Optimalisering av forretningsprosesser er Metoder, trinn og feil

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Optimalisering av forretningsprosesser er et ganske populært tema. Det er sjelden noen kan bruke det riktig første gang, fordi nybegynnere gjør feil som til slutt gjenspeiles i praksis. For å unngå dem, les artikkelen vår. La oss starte utdanningsprogrammet med en definisjon.

konsept

Optimalisering av forretningsprosesser er aktiviteter rettet mot å forbedre virksomhetens effektivitet.

Det finnes mange optimaliseringsmetoder, hver med sine egne fordeler og ulemper.

Vi skal se på dem nedenfor, men først skal vi finne ut om optimalisering virkelig er nødvendig.

Er det et behov?

Vi har allerede sagt at forretningsprosessoptimalisering er et sett med aktiviteter rettet mot å forbedre virksomhetens effektivitet. Og det er det virkelig.

Enhver virksomhet er basert på bestemte forretningsprosesser, som utføres av de ansatte i organisasjonen. Disse inkluderer salgs-, produksjons- og ledelsesprosesser, innkjøp, kontorarbeid og så videre. Så snart bedriften begynner å automatisere eksisterende prosesser, vil denarbeidet blir mye mer effektivt.

Store organisasjoner opererer på et styringssystem av en viss standard (ISO 9001), noe som indikerer en høy forretningskultur. Systemet er bygget på en slik måte at det organiserer så mange prosesser som mulig, samtidig som de fremheves og planlegges.

Siden optimalisering av forretningsprosesser er et kompleks av visse tiltak, bør i teorien en spesialist gjøre dette. Sånn er det i store selskaper. Men uansett hvordan prosessen er bygget opp, må den med jevne mellomrom omorganiseres, fordi arbeidsforholdene endres, nye ledige stillinger og prosesser dukker opp. Dersom optimalisering ikke gjennomføres, oppstår det konflikter som hindrer normal funksjon av deler av organisasjonen. Og dette, som du forstår, gjenspeiles til syvende og sist i fortjeneste.

For å forstå om bedriftens forretningsprosesser må optimaliseres, må du se etter problemer. Nedenfor er en liste, og hvis minst ett element gjenspeiles i organisasjonens aktiviteter, bør du tenke på optimalisering.

Optimalisering vil hjelpe

Så over tid kan det oppstå problemer i enhver organisasjon. De er en lakmustest der det er enkelt å fastslå behovet for å optimalisere selskapets forretningsprosesser. Hvilke problemer kan det være?

1. Jobbansvar er repeterende. Hvis ikke bare ansatte blir tvunget til å gjøre det samme, men også hele avdelinger, så indikerer dette definitivt behovet for omorganisering. Dette kan ikke vare evig, noe som gjør at resultatet blir kaos, unødvendige økonomiske innsprøytninger oguberettiget konkurranse mellom ansatte og avdelinger.
2. Ledere kan bare administrere. Disse sjefene er stort sett ubrukelige, fordi de ikke kan noe om markedsføring, økonomi og ledelse.
3. Bedriften har ikke et system for kompetanseheving til ansatte. Dette er en alvorlig unnlatelse som kaster bedriften tilbake. Tross alt, hvis en ansatt ikke får ny kunnskap, så søker han ikke å endre noe og markerer tid.
4. Perfekt er det godes fiende. Folk jobber i én modus og bestemmer seg plutselig for å øke aktivitetsnivået. For å gjøre dette innfører de et IT-system for styring av ansatte, salg eller økonomi. Det høres bra ut, men ofte gjør ansatte dette uten hensyn til dagens prosesser i organisasjonen eller bare kopierer andres. Som et resultat ble enorme summer brukt uten klar grunn, og den økonomiske effekten ble ikke oppnådd.

Hva hjelper forretningsprosessoptimalisering å oppnå i en organisasjon?

1. Forbedre kundeopplevelsen.
2. Reduserer tid og driftskostnader.
3. Lar deg oppnå nye mål.
4. Øker administrasjonen til selskapet.

Alle disse elementene påvirker den endelige kostnaden for produkter eller tjenester i retning av reduksjon. I tillegg tiltrekker et optimalisert selskap mye flere nye kunder, noe som gjør at fortjenesten blir høyere og konkurranseevnen øker.

All bruk av materialer er kun tillatt hvis det er en hyperkobling.

Det er viktig å forstå at alle forretningsprosesser henger sammen. Det vil si optimalisering av forretningsprosesser iorganisering vil påvirke driften av hele virksomheten på en eller annen måte. For å gjøre det mindre merkbart, begynner selskapets ledelse å optimalisere små prosesser først, uten å bruke for mye tid og penger. Gradvis overføres modellering og optimalisering av forretningsprosesser til andre avdelinger.

Forsøk på å endre alt på en gang ender vanligvis svært trist, og i fremtiden vil ønsket om å endre noe i selskapets arbeid bli møtt negativt.

Hvor skal jeg begynne?

Modellering og optimalisering av forretningsprosesser begynner med at metodene til det gamle arbeidet blir foreldet. Optimalisering er nødvendig for hvert firma, med unntak av statlige selskaper. Jo raskere en bedrift tar i bruk nye måter å jobbe på og implementerer dem i sine prosesser, jo mer vellykket vil den være.

De firmaene som er i konstant utvikling har en hel avdeling som er engasjert i å optimalisere forretningsprosessene til små bedrifter eller store organisasjoner. Tross alt er det bare generøs finansiering av moderne teknologi som er nøkkelen til en vellykket virksomhet.

Evalueringskriterier

For å optimalisere riktig, må du prioritere. Sistnevnte velges ut etter visse kriterier. De er oppført nedenfor:

1. Betydningen av prosessen. Før du optimaliserer arbeidet, er det nødvendig å identifisere hovedprosessene, hvis forbedring vil føre til høye resultater. For å bestemme en slik prosess, er det nok å vite hvilken rolle den spiller i alle aktivitetene til organisasjonen. Det er også en ulempe: hvis prosessen allerede er i forgrunnen og effektivtfungerer, vil optimaliseringen være ubrukelig. Selvfølgelig kan du prøve å forbedre prosessen allerede, men dette vil være sløsing med midler som vil være nyttig for noen andre. Det er bedre å bruke tid og penger på problematiske forretningsprosesser.
2. Problem med prosessen. Høres kjent ut, men hva betyr det? I denne sammenhengen antydes forskjellen mellom det som oppnås som et resultat og de ønskede handlingene. Det vil si at hvis en prosess ikke fungerer i det hele tatt som den skal, så er dette en klar grunn til å optimalisere.
3. Mulighet til å implementere prosessendringer. Optimalisering av forretningsprosesser til en liten eller en stor bedrift begynner med at det enkleste alternativet er valgt for å starte prosessen. For eksempel velger de akkurat den som vil kreve minst mulig midler til forbedring, personlig tid og arbeidsressurser. Det er også viktig å ta hensyn til de negative faktorene som uunngåelig vil dukke opp og ta hensyn til dem.

Så det viser seg at du må ta hensyn til alle kriterier og faktorer for en vellykket omorganisering. Som regel er de største prosessene gjenstand for optimering, fordi det går på bekostning av dem at virksomheten jobber.

Principles

Metoder for å optimalisere forretningsprosesser er forskjellige, men før du velger en, må du kjenne til prinsippene for forbedring. Uten å følge dem vil du ikke oppnå ønsket effekt. Tenk på prinsippene nedenfor:

1. Foundation. Før du begynner å optimalisere prosesser, må du forstå hvilken prosess som er ansvarlig for hva. Det vil si at du først og fremst må forstå strukturen til virksomheten og først deretter ta i bruk optimalisering. Hvis dette ikke gjøres, dadet er ikke klart hva som må omorganiseres, noe som betyr at det ikke blir noen effekt.
2. Først må du fikse feilene. Før du omorganiserer bedriften, er det nødvendig å eliminere små feil som vil forstyrre optimaliseringen.
3. Tvetydige avgjørelser. Dette er navnet på situasjonen når optimalisering av en prosess påvirker en annen negativt. Av denne grunn, før du forbedrer en prosess, er det nødvendig å beregne alle de positive og negative sidene og først da ta den riktige avgjørelsen.
4. Avvisning av endring. Ofte er ikke de ansatte i organisasjonen begeistret for endring, noe som gjør at de står imot med all kraft. Dessuten kan motstand være ubevisst eller uttrykt.

Optimaliseringsnivåer

Optimalisering av forretningsprosesser innen logistikk eller andre områder er delt inn i flere nivåer som hver påvirker resultatet på sin måte. For eksempel er administrative og ledelsesprosesser ansvarlige for å ta de riktige beslutningene og handlingene til ledergruppen. Takket være dem samles det inn informasjon om arbeidsflyten til organisasjonen som er involvert i hovedforretningsprosessen.

Effektiviteten av forretningsprosessoptimalisering kan være forskjellig, men uansett vil det føre til en reduksjon i økonomiske kostnader. Hvilket nivå en bedrift velger avhenger av mange faktorer. Hvis for eksempel ledelsen ønsker å spare penger, vil valget falle på ett nivå, og når målet er å oppnå et strategisk resultat, faller valget på et annet.

Vurder alle nivåer av virksomhetsautomatisering og -optimaliseringprosesser:

1. Første nivå. Dette stadiet er forbundet med økonomiske kostnader. Hver avdeling i bedriften lager utgifter for sine egne behov. Men dette nivået kan kalles det raskeste hvis målet er å redusere kostnadene. Dette skyldes det faktum at nivået ikke påvirker interessene til andre avdelinger i selskapet, noe som betyr at det ikke er behov for ytterligere godkjenninger. Ulempen med nivået regnes som en liten besparelse. Som regel overstiger den ikke 20%. Det er viktig å forstå at ikke alle utgifter tilskrives en avdeling, noen oppstår under utførelsen av oppgaven. For eksempel bestiller en avdeling informasjon om organisasjonens analyser til en annen, i denne situasjonen vil entreprenøren bære alle kostnadene.
2. Andre nivå. Eksempler på forretningsprosessoptimalisering av andre nivå sørger for at kostnadene reduseres til en felles prosess mellom kunder og entreprenører. Nivået innebærer begge parters aktivitet, ensidig arbeid er rett og slett uakseptabelt. Kostnadsreduksjon skjer først når alle deltakerne i optimaliseringen har diskutert og kommet til enighet om hvordan prosessene og samarbeidet skal gå. Det andre nivået gir besparelser på mer enn 20%, det kan brukes til å optimalisere ulike funksjoner i bedriften. Hovedbetingelsen er at alle funksjoner skal ha samme resultat og være rettet mot å oppnå resultatet.
3. Tredje nivå. Denne tilnærmingen til forretningsprosessoptimalisering gir opptil 30 % besparelser. Riktignok er det visse vanskeligheter: for å jobbe med utgifter, må du forstå hele forretningssystemetorganisasjonsprosesser. Dette skyldes det faktum at optimaliseringen av dette nivået sørger for et stort antall aktiviteter.

Optimaliseringsmetoder

Forretningsprosesser i hver organisasjon går på sin egen måte, men dette hindrer ikke eksperter i å fremheve de viktigste optimaliseringsmetodene. Vurder dem mer detaljert:

1. SWOT-analyse. Essensen av metoden er å studere styrker og svakheter ved forretningsprosessen. Dette er navnet på metoden for strategisk planlegging, som brukes til å evaluere fenomenene og faktorene som påvirker bedriften eller forretningsprosjektet. Det er flere parametere spesifikke for metoden: styrker, muligheter, svakheter, trusler. Målet med å optimalisere forretningsprosesser ved hjelp av denne metoden er å finne og fikse sårbarheter, samt redusere risikoer og mulige trusler.
2. Årsaker - konsekvenser. Metoden er preget av Ishikawa-diagrammet, eller årsak-og-virkning-diagram. Det er et av de syv mest kjente verktøyene for å vurdere, kontrollere, måle og forbedre kvaliteten på produksjonsprosesser. Metoden lar deg finne forholdet mellom parameterne, noe som bidrar til å utføre nøyaktige studier av den nødvendige forretningsprosessen. Diagrammet gjør det mye lettere å identifisere hovedfaktorene som påvirker produksjonsprosessen.
3. Benchmarking. En metode for å evaluere fordelene og analysere fordelene til konkurrenter og partnere for å identifisere de mest produktive faktorene. Benchmarking har noe til felles med industrispionasje, men ikke helt. For å implementere metoden er overfladisk observasjon tilstrekkelig, og ikke introduksjon tilkonkurrenter.
4. Optimalisering og analyse av forretningsprosesser basert på indikatorer. Prinsippet om å sette forretningsprosessmål brukes, etter at målet er nådd, enten økes, eller, hvis det ikke var mulig å nærme seg det, analyseres metoder for implementering. Teknologien for å optimalisere forretningsprosesser er slik at først og fremst ytelse analyseres.
5. Brainstorming. Metoden er en aktiv diskusjon av oppgaver, og gir uttrykk for ulike alternativer. Av alle forslagene er det mest vellykkede tilbudet valgt som et resultat.
6. 6 Sigma. Ved å redusere antall produksjonsfeil oppnås en økning i produktivitetsindikatorer.
7. Endre og beregne fragmentering av prosesser. Metoden ligger i at komponentene i forretningsprosessen økes eller reduseres.
8. Analyse av forretningslogikk. Målet er å eliminere ineffektive prosedyrer, koble sammen parallelle aktiviteter, dele ansvar for prosesser og dele beslutningsmyndigheter, fange informasjon ved kilden og behandle den i selve virksomheten til selskapet.
9. Funksjonell kostnadsanalyse. Metoden er rettet mot å oppnå den høyeste funksjonaliteten til objektet på bekostning av minimumskostnader for både kjøper og selger.
10. Simulering av forretningsprosesser. Optimaliseringen av logistiske forretningsprosesser lar deg representere handlingene til mennesker og bruken av teknologier ved hjelp av en datamodell. Under simuleringen må fire stadier observeres: bygge modellen, kjøre modellen, analysere den resulterenderesultatindikatorer, evaluering av andre mulige scenarier. Metoden er bare effektiv hvis faktiske og nøyaktige verdier brukes til å bygge modellen.
11. Analyse og beregning av prosessens kompleksitet og varighet. Metoden lar deg beregne det nødvendige antallet arbeidere og belastningen de utsettes for.
12. Analyse av ansvarsfordelingsmatrisen. Dette er en funksjonell visuell tabell som distribuerer organisasjonen i lenker, enheter og så videre. det vil si at metoden lar deg tilordne oppgaver til strukturelle enheter.

Optimaliseringstrinn

Arbeid med forretningsprosessoptimalisering er delt inn i fem trinn. La oss snakke mer om hver av dem:

1. Beskrivelse av organisasjonens prosesser. Analyse og optimalisering av forretningsprosesser henger uløselig sammen. Uten å definere funksjonene til hver avdeling og medarbeider er det umulig å starte effektiv optimalisering. Det ser ut til at dette trinnet ser ut til å bli tatt for gitt, men faktisk glemmer de fleste bedrifter det, og dette er en stor feil. Det er bedre å starte læringsprosesser gjennom verdikjeden. Det er selskaper som leverer ressurser eller produkter til din organisasjon eller utfører tilleggsfunksjoner som kunden trenger. Forstå på hvilket stadium og hvordan verdiøkningen til sluttproduktet dannes. Bruken av en slik strategi lar deg raskt beregne utgangs- og inngangspunktene til selskapet. Dermed vil du kunne studere hele arbeidsflyten til bedriften, forklare de ansatte hvem som gjør hva,å skille arbeidsprosesser som trenger prioritert optimalisering, for å bestemme måter å forbedre kvaliteten på en tjeneste eller et produkt. I løpet av forskningen vil du forstå at i tillegg til nøkkelprosessene, er det også støttende prosesser. Som regel trenger de ikke å finansieres, fordi de danner infrastrukturen til bedriften og hjelper til med den kontinuerlige funksjonen av hovedprosessene. Det er også utviklingsprosesser som er ansvarlige for fremtidig fortjeneste.
2. Oppnevning av ansvarlige personer. Optimaliseringssystemet for forretningsprosesser er bygget på en slik måte at det ikke kan fungere uten kontroll. Derfor utnevnes en person som er ansvarlig for gjennomføringen. I tillegg skal én person utføre generell ledelse, mens andre skal kontrollere hvert trinn. Lederen skal ikke bare være forpliktende, men også kunne koordinere underordnedes arbeid. Slike ledere kan sammenlignes med et evig batteri, fordi de hele tiden må jobbe og optimalisere produksjonen. Av denne grunn bør jobbansvar være tydelig angitt, for dette er det nok å foreskrive plikter i virksomhetens interne regelverk.
3. Implementering av optimalisering. Så vi kommer til optimalisering av bedriftens forretningsprosesser. For henne er bare den tredje fasen reservert, for først må du forberede deg. Ikke tro at hver organisasjon er i perfekt orden. I enhver bedrift kan du finne dusinvis av problemer. Og etter oppdagelsen må du handle i samsvar med planen. Først må du evaluere alle prosessene i selskapet, samt eliminere repetisjon av jobbansvar. neste stegvil være beregning av tid for hver av forretningsprosessene, en komparativ analyse med gjennomsnittsindikatorer, justering til reelle indikatorer. Deretter må du organisere en operasjonell analyse av produksjonsressurser. Du må spore bevegelsen av verdier og informasjon i selskapet og utrydde områder hvor det er tap av begge deler. Det siste trinnet vil være å analysere effektiviteten av ressursbruken i hver prosess.
4. Automasjon av hovedprosessene i bedriften. Ikke rart at dette trinnet er stavet i fjerde ledd, for før du fortsetter med det, må du tydelig forstå hvordan optimaliseringen vil finne sted. Hvis det er fullstendig forvirring hos bedriften, så uansett hvordan du optimaliserer prosessen, vil det være null mening med dette. Det eneste som kan oppnås er store økonomiske utgifter og tap av tid.
5. Evaluering av resultatene. Optimaliseringen av forretningsprosessledelse er overvunnet, det samme har omorganiseringen i seg selv. Det er på tide å gjøre status. Hvis operasjonen ble utført riktig, vil resultatet være eliminering av repeterende stillinger og plikter til ansatte, overvåke arbeidsutførelsen av arbeidere, redusere antall feil og redusere påvirkningen fra den menneskelige faktoren i produksjonen, innføre et system med effektivitetsfaktorer som motiverer ansatte, en dannet kunnskapsbase om organisasjonens prosesser, redusere brudd i produksjonen på grunn av mangel på personell eller mangel på ressurser, finne økonomi som ikke er involvert i sirkulasjon og avvikling av dem, minimere kjøp av unødvendige produkter.

Vanlige feil

Tiloptimalisering har gitt resultater, vi må prøve å ikke gjøre feilene som andre gründere gjør. Her er noen av dem.

Den første feilen er feil påstand om problemet. Hvis lederen ikke vet nøyaktig hva som må gjøres for å forbedre arbeidet til bedriften, vil han ikke lykkes. Det første trinnet er å forstå hvilket resultat du forventer av optimalisering. For eksempel er det ubrukelig å utarbeide egenskapene til regnskapsavdelingen hvis organisasjonen ikke har noen direkte inntekt. Mangel på overskudd er salgsavdelingens jobb, ikke regnskapsføreren. Det vil si at i denne situasjonen er det nødvendig å endre arbeidet til denne spesielle avdelingen, og bonusen vil være en endring i arbeidet til andre tjenester. Kort sagt, det er verdt å starte optimalisering med en beskrivelse av bedriftsprosessene, vi har allerede snakket om dette ovenfor.

Den andre feilen er misforholdet mellom innsats og oppgaver. Ofte kan du se beskrivelsen av prosesser som absolutt ikke er relatert til hovedmålet til virksomheten. Et overdrevet eksempel, men som tydelig gjenspeiler essensen, er kommunikasjonen mellom lederen og sekretæren for å ringe stedfortrederen. Det er tydelig at prosessen ikke har noen mening og at den ikke har noen verdi. Det viser seg at organisasjonen kaster bort penger på denne prosessen.

Den tredje feilen er feil valg av beskrivelsesmåte. For å karakterisere prosessene brukes ulike virkemidler, inkludert programmer med ulik kapasitet. Kostnaden for slike programmer er ganske høy, den starter på $100 og har ingen øvre grense. Det er klart at kapasiteten til programmet skal samsvare med størrelsen på bedriften. Det viser seg at det er ubrukeliget lite firma for å anskaffe et program i stor skala. Verktøyet må velges i henhold til virksomhetens oppgaver og mål, som ledelsen prøver å løse gjennom optimalisering. Men man skal ikke tro at programvare er hovedverktøyet. Dette er bare et hjelpeverktøy. Optimalisering påvirkes mest av den riktige organiseringen.

Supplerende litteratur

I tillegg til informasjon på Internett, bør bedriftsledere også lese bøker som vil hjelpe i denne komplekse prosessen. Her er noen bøker:

1. “Forretningsprosesser. Modellering, implementering, ledelse» av Vladimir Repin. Hvis du bestemmer deg for å endre forretningsprosesser og prøve en ny tilnærming, så er denne boken for deg. Det er ikke dermed sagt at den er lett å lese, men likevel er det mye viktig informasjon skjult i den. Hvert kapittel må forstå og gjennomarbeide. Publikasjonen inneholder en mengde tegninger, tabeller og diagrammer som er med på å avsløre prosessen. Det er også verdt å merke seg at det ikke står et ord om dette i andre åpne kilder.
2. “En systematisk tilnærming til kontinuerlig forbedring. Goldratt Constraint Theory av William Detmer. Alle forfatterens bøker blir feid ut av hyllene som varmt hvetebrød. Og alt fordi det bidrar til å løse mange problemer, for eksempel motsetningen mellom tidspunktet for tjenester og kvalitet, mellom økonomiske kostnader og pris. Tidligere var det ikke mulig å finne fullstendig informasjon fra forfatteren, men nå er det sluppet en bok som avslører alle hemmelighetene.
3. “Forretningsprosessledelse. Praktisk veiledningom vellykket gjennomføring av prosjekter» av Johan Nelis, John Jeston. Boken snakker om de grunnleggende prinsippene for forretningsprosessledelse, deres fordeler og positive egenskaper. Publikasjonen er også rik på eksempler på hvordan man skal klare seg. Boken egner seg som referanse for virksomheter som gjennomfører prosessledelsesprosjekter. Dette skyldes at det beskrevne materialet forteller om verktøyene som kan brukes i praksis, og også bidrar til å effektivt gjennomføre forretningsprosjekter.
4. "Mål. En prosess med kontinuerlig forbedring av Eliyahu Goldratt. Publikasjonen forklarer at en person som ser en eller annen form for problem i et forretningsprosjekt er forpliktet til å bygge årsak-og-virkning-forhold mellom utfall og prosesser. Individet må forstå de grunnleggende prinsippene for å oppnå effektiv arbeidsflyt i organisasjonen.
5. Lean Software: From Idea to Profit av Tom og Mary Poppendyck. Ledelsen vil gi bistand i situasjoner der det er nødvendig å danne de mest effektive prosessene. Toppledere bør lese denne boken, så vel som ledere, utviklere av selskapet. Det vil si at informasjonen vil være nyttig nettopp for de som er involvert i programvaren.

Konklusjon

Som du kan se, må du vite mye og forstå mye for å kunne optimalisere. Omorganisering vil ikke hjelpe dersom lederen ikke forstår hva han jobber med. Ofte er det mange slike sjefer, som er årsaken til kollapsen til mange selskaper.

Selv om gründeren ikke forstår problemstillingen selv, er hans oppgave å finne kompetente medarbeidere somvil ikke jobbe av egeninteresse, men fordi de er viet til arbeidet sitt. Det er svært få slike uselviske arbeidere igjen, noe som betyr at hvis du er heldig og du fant dem, så prøv å ikke gi slipp. Det er kompetansen til personalet som avgjør hvor mye organisasjonen skal blomstre. Selv den mest talentfulle lederen vil ikke klare å trekke ut selskapet alene, og derfor bør man ikke neglisjere profesjonaliteten til personalet. Det handler tross alt om penger og tid.