Forhandlingsregler: grunnleggende prinsipper, teknikker, teknikker

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2024-01-17 19:03

Hver person står overfor det som vanligvis kalles forretningskommunikasjon. Derfor er mange interessert i hvordan man skriver et offisielt brev, aksepterer en partner og forhandler med ham, løser et kontroversielt spørsmål og etablerer et gjensidig fordelaktig samarbeid.

Forretningskommunikasjon er spesielt viktig for folk som driver egen virksomhet. På mange måter avhenger suksessen til aktivitetene deres av hvor godt de mestrer vitenskapen og kommunikasjonskunsten. I vestlige land undervises kurs som dekker forretningskommunikasjonsspørsmål på nesten alle universiteter og høyskoler. For ikke så lenge siden begynte forhandlingsreglene å bli studert i innenlandske høyere utdanningsinstitusjoner. Og utvilsomt gir slike disipliner studentene muligheten til å etablere kontakt med partnere.

Denne artikkelen vil snakke om etikk for forretningskommunikasjon og forhandlingsreglene. Hovedstadiene i forhandlinger, typer menneskers oppførsel og noen prinsipper for samhandling med dem vil bli beskrevet. Regler for forhandlinger om tekniske kommunikasjonsmidler vil også bli presentert.

Hva er forhandling?

Før du vurderer de grunnleggende forhandlingsreglene, bør du finne ut hva de er og hva de kan være. Så, forhandlinger er kommunikasjon mellom mennesker, som finner sted for å oppnå et bestemt mål. I forhandlinger har hver av kommunikasjonspartene samme mulighet til å kontrollere situasjonen og ta avgjørelser.

Forhandlinger forutsetter alltid at deltakerne dels har en lignende oppfatning, og dels er uenige i den andre sidens tro. De møtes for å komme til en fellesnevner. Men hvis partene er enige i hverandres tro eller tvert imot er svært kritiske, er dette helt forskjellige typer samhandling – henholdsvis samarbeid og konfrontasjon.

Funksjoner og mål for forhandlinger

Det er generelt akseptert at forhandlinger eksisterer for å komme til en felles mening og bli enige om noe. Selv om denne oppfatningen er veldig logisk, er det flere mål.

Forhandlinger er nødvendig for å diskutere problemer (eksisterende eller mulige), ta en felles beslutning osv. I tillegg kan forhandlinger ha en informasjonsfunksjon når folk bare utveksler synspunkter om visse ting. Denne typen samhandling kan være k alt forhåndsforhandlinger. Et møte organisert for å etablere nye forbindelser innebærer en slik funksjon som en kommunikativ, når mennesker møtes for å bli kjent med hverandre.

Forhandlingerkan også ha funksjoner som kontroll, koordinering og regulering. De skiller seg fra kommunikative ved at de er nødvendige i tilfeller der det allerede er avtaler, og det pågår forhandlinger om gjennomføring av tidligere oppnådde fellesvedtak.

I tillegg til ovennevnte er saken i praksis slik at det ikke kan innledes forhandlinger for å diskutere og fatte vedtak. De er nødvendige som en distraksjon for konkurrenter eller partnere. Noen ganger brukes slike triks av handelsselskaper som ønsker å få oppmerksomheten til en bestemt partner ved å iscenesette forretningskontakter med andre firmaer.

stadier av forhandling

Forhandlingsreglene forplikter en person til å vite hvilke stadier av denne prosessen som eksisterer. Takket være dette kan gode resultater oppnås under planlegging og gjennomføring av forretningskommunikasjon.

Så, forhandling består av forberedelse, selve kommunikasjonsprosessen og å komme til enighet. Det er verdt å vurdere mer detaljert forhandlingsstadiene og deres stadier i tabellen nedenfor.

Trinn	Forberedelsesstadiet	Vedlikeholdsstadiet	Konsensusstadium
Første	Valg av forhandlingsmåte	Informasjonsdeling	Valg av avt alte løsninger
Second	Etablere kontakt mellom samtalepartnere (invitasjon eller bekreftelsedeltakelse i forhandlinger)	Formulering av agenda	Avsluttende diskusjon av den valgte handlingsstrategien
Tredje	Samler inn og analyserer informasjon som trengs for forhandlinger	Identifisering av tvistesaker	Formell avtale oppnådd
fjerde	Utarbeidelse av en forhandlingsplan	Avsløring av dype interesser til partene	-
femte	Bygge en atmosfære av tillit	Utvikle forslag for justering	-

Formelt kan det skilles ut ett stadium til - det siste, når begge sider, etter forhandlinger, analyserer resultatene og begynner å implementere avtalene som er oppnådd.

Forhandlingsmetoder

Det er verdt å huske en av de viktigste forhandlingsreglene - du må alltid kjenne til diskusjonsemnet og eie visse tilnærminger. Når du kjenner dem, kan du forutsi oppførselen til samtalepartneren. Følgende tilnærminger til forhandling kan skilles fra:

1. Fiender. Essensen av tilnærmingen ligger i det faktum at partene fremstår foran hverandre i rollen som soldater som skal forsvare sine interesser. Denne tilnærmingen kan med andre ord beskrives som en dragkamp.
2. Venner. Begge sider er for vennlige forhandlinger. Denne tilnærmingen forutsetter at den svakeresiden vil tilpasse seg den sterke siden. Det skal bemerkes at denne tilnærmingen er ekstremt sjelden i praksis.
3. Partnere. Den tredje tilnærmingen har et meget solid fundament – et fokus på å finne en gjensidig akseptabel løsning. Det er viktig at partene med denne tilnærmingen prøver å finne en vei ut av situasjonen som vil passe både fullstendig og fullstendig. Denne tilnærmingen kan beskrives som "ren" forhandling.

Til tross for hvilken tilnærming som ble valgt, bør det huskes at samtalepartnerne kan bruke ulike triks som bidrar til å få flere fordeler til fordel for sin side.

Skitne triks

Etikette-forhandlingsreglene godkjenner ikke bruken av forskjellige villedende trekk, men forretningsmenn kan bevisst ty til triks for å oppnå fordeler. Du bør alltid være på utkikk og være i stand til å nøytralisere dem ordentlig. Det er verdt å vurdere de vanligste "skitne" triksene:

1. Økende inngangsnivå. Dette trikset er basert på det faktum at partneren i utgangspunktet legger frem for komplekse betingelser for samarbeid som er fordelaktige for ham, eller de som smertefritt kan utelukkes, og under samtalen forenkler dem. Dermed må den siden som teknikken brukes mot også gjøre innrømmelser fra sin side. For å unngå et slikt triks, er det nødvendig å studere spørsmålet om forhandlinger og potensialet til partneren før møtet.
2. Falske aksenter. Dette trikset ligner i prinsippet det som er beskrevet ovenfor. Den eneste forskjellen er at i dette tilfelletviser en ekstrem interesse for å løse et problem, selv om dette problemet faktisk er sekundært.
3. Siste liten krav. Dette trikset ligner på det ovennevnte, men det kan bare brukes i siste fase av forhandlingene, når det er tilrådelig å bruke de to første i begynnelsen. Denne teknikken kalles også "utpressing". Å stille krav i siste liten er et svært farlig triks, for når partnerne har blitt enige om alt og kommet til enighet, legger en av partene frem nye betingelser på et tidspunkt hvor den andre allerede er interessert i å signere kontrakten.
4. Å skape en håpløs situasjon. Denne teknikken er veldig smertefull for siden den brukes mot. Når du bruker det, skaper partneren slike forhold der den andre siden enten kan gå med på situasjoner eller skade seg selv i tilfelle avslag. Ofte fører en slik oppførselstaktikk til at tilliten til den siden som blir presset kan tapes uopprettelig.
5. Ultimatum. Prinsippet for dette trikset er at en av partene blir i posisjonen «Enten samtykker du i våre vilkår, eller så forlater vi forhandlingene!». Etter et slikt triks blir imidlertid forhandlingene til en ensidig løsning av problemet.
6. Salami. Prinsippet for trikset kommer ned til samme tilnærming som i tilfellet med et ekte pølseprodukt. Salami er et produkt som konsumeres i små porsjoner, siden det ikke kan spises hel og på en gang. Den ene siden begynner å gi ut informasjon om vurderingen, personlige interesser osv. småporsjoner i håp om at den andre vil gjøre det samme og begynne å fortelle alle hemmelighetene. Avhengig av hva partneren som dette trikset brukes mot sier, begynner den første siden å oppføre seg deretter. Som et resultat kan forhandlingene trekke ut i tid, og samtalepartneren vil fullt ut og fullstendig finne ut den andre sidens mening, interesser og synspunkter.
7. Bløff. Av navnet på trikset blir det klart at vi snakker om at en av partene gir sin partner bevisst falsk informasjon. Men de siste årene har det blitt brukt mindre og mindre, fordi moderne forhold lar deg uavhengig dobbeltsjekke alt som samtalepartneren sier.
8. Dobbel tolkning. Dette trikset er basert på at en av partene utsteder formuleringer med dobbel betydning, som så kan tolkes i deres egen interesse. Trikset er at dersom noen dokumenter med en slik dobbel ordlyd blir utarbeidet eller signert under kontrakten, vil ikke en av partene kunne senere ikke oppfylle vilkårene. Et slikt triks er veldig farlig for partiet som bruker det, for takket være dette kan du raskt miste et godt rykte og få et dårlig.

Forhandlingsreglene sier at hvis det i forretningskommunikasjonen ble lagt merke til at partneren går til triks og triks, så skal du ikke i noe tilfelle gjengjelde. Du må forstå hvorfor dette skjer og etter det bygge en kommunikasjonslinje. Men ikke avbryt forhandlingene brått, det er bedre å lytte til alle kravene rolig og gi deg selv tid til å tenke.

Regler som skal følges i forhandlinger

Det er så å si vanlige universelle atferdsnormer i forhandlinger, og det spiller ingen rolle om møtet er ansikt til ansikt eller forhandlingene gjennomføres med tekniske kommunikasjonsmidler. Forhandlingsreglene å huske er alltid følgende:

1. Vær alltid høflig og unngå fraser og hint som kan forringe partnerens personlighet. Sekulær etikette bør alltid følges.
2. Du kan ikke ignorere partnerens mening.
3. Ikke still for mange spørsmål uten å forklare hvorfor de er viktige. Med andre ord, enkle henvendelser skal ikke tillates.
4. Vi må svare tilstrekkelig på avklaringer og prøve å formidle informasjon slik at alle parter forstår hva som står på spill.
5. Ikke la tankene dine bli omskrevet.
6. Hvis partnerens tanker virker usagte, kan du fortsette med den, spesifisere om den var underforstått.
7. Opsummering er bare mulig ved slutten av forhandlingene eller etter lange kommentarer.
8. Hvis forhandlingene er gruppevise, er det nødvendig å gi alle mulighet til å uttale seg, selv om det tar for lang tid. Men vanligvis er det bare én person på den potensielle partnerens side som holder ordet.

Hvordan overbevise en partner?

Fra et synspunkt om forretningskommunikasjon og forhandlingsregler, har psykologer utviklet noen sett med tips som vil hjelpe i de øyeblikkene det er nødvendig ikke bare å formidle informasjon til en partner, men også å overbevise ham omhva som helst. Så det er verdt å vurdere denne listen:

1. Hvis det ble bestemt å overbevise partneren om noe, bør du begynne med svake argumenter, gå videre til middels, og til slutt gi det sterkeste argumentet, det såk alte "trumfkortet".
2. Du kan ikke drive en partner inn i en ugunstig posisjon for ham eller legge press på ham. Alle har rett til å redde ansikt.
3. Hvis du trenger å få et positivt svar på et viktig spørsmål, bør du stille to enkle før det, som partneren vil svare med letthet.
4. Det er verdt å huske at jo mer innflytelsesrik taleren er, desto sterkere lyder argumentene hans.
5. Du må vise empati.
6. Når du skal overtale, må du begynne med det som er klart og akseptabelt for begge parter.

Telefonsamtaler: regler for gjennomføring av telefonsamtaler

Telekommunikasjonssamtaler er annerledes enn ansikt-til-ansikt-samtaler. Den viktigste regelen for telefonsamtaler er korthet. Slik forretningskommunikasjon bør være kortfattet og ikke langvarig. Du må utelukkende snakke om fordelene.

Generelt er det flere grunnleggende regler for å forhandle ved hjelp av kommunikasjon:

1. Du må være vennlig og imøtekommende.
2. Telefonsamtaler bør gjennomføres av en kompetent person som forstår agendaen.
3. Før du snakker, må du justere stemmen din og, hvis mulig, si noen tongue twisters.
4. Stemme under telefonsamtaler skal værerolig. Om nødvendig kan du leke med stemmen din når du trenger å fokusere på bestemte ting eller når du skal overtale en partner.
5. Du kan ikke avbryte samtalepartneren. Dette er en svært viktig regel for telefonsamtaler. Selv om samtalepartneren sier ubehagelige ting, kritiserer eller uttrykker misnøye, er det nødvendig å lytte til ham, og først da begynne å snakke.

I tillegg til ovenstående er det verdt å huske at etikettereglene for å gjennomføre telefonsamtaler er de samme som folk vanligvis følger personlig. I tillegg er det verdt å merke seg at dersom en del av samtalen ble savnet på grunn av tekniske problemer, som samtalepartneren ikke la merke til, må du be om unnskyldning og be om å gjenta det.

Nasjonale særegenheter ved forhandlinger

Å vite det grunnleggende om telefonkommunikasjon med partnere og reglene for kollektive forhandlinger, er det alltid nødvendig å ta hensyn til alle parters nasjonale særtrekk. For eksempel tåler ikke tyskerne å komme for sent og er ekstremt pedantiske. Engelskmennene er mennesker som alltid virker reserverte, så ikke ta det som kulde. Det er verdt å merke seg at hvis en slik partner ga sitt æresord, vil han holde det.

Italienere er veldig aktive og omgjengelige, og de foretrekker å møtes i en uformell setting. Et viktig trekk ved slike partnere er at de foretrekker å snakke med folk av samme rang. Spanjoler er mennesker som foretrekker å jobbe i et team. De er galante, åpne, seriøse, men samtidig har de en herlig følelse.humor. Akkurat som italienerne foretrekker spanjolene å forhandle med folk av samme rang.

Når vi snakker om kinesiske partnere, bør du huske på at de er veldig oppmerksomme på ord. Informasjonen fra dem er alltid gjennomtenkt og tilbakeholden. Ofte er ikke kineserne de første til å uttrykke sine tanker og forslag, så du bør ha dette i bakhodet når du forhandler.

Konklusjon

Etter å ha forstått hva det grunnleggende om forretningskommunikasjon og etikette-reglene for telefonsamtaler er, er det mye lettere å bygge den rette oppførselen. Det viktigste i denne prosessen er å være ærlig med deg selv og partneren din.