Prosjektledelse – hva er det? Fordeler og ulemper

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2024-01-17 19:03

Prosjektledelse er en integrert del av det moderne styringssystemet i Russland. Mange innenlandske og utenlandske selskaper bruker prosjektledelse for å forbedre kvaliteten på produkter og tjenester, redusere kostnader, øke fortjenesten. Hva er prosjektledelse og hva er dens viktigste fordeler?

Hva er et prosjekt?

Begrepet «prosjekt» kan tolkes på helt andre måter. Det første alternativet innebærer definisjonen av prosjektet som et sett med dokumentasjon, i henhold til hvilken konstruksjon av en bygning eller struktur er mulig. Denne artikkelen vil diskutere den andre betydningen av ordet "prosjekt".

Det finnes mange definisjoner på et prosjekt, selv om de alle er enige om én ting: et prosjekt er en idé som innebærer gjennomføring av en spesifikk materialoppgave i en begrenset tidsperiode. Samtidig heter hovedtrekkene i prosjektet:

• Uniqueness (et prosjekt er noe som lages for første gang).
• Tidsbegrenset (prosjektet har alltid tidsfrister for gjennomføring).
• Målrettethet (prosjektet gjennomføres alltid for å løse spesifikke problemer, som regel uttrykt i kvantitative enhetermål).

Hvis alle tre betingelsene er oppfylt, kan settet med aktiviteter kalles et prosjekt.

Programmer og porteføljer

Prosjekter er ofte gruppert i programmer og porteføljer. Samtidig er programmer et sett med prosjekter som er forent av et felles mål. Et program for å forbedre kvaliteten på utdanningen for befolkningen kan for eksempel omfatte prosjekter for å øke lønnen til lærere med 20 %, bygging av 15 nye skoler, utgivelse av 26 nye lærebøker i grunnfag.

En prosjektportefølje samler prosjekter finansiert fra én enkelt kilde, uavhengig av deres mål. For eksempel kan selskap Ns portefølje av prosjekter inkludere prosjekter for veldedighet, bygging av et nytt bedriftskontor, feiring av direktørens jubileum og en økning i årlig omsetning med 10%.

Prosjekter i porteføljer og programmer bør også ha de tre hovedtrekkene beskrevet ovenfor.

Grunnleggende prinsipper for prosjektledelse

Med tanke på det dynamisk utviklende markedet for teknologier utviklet for å lette styringsprosessen, er det vanskelig å nevne spesifikke metoder som fullt ut beskriver prosjektledelse.

Prosjektledelse inkluderer mange tilnærminger og verktøy og er basert på følgende grunnleggende prinsipper:

• Resultatorientert. Dette prinsippet bestemmes av betydningen av begrepet "prosjekt". Prosjektledelse er ikke bare kvalitetsstyring, det er et målrettet sett med sammenhengende handlinger.
• Prinsipp for "designtrekanten". Påprosjektledelse bør styres av gjensidig avhengighet mellom: timing, budsjett, prosjektkvalitet. En endring i en av faktorene fører til en endring i de andre, noe som gjør dem så å si til sider i samme trekant.



• Regnskap for prosjektets livssyklus. Livssyklusen til et prosjekt begynner med dannelsen av selve ideen om å lage et prosjekt og slutter ved utløpet av tidsperioden spesifisert i prosjektet. Livssyklusen til et prosjekt slutter som regel i det øyeblikket produktets livssyklus, opprettet som et resultat av prosjektet, begynner.
• Prosesstilnærming til ledelse. Dette prinsippet innebærer evaluering av prosjektet som et sett av prosesser som henger sammen og kulminerer i mellomresultater i form av halvfabrikata eller viktige dokumenter. Denne tilnærmingen lar deg kontrollere prosjektet uten de såk alte "blindsonene".

Metoder for å oppmuntre prosjektdeltakere

Oppmuntring til prosjektdeltakere gis vanligvis spesiell oppmerksomhet når prosjektledelse velges til å utføre spesifikke oppgaver. Prosjektledelse inkluderer vanligvis håndgripelige og immaterielle motivasjonsmekanismer.

Vesentlige insentiver inkluderer bonuser, bøter, tilleggsbetalinger for tidlig fullføring av mellomliggende oppgaver.

Immaterielle metoder for motivasjon inkluderer sertifikater og disiplinære gaver i form av fri, samt utplassering av konkurranse blant prosjektdeltakere som en del av en konkurransekonkurranse.

Hovedstadier av prosjektledelse

Prosjektledelse skjer i stadier av prosjektets livssyklus og faser av ledelsens kompleksitet. Forholdet mellom stadier og faser er vist i tabellen nedenfor.

PHASES:	Cost Management	Forfallsbehandling	Content Management	Risikostyring
STAGE:	1	2	3	4
Initiering	Foreløpig finansieringsestimat	Foreløpig estimat for prosjekttidslinje	Definisjon av nøkkeloppgaver	Foreløpig analyse av mulige negative faktorer
Planlegging	Beregning av budsjett og søk etter finansieringskilder	Prosjekttidsplanberegning	Beregning av prosjektmål	Beregning av risikojustering
Implementering	Trinnvis finansiering av prosjektet	Overvåke implementeringen av tidsplanen	Overvåking av oppnåelse av mellomliggende indikatorer	Overvåke endringer i nøkkeldrivere
avslutning	Estimer fortjeneste/tap	Etapp/ledelsespoeng	Vurdering av fullføring/feil på prosjektmål	Analysefeil gjort

Dermed inkluderer områdene for prosjektledelse økonomi, personell og strukturelle områder av organisasjonen.

Omfang av prosjektledelse

Prosjektledelsesstrukturen inkluderer oppdeling av alt arbeidet i organisasjonen i prosjekter som er begrenset med hensyn til tid og mål. Samtidig dannes et team av hvert prosjekt og et team med prosjektledere, som rapporterer til lederen om fremdriften i prosjektet sitt.

I denne forbindelse brukes prosjektledelse som regel i organisasjoner av ulike bransjer og størrelser, med et bredt spekter av samtidig utførte bestillinger. Men i små bedrifter bruker han også prosjektledelse for å løse spesifikke problemer med å modernisere produksjonen eller for eksempel introdusere et nytt produkt.

Prosjektledelse i byggebransjen

I byggebransjen er bruk av prosjektledelsesmetodikk spesielt relevant. I selskaper som utfører funksjonene til en kunde eller entreprenør, bruker prosjektledelsen en naturlig inndeling av arbeid i prosjekter (i henhold til produktprinsippet, det vil si at byggingen av hver bygning er et eget prosjekt), og strukturen til toppledelsen praktisk t alt krever ikke alvorlig omstrukturering.

Ledelse av en prosjektorganisasjon utføres også ofte i henhold til prosjektprinsippet, med vellykket bruk av allerede dannede teamdesignere som et prosjektteam.

Prosjektledelse i statlige strukturer

Prosjektledelse i regjeringen er en ganske ny trend i vår tid. Program-target-metoden for ledelse, som har vært i utvikling siden sovjetperioden, har nå tatt form av prosjektledelse over hele landet. Nå, for å løse strategisk viktige oppgaver for staten, brukes programmer som inkluderer enkeltprosjekter med målindikatorer og gjennomføringsfrister. Selve metodikken for å administrere slike programmer er imidlertid fortsatt langt fra ideell og krever modernisering og oppdatering.

Erfaring med implementering av prosjektledelse i Belgorod-regionen

Prosjektbasert offentlig forv altning har bevist seg over hele verden. I Russland er det erfaring med å bruke denne teknologien i Belgorod-regionen.

Dette storskalaeksperimentet påvirket nesten alle aspekter av embetsverket i Belgorod-regionen. Blant hovedelementene er opplæring i prosjektledere, organisatorisk og metodisk støtte, inspeksjoner på stedet, motivasjon, vurdering av ansattes kompetanse, ekspertutvalg for prosjektgjennomgang.

Prosjektledelsen i Belgorod-regionen inkluderer nå kollegiale organer for prosjektledelse:

• Interdepartemental kommisjon som administrerer prosjektaktiviteter.
• Sektorielle ekspertkommisjoner som bestemmer åpning/lukking av prosjekter.
• Region alt prosjektkontor som kontrollerer etterlevelse av metodikkenprosjektledelse.

One Stop Shop

Det var innenfor rammen av overgangen til prosjektledelse at Belgorod-regionen, tilbake i 2010, gikk over til å koordinere investeringsprosjekter gjennom «ett vindu»-systemet, nå velkjent i Moskva. Rollen til dette vinduet er nettopp utført av en av de nylig introduserte tjenestene - det regionale prosjektkontoret. Nå, nøyaktig én måned etter søknad til prosjektkontoret, mottar virksomhetsenheten et godkjenningsdokument.

Automatisk informasjonssystem "Prosjektledelse"

Informasjon og teknisk støtte for prosjektledelse i Belgorod-regionen utføres gjennom det automatiserte informasjonssystemet (AIS) "Project Management". Dette er en nettapplikasjon uten programvare som utfører følgende funksjoner for prosjekter, porteføljer og programmer:

• Vedlikeholde registeret (databasen).
• Planlegging.
• Budsjettering.
• Overvåke implementeringen på region alt og kommun alt nivå.
• Fordeling av krefter og ansvar for teamet.
• Endre innhold.
• Varslingssystem om kommende og kommende arrangementer for prosjekter.
• Dokumentflyt.
• Automatisk analytisk rapportering.
• Integrasjon med den elektroniske regjeringen i Belgorod-regionen.

Fordeler og ulemper med prosjektledelse

Den beskrevne erfaringen med å implementere prosjektledelse i Belgorod-regionen viste seg å være vellykket. Effekten av disse endringene kom først og fremst til uttrykk ien økning i veksthastigheten for brutto regionalprodukt med 0,1 % (mer enn 3 milliarder rubler), en reduksjon i tiden brukt på prosjektgodkjenning (med 2 måneder for hvert prosjekt) og en økning i utviklingshastigheten for investeringer i regionen med 23 %. Det viktigste resultatet er imidlertid dannelsen av prosjekttenkning blant ansatte som aktivt analyserer og prøver å løse problemet, noen ganger til og med ved å bruke ikke-standardiserte, innovative metoder.

Motivering og restrukturering av lederstrukturen gjorde det mulig å oppnå en positiv effekt ikke bare for embetsverket, men også for næringslivet, skapt et gunstig investeringsklima og fjernet barrierer for entreprenørskap.

Befolkningen i regionen tar nå aktiv del i utvelgelsen og kontrollen av gjennomføringen av viktige strategiske prosjekter. For mennesker er prosjektledelse en mulighet til å nyte tjenester av høy kvalitet og høy mobilitet.

Men til tross for alle fordelene med prosjektstyringsstrukturen, er det også ulemper med denne tilnærmingen.

Først av alt, overgangsperioden. Det tar en viss tid før prosjektteamet jobber sammen og utfører sine funksjoner som en godt koordinert mekanisme.

For det andre, når du implementerer prosjektledelse i en bedrift, kan søket etter en god prosjektleder bli forsinket. Det stilles svært høye krav til de personlige og profesjonelle egenskapene til en prosjektleder: omfattende kvalifikasjoner, full fordypning i prosjektet, prosjektledelseserfaring med de nødvendige spesifikasjonene.

Den tredje ulempen med prosjektledelse kan betraktes som behovetdele selskapets ressurser mellom prosjekter. I "fattige" bedrifter er dette kanskje ikke gjennomførbart i det hele tatt. Prosjektledere vil måtte "kjempe" for finansiering og personell, noe som er uakseptabelt under forhold med total kontroll over alle stadier av prosjektets livssyklus.

En av de viktigste ulempene ved prosjektledelsesveien i en organisasjon er ansettelse av prosjektteammedlemmer og prosjektleder etter at prosjektet er fullført. Som du vet, er arbeidsmengden til teamet den viktigste regelen for en vellykket virksomhet, og når det gjelder prosjektarbeid, dukker det regelmessig opp grupper av spesialister som "henger i luften", som med en gang mister sin konstante arbeidsmengde.

I en oppsummering av ovenstående kan vi konkludere med at prosjektledelse er en integrert del av det moderne forretningsområdet, og å studere det grunnleggende er ganske enkelt nødvendig for kompetent ledelsesbeslutning både på statlig nivå og i en enkelt virksomhet.