Grunnlag, stiler og struktur for forhandling

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

I hver persons liv spiller forhandlinger en viktig rolle. Hver dag må folk bli enige om noe på jobb og hjemme. Forhandlinger er av stor betydning i forretningsmennenes liv, siden suksessen til en aktivitet, og senere økonomiske inntekter, avhenger av slik forretningskommunikasjon.

Det er imidlertid ikke nok å møte en person og starte en samtale med ham. Erfarne forretningsmenn sier at det er nødvendig å kjenne strukturen til forretningsforhandlinger, deres stiler og andre nyanser. Alt dette kan hjelpe i de øyeblikkene det er behov for å overbevise partnere eller gå med på noe.

Videre i artikkelen vil forhandlingsstrukturen bli vurdert i detalj, deres stadier og funksjoner vil bli beskrevet. I tillegg vil forhandlingsstilene og nyansene i forretningskommunikasjon via telefon og med partnere fra andre land bli klassifisert.

Definisjon av begrepet "forhandlinger"

Før du begynner å studere strukturen til forhandlinger, må du forstå hva de er og hvilken rolle de spiller generelt. Så, forhandlinger er forretningskommunikasjon, som er rettet mot å nå felles beslutninger om problemene som diskuteres. Som regel betyr forhandlingerer en kommunikasjon av mennesker som har en lignende mening og forfølger de samme målene.

Forhandlingens rolle i næringslivet

Det er nødvendig å skille slik kommunikasjon fra de når partnere er helt enige i hverandres tro eller omvendt er kritiske. Faktisk, i det første tilfellet er dette allerede samarbeid, og i det andre - konfrontasjon. Hovedmålet med forhandlingene er å finne optimale løsninger på problemet for begge sider og å fastsette en felles handlingsplan.

Dersom partene møtes for dette, er de som regel interessert i samarbeid. Derfor er forhandlingens rolle å utvikle et fruktbart arbeidsforhold.

Forhandlingsstruktur

Hver type forhandlinger forutsetter samme struktur. Erfarne forretningsmenn prøver å bygge opp samtalen ved å følge visse stadier. Denne tilnærmingen sparer tid og er rettet mot vellykket kommunikasjon. Så forhandlingsstrukturen inkluderer fire hovedtrinn:

1. Forberedelse.
2. Forhandler.
3. Avslutt forhandlinger.
4. Analyse av resultater.

Hvert av disse stadiene er like viktige i prosessen med forretningskommunikasjon. Det er viktig å merke seg at strukturen i prosessen med å gjennomføre internasjonale forhandlinger er helt lik den som er gitt ovenfor. Det er imidlertid verdt å huske at kommunikasjon med partnere fra andre land også krever ekstra forberedelse, siden det er behov for å studere tradisjoner, kommunikasjonsnormer og andre detaljer til de menneskene du må forhandle med. Det er verdt å vurdere hver av dem mer detaljert.måte.

Første trinn: forberedelse

I større grad avhenger suksessen til enhver forretningskommunikasjon med partnere av kvaliteten på forberedelsene til forhandlinger. Eksperter på dette stadiet av strukturen til forretningsforhandlinger foreslår å bruke følgende forberedelsesmodell:

1. Bestem emnet for forhandlinger. Det er viktig å forstå hva som vil bli diskutert, for uten dette øyeblikket er det umulig å dra nytte av kommunikasjon. I følge erfarne ledere kommer initiativet alltid fra noen som er mer kunnskapsrike i temaet som diskuteres.
2. Det er nødvendig å utarbeide et omtrentlig program for forhandlingene. Et særegent scenario vil bidra til å forutse resultatet av kommunikasjonen. Det kan være flere scenarier avhengig av kompleksiteten i forhandlingene.
3. Det er nødvendig å bestemme øyeblikkene der det er mulig å gi etter for partnere, og de der det er absolutt umulig å gi etter. Samtidig er det nødvendig å forutse hvilke innrømmelser til fordel for den andre siden av forhandlingene kan innebære.

Denne modellen er veldig allsidig. Det er imidlertid umulig å implementere en slik handlingsplan som forberedelse til forretningskommunikasjon dersom følgende spørsmål ikke er studert tidligere:

1. Formålet med forhandlingene.
2. Partner (hans posisjon i markedet, tingenes tilstand osv.).
3. Forhandlet.
4. Personer til stede ved samtalene.
5. Betingelser og mulige betingelser.

Mange spesialister kan være involvert i forberedelsesprosessen, men personen som vil være direkte involvert i å kommunisere med en partnerer forpliktet til å studere alle detaljer i informasjonen som tidligere ble samlet inn. Det er verdt å merke seg at det er kvaliteten på forberedelsene som bestemmer resultatet av beslutningstakingen. For eksempel undersøker den første fasen av en salgsforhandlingsstruktur hva som vil bli tilbudt kunden, formålet med møtet, kundens betalingsevne og andre detaljer som gjør at du kan markedsføre produktet og avslutte avtalen.

Andre trinn: forhandlinger

Forhandlingsstrukturen inkluderer følgende metoder for gjennomføring i andre trinn:

1. Variasjonsmetode. Den er bygget på det faktum at den negative reaksjonen til partneren på de fremsatte forholdene er kjent på forhånd. Slike forhandlinger kan kalles komplekse. Derfor bør du under samtalen arbeide for å finne den beste løsningen på problemet med en differensiert tilnærming.
2. Integrasjonsmetode. Det er tilrådelig å ty til denne metoden når partneren er besatt av sine egne interesser, men ikke tar hensyn til nyansene i sosiale relasjoner. Denne metoden er rettet mot å overbevise den andre parten om hensiktsmessigheten av å estimere tap i tilfelle forsømmelse av sosiale relasjoner. Hovedformålet med å bruke denne metoden er å overbevise partneren om at ansvaret for å ta beslutninger om emnet som diskuteres ligger hos alle parter i forhandlingene.
3. Balansemetoden. Denne metoden innebærer å velge de beste argumentene for å overbevise en partner. Dette kan være fakta, statistikk, beregninger osv. Det er viktig at man ved bruk av denne metoden må stå påpartnerens plass og vurdere situasjonen fra hans side. Dette lar deg velge det mest korrekte argumentet til rett tid.
4. Kompromissmetode. Denne metoden innebærer at partnerne er klare til å søke kompromisser på forhånd, og i tilfelle avvikende synspunkter, konsekvent komme til enighet. Kompromissmetoden innebærer ikke en avvisning av de opprinnelige betingelsene, den er rettet mot å vurdere problemet ved å bruke alle mulighetene. Det er verdt å merke seg at kompromissmetoden brukes når forhandlingsvegringen og manglende evne til å inngå visse avtaler truer de to partene med uheldige konsekvenser.

Forhandlingstrinn i andre fase

Generelt kan følgende forhandlingsstadier skilles ut, som inkluderer strukturen til forhandlingene i det andre trinnet:

1. Møte og ta kontakt. Forhandlingene starter fra det øyeblikket møtet med partneren fant sted, selv om han måtte følges fra flyplassen og togstasjonen. Dette stadiet er kanskje ikke så viktig med tanke på emnet for forhandlinger, men avhengig av hvilket inntrykk møteparten gjør på sin partner, vil resultatet av forhandlingene delvis avhenge.
2. Begynnelsen på forretningsdelen. På dette stadiet blir partnerens oppmerksomhet rettet mot informasjonen og diskusjonsemnet.
3. Overføring av informasjon. Dette stadiet innebærer å overbevise den andre parten om at de vil handle klokt ved å akseptere din tro.
4. Detaljert begrunnelse. På dette stadiet foregår argumentasjonen av egne ideer og forslag. AndreMed andre ord, hvis en partner er interessert i forslag, men ikke er helt sikker på noe, er det nødvendig å argumentere for alt det ovennevnte og eliminere all tvil.

Tredje trinn: fullføring av forhandlinger

Den siste fasen av forhandlingsstrukturen er den obligatoriske debriefingen. Hvis forløpet av forretningskommunikasjon var veldig positivt, innebærer fullføringen av forhandlingene en kort oppsummering. Dette er nødvendig for at hver av partene skal være sikre på at alle forstår hverandre perfekt. Deretter diskuteres utsiktene til nye møter.

Når det ellers ikke ble oppnådd avtaler som følge av forhandlingene, er det viktig å opprettholde subjektiv kontakt med partneren. Det er viktig å oppsummere hva vi klarte å finne felles grunnlag, og å si de punktene som ikke passer en av partene. På slutten av et forretningsmøte som har et negativt utfall, er det viktig å ikke miste ansikt og prøve å desarmere atmosfæren med en uformell og vennlig avskjed. Men du bør ikke i noe tilfelle snakke frekt til partneren din og brått avbryte forhandlingene med avreise. Det er verdt å huske at det er bedre å tilby å diskutere saken litt senere, utsette forhandlingene, forberede dem mer nøye og prøve å finne slike argumenter som lar deg overbevise den andre siden om noe.

Fjerde trinn: analyse av forhandlinger

Selv om partene sa farvel, er ikke forhandlingene avsluttet på dette stadiet. Dette skjer først etter deres detaljerte analyse og utarbeidelse av en rapport. Som regelanalyse er nødvendig for å sammenligne målene for forretningskommunikasjon og oppnådd resultat, bestemme videre handlinger og vurdere den nåværende situasjonen. Anmeldelsen kan være skriftlig (hvis situasjonen krever det) eller reflekterende (hvis det ikke er behov for å rapportere til høyere ledelse).

For å forstå strukturen i forhandlinger med kunder og partnere, er det mye lettere å bygge kommunikasjon. Men i tillegg til dette er det nødvendig å vite hvilke forhandlingsstiler som kan være.

Stiler

Generelt er det slike forhandlingsstiler som hard, myk, handel og samarbeid. Hard stil innebærer standhaftighet og konsentrasjon kun på ens egne krav. Myk er en overnattingsstrategi. Oftest brukes det når det er viktigere for den ene siden å opprettholde vennlige forhold.

Handelsstil innebærer prinsippet om kompromiss, når den ene siden gir innrømmelser, men samtidig "forhandler" visse innrømmelser for seg selv. Samarbeidsstil er kommunikasjon som er rettet mot å møte interessene til begge parter.

Kort sett med forhandlingsregler

Eksperter innen forretningskommunikasjon anbefaler å følge følgende sett med regler som vil bidra til å etablere et felles språk med enhver partner:

1. Du kan ikke bli personlig og ydmyke partnerens personlighet.
2. Ikke ignorer partnerens frykt, uttalelser og følelser.
3. Du skal ikke bare stille spørsmål, men også forklare hensikten med å få svar.
4. Ifsamtalepartneren ønsker å avklare noe eller ber om å gjenta det som ble sagt, ikke bli irritert. Vi må prøve å formidle informasjon på en måte som alle kan forstå.
5. Ikke bli emosjonell.

I tillegg til denne korte oppsummeringen er det verdt å huske at du bør forberede deg godt, analysere strukturen i forhandlingene på forhånd og mestre stilene for å gjennomføre dem. Alt dette vil bidra til å takle oppgaven mye bedre.

Regler for overtalelse i forhandlinger

Det er flere tips fra psykologer og erfarne ledere som kan være nyttige i de øyeblikkene det er behov for å overbevise en partner om noe. Først av alt må du lære å presentere argumenter. Først må du komme med et sterkt argument, så litt svakere, og til slutt fremme det sterkeste, så å si, trumf-argumentet.

For det andre må du huske at du ikke kan sette samtalepartneren i en ubehagelig posisjon eller kjøre inn i et hjørne. Respekt er nøkkelen til et velvillig forhold, og du kan bare overbevise om noe når en person er positiv.

For det tredje er det viktig at de foreslåtte argumentene krysser interessene til partneren. I en slik situasjon er det stor sannsynlighet for at partneren vil uttrykke sitt samtykke.

Telefonsamtaler

Noen ganger må du forhandle om tekniske kommunikasjonsmidler. Dette gjør selvsagt kommunikasjonen litt vanskeligere, ettersom det blir vanskeligere å forstå samtalepartnerens reaksjon.

Det er viktig å huske at strukturen på telefonsamtaler er absoluttsamme som for et personlig forretningsmøte:

1. Hilsen.
2. Begynn forhandlinger.
3. Finishing.
4. Analyse.

Generelt aksepterte forhandlingsregler gjelder for forretningssamtaler over telefon. Det eneste som er viktig å huske er at du ikke kan avbryte en persons tale på telefonen, selv om hans ord motsier noe.

Konklusjon

For å oppsummere er det verdt å merke seg at forhandling er en kunst, etter å ha mestret det, kan du oppnå hva som helst. Som det ble kjent, med kjennskap til de 4 stadiene i forhandlingsstrukturen, kan du forutsi resultatet av forretningskommunikasjon og sørge for mange trinn for partneren.

Det viktigste for å oppnå gode resultater gjennom forhandlinger er å følge reglene ovenfor og respektere de du må forhandle med.