Personalrevisjon er Definisjon, typer, metoder, oppgaver og mål

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Personalrevisjon er en kontroll av effektiviteten i arbeidet til personalet, utført av spesielt utpekte ansatte eller av en tredjepart. I motsetning til den klassiske revisjonen som brukes i regnskap, er personellrevisjon ikke obligatorisk og er ikke regulert av spesielle lover og juridiske handlinger fra Den russiske føderasjonen. Det utføres på initiativ fra lederen av bedriften for å løse visse problemer. Hovedformålet med en slik revisjon er som oftest å identifisere tilstanden til selskapets personell. Den brukes også til å finne måter å øke produktiviteten og redusere produksjonskostnadene på.

Hvordan klassifiseres

Inspeksjoner er relatert til en eller annen type personellrevisjon i henhold til parametere som:

• Dataperiode brukt: kortsiktig, langsiktig og kortsiktig.
• Metode for å innhente informasjon: muntlig eller dokumentar
• Informasjonens art som kontrolleres: lovlig, kvalifiserende eller blandet;
• Til anmeldere: interne og eksterne.

Personalrevisjon utføres i to retninger: identifisering av lovbrudd ogidentifisering av brudd på arbeidsdisiplin - søk etter urimelige kostnadsoverskridelser, identifisering av årsaker til enkle, ekteskap osv. Derfor er personalrevisjon i retning av aktivitet hovedsakelig delt inn i juridisk, kvalifikasjon og blandet.

Revisjon av juridisk personell

Under den juridiske personalrevisjonen sjekker de dokumentasjonen til personalavdelingen, timelisten til verkstedene, sjekker fakturaer og kvitteringer med tilgjengelig materiale og verktøy. Kontroller riktigheten av å fylle ut arbeidskontrakter, arbeidsbøker, pålegg. Sjekke om ansatte følger stillingsbeskrivelser. De gjennomfører undersøkelser og gjennomfører undersøkelser for å identifisere brudd på den russiske føderasjonens arbeidslovgivning, samt reglene og standardene som er vedtatt i et bestemt aktivitetsfelt som ansatte må overholde. For eksempel kravene til sanitærstandarder i næringsmiddelindustrien, GOST-er, kvalitetsstandarder og overholdelse av forskrifter.

Hovedoppgaven til en juridisk personellrevisjon er å identifisere brudd før de oppdages av en spesiell kommisjon under tilsynet. Dette vil bidra til å unngå problemer med loven og forbedre kvaliteten på produktene og tjenestene.

Revisjon av kvalifikasjonspersonell

Kvalifisert personellrevisjon av organisasjonen utføres for å identifisere mangler i personellets arbeid og finne måter å eliminere dem på. Det gjør det også mulig å identifisere tilstedeværelsen av utilstrekkelige kvalifikasjoner til en arbeider ellertvert imot, for å identifisere det mest verdifulle personellet som må forfremmes eller betales mer, slik at de presterer enda bedre og gjør mer.

Revisjon av kvalifikasjonspersonell er mest relevant i de aktivitetsområdene hvor bedriftens suksess avhenger helt av den ansattes faglige egenskaper. For eksempel i handel. Hvis selgeren behandler kjøpere feil, av uvitenhet eller manglende evne, påvirker dette direkte det økonomiske resultatet til bedriften - inntektene synker, volumene av utgåtte produkter øker. Samtidig kan bare en sjekk avsløre om årsaken til nedgangen i inntektene er den lave kvalifikasjonen til den ansatte, og ikke en annen faktor. I dette eksemplet ville en personalrevisjon bidra til å identifisere en skruppelløs ansatt og erstatte ham i tide, før handelsselskapet var på randen av konkurs.

Omfattende personalrevisjon

Omfattende personalrevisjon innebærer bruk av både juridisk og kvalifikasjonsrevisjon, samt alle tilgjengelige metoder for å vurdere og analysere informasjon. En slik kontroll gjør det mulig å vurdere tilstanden til personell og identifisere personellpotensialet i selskapet, identifisere eksisterende lovbrudd i virksomheten og fjerne dem før det fører til uønskede økonomiske og personellmessige tap.

Denne metoden for å gjennomføre en personalrevisjon har, i tillegg til de opplistede fordelene, to ulemper – det vil koste mer og ta mer tid, da flere deltakere vil bli involvert for å sjekke en stor mengde data. Derfordet er fornuftig å gjennomføre bare i nødstilfeller: i tilfelle konkurs eller under en finanskrise, når markedet smalner og konkurransen tiltar.

Hvem kan inspisere

Revisjon av personalsystemet kan utføres av både ansatte i selskapet og tredjepartsorganisasjoner. Samtidig oppstår problemet med å fastsette kompetansenivået til inspektøren, siden begrepet personalrevisjon ikke er fast i juridisk praksis, og de instruksjonene, standardene og reglene som finnes er beregnet på revisjon i regnskapsvirksomhet. Men hvor fullstendig og pålitelig informasjonen vil bli mottatt og hvordan den vil bli analysert og evaluert avhenger av hvilke skritt bedriftslederen vil ta for å forbedre situasjonen med personell.

Det ble imidlertid funnet en utvei. Så, som grunnleggende instruksjoner og regler for organisering av en personalrevisjon i et foretak, kan det grunnleggende om finansiell revisjon tas, og spesielt slike krav til informasjon mottatt og gitt som:

• objektivitet;
• troverdighet;
• aktualitet;
• ærlighet;
• fullness.

Revisor skal følgelig ikke bare forholde seg til de yrkesetiske reglene, være ærlig og objektiv, men også forholde seg til visse regler ved innsamling og behandling av informasjon, samt utarbeidelse av revisjonsrapport. Samtidig trenger han ikke å ha med seg noe spesielt sertifikat for å drive slik virksomhet som personalrevisjon. Men det betyr ikkeat det kan utføres av enhver ansatt. For å løse oppgavene til en personalrevisjon må inspektøren ha et visst nivå av kunnskap og kvalifikasjoner.

Utføre en revisjon av personell kan enten være en ansatt i en spesialisert bedrift, eller en person fra bedriftens personell med tilstrekkelig utdanning og kompetanse. Oftest er dette avdelingsledere, regnskapsførere og andre høyt kvalifiserte spesialister. Og her oppstår et dilemma foran lederen av bedriften: Hva er bedre, å ansette en spesialisert organisasjon eller å gjennomføre en revisjon på egen hånd? Svaret på dette spørsmålet avhenger av faktorer som:

• Kostnadene for høyt kvalifisert personell involvert i personalrevisjonen og kostnadene for tjenester til et revisjonsselskap;
• Mengden informasjon som krever behandling og tillatte vilkår for behandlingen.

Det er en generell oppfatning at en personalrevisjon utført av ansatte i en bedrift er billigere, noe som ikke alltid stemmer. Involvering av eksterne spesialister er ofte mye mer lønnsomt hvis det er nødvendig å gjennomføre en revisjon i en stor bedrift, hvor informasjonsvolumet er veldig stort. Bedrifter som leverer revisjonstjenester har mer erfaring, deres ansatte er mer kvalifiserte, i det minste innen personalrevisjon, da vil revisjonen koste mindre og bedre og ta mindre tid.

Personalrevisjon på egen hånd, hvordan utføres

Dersom lederen av virksomheten likevel bestemte seg for å gjennomføre en revisjon med hjelp fra sine ansatte,han trenger å kjenne noen funksjoner. Vanligvis er målet med en personalrevisjon i dette tilfellet å studere arbeidet til ikke virksomheten som helhet, men til en egen avdeling, mens det er nødvendig for å sikre maksimal grad av konfidensialitet for informasjon.

Til å begynne med vil lederen måtte opprette en arbeidsgruppe, vanligvis består den av 4-5 personer, og bestemme hvem som er ansvarlig for å gjennomføre revisjonen og utarbeide revisjonsrapporten. Hele prosessen med forberedelse og oppførsel kan deles inn i følgende stadier av en personalrevisjon:

1. Utvikler en handlingsplan.
2. Fastsetting av utvalgsstørrelse: antall intervjuede ansatte, volum og type dokumenter som er kontrollert. Jo større utvalget er, desto mer nøyaktig blir resultatet, men jo lengre tid vil verifiseringsprosedyren ta.
3. Utvikling av spørreskjemaskjemaer, utarbeidelse av spørsmål.
4. Sjekker av dokumentasjonen til personalavdelingen, samt dokumenter i området som kontrolleres.
5. Undersøkelse og avhør av ansatte i bedriften.
6. Analyse av den innsamlede informasjonen, inkludert bruk av datateknologi og spesialprogrammer.
7. Utarbeidelse, basert på informasjonen innhentet under revisjonen, en revisjonsrapport, der den som er ansvarlig for gjennomføringen av personalrevisjonen ved virksomheten gir uttrykk for sin mening om personalets tilstand, deres kvalifikasjoner og tilfredshet med arbeidet vilkår.

Revisjonsrapporten er utarbeidet skriftlig, bevis vedlegges i form av rapport om utført arbeid. Alle sidene i rapporten skal nummereres og arkiveres i en mappe. Generelt, evteller det er ingen strenge regler for å trekke en konklusjon, så vel som å gjennomføre den, siden formålet med en personalrevisjon er å innhente informasjon for interne brukere, derfor publiseres ikke dataene som er innhentet som et resultat av en slik revisjon noe sted, og oftest er de strengt konfidensielle og avsløringen av dem er uakseptabel. Videre må konfidensialiteten til informasjon sikres, både på planleggingsstadiet og resultatene av verifiseringen. Det er ønskelig at de ansatte i foretaket ikke vet om den kommende inspeksjonen. Dette vil bidra til å unngå samarbeid mellom dem, noe som betyr at det vil gjøre det mulig å øke objektiviteten og påliteligheten til informasjonen som mottas.

Informasjonsinnsamling og behandlingsmetoder

HR-revisjonsmetoder er ikke forskjellige fra de som brukes i regnskapsrevisjon, kun informasjon av annen art og formål innhentes. De bruker i hovedsak forhåndsutarbeidede skjemaer for spørreskjemaer og spørsmålslister. Informasjonen innhentet under revisjonen om de ansatte i virksomheten sammenlignes med de grunnleggende kravene som er fastsatt i spesialiserte manualer, stillingsbeskrivelser og arbeidskvalitetsstandarder.

Opplysningene innhentet under tilsynet i form av spørreskjemaer og journalføring av svar på spørsmål og andre dokumenter som er mottatt under tilsynet, samles inn, sorteres og sammenlignes etter tid og sted da personalrevisjonen ble gjennomført. Rapporten som er utarbeidet på grunnlag av resultatene fra tilsynet bør inneholde, om ikke alle dokumenter, så de viktigste av dem.

Hvilke oppgaver kan løsespersonalrevisjon

Revisjon av personalsystemet bidrar til å bedre vurdere potensialet i bedriften og kvalifikasjonene til de ansatte. Dette gjør det mulig å identifisere de mest verdifulle ansatte i arbeidsstyrken og gi dem jobber og lønn som er mer i tråd med deres nivå.

Som erfaring viser, er det mer lønnsomt for en leder å løfte de som allerede jobber i bedriften opp på karrierestigen enn å ansette en ny. På den ene siden vil dette øke avkastningen på andre ansatte, da de vil se karrieremuligheter, på den andre siden kan det hende at en nyansatt ikke slår rot i teamet, og dette øker personalomsetningen, noe som kan påvirke ytelsen negativt til bedriften. Personalutskifting kan også være et resultat av feil personalpolitikk. For eksempel hvis kompleksiteten i arbeidet eller ansvarsnivået og betalingsnivået ikke stemmer overens. Dette kan bare avsløre en revisjon av personellarbeid.

En slik sjekk hjelper ikke bare med å identifisere de mest verdifulle ansatte eller kvitte seg med de minst verdifulle, men også til å løse problemer som er direkte relatert til det faktum at organiseringen av arbeidskraft er feil utført i bedriften. For eksempel, under en inspeksjon i et av verkstedene, ble det avslørt at på grunn av feil plassering av materialer brukte arbeidere opptil to timer om dagen på å bare levere dem til behandlingssteder, siden de ble lagret i et fjerntliggende lager. Som et resultat ble tid og krefter bortkastet. Arbeiderne ble raskere slitne og mistet konsentrasjonen. Dette påvirket kvaliteten og volumet på produktene. Uten en personalrevisjon, denne systemfeilenproduksjonen ville ikke bli fikset, noe som betyr at ressurser ville være bortkastet.

Revisors ansvar

Revisor er kun ansvarlig for sin oppfatning slik den kommer til uttrykk i revisjonsberetningen. Til slutt blir beslutningen om personalendringer tatt av lederen av foretaket, og revisors oppgave er bare å formidle til ham om tilstanden til foretakets personell, hvilket nivå av deres kvalifikasjoner, om det er brudd av loven, arbeidsdisiplin, sikkerhetstiltak, om det virkelig er høyt kvalifiserte spesialister. Angi faktorer som negativt eller positivt påvirker ansattes arbeid og rasjonell bruk av arbeidstid.

Som et resultat, utarbeider revisor en revisjonsrapport der han angir:

• hvilke arrangementer ble holdt;
• hvor mye arbeid ble gjort;
• hvilke problemer og risikoer møtte han i løpet av arbeidet sitt;
• hva som må gjøres for å rette opp situasjonen hvis person altilstanden eller personalpolitikken er negativ;
• mulige konsekvenser hvis brudd ikke rettes opp.

I seg selv løser ikke inspeksjonen problemet med feil utvalgt personell eller ukorrekte handlinger fra ansatte i virksomheten, deres brudd på sikkerhetsregler eller manglende overholdelse av instruksjoner og tekniske forskrifter. Formålet med en personalrevisjon er å identifisere styrker og svakheter ved det eksisterende personalsystemet i virksomheten og gi anbefalinger om hvordan man kan eliminere mangler og forbedre dette systemet. Det gjør ikke revisoransvar for tilstanden i personalpolitikken og beslutninger som lederen vil ta basert på resultatet av tilsynet.

Hvor og hvordan ansette revisorer for å sjekke personell

Denne typen tjenester leveres hovedsakelig av konsulentselskaper og rekrutteringsbyråer som spesialiserer seg på rådgivning og rekruttering for andre virksomheter. Det er slike organisasjoner i nesten alle større byer. De annonserer oftest tjenestene sine i lokale annonseaviser og magasiner eller på spesielle annonsevegger på Internett. Noen har et offisielt nettsted for selskapet.

Ved ansettelse utarbeides det en avtale mellom en virksomhet og en virksomhet som leverer personalrevisjonstjenester, som skal spesifisere partenes rettigheter og plikter og betale for tjenesten. Vanligvis møtes avtalepartene flere ganger før de utarbeider en kontrakt, og diskuterer nyanser og mulige risikoer. Hvilke aktiviteter skal gjennomføres. En omtrentlig arbeidsplan forhandles (konsulentselskapet kan til og med sende inn et prospekt for HR-revisjonsplanen).

Den største fordelen med å engasjere en spesialisert tredjepartsorganisasjon til å organisere en personalrevisjon er revisjonens uavhengighet. Hvis en ansatt i et foretak, på en eller annen måte, er avhengig av både lederen og arbeidsstyrken, har den eksterne revisoren nesten fullstendig uavhengighet. Hans mening er kun basert på observerte fakta.

HR-revisjon er en av de enkleste og rimeligste måtene å sjekke personalsystemet til en organisasjon ogbestemme bedriftens eksisterende menneskelige ressurser. Denne verifiseringsmetoden er en integrert del av selskapets ledelsesregnskap og bør utføres regelmessig, uavhengig av det økonomiske resultatet av virksomheten.