Horisontale lenker: konsept, styringsstruktur, typer lenker og interaksjon

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

En av de moderne trendene innen ledelse er organiseringen av ledelsen etter typen horisontale lenker. En slik struktur er preget av en reduksjon i antall beslutninger som tas på høyeste nivå, tildeling av bredere fullmakter til ansatte på lavere nivå. Som et resultat øker responstiden på nye problemstillinger og situasjoner. Et slikt system har imidlertid også ulemper. En viss vanskelighet er å velge initiativpersonell som er i stand til selvstendig å sette og løse problemer.

Generelt konsept

I enhver organisasjon bør koordinering av aktivitetene til ansatte og avdelinger gjennomføres. Samspillet mellom dem og ledelsen definerer et sett med stabile koblinger som gir en godt koordinert mekanisme, koordinering av roller og funksjoner. Settet med lenker som er på samme nivå i hierarkiet utgjør administrasjonsstadiet.

Hovedtypene tilkoblinger er som følger:

• Horisontale kontrolllenker. Denne forestillingenkarakteriserer forholdet mellom samme nivå av ledelsesenheter eller medlemmer av virksomheten.
• Vertikale forbindelser. De forbinder ulike hierarkiske nivåer og danner maktfordelingen. Hovedformålet deres er overføring av administrativ (top-down) og rapportering (bottom-up) informasjon. Denne typen forhold er typisk for store organisasjoner. Et eksempel på en idealisert versjon er statsadministrasjonssystemet under sovjettiden, bygget på grunnlag av føderalisme og unitarisme.

Horisontale og vertikale ledelseskoblinger samhandler i ett enkelt bedriftsmiljø. Førstnevnte bidrar til å styrke sistnevnte og bidrar til at organisasjonen som helhet blir mer motstandsdyktig overfor eksterne og interne endringer. Oppgavene til vertikale forbindelser er å systematisere ulike former for horisontale, overføre administrativ og rapporteringsinformasjon og sikre stabilitet.

Funksjonelle og lineære lenker

Vertikale og horisontale lenker i en organisasjon kan være lineære og funksjonelle. Den første typen kjennetegnes ved at lederen av en avdeling eller organisasjon utøver direkte kontroll over underordnede (vertik alt hierarki). Fordelene med det lineære kontrollskjemaet er som følger:

• klarhet og enkelhet i å sette oppgaver og overvåke implementeringen av dem;
• rask beslutningstaking;
• sammenheng i utøvernes arbeid.

Ulempene inkluderer:

• leder ogoverbelastning av managerinformasjon;
• nødvendighet for en høyt kvalifisert leder;
• mangel på ledelsesmessig fleksibilitet under skiftende ytre forhold.

Når man bygger funksjonelle vertikale og horisontale koblinger i en organisasjon, tas ledelsesbeslutninger på rådgivende nivå. Den enkleste ordningen som gjenspeiler denne typen ledelse er en to-nivå divisjon. Det kan bare brukes på små bedrifter. Hver strukturell enhet (markedsavdeling, ingeniørtjeneste, produksjon, økonomi og regnskap, personalledelse) har sitt eget spesifikke spekter av oppgaver og funksjoner, og spesialistene er ansvarlige for en smal del av arbeidet.

Lineær-funksjonell kontroll

Det finnes også en kombinert lineær-funksjonell styringsordning som kombinerer funksjonene til lineære og funksjonelle relasjoner. Informasjon og beslutninger fra avdelinger formidles både gjennom linjeledere og på nivå med enkeltutøvere og tjenester. Dens dyder er:

• fremmer faglig vekst innenfor ledelsesstrukturen;
• høyt kompetansenivå for funksjonelle ledere på grunn av deres spesialisering;
• forbedre konsistensen i arbeidet innen personalledelse, ressurser, kvalitet, produksjon og andre områder;
• reduserer antall repeterende funksjoner for utøvere av forskjellige avdelinger.

Til ulemper med slikediagrammer viser til:

• mangel på horisontale koblinger av høy kvalitet mellom organisasjonsstrukturer;
• risiko for forskjeller i interesser og mål mellom enheter;
• behov for å introdusere flere ledere mellomledere;
• Lav fleksibilitet i samhandlingen mellom ansatte i det administrative apparatet på grunn av tilstedeværelsen av formelle prosedyrer og regler;
• lav interesse for innovasjon.

Bruken av en slik ordning er rasjonell innenfor små og mellomstore organisasjoner.

Divisjonsledelsesordning

I store selskaper blir divisjonstilnærmingen i økende grad brukt – en produktstyringsstruktur der hver av divisjonene produserer varer eller tjenester orientert mot ulike markeder. Funksjonelle tjenester og et system med horisontale lenker finnes innenfor hver divisjon.

Divisjonsstrukturer administreres ved hjelp av ytterligere mellomnivåer. Veksten av det vertikale hierarkiet hjelper på den ene siden selskapets ledelse til å fokusere på strategiske aktiviteter, og på den andre siden bidrar det til å motarbeide de felles målene for målene til individuelle divisjoner. Hvis materielle, økonomiske ressurser fordeles sentr alt mellom dem, kan det oppstå en interessekonflikt.

Nøkkelfunksjoner

Horisontale bånd har karakter av en justering som fremmerproduktivt samspill mellom bedriftsstrukturer for å løse problemer som oppstår mellom dem. De bidrar til å utvikle selvtillit og initiativ blant ansatte. Imidlertid er ikke alle mennesker klare til å vise disse egenskapene, så det er et visst problem i utvelgelsen av personell for implementering av en slik styringsordning.

Horisontale koblinger i organisasjonen gjenspeiler spesialiseringsnivået til ansatte og er rettet mot funksjonsdifferensiering. Jo flere typer arbeid som krever spesielle kunnskaper og ferdigheter, jo mer komplekst blir koblingssystemet.

Når en slik ledelsesstruktur beskrives, brukes også følgende begreper:

• Span of control - antall underordnede som må rapportere til samme leder.
• Funksjonalisering er samspillet mellom topp-, mellom- og bunnledere.
• Geografisk arbeidsdeling. Hvis organisasjonen har regionale inndelinger, så kompliserer dette strukturen av vertikale og horisontale relasjoner. Koordinering av handlinger og deres kontroll er også vanskelig.

Horisontale forbindelser fungerer som en slags motivasjonsressurs. Det er umulig å sikre vertikal karrierevekst for alle ansatte i organisasjonen. Oppgaven med horisontale koblinger i det moderne styringssystemet er å oppmuntre den ansatte til å utføre flere oppgaver innenfor enheten og gjøre det på høyeste nivå. Som et resultat kan han gå oppover karrierestigen til neste trinn i hierarkiet.

Forskjellen mellom horisontale lenker er at dedet er umulig å formalisere nøyaktig, det vil si beskrive reglene for relasjoner, funksjonsfordeling og roller, siden de oppstår mellom avdelinger og ansatte som ikke er direkte underordnet. I de fleste tilfeller skapes disse forbindelsene gjennom uformelle prosesser som forbedrer den generelle, formelle strukturen.

Grunnleggende former

De vanligste formene for horisontale forbindelser i ledelsesstrukturen til en organisasjon er:

• direkte kontakter mellom avdelingsledere;
• horisontal overgang av ansatte;
• dannelse av midlertidige grupper for å løse et spesifikt problem eller implementere et prosjekt;
• etablering av permanente grupper for å løse tilbakevendende problemer;
• dannelse av tilleggsstrukturer for integrasjon og styring av horisontale prosesser;
• Innføring av et dobbelt ansvarssystem i den funksjonelle styringsstrukturen. Prosjektlederen jobber med spesialister som ikke er direkte underlagt ham. Ansvaret strekker seg til kritiske punkter som må oppfylles i henhold til et spesifikt program.

Direktekontakt med ledere

Et eksempel på direkte kontakt mellom ledere kan være følgende situasjon. Innkjøpsavdelingen overoppfylte planen. Et annet verksted, et mekanisk monteringsverksted, er foreløpig ikke i stand til å takle et slikt volum av emner på grunn av stor belastning. Gjennom direkte kontaktlederne av disse to strukturene løser dette problemet seg imellom uten å involvere direktøren for foretaket (opprette et lageretterslep i anskaffelsesverkstedet eller i mellomlageret).

Denne formen for horisontale koblinger i organisasjonens ledelsesstruktur er den enkleste og minst kostbare. Med denne tilnærmingen kan toppledelsen fokusere på å løse mer komplekse, strategiske problemer. Det kan imidlertid være tilfeller hvor avgjørelsen fra to ledere kanskje ikke er i selskapets generelle interesser. For eksempel, i situasjonen diskutert ovenfor, er dette et brudd på produksjonsrytmen. Derfor er det viktig at det etableres en tydelig kommunikasjonskobling.

Ansattovergang

Horisontale overganger av ansatte mellom avdelinger er en mer "eksotisk" form enn den som er omt alt ovenfor. Denne ordningen implementeres vanligvis som en del av faglig utvikling av ansatte.

Slike overganger bidrar ikke bare til akkumulering av yrkeserfaring og tilegnelse av ny kunnskap og ferdigheter, men også til utvikling av uformell kommunikasjon blant personalet, som bidrar til å styrke horisontale bånd i organisasjonen. Problemstillingene som har oppstått løses oftere gjennom muntlig kontakt, og ikke gjennom skriftlig kommunikasjonsform (notater og andre typer offisielle brev). Det anbefales å gjennomføre slike overganger oftere, da informasjonen som mottas av ansatte blir utdatert over tid.

Målgrupper

Målgrupper opprettes i tilfeller der det er nødvendig med tilrettelegginghorisontale koblinger i organisasjonsstrukturen mellom et stort antall enheter. I dette tilfellet er direkte kontakter praktisk t alt ikke aktuelt. Slike problemer krever vanligvis en løsning på høyere nivå og integrering av innsatsen til spesialister fra forskjellige avdelinger og til og med divisjoner.

Formen for deltakelse i målgruppen kan være forskjellig: ansettelse gjennom hele arbeidsdagen, deler av denne eller kun i form av konsulentbistand. Etter å ha løst oppgaven og oppløst gruppen, går medlemmene tilbake til sine tidligere arbeidsoppgaver. Forskrifter og en arbeidsplan er under utarbeidelse for å koordinere deres arbeid.

Permanente lag

Hvis de tidligere samhandlingsformene viser seg å være ineffektive, opprettes det permanente grupper som har til hensikt å løse problemer som ofte oppstår. De kan diskuteres med forskjellige intervaller - hver dag eller en gang i uken.

Lag kan organiseres på ulike ledernivåer. Medlemmene kan være både ledende spesialister og avdelingsledere. Jo større heterogenitet oppgavene er, jo mer autoritet har teamet og jo flere ledernivåer er involvert i det. Strukturen til en permanent gruppe kan ha en formalisert beskrivelse i prosjektet.

Betingelser for effektiviteten til grupper og relasjoner

I ledelsen av organisasjoner skilles følgende betingelser for effektiviteten til midlertidige og permanente grupper:

• Motivering av ansatte. Løse problemer tildelt gruppenoppfattes av ansatte som en ekstra belastning. Derfor kreves det enten å frigjøre dem fra deres tidligere funksjoner, eller å utvikle et system for oppmuntring. Erfaring viser at delvis fjerning av rutineoppgaver har større effekt, siden det ikke mister kontakten med avdelingen den ansatte jobber i.
• Identifisering av linjeledere som skal ha ansvar for problemløsning.
• Informasjonsstøtte. Deltakelse i gjennomføringen av oppgaver bør tas av alle interesserte enheter.
• Å gi medlemmene i gruppen nødvendige fullmakter for å kunne involvere andre spesialister i arbeidet.
• Rasjonell utvelgelse av teammedlemmer etter hierarkisk status i ledelsen av organisasjonen. Hvis det er en barriere mellom dem på grunn av stor forskjell i offisiell stilling, vil gruppens arbeid bli ineffektivt.
• Kombinasjon av horisontale og vertikale lenker. Horisontale prosesser brukes oftest for å løse daglige problemer, mens vertikale prosesser oftest brukes til strategiske.
• Erfaring med konfliktløsning. Når man tar en beslutning i en gruppe, oppstår det ofte situasjoner når interessene til ulike avdelinger kolliderer. I dette tilfellet bør det være en produktiv utveksling av informasjon for å få et alternativt alternativ.