Godtgjørelse for arbeid på tjenestereise: regler, forskrifter, papirarbeid, beregning og betalinger

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Mange bedrifter krever at ansatte reiser regelmessig for å løse en rekke arbeidsproblemer. Samtidig bør hver arbeidsgiver og arbeidstaker vite hvordan godtgjørelse fungerer på en forretningsreise. For dette tas lønnen til en spesialist i selskapet, varigheten av forretningsreisen og andre faktorer i betraktning. Hvis reglene for beregning av betaling brytes, kan selskapet bli holdt administrativt ansvarlig på grunn av brudd på bestemmelsene i arbeidsloven.

Konseptet med en forretningsreise

Forretningsreiser er representert ved at en ansatt reiser til en annen by eller et annet land etter ordre fra lederen. Hovedformålet deres er å utføre visse bestillinger, etablere kontakter med andre firmaer eller løse ulike problemer med entreprenører eller kunder. Varigheten av slike turer avhenger av formålet.

Oftest kreves forretningsreiser for å løse viktige problemer for selskapet:

• bygge relasjoner med andre selskaper;
• kontroll over aktiviteterfilialer;
• nødvendighet for å signere en ny kontrakt;
• deltager på utstillinger eller presentasjoner.

En ansatt som har vært på forretningsreise beholder jobben, og gjennomsnittslønnen reduseres ikke. I tillegg er arbeidsgiver forpliktet til å dekke kompetent alle utgifter forbundet med denne reisen. Derfor beregnes arbeidsreiselønn av regnskapsavdelingen.

Hvem kan sendes på forretningsreiser?

For å sende en ansatt på forretningsreise er det nok bare at lederen gir en spesialordre. På grunnlag av det må spesialisten utføre et spesifikt oppdrag i en annen region i Russland eller til og med i en annen stat. For å gjøre dette må den ansatte ha passende ferdigheter og erfaring.

Samtidig er det noen spesialister som ikke kan sendes på forretningsreise. Disse inkluderer selskapets ansatte:

• gravide kvinner;
• borgere med små barn;
• mindreårige arbeidere;
• personer som har omsorg for funksjonshemmede barn eller syke slektninger.

Ovennevnte fagpersoner kan bare reise på forretningsreise etter at de har skriftlig samtykke, og det må ikke være medisinske kontraindikasjoner for å sende på tjenestereise.

Konseptet med reisegodtgjørelse

Vedgjørelse for arbeid på tjenestereise skal utføres etter visse regler. Midler som mottas av en borger kalles reisegodtgjørelse. Tildisse inkluderer betalinger:

• Dym. De er representert av utgiftene som er nødvendige for å leve og spise en borger i en annen by eller et annet land. Midler gis utelukkende på forhånd, så de må mottas av en spesialist før de sendes på tur. For å overføre midler kreves det at lederen ga en passende ordre. Penger kan utstedes i form av kontanter eller ved overføring til den ansattes bankkort. Etter retur skal innbygger utarbeide en rapport som oversendes regnskapsfører. Den lister opp alle utgifter en borger pådrar seg under reisen, så de må beholde alle sjekker, billetter eller andre betalingsdokumenter. Hvis det er for lite penger mottatt tidligere, tildeles ytterligere midler.
• Betaling under en forretningsreise. Det er representert av den direkte lønnen til en borger under en forretningsreise. Under slike forhold beregnes midlene og periodiseres samtidig med lønnen for alle andre dager i måneden. Godtgjørelse under tjenestereisen overføres i alminnelig rekkefølge, nemlig den dagen lønnen utbetales i bedriften.

Lønnsberegningen er litt annerledes, og dette skyldes det faktum at en borger blir tvunget til å tilbringe ikke bare hverdager, men også helger i en annen by.

Nyanser av periodisering

Ved fastsettelse av godtgjørelse på tjenestereise må regnskapsførere ta hensyn til noen regler, og de økes jevnlig på grunn av innføring av lovendringer. Til dissereglene inkluderer:

• Dagpengene kan ikke overstige 700 rubler hvis reisen ikke innebærer kryssing av statsgrensen.
• Hvis du planlegger å besøke et annet land, øker dette beløpet til 2,5 tusen rubler.
• Tillat å betale dagpenger i utenlandsk valuta, men beregningen tar hensyn til kursen den dagen midlene ble direkte overført til den ansatte i selskapet.
• Hvis en spesialist selv anskaffer valuta i et annet land, må han gi regnskapsføreren et vekslingsbevis, og hvis dette dokumentet mangler, brukes sentralbankens kurs på tidspunktet for utstedelse av midler.
• Hvis tjenestereisen ikke tar mer enn én dag, utbetales ikke dagpenger.
• Alle utgifter en ansatt pådrar seg på en reise er ikke underlagt personlig inntektsskatt eller forsikringspremier.
• Bedriften kan tildele dagpenger som overstiger 700 eller 2500 rubler, men personlig inntektsskatt kreves av det overskytende beløpet.
• Prosedyren for å beregne godtgjørelsen til en ansatt på forretningsreise har lignende momenter med beregning av feriepenger.
• Lønn påløper for personer på forretningsreise bare på virkedager, men på feriepenger påløpes basert på hele kalenderdager.

Revisor må få nøyaktig informasjon om hvor mange dager den ansatte brukte på en forretningsreise.

lovgivningsmessig forskrift

Betaling for arbeid under en tjenestereise skal skje på grunnlag av bestemmelsene i art. 167 TK. Det tilsier at lederen av virksomheten er forpliktet til å beholde sin arbeidsplass for den ansatte, ogogså dekke alle utgifter knyttet til reisen.

Derfor er det ulovlig å overføre kun lønn uten ulike godtgjørelser.

Beregningsprosedyren er regulert av art. 139 TK og PP nr. 749. Hvis selskapets regnskapsfører bryter loven, kan selskapet og tjenestemenn bli holdt administrativt ansvarlige.

Hvilken lønn utbetales?

Godgjørelse for forretningsreiser, i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskodeks, skal beregnes basert på gjennomsnittlig inntekt for en ansatt per år. Ytterligere midler tildeles den ansatte i tillegg til den direkte lønnen. Disse inkluderer utbetalinger:

• refusjon for levekostnader i en annen region eller land;
• midler beregnet på å utføre arbeidsaktiviteter på en forretningsreise;
• betaling for transport.

I noen bedrifter skjer betaling for dager på tjenestereise rett før reisen, men kun en viss del av dette beløpet er tillatt å betale på forskudd, og resten av midlene overføres etter tjenestereisen. Betaling er ikke alltid representert med et strengt definert beløp, da utgifter påvirkes av ulike faktorer, som inkluderer valutakurs, kostnad for overnatting og billetter, samt reisens varighet.

En ansatt som kommer tilbake fra en forretningsreise må fylle ut en spesiell rapport. Den viser alle midler brukt og kjøpte gjenstander, og alle utgifter må støttes av passende betalingsdokumenter. Basert på rapporten, finalenbetaling for en forretningsreise basert på gjennomsnittslønnen til en ansatt.

Hvilke dager betales?

Før beregningen bør du bestemme hvor mange dager den ansatte skal være på forretningsreise. Godtgjørelse for arbeid på tjenestereise på en fridag periodiseres ikke, derfor tas det kun hensyn til de dagene bedriften jobber direkte, som det tas hensyn til bedriftens arbeidsplan.

Regnskapsfører under beregningen må bruke timelisten. Dette gjelder spesielt i en situasjon hvor bedriften bruker en flytende arbeidsplan. Ferier på en forretningsreise betales ikke, men hver organisasjon kan selvstendig samle opp midler om nødvendig for ansatte.

Beregningsprosedyre

Prosessen med å fastsette lønnen til en ansatt som er på forretningsreise over lengre tid, innebærer at regnskapsføreren utfører flere sekvensielle handlinger. Det er tilrådelig under prosedyren å bruke bestemmelsen om godtgjørelse for tjenestereiser, som kan dannes av direkte selskaper og sikres ved passende ordre.

Beregningsprosessen er delt inn i trinn:

• bestemmer hvor mange arbeidsdager den ansatte skal bruke på en forretningsreise;
• beregner lønnsbeløpet som ville tilfalle en spesialist hvis han fortsatte å jobbe i selskapet i løpet av faktureringsperioden;
• avslører hvor mange dager som er inkludert i beregningen;
• beregner gjennomsnittlig inntekt for tidsperioden spesialisten skal være inneforretningsreise.

Ved beregningen av godtgjørelsen til sjåfører på tjenestereise, tas det hensyn til tilleggsutgifter som den ansatte må bære på en tjenestereise. Dette inkluderer kostnadene for bensin, overnatting på forskjellige hoteller eller vertshus, samt kostnadene som er nødvendige for å utføre instruksjonene fra selskapets ledelse. Alle disse utgiftene er dekket av lønnsforskriften.

Funksjoner ved betaling av midler

Under beregningene kan regnskapsførere bruke ulike måter og metoder for å beregne lønn for personer som er på forretningsreise. Derfor inkluderer funksjonene i denne prosessen:

• Om nødvendig kan en tilleggsbetaling opp til gjennomsnittslønnen til en borger bli belastet. Det hender ofte at det etter en forretningsreise viser seg at den ansatte fikk mye mindre penger enn han ville ha fått utbet alt dersom han hadde forlatt tjenestereisen og jobbet på kontoret. I dette tilfellet kan de rette et krav til arbeidstilsynet. For å unngå konflikter med ansatte ilegges et tillegg. Størrelsen kan være forskjellig, siden hovedbetingelsen er behovet for å betale et slikt beløp som er lik gjennomsnittslønnen til en borger. Dette gjelder spesielt hvis akkordlønn brukes på tjenestereise. Siden en innbygger praktisk t alt ikke har noen resultater av aktivitet, kan det med en standardberegning vise seg at han får for lite lønn, derfor betales en tilleggsbetaling opp til gjennomsnittsinntekten. Lederne i selskapene tar selv en slik beslutning, siden de ikke er interessert ifor å forverre den økonomiske situasjonen til ansatte som godtar å reise på forretningsreise.
• Betalende fridager. Ofte må en spesialist i en organisasjon reise på forretningsreise for bare noen få dager. I denne perioden er det mye arbeid som skal gjøres. I dette tilfellet kan to dager falle på helgen. I følge loven kreves det ikke lønn på en forretningsreise på en fridag, men faktisk, i løpet av denne perioden, hvilte ikke borgeren, men var engasjert i arbeid. I dette tilfellet tildeles dobbeltlønn av lederen av foretaket. I stedet for slik betaling kan ledelsen tilby muligheten til å ta fri i fremtiden.
• Lønnsregler for deltidsansatte. Ofte kombinerer spesialister flere jobber samtidig, slik at de jobber i selskapet deltid. Etter at en borger er overført til hovedstillingen, oppstår det vanskeligheter med beregningen av hans gjennomsnittlige inntekt hvis han drar på forretningsreise. I dette tilfellet bør det tas hensyn til periodene hvor borgeren jobbet deltid. Under disse forholdene vil betalingsbeløpet være lavt nok til at ledelsen kan pålegge et tilleggsgebyr.

På grunn av punktene ovenfor betraktes korrekt beregning av lønn for personer som reiser på forretningsreise som en ganske spesifikk og kompleks prosess. Under implementeringen må regnskapsføreren ta hensyn til bestemmelsene i russisk lovgivning. Hvis de gjør alvorlige feil, kan den ansatte skrive et krav til arbeidstilsynet. I dette tilfellet kan selskapet bli holdt administrativt ansvarlig.

Hvordan refunderes ferier?

Hvis en ansatt i bedriften blir tvunget til å jobbe på forretningsreise selv i helgene, bør de ha kompensasjon. For å gjøre dette kan ett av alternativene velges:

• i fremtiden vil den ansatte få mulighet til å ta fri på hvilken som helst dag;
• Dobbelt bet alt arbeid i helgene.

For å overføre dobbeltbetalingen utstedes tilsvarende ordre av selskapets ledelse. Den angir stillingen og fullt navn til den ansatte som ble sendt på forretningsreise. Landet og regionen der han var, reisens periode og årsaken til reisen er oppgitt.

For å unngå doble situasjoner anbefales det å fullstendig konsolidere den interne reguleringsloven i virksomheten, på grunnlag av denne foretas korrekt lønnsberegning for ansatte som er tvunget til å jobbe i helgene under en tjenestereise. Dette vil i stor grad forenkle arbeidet til en regnskapsfører.

Hvordan kan midler overføres?

Betaling kan gjøres på to forskjellige måter:

• tilførsel av midler i form av kontanter utstedt til den ansatte før reisen i selskapets kasse;
• overføre penger til et bankkort som er en lønn.

Hvis grunnlønnen overføres til en bankkonto, skjer betaling for tjenestereise vanligvis på samme måte.

Hvilke ledninger brukes?

Revisor må reflektere de ulike transaksjonene som er knyttet tilgodtgjørelse til en ansatt på forretningsreise. Til dette brukes oppslag:

• D71 K50 - utstedelse av penger under rapporten til en ansatt i organisasjonen for å dekke utgifter som påløper under en forretningsreise;
• D71 K50 - betaling av kompensasjon til en ansatt hvis han under reisen brukte ikke bare de mottatte midlene, men også sine egne penger, derfor sender han en rapport til regnskapsføreren med alle sine utgifter;
• D50 K71 - tilbakeføring av midler fra en ansatt hvis han etter en arbeidsreise har ekstra penger.

Den ansatte skal rapportere til organisasjonen for alle påløpte utgifter, som han danner forhåndsrapport for. Ulike betalingsdokumenter som bekrefter utgiftene er vedlagt den. Disse inkluderer kvitteringer, sjekker eller billetter. Dersom det avdekkes upassende kostnader, kan organisasjonen nekte å betale erstatning. Ofte er det i utgiftsdokumentasjonen fakturaer hvor det er fordelt merverdiavgift. Under slike forhold kan skatten godtas for fradrag.

Konklusjon

Forretningsreiser er påkrevd i forskjellige selskaper, siden bare forretningsreiser kan løse ulike problemer, inngå nye kontrakter eller kontrollere arbeidet til filialer. Bedriftsspesialister som sendes på forretningsreiser må motta dagpenger og korrekt beregnet lønn.

Ved beregning av lønn tas det hensyn til gjennomsnittslønnen til en borger for et års arbeid. Samtidig kan det oppstå vanskeligheter dersom den ansatte jobber i bedriften i kort tid eller ble overført til statennylig. I dette tilfellet tildeles en tilleggsbetaling opp til gjennomsnittlig inntekt. For å gjøre dette er det nødvendig å sette opp regnskapsposter på riktig måte.