Elektronisk dokumenthåndtering: fordeler og ulemper, essensen av systemet, måter å implementere på

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Flere og flere bedrifter går over til elektronisk dokumenthåndtering, som innebærer bruk av ulike programmer for å lage og lagre dokumenter. Samtidig har ikke organisasjonen et arkiv som inneholder papirkopier av dokumenter. Det er mange fordeler med elektronisk dokumenthåndtering, på grunn av hvilke gründere gjerne nekter bruk av papirdokumenter. Men for å bytte til det, må du installere spesialisert programvare på fungerende datamaskiner, samt utnevne en ansvarlig medarbeider som skal håndtere denne arbeidsflyten.

Konseptet med elektronisk dokumenthåndtering

Det er representert ved en moderne metode for å jobbe med forskjellig dokumentasjon. I løpet av aktiviteten til enhver organisasjon dukker det opp mange forskjellige papirer som konstant må skrives ut og lagres i et eget rom over lengre tid.

Hvis en gründer eller bedrift har en riktig utførtelektronisk signatur, hvilke dokumenter er sertifisert i elektronisk form, så er det ikke nødvendig å skrive ut denne dokumentasjonen på papir.

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering

Det er mange fordeler ved å bytte til elektronisk dokumentasjon sertifisert av EDS. Det er på grunn av tilstedeværelsen av en rekke positive parametere at flere og flere gründere bytter til denne metoden for dokumentasjon. Men først bør du vurdere fordeler og ulemper med elektronisk dokumenthåndtering. Viktige fordeler inkluderer:

• søker raskt etter nødvendig dokumentasjon på grunn av kompetent strukturering og pålitelighet av lagring;
• arbeidsflytstrukturen er sentralisert;
• alle dokumenter kan lagres elektronisk på forskjellige medier og til og med på eksterne servere, så selv om det oppstår brann på kontoret, trenger du ikke bekymre deg for at viktig dokumentasjon vil bli ødelagt;
• alle dokumenter er enkelt å registrere og godkjenne;
• alle papirer er signert på grunnlag av sending via elektroniske kommunikasjonskanaler, noe som sparer betydelig tid og krefter for ansatte i enhver bedrift;
• om nødvendig kan du lage en kopi av ønsket dokument i løpet av noen få sekunder;
• revisjonen er betydelig forenklet, siden den gjennomføres i elektronisk form, og du kan også invitere innleide spesialister til disse formål som mottar dokumentasjon via elektroniske kanaler.

Fordelerelektroniske dokumenthåndteringssystemer er betydelige og ubestridelige, men før du bytter til dem, bør du vurdere de negative sidene ved hvert system.

Systemfeil

Fordelene ved å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem er ubestridelige, men denne prosessen har noen ulemper. Disse inkluderer:

• nødvendigvis nødvendig for å registrere en elektronisk digital signatur, for opprettelsen av en stor mengde midler;
• det er ingen mulighet til å bruke elektroniske dokumenter hvis partnere ikke har gått over til elektronisk dokumenthåndtering;
• mye penger og tid brukes på å installere tilleggsprogramvare og ansette en pålitelig medarbeider som vedlikeholder alle elektroniske poster;
• ingen strengt enhetlige formater for en slik arbeidsflyt er rettet ennå;
• mange entreprenører og kjøpere er mistenksomme overfor bruken av elektroniske dokumenter signert med EDS.

Derfor må enhver gründer først studere fordelene og ulempene ved elektronisk dokumenthåndtering for å ta den riktige og relevante avgjørelsen.

Årsak til utvikling

Fordelene med elektronisk dokumenthåndtering er mange og betydelige. Dette fører til det faktum at det hele tiden utvikles og introduseres i arbeidet til ulike virksomheter, som ikke bare erkommersielle, men også offentlige. Hovedforutsetningene for effektiv og kontinuerlig utvikling inkluderer:

• Muligheten for anvendelse i skattelovgivningen er tenkt. Enkelte typer selvangivelser kan kun leveres elektronisk. Dette gjelder rapporter om forsikringspremier oppført i PF for ansatte, så vel som 3-NDFL-erklæringen sendt til Federal Tax Service for hver ansatt i bedriften. Selv SZV-M-rapporten for alle ansatte i selskapet sendes inn elektronisk hvis organisasjonen sysselsetter mer enn 25 personer. Derfor er noen selskaper rett og slett tvunget til å bytte til elektronisk dokumentasjon, siden de uansett må utstede en EDS.
• De viktigste fordelene med elektronisk dokumenthåndtering inkluderer muligheten for å fikse det i regnskapet. Basert på føderal lov nr. 402, kan primær regnskapsdokumentasjon genereres ikke bare i papirform, men også i elektronisk form, hvis det er mulig å bekrefte det med en elektronisk signatur.
• Siden 2017 har den effektive utviklingen av denne dokumentflyten i rettslige prosesser begynt. Nå skal hver rettsavgjørelse publiseres i åpne kilder. I tillegg har alle firmaer og enkeltpersoner mulighet til å sende inn et krav eller klage elektronisk, noe som krever en EDS. Derfor utstedes en elektronisk signatur ikke bare av store selskaper, men også av enkeltpersoner.
• Utviklingen av elektroniske teknologier skjer raskt, så nå har nesten alle tilgang til Internett, noe som i stor grad forenkler prosessen med å kommunisere med andrefolk og myndighetspersoner.

Derfor kan det hevdes at bruken av en slik arbeidsflyt blir mer og mer etterspurt.

En annen betydelig fordel

I tillegg samarbeider mange selskaper med virksomheter lokalisert i andre regioner eller land, så det er mye enklere å utveksle ulike dokumenter når de utfører elektronisk dokumenthåndtering. Dette lar deg øke salgsmarkedene betydelig og etablere kontakter med direkte produsenter.

Dette er en ytterligere betydelig fordel med elektronisk dokumenthåndtering. Forbedring i kvaliteten på ledelsen har blitt observert siden den første dagen av innføringen av et passende system.

Hvordan deltar jeg?

Innledningsvis vurderer bedriftslederen fordeler og ulemper med det elektroniske dokumenthåndteringssystemet. Hvis det tas en beslutning om å introdusere det i selskapet, implementeres følgende trinn for dette:

• Det avholdes et aksjonærmøte hvor det stemmes for implementering av dette systemet.
• Hvis beslutningen er positiv, gis den tilsvarende ordren av selskapets direktør.
• Det anbefales å utvikle en intern forskrift som regulerer reglene for bruk av elektronisk dokumentasjon.
• Velg signaturen som skal brukes i prosessen med å signere ulike dokumenter.
• Hvis en enkel signatur er valgt, påføres den på grunnlag av koder og passord, samt andre midler, og tilgang til dener begrenset, derfor utnevnes en spesifikk person som skal ta seg av godkjenning av elektronisk dokumentasjon.
• Sertifiseringsinstans er valgt. Det er representert av en spesialisert organisasjon som driver med elektronisk dokumenthåndtering. Det er viktig å velge et selskap som det vil være lønnsomt og behagelig å samarbeide med. Du bør på forhånd vurdere kostnadene for tjenestene som tilbys, samt de ulike funksjonene som kan brukes under samarbeidet. Det fastsettes hvilket ansvar det valgte senteret har for ulike feil som kan oppstå i prosessen med å vedlikeholde elektronisk dokumenthåndtering
• Dokumenter er under utarbeidelse som det inngås en avtale med det valgte senteret.
• Kontrakten med den valgte organisasjonen blir forklart. Etter det oppretter og utsteder senteret et EDS-nøkkelsertifikat til sin klient.
• Det er en direkte innføring av elektronisk dokumenthåndtering i arbeidet i organisasjonen. For å gjøre dette konverteres alle papirdokumenter til elektronisk form, og en prosedyre for utveksling av elektronisk dokumentasjon er under etablering.

Fakturaer kan utarbeides elektronisk, men du bør først forsikre deg om at bruken av slik dokumentasjon vil være praktisk for motparten. Dette skyldes at selskapet må ha tekniske midler til å behandle disse dokumentene.

Choice of EDS

Inkludert selv i fordelene med elektronisk dokumenthåndtering er reduserte forberedelseskostnadermange papirdokumenter. Men i alle fall må du pådra deg visse kostnader. De er relatert til utførelse av en elektronisk signatur som brukes i prosessen med å godkjenne elektronisk dokumentasjon.

ETS kan presenteres i ukvalifisert eller kvalifisert form.

Ukvalifisert

Den utstedes ved hjelp av kryptografisk datatransformasjon, for hvilken det brukes en spesiell nøkkel, som er tilgjengelig for eieren av EDS. Det er viktig å bestemme på forhånd hvem i selskapet som skal signere elektroniske papirer.

Ved hjelp av en slik signatur kan du oppdage ulike endringer som er gjort i dokumentasjonen etter at den ble signert.

Qualified

For å gjøre dette mottar selskapet et spesielt sertifikat som inneholder EDS-verifiseringsnøkkelen. For å opprette en slik signatur, tas kravene oppført i føderal lov nr. 63 i betraktning.

Vanligvis brukes en slik EDS i store selskaper som søker å holde på en forretningshemmelighet, og derfor, på grunn av den forbedrede kvalifiserte EDS, er sikkerheten til elektroniske dokumenter sikret.

Etter å ha valgt en bestemt type elektronisk signatur, inngås en avtale med det valgte sertifiseringssenteret.

Regler for innføring av systemet i selskapets arbeid

Fordelene med elektronisk dokumenthåndtering sammenlignet med papir anses som ubestridelige, men ofte i prosessen med å implementere det i arbeidet til en organisasjon, oppstår det visse vanskeligheter. Derfor inkluderer reglene for denne prosessen:

• i utgangspunktet utnevnes en spesialist etter ordre fra lederen, som vil være engasjert i oversettelse av papirdokumenter til elektronisk form;
• spesiell programvare er installert på hver fungerende datamaskin, som lar deg signere dokumenter med en tidligere utstedt EDS;
• ved sammenstilling, behandling og avtale om forskjellig dokumentasjon, tas det hensyn til de grunnleggende reglene for kontorarbeid, som også gjelder for papirdokumenter;
• elektroniske dokumenter må ha alle nødvendige detaljer, segl og EDS;
• informasjon kan legges inn i selskapets regelverk angående hvilke metoder for å bekrefte handlinger med disse dokumentene som vil bli brukt.

Prosessen anses ikke for vanskelig hvis den er godt forstått.

Regler for samarbeid med andre selskaper

Hvert selskap som implementerer et slikt system i sitt arbeid ønsker å bruke elektronisk dokumentasjon i samarbeid med sine hovedmotparter. For å gjøre dette, når du utarbeider en avtale med et annet selskap, bør det inkluderes en klausul i teksten til dokumentet om at alle papirer vil bli overført via elektroniske kommunikasjonskanaler. Deretter blir nødvendig dokumentasjon samlet og signert av en tidligere utstedt EDS. Alle EDS-verktøy må være sertifisert, ellers kan de ikke brukes under driften av selskapet.

Det er mye lettere å etablere en slik arbeidsflyt med ulike offentlige etater, for eksempel med Federal Tax Service eller Pensjonsfondet. Dette skyldes det faktum at slike organisasjoner allerede har nødvendig programvare forarbeid med elektronisk dokumentasjon.

Hvordan lagres dokumenter?

Den største fordelen med elektronisk dokumenthåndtering er at det ikke er påkrevd i organisasjonen å tildele et eget rom for oppretting av arkiv, siden alle papirer er lagret på datamaskiner, servere eller ulike elektroniske medier. Men likevel må ethvert selskap betale forsvarlig oppbevaring av dokumentasjon slik at den ikke er tilgjengelig for uautoriserte personer eller organisasjoner.

Ved lagring av elektroniske dokumenter tas følgende regler i betraktning:

• en nomenklatur av saker er nødvendigvis utarbeidet for hele selskapet, og dets utseende og innhold avhenger av virksomhetsfeltet selskapet opererer i;
• undersøkelse av verdien av dokumenter blir utført;
• hver dokumentasjon er merket med bruk av elektronisk dokumenthåndtering;
• alle dokumenter må arkiveres.

Når disse reglene tas i betraktning, vil det ikke være vanskelig å lagre dokumentasjon i elektronisk form.

Konklusjon

Det er mange fordeler med elektronisk dokumenthåndtering. Forbedring av kvaliteten på virksomhetens arbeid er en konsekvens av implementeringen. For å gjøre dette er det viktig å ta en passende beslutning for ledelsen av bedriften, velge et sertifiseringssenter og utstede en EDS. Spesiell programvare er installert på datamaskiner, og de nødvendige endringene gjøres i selskapets lokale lover.

Ved hjelp av elektronisk dokumentasjon er det mye forenkletdriften av selskapet, så vel som det er enkelt å samarbeide med andre firmaer og offentlige organisasjoner.