Elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner: hvordan fungerer det?

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Elektronisk dokumenthåndtering (EDM) er en rask måte å utveksle informasjon på basert på bruk av elektroniske dokumenter med virtuelle signaturer. Den har lenge vunnet anerkjennelse i de utviklede landene i verden som et effektivt verktøy for operativ virksomhet.

Essence

Elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner er et sett med prosesser for å lage, behandle, sende, overføre, motta, lagre, bruke og ødelegge dokumenter. Alle disse prosessene utføres etter å ha kontrollert integriteten og bekreftet mottak av dokumenter.

Reglene for gjennomføring av dokumentflyt mellom juridiske personer utføres etter avtale mellom partene. Informasjonsutvekslingen skjer ved hjelp av telekommunikasjonsmidler, og dokumenter lagres på elektroniske medier. Perioden for lagring av regnskapsinformasjon bør ikke overstige den som er fastsatt ved lov.

Organisasjonerseg imellom kan utveksle formelle og uformelle dokumenter med signaturer fra deltakerne. Innenfor gründervirksomhet kan disse være: fakturaer, avtaler, fakturaer, kontrakter, avtaler, pålegg, varsler, fullmakter mv. Informasjon kan overføres i form av tekst-, tabell- og grafiske filer.

Formålet med EDI-implementering

Forutsetninger for innføring av EDI kan være:

• reduserer rutinearbeid;
• reduser dokumenttap;
• "transparent" arbeid med dokumenter;
• forbedring av ytelsesdisiplin - levere dokumenter i tide osv.

Blant de kvantitative målene er følgende:

• Reduser dokumentbehandlingstiden med 10 ganger.
• Kutt kontorutgiftene i to.

Elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner: hvordan det fungerer

I samsvar med nasjonal lovgivning utføres elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner etter avtale mellom de to partene. For å utveksle data er det nødvendig at alle deltakerne er koblet til utstyret til én operatør. Deretter må brukeren sende en forespørsel om å bli lagt til listen over motparter. Etter å ha bekreftet forespørselen, kan systemdeltakere utveksle data.

EDI-modulen må utføre følgende funksjoner:

• Inviter motparter til å utveksle data.
• Opprett en adressebok.
• Integrer med regnskapsprogramvare,for eksempel 1С.
• Signer og krypter dokumentasjon.
• Structify korrespondanse.
• Spor e-poststatuser.

Elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner utføres ved hjelp av sertifikater. Tilkobling til server og autentisering utføres gjennom et personlig digit alt sertifikat. En EDS utstedes til hver bruker av systemet, lagret på en elektronisk Token-bærer og beskyttet av en PIN-kode. Brukeren må oppgi sin innlogging, passord til den personlige kontoen. Først etter det vil han få tilgang til dokumentene sine.

Enhver ansatt i organisasjonen koblet til systemet kan starte utvekslingsprosessen. Før dokumentet sendes til motparten, skal det signeres i den digitale signaturen. Denne operasjonen utføres ved hjelp av Cryptopro-programmet. Dokumentet sendes via EDI. En ansatt hos motparten mottar melding om mottak av nytt dokument. Hvis han godtar det, legger han også en EDS. Hvis du trenger å gjøre endringer i dokumentet, opprettes en ny elektronisk versjon. Når du er ferdig med redigeringen, må du lagre alle endringer ved hjelp av EDS. Deretter sendes dokumentet med endringen til motparten. Ved behov foretas elektronisk koordinering av informasjon.

Hvis du trenger å gjøre endringer på nytt, gjentas hele prosedyren på nytt. Hvis det ikke er noen klager på den nye versjonen, respekteres dokumentet. Den endelige prøven anses å være signert med to digitale signaturer. Alle versjoner av dokumentet er lagret på serveren og er tilgjengelige for visning. Så snart prøven er gitt status som gyldig, endredokumentet vil ikke fungere. Forstyrrede kontrakter tildeles statusen «Avbrutt». Slik utføres elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner.

Utstyr

Hva trengs for elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner? Først må du velge en teleoperatør og installere spesiell programvare for informasjonsutveksling. For det andre, med hver motpart som organisasjonen har til hensikt å drive elektronisk korrespondanse med, er det nødvendig å inngå en "avtale om utveksling av elektroniske dokumenter".

Det er også nødvendig å installere en EDI-server hvor alle dokumenter skal lagres. Dette kan være både klientutstyr og «sky»-lagring. Tilgang til systemdata fra utsiden utføres gjennom en applikasjon som er installert på utstyret til ansatte i organisasjonen. Samhandlingen mellom datamaskiner og serveren utføres via HTTP-protokollen med ekstra SSL 128-kryptering. Tilgang til dokumenter utføres kun gjennom applikasjonsgrensesnittet og etter bestått autentisering.

EDF-prosjekt

Et prosessautomatiseringsprosjekt kan ta alt fra noen måneder til noen år. Begrepet avhenger direkte av antall prosesser som må automatiseres, ressursen og økonomiske evner til organisasjonen. Et kort opplegg for innføring av EDI er som følger:

• Opprette en arbeidsgruppe.
• Formasjon av mål, tidsfrister og prosjektbudsjett.
• Undersøk eksisterende prosesser.
• Utvikle oppgaver.
• VelgEDI-systemer.
• Signerer en avtale om implementering av EDS.
• Godkjenning av arbeidsreglement.
• Fylle systemkataloger.
• Opplæring av ansatte.
• Foreløpig testing.
• Utstedelse av en ordre om innføring av EDS.
• Foredling av programvare og driftsprosedyrer.
• Lanserer et pilotprosjekt.
• Fullskala overgang til EDI.

Feil i EDI-implementering

I prosessen med å automatisere dokumenter, bør spesiell oppmerksomhet rettes mot prosesser der tilstedeværelse av papir er lovpålagt. Du kan ikke kopiere et papirdokument elektronisk. Dette bremser arbeidsprosessen betydelig og forårsaker en negativ holdning til automatiseringsprosessen som helhet. Ingen betaler ekstra for dobbeltarbeid.

I prosessen med implementering er det nødvendig å utvikle en ny prosedyre for å jobbe med dokumenter, lære opp personalet, og først etter det engasjere seg i full implementering. Dette kan bare oppnås hvis fordelene ved å bruke ny teknologi blir kommunisert til ansatte.

En annen populær feil er en svak studie av kravene til EDMS. Hvis brukere må jobbe i et ukonfigurert system, er EDI-prosessen forskjellig fra den som er vedtatt i organisasjonen.

Elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner: fordeler og ulemper

Fordeler:

• Reduserer kostnadene ved å sende originaldokumenter per post.
• Spar lagringsplass for dokumentasjon. Det hele lagres elektronisk.
• Enkel å bruke. Dokumentet sendes fra én arbeidsplass. Et raskt søk etter et dokument utføres etter status (sendt, mottatt, akseptert osv.).
• Øyeblikkelig levering. All sendt informasjon kommer til adressaten innen noen få sekunder.
• Et dokument kan ikke gå tapt før oppbevaringsperioden i systemet utløper.

Flaws:

• For å bruke utstyret må du kjøpe en lisens, som koster mye penger.
• Oftest kan data bare utveksles mellom medlemmer av samme system.
• Elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner i 1C eller ved bruk av annen programvare skiller seg fra det tidligere brukte opplegget. Med introduksjonen av den nye algoritmen vil alle ansatte ha spørsmål om gjennomføringen av arbeidet.
• Teknisk utstyr. Før innføringen av EDI må organisasjonen kjøpe utstyr og lære opp ansatte til å administrere det nye systemet.
• EDI utføres ved hjelp av en EDS, hvis gyldighet er 1 år. Sertifikater må spores og oppdateres i tide. Det er også nødvendig å kontrollere gyldighetsperioden for motpartssertifikater for å unngå problemer med avgiften.

Juridisk regulering

Hvilke forskrifter regulerer elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner? Lovgivningen til den russiske føderasjonen inkluderer føderal lov nr. 63 "On elektronisk signatur", reglene for innsending av dokumenter til den føderale skattetjenesten er foreskrevet i ordre fra finansdepartementet nr. MMV-7-2 / 168. EDOmellom organisasjoner gjennomføres på grunnlag av pålegg fra Finansdepartementet nr. 50n. Reglene for utveksling av primære regnskapsdokumenter i elektronisk form er foreskrevet i rekkefølgen til Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/36@. Alle EDI-operatører i løpet av sine aktiviteter må veiledes av ordre fra Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektronisk dokumenthåndtering mellom SBIS-organisasjoner gir kundene følgende fordeler:

• Du kan sende dokumenter til enhver organisasjon som er registrert på den russiske føderasjonens territorium. Hvis motparten ikke er medlem av SBIS-systemet, vil en ansatt i selskapet ganske enkelt kontakte representanten for organisasjonen og sende invitasjoner til å delta i systemet til sin e-post. Umiddelbart etter bekreftelsen av forespørselen, vil utvekslingen av informasjon mellom deltakerne gjennomføres uten mellomledd.
• Du trenger ikke å installere programvare på datamaskinen din. Det er nok å ha en oppdatert versjon av nettleseren og tilgang til Internett.
• Du trenger ikke et spesielt program for å jobbe med data. Hvis rapporten i utgangspunktet er utarbeidet i tredjepartsprogramvare, for eksempel 1C, kan du sette opp dataintegrasjon med VLIS-systemet.
• Typisk dokumentskjema er ikke installert. Du kan sende tekst, regneark, bilder og mer.

SKB "Kontur"

En av de første programvareutviklerne i Russland leverer også utstyr for elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner. «Kontur» har utviklet Diadoc-systemet, ved hjelp av dette utføres utveksling av elektroniske dokumenter. En funksjon ved systemet er at tilgang til data kan oppnås i utlandet. Selskapet har utviklet roaming-tariffer spesielt for dette formålet. Hvis du ønsker, kan du få tilgang til dataene via API.

Hva trenger du?

For å koble til EDI, må en organisasjon kjøpe:

• lisensiert programvare;
• server;
• utfør utstyrsoppgradering;
• train staff;
• sett opp og integrer EDMS for å fungere med interne applikasjoner.

Slike investeringer må gjøres for å koble elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjonen? Inkludering i kostnadene for teknisk støttekonsultasjoner, EDMS og programvareoppdateringer er den andre fasen av investeringen. Disse kostnadene må betales månedlig.

Konklusjon

Papirarbeidsflyten erstattes av elektronisk. Det reduserer ikke bare organisasjonens prosesskostnader, men øker også effektiviteten til virksomheten som helhet. For at EDI skal fungere vellykket, er det nødvendig å tydelig formulere målene for implementering av systemet og riktig konfigurere utstyret.