksjon skal kunne utføres i virksomheten som forventet. Hva er sistnevnte?

Spesialistfunksjoner

Til tross for at den aktuelle stillingen dukket opp relativt nylig, er fagstandarden «Spesialist på innkjøpsområdet» ferdig utformet og inneholder strenge krav. Slike ansatte var tross alt påkrevd før. For eksempel ble lignende profesjonelle funksjoner utført av arbeidere vervet i staben til bedrifter og produksjonsorganisasjoner. Da hadde denne stillingen et annet navn: logistikkingeniør.

Så, hva betyr jobben som "innkjøpsspesialist"? Kort sagt, uten å avsløre for leseren de mange nyansene av profesjonelle plikter som gjenspeiler egenskapene til arbeidet og produksjonen til et bestemt selskap, er hovedoppgaven til en slik ansatt permanent å forsyne organisasjonen med nødvendige materialer eller varer.

Den generelle funksjonen, som blant annet gjenspeiles av den faglige standarden "Spesialist på anskaffelsesområdet", (nemlig: å forsyne virksomheten med de inventarvarer som er nødvendige for at den skal fungere tilstrekkelig), inkluderer en ganske stor antall indirekte plikter, for eksempel en analyse av den virkeligeforholdet mellom kvaliteten på produktene som tilbys av leverandørene og deres markedsverdi.

Formål og struktur

Det er stillingsbeskrivelsen, som nevnt ovenfor, som er ett av de to hoveddokumentene (det andre er en arbeidsavtale inngått med en ansatt), som bestemmer hva en innkjøpsspesialist skal gjøre i løpet av sitt arbeid. Utformingen av dette dokumentet er en toppprioritet for ledelsen, fordi en ansatt i henhold til gjeldende lovgivning ikke kan utføre andre oppgaver enn de som var tydelig beskrevet i kontrakten han inngikk under ansettelsesprosessen. Og dette dokumentet lager som regel en lenke på det angitte stedet, og oppfordrer deg til å referere til stillingsbeskrivelsen. Det er derfor mange eksperter legger så stor vekt på det.

Hvordan skal stillingsbeskrivelsen til den aktuelle spesialisten se ut? Det er viktig at det utarbeides i henhold til de standarder og skjemaer som er akseptert i den gitte regionen. Så det aktuelle dokumentet bør utformes på en slik måte at det må inneholde følgende avsnitt:

• Den første delen er fullstendig viet til dataene om koordinering og godkjenning av selve teksten til dette dokumentet. For å gjøre dette, må alle som deltok i disse prosessene registrere dette faktum ved å sette sine personlige signaturer med sine utskrifter, samt angi passende datoer. Som regel juridisk avdeling, personalavdeling, så vel som direkteavdelingen som en bestemt ansatt skal tilhøre.
• I neste avsnitt skal du liste opp alle gjeldende krav til en kandidat til den aktuelle stillingen. De bør beskrive i detalj nødvendig utdanning, kunnskap og praktiske ferdigheter, nødvendig arbeidserfaring, samt alder og andre funksjoner som kan gjelde for denne spesielle stillingen. I tillegg bør du gi en fullstendig liste over all dokumentasjon (inkludert både interne handlinger i selskapet og lovgivning av nasjonal betydning), som den nye ansatte må lese nøye. Og også den aktuelle delen beskriver stillingens plass i den generelle bemanningstabellen, prosedyren og betingelsene for å akseptere en kandidat til en stilling for arbeid, mekanismen for oppsigelse eller erstatning av en ansatt under hans ikke-langvarige fravær. Det er viktig å angi nærmeste leder for den nyansatte.
• I hoveddelen av den aktuelle instruksen er det nødvendig å liste opp alt som forventes av arbeidstakeren i løpet av sin yrkesaktivitet (alle hans arbeidsoppgaver, samt rettigheter). Jo mer nøyaktig oppgavene til en spesialist er beskrevet i instruksjonene, jo mer sannsynlig er det at arbeidet vil bli utført på riktig måte, noe som vil være til nytte for bedriften. Rettigheter er uløselig knyttet til plikter. Disse inkluderer som regel: retten til anstendige arbeidsforhold; retten til å motta opplysningene som er nødvendige for å utføre sine oppgaver; rett til å foreslå aktiviteter utformet for å forbedre arbeidsflyten.
• Den siste delen av talen er vanligvisdet handler om hvilket ansvar den ansatte vil pådra seg dersom han utfører sine yrkesoppgaver på feil måte.

Dokumentfunksjoner

Hva definerer ansvaret til en innkjøpsspesialist? 44-FZ, eller den føderale loven, som gjenspeiler gjeldende krav i loven. Ifølge ham har det aktuelle dokumentet mye til felles med stillingsbeskrivelsen til en leverandørspesialist. Det er imidlertid en rekke forskjeller som skiller stillingen som «innkjøpsspesialist». Arbeidsoppgavene til disse to arbeiderne er ikke identiske. Å kjenne disse forskjellene er spesielt nødvendig for ansatte og ledelse i store bedrifter, som som regel sørger for tilstedeværelsen av disse to stillingene.

Det er derfor, allerede før den endelige utformingen av stillingsbeskrivelsen, er det viktig å ha en grundig forståelse av de grunnleggende kravene til kandidater. Så du må vite hva kvalifikasjonene til en innkjøpsspesialist bør være, samt hvordan du kan avgrense ansvaret til disse ansatte.

Praksis viser at ansvaret til den ansatte som er engasjert i innkjøp er betydelig større enn den som driver med forsyning. I stillingshierarkiet er den første stillingen oppført betydelig høyere enn den andre. På samme måte er lønnsnivået forskjellig. Derfor vil det være logisk at kravene til en kandidat til stillingen som «innkjøpsspesialist», hvis oppgaver er vesentlig mer betydelig, er mye høyere og tøffere. Dette bør tas i betraktning nårutarbeide en stillingsbeskrivelse. En innkjøpsspesialist (eller rettere sagt, en kandidat for denne stillingen) kan utarbeide en CV bare hvis han/hun gjør seg kjent med standardkravene til søkeren på forhånd.

Tilsvarende bør også ansattes faglige ansvar være klart definert. Dette vil bidra til å etablere et godt koordinert samspill både mellom spesialistene selv og mellom hele avdelinger som er underlagt dem.

Krav til en innkjøpsspesialist

Spesifisiteten til et bestemt yrke bestemmer en rekke spesielle krav spesifikke for en bestemt spesialitet som gjelder for kandidater til en stilling. Og i området som vurderes er det også visse kriterier. Innkjøpsspesialisten velges basert på tilgjengelig kompetanse og kunnskap. Så, kandidaten må:

• ha et analytisk sinn;
• kunne ta avgjørelser selv under forhold med konstant stress og ta fullt personlig ansvar for resultatene deres;
• kunne behandle store mengder informasjon og ha kompetent vedlikehold av gjeldende dokumentasjon;
• ha forretningsforhandlingskompetanse for å nå ønsket resultat for selskapet;
• forstå hvordan tollarbeidet er organisert og hvordan transportselskaper fungerer;
• være en trygg bruker av en personlig datamaskin, samt kunne bruke alle programmene som er nødvendige for å utføre profesjonelle funksjoner.

Blant annet har enhver arbeidsgiverrett til å stille andre krav som er nødvendige for kvaliteten på arbeidet som skal utføres. Innkjøpsspesialist er en viktig komponent for en bedrifts suksess. For eksempel, hvis et selskap er engasjert i utenlandsk økonomisk aktivitet, kan en slik ansatt være pålagt å kunne fremmedspråk. Derfor er det viktig å skrive CV-en godt. Innkjøpsspesialist - en stilling som lar mange levende realisere sine evner. Det er verdt risikoen.

Rettigheter

Pliktene til en spesialist på offentlige anskaffelser vil bli diskutert senere, men nå er det viktig å forstå hvilke rettigheter han har.

• Vær proaktiv i å komme med en rekke forslag som kan forbedre eller lette flyten av en arbeidsflyt som kun er knyttet til utførelsen av denne ansattes funksjoner.
• Krev absolutt samarbeid fra din nærmeste leder i saker knyttet til gjennomføringen av rettighetene eller pliktene til en ansatt.
• Kreve at ledelsen i selskapet gir avdelingen alle nødvendige organisatoriske og tekniske forhold, samt rettidig utarbeidelse og utførelse av arbeidsdokumenter og rapporter som den ansatte trenger for å oppfylle sine faglige plikter.
• Etablere relasjoner mellom bedriftsavdelinger og visse avdelinger i enkelte tredjepartsorganisasjoner som er nødvendige for raskt å løse nye innkjøpsproblemer somer alltid innenfor den generelle innkjøpssjefens ansvarsområde.

Ansvar

Hva inkluderer en ledende innkjøpsansvarlig?

• Overvåke og sikre oppfyllelse av anskaffelsesplanen for hver måned.
• Administrativt ansvar for utlevering av gradert informasjon, som er definert som en bedriftshemmelighet av selskapets interne dokumenter, og som offisielt er eiendommen til et bestemt selskap.
• Personlig implementering av alle eksisterende interne forskrifter, samt overholdelse av standarder for disiplin.
• Utføre anskaffelsestransaksjoner, samt inngå relevante kontrakter med ulike organisasjoner eller enkeltpersoner, om nødvendig.
• Overhold brannsikkerhets- og sikkerhetsforskrifter for ikke å skade selskapets ansatte eller dets materielle eiendom.
• Nøye gjennomføring av alle mottatte instruksjoner, instruksjoner, oppdrag, bestillinger, bestillinger fra nærmeste leder, samt daglig leder i selskapet.
• Ansvar for å forårsake eller bidra til å forårsake både materiell skade og direkte skade på selskapets forretningsomdømme.
• Ansvar for å forsømme ens egne offisielle plikter, som er bestemt av gjeldende instruks, samt gjeldende lovgivning i Den russiske føderasjonen.

Arbeidsforhold

Hva sier stillingsbeskrivelsen til en innkjøpsspesialist om arbeidsforhold, ifølgehvem skal denne arbeideren jobbe? Ansettelsesmåten til en person som har den aktuelle stillingen i selskapet, bestemmes av de interne arbeidsbestemmelsene som er utarbeidet spesielt for en bestemt bedrift, samt av en avtale som inngås med nye ansatte i ansettelsesprosessen. Disse betingelsene åpner blant annet for behovet for periodisk å reise på tjenestereiser for å utføre offisielle oppgaver.

Prosedyre for å bli kjent med stillingsbeskrivelsen

Inngåelsen av en arbeidsavtale, som faktisk markerer ansettelsesøyeblikket, er det ideelle tidspunktet for den fremtidige ansatte til å studere nøye hva innkjøpsspesialisten har ansvar for, det vil si sette seg inn i jobben beskrivelse. Hvordan fikse det faktum at den ansatte fikk all nødvendig informasjon? Det er flere måter. Blant dem er følgende:

• personlig signatur (og dens utskrift), samt datoen, som indikerer at innkjøpsspesialisten allerede har studert sine oppgaver nøye og er klar til å bekrefte dette; plassert i et spesielt magasin, som er spesialdesignet for dette formålet;
• en egen merknad om at den ansatte er fullstendig informert, som bekreftes av den enkelte ansattes personlige signatur direkte under teksten i selve stillingsbeskrivelsen, designet for å gjøre hver ny kandidat kjent;
• et lignende merke, også signert og datert,som er plassert under teksten til en individuell stillingsbeskrivelse, personlig utarbeidet for en enkelt ansatt, som deretter legges ved hans personlige mappe åpnet i bedriften.

Konklusjon

En innkjøpsspesialist er en spesiell ansatt i et foretak som utfører og kontrollerer prosessen med å forsyne bedriften med varene som er nødvendige for produksjonsaktiviteter, alle typer materialer, ulike råvarer. Denne ansatte er også involvert i utarbeidelse og verifisering av all rapporteringsdokumentasjon som er knyttet til hans direkte oppgaver. Den aktuelle spesialisten må blant annet ha utviklet analytisk tenkning og gode kommunikasjonsevner for å kunne vurdere lønnsomheten av den foreslåtte transaksjonen korrekt og kompetent forhandle med leverandører.

Det er like viktig i praksis å vite nøyaktig hvordan man kontrollerer produktene for samsvar med de oppgitte kvalitetskriteriene. En slik spesialist må være i stand til å håndtere en personlig datamaskin og ha et høyt nivå av beherskelse av dataprogrammer som han vil trenge i løpet av å utføre sine hovedoppgaver; ta viktige beslutninger på kort tid, selv under press og under forhold med konstant stress, fordi suksessen til hele bedriften direkte avhenger av effektiviteten deres; behandle store mengder informasjon i tide og trekke passende konklusjoner; perfekt navigere de nåværende forholdene for funksjon av toll, så vel som itrekk ved arbeidet til individuelle transportselskaper som denne organisasjonen samarbeider med. Disse ansatte må forstå de grunnleggende vanskelighetene ved å velge de nødvendige materialene, forstå nøyaktig hvordan de skal transporteres, og også lagres slik at de ikke mister sine nyttige egenskaper og presentasjon. Det er også ønskelig, og noen ganger en forutsetning, med noe erfaring innen innkjøp. Vanligvis ansettes aktive og energiske personer til denne stillingen. Det er disse kandidatene som har en sjanse til å fylle denne stillingen.

Hvis du tenker på å jobbe som innkjøpsspesialist, er det viktig å først studere den typiske stillingsbeskrivelsen (et typisk dokument som presist definerer omfanget av rettigheter, plikter og ansvar for en bestemt ansatt). Dette vil hjelpe deg med å bli kjent med de kommende arbeidsforholdene og finne ut på forhånd alle dens finesser. Så du kan forstå om det er verdt å fortsette forsøkene på å få jobb eller om det er bedre å se etter noe annet. Hvis alt passer deg, må du prøve å sørge for at du oppfyller alle kravene til selskapet. For å gjøre dette må du finne ut så mye som mulig om selve organisasjonen, så vel som om dens forretningsaktivitet, produksjon og salgsvolum, og samtidig om de viktigste tekniske funksjonene.

Ta spørsmålet om din egen ansettelse svært alvorlig. Det er viktig å studere på forhånd så mye informasjon som mulig om bedriften du ønsker å få jobb i, samt direkte om ønsket stilling. Dette kreverstuder nøye stillingsbeskrivelsen for den valgte spesialiteten. Standardformen for dette dokumentet for de fleste yrker er fritt tilgjengelig, så alle kan alltid lese det om nødvendig. Jo mer forberedt du er, jo større er sjansene dine for å få det du ønsker. Og la arbeidet bare gi deg hyggelige følelser!