Betingelser og lagringstid for primærdokumenter i regnskap

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Som praksis viser, i nesten alle moderne innenlandske virksomheter, genereres den største mengden dokumentasjon av regnskap. Selvfølgelig er dette forståelig: det er i denne avdelingen de jobber med penger, og hver slik operasjon må offisielt fikses på papir. I tillegg er begrepet for oppbevaring av primærdokumenter i en organisasjon lovfestet, noe som betyr at det ikke fungerer bare sånn for å kvitte seg med "papirbiter", du må lagre dem i minst flere år og først da ødelegge dem. Forresten, prosessen med å bli kvitt avfallspapir er heller ikke lett, den har en rekke spesifikke funksjoner. Om alt dette – videre.

Dokumenter, dokumenter…

Hvis du gir statistikk over mengden produsert dokumentasjon, viser det seg at i nesten alle moderne innenlandske virksomheter er regnskap kilden til 80-90 % av papirdokumentene. De trenger ikke bare å beholdes. Restriksjoner avgjør ikke bare hva som er riktig minimumslagringsperiode for primære regnskapsdokumenter (varierer vanligvis frafem år til et tiår), men også forholdene disse objektene skal være under. Samtidig skal det huskes at det er en inndeling i dokumentasjon for midlertidig oppbevaring og permanent.

Men som praksis viser, er ikke alle bedriftsledere interessert i å forstå vanskelighetene med vilkårene for lagring av primærdokumenter. For å redde deg selv fra hodepine, kan du bruke tjenestene til spesialiserte arkivfirmaer. I et slikt selskap vet de nøyaktig hvilken type dokumenter hvor lenge de må oppbevares, under hvilke forhold, under hvilke regler. I tillegg har en slik organisasjon teknisk kapasitet til å ødelegge dokumenter som er betrodd lagring når fristene utløper. Det er veldig praktisk, men det koster penger. Hvis du vil spare penger, må du tildele et eget rom for arkivet og forstå hva som er den juridiske perioden for lagring av primære regnskapsdokumenter i en organisasjon.

Vil – vil ikke

Problemet oppstår forresten ikke fra bunnen av. Gjeldende lover fastsetter vilkårene for lagring av primære regnskapsdokumenter, og i enhver virksomhet må de overholdes. Det følger av lovverket at ethvert operativt rettssubjekt er pålagt plikten til å oppbevare dokumentasjon. Dette betyr at aktivitetsformen ikke spiller noen rolle - enten det er en privat entreprenør som driver forretning alene, eller en stor bekymring, må du fortsatt sørge for oppbevaring av regnskap og annen dokumentasjon. Det er viktig å studere jussen forfastsatte perioder for oppbevaring av elektroniske primærdokumenter, papir, slik at du ved en eventuell konflikt med entreprenøren eller under kontroll fra kontrollmyndigheten ikke vil komme i en ubehagelig posisjon. I tillegg kan manglende overholdelse av lovbestemte tidsintervaller medføre en betydelig bot under kontrollen. Gjeldende lovverk inneholder forskrifter som regulerer minimumsperioden for oppbevaring av primærregnskapsdokumenter. Det er viktig at virksomheten er trygg, og det å drive forretning i landet vårt utmerker seg ved lovlighet og overholdelse av etablerte regler.

Den 125. føderale loven, vedtatt i oktober 2004, forteller om lagringsperioden for elektroniske primærdokumenter, papirdokumenter. Basert på navnet er det dedikert til arkiver og riktig drift av virksomheten. Det er i dette offisielle dokumentet at funksjonene ved lagring av offisielle papirer produsert av regnskapsavdelingen vurderes. Her finner du både funksjoner som lar deg skille mellom dokumentasjon av midlertidig og permanent lagring, samt vilkår som er spesifikke for en bestemt type papir.

Gjelder hvem?

Forpliktelser til å overholde minimumslagringsperiodene for primærdokumenter er tilordnet:

• lokale myndigheter;
• statlige organer;
• entreprenører;
• enterprises;
• personer som driver forretning.

Loven vil måtte følges i forhold til arkivdokumentasjon, inkludert personell. Heltidsperioden spesifisert i lovpapirene må være på et trygt sted. I tillegg til føderale lover, påvirkes spesifikasjonene av vilkårene for lagring av primærdokumenter og regnskapsregistre i en rekke forskriftsdokumenter som er i kraft både på territoriet til landet som helhet og i hver enkelt region. Det viktigste dokumentet er imidlertid den 125. loven nevnt ovenfor, som gir en fullstendig liste over dokumentasjon som regulerer varigheten av oppbevaring av regnskapspapirer.

lovnummer 129

I 1996 ble det utstedt en føderal lov om funksjonene ved regnskap. Den sier at regnskap kan generere sin dokumentasjon på papir, samt bruke ulike maskinverktøy. Samtidig skal virksomheten på egen hånd lage kopier av dokumentasjonen på papir, slik at alle deltakere i virksomheten får tilgang til data om dem. Dersom reguleringsmyndigheten ber om innsyn i dokumentasjonen, er representantene for virksomheten pålagt å gi den. Både aktor og representanter for retten har rett til det.

Oppretting, lagring i samsvar med lagringsperiodene for primære regnskapsdokumenter, levering på forespørsel må være i samsvar med skjemaene fastsatt i forskriftsvedtekter. Dokumenter skal sendes rekvirenten i papirform. Hvis dette er tillatt av egenskapene til maskinene som brukes i arbeidet, hvis alle deltakere er enige, kan rapporteringen sendes i elektronisk form. Det er også tillatt i henhold til gjeldende lover i vårland.

Følg reglene

129. føderal lov inneholder en omtale av forpliktelsen til å overholde vilkårene for lagring av primære regnskapsdokumenter. Spesielt nevner artikkel 17 at enhver juridisk enhet må oppbevare slik dokumentasjon uten feil, inkludert registre og rapporter. Varigheten av tidsintervallet er fastsatt av reglene for arkivering på statlig nivå. Varigheten av denne perioden kan ikke være mindre enn 5 år.

Det er etablert en spesiell lagringsperiode for primærdokumenter for dokumentasjonen som regulerer regnskapsprinsippet og enkelte andre kategorier (programmer brukt på maskiner som behandler informasjon, arbeidskontoplan). Selvfølgelig er varigheten her også fem år (i noen tilfeller kan denne perioden settes lengre), men perioden begynner å telle fra det øyeblikket da dette dokumentet sist ble brukt i bedriften. Lederen for en juridisk enhet er den som i henhold til loven er ansvarlig for å oppbevare all nødvendig dokumentasjon i samsvar med tidsintervaller. Dette betyr at enhver utdannet og ansvarlig sjef må kjenne oppbevaringsperioden for primærdokumenter i regnskapsavdelingen dersom han ønsker å holde situasjonen i selskapet under sin kontroll.

Som praksis viser, gjennomfører mange organisasjoner jevnlig en inventar av offisiell dokumentasjon, og lokale forskrifter etablerer personer som er ansvarlige for oppbevaring av dokumenter, som inspeksjonsmyndighetene faktisk samhandler med når de overvåker overholdelsearkiveringsregler.

Opprettelse og lagring: alt i henhold til reglene

Basert på gjeldende lovgivning kan regnskapsførere generere både primærdokumentasjon og sammendragsdokumentasjon ikke bare på papir, men også i elektronisk form; samtidig legges pliktene til å lage papirkopier til den juridiske enheten, og på forespørsel fra den interesserte, kontrollorganet, plikter selskapet å sende papirdokumenter til adressen så snart som mulig. Sammenstilling og lagring må utføres i den formen som er fastsatt av gjeldende forskriftsvedtekter.

Om perioden for lagring av primære dokumenter i regnskapsavdelingen, rekkefølgen av denne prosessen, forteller listen over dokumentasjon som tar i betraktning typiske ledelsespapirer som dannes i løpet av arbeidet til enhver bedrift. Disse ble etablert i 2010 i et dokument godkjent av Finansdepartementet og Federal Archives. I tillegg er det nødvendig å ta hensyn til kravene i skatteloven, som regulerer at hver innbygger i landet vårt er ansvarlig for å opprettholde regnskap i fire år. Dette gjelder papirer knyttet til regnskapsføring av utgifter, inntekter og bekreftelse av innbetaling av skatter.

Vær smart med ting

Riktig organisering av prosessen i samsvar med vilkårene for oppbevaring av primærregnskapsdokumenter innebærer en profesjonell tilnærming, involvering av personell med ansvar for regnskapsdokumentasjon, behandling av arkivinformasjon om organisering av selve arbeidsprosessen. Foreløpig er det nesten ingen stederspesialisert opplæring i arkivering, så det er ofte vanskelig å finne en spesialist av høy kvalitet. På den annen side krever progressiv lovgivning at oppbevaringsperiodene for primære regnskapsdokumenter overholdes, ellers kan du møte kategorisk ubehagelige bøter. Det beste alternativet for en tilstrekkelig voluminøs dokumentflyt er å opprette en avdeling med ansvar for arkivlagring i selskapets stab og sørge for regelmessig opplæring av personell med ansvar for dokumentasjon med interne ressurser. Dette vil holde innovasjonene etablert i lovene under kontroll og overholde alle krav.

Et alternativt alternativ som også lar deg ta hensyn til lagringstiden for primærdokumenter og overholde den i dine arbeidsaktiviteter, er samarbeid med en mellommann som påtar seg forpliktelser til å ta vare på klientens papirer. Men å velge et arkivfirma for deg selv er heller ikke en lett oppgave. Det er nødvendig å analysere alle tilgjengelige alternativer nøye for å gi preferanse til et pålitelig selskap og ikke bekymre deg for at det kan stenge og bygningen brenne ned.

Funksjoner ved lagring av enkelte typer dokumentasjon

Som følger av gjeldende lovverk skal primærdokumentasjon, samt registre, rapportering og balanse, overføres til arkivet. Alle disse kategoriene av offisiell dokumentasjon, inntil de sendes til arkivet, skal oppbevares i regnskapslokalene, mens den juridiske enhetener forpliktet til å sørge for alle forhold for sikkerheten til papirer: skap skal være lukket, brann og annen sikkerhet skal overholdes. Inne i virksomheten utnevnes en person som er ansvarlig for dokumentasjonssikkerheten ved et særskilt dokument.

Hvis bedriften bruker strenge rapporteringsskjemaer, skal disse dokumentene ifølge loven oppbevares i en safe eller et spesialskap, et rom som er lukket og garanterer sikkerheten til dokumentasjonen. Primærdokumentasjon for gjeldende tidsperiode, behandlet manuelt, bør samles kronologisk i registre, som deretter sendes til arkivet for permanent lagring.

Hva annet å se etter?

Ved lagring av kontoutskrifter, kontantbestillinger og forhåndsrapporter skal all dokumentasjon oppbevares kronologisk og bundet til felles systematisk lagring. Noen spesifikke kategorier av dokumenter (skiftrapporter, arbeidsordrer) kan lagres uten binding, men arkiveres i mapper slik at ingenting går tapt eller brukes til uærlige formål.

Sikkerheten av dokumentasjon, samt rettidig sending til arkivet, er primært regnskapssjefens ansvar, selv om lokale forskrifter om nødvendig kan inneholde delegering av myndighet til en annen person. Utstedelse av primær dokumentasjon, rapportering, balanse er bare mulig i noen tilfeller hvis det er en offisiell ordre fra regnskapssjefen. Generelt har ikke strukturelle divisjoner tilgang til regnskapsdokumenter. Beslagleggelse av dokumentasjon er muligbare hvis det foreligger en spesiell anmodning fra undersøkelsesbyråene, domstolen eller andre myndigheter som har de nødvendige fullmakter i henhold til loven. I dette tilfellet er det nødvendig å gi en offisiell resolusjon utarbeidet i samsvar med loven. Ved uttak er det nødvendig å utarbeide en protokoll, hvorav en av kopiene overføres til representanten for organisasjonen mot underskrift.

Lagringsperioden for primærdokumenter vises i tabellen nedenfor.

Funksjoner i arbeidsflyt

Begrepet "dokumentflyt" brukes på et sett med faktorer knyttet til bevegelse av dokumentasjon fra det øyeblikket papiret ble opprettet til det ble overført til arkivvirksomheten. Utviklingen av en tidsplan er regnskapssjefens ansvar, selv om den i noen virksomheter er delegert til en dokumenthåndteringsspesialist. Men som praksis viser, er det mest korrekte inkluderingen av en slik plan i organisasjonens regnskapsprinsipper, som deretter godkjennes av en spesialutstedt ordre signert av selskapets øverste embetsmann.

Ved hjelp av tidsplanen kan du harmonisere organisasjonsprosesser og forenkle planleggingsoppgaven i virksomheten. Arbeidsflytplanen for primærdokumentasjon er en liste over utførende, tidsintervallene som papirene skal sendes til regnskapsavdelingen innenfor, og tidsrammen som regnskapsførerne behandler dem for. Sørg for å beskrive rapporteringsperioder, inkludert balanser. Ofte inneholder regnskapsprinsippet regulering av oppbevaringsperiodene for primærdokumenter, og denne perioden ellerlikestilles med det som er fastsatt ved lov, eller satt høyere hvis det kreves av spesifikasjonene for selskapets aktiviteter. Ved innlevering av årsrapportering utarbeides dokumentasjonen på forskriftsmessig måte og overføres til arkivlager. Samtidig tas det i betraktning at det i fremtiden kan være nødvendig å trekke ut nyttige data fra volumet som overføres til lagring. Til dette er det vanlig å dele saker inn i mapper, mens grupperingen forklares av innholdet. Sørg for å tilordne en relevant tittel til hver mappe.

Eskelagringsfunksjoner

All dokumentasjon som genereres i løpet av virksomhetens virksomhet, som nevnt ovenfor, er delt inn i de som er beregnet på midlertidig lagring og permanent. Ved overføring av papirer til arkivet er det nødvendig å overlevere hver av disse kategoriene separat, uten å blande offisielle papirer i de samme mappene. I dette tilfellet må kopier oppbevares atskilt fra originalene. I separate mapper må du også sortere dokumentasjonen som viser rapportering, planer for året og for kvartaler, for måneder. Én fil må inneholde én dokumentasjon.

For å gruppere én sak kan du bruke dokumenter generert i én periode (kvartal, år, måned). Unntaket er de såk alte forbigående kategoriene - for eksempel personlige filer, hvis lukking ikke er tidsbestemt til å falle sammen med kalenderåret. Hvis filen inneholder dokumentasjon generert over flere måneder, er det nødvendig å skille hver måned fra andre med et spesielt ark, og bestemme hvilken periode blokken etter den dokumenterer. I dette tilfellet er det tillatt å gruppere opptil 250 ark i en sak. Mappetykkelsen kan være 4 cm eller mindre.

Hva annet å se etter?

Som det fremgår av reglene for arkivering, hvis dokumentasjonen har vedlegg, må disse (uavhengig av nøyaktig når de ble satt sammen) legges ved dokumentasjonen de følger med. Generelt er sekvensen for arkivet med regnskapsdokumentasjon veldig viktig, så den må følges strengt. Som regel bokføres først oppgave, deretter forklarende noter, deretter balanse, supplert med vedlagte dokumenter

Ved organisering av lagring av personlige kontoer til bedriftsansatte, er det nødvendig å tildele en egen sak for dette, der dokumentasjonen er lagt opp etter år med streng kronologi. Den årlige korrespondansen er formet i mapper som angir kalenderåret og er også systematisert i henhold til datoene. Hver forespørsel må følges av et svar.

Noen funksjoner

Oppbevaringsperiodene foreskrevet i skatteloven kan avvike fra de som er spesifisert i lovene som regulerer regnskapsvirksomheten. Når du observerer et slikt avvik, anbefales det først og fremst å observere den lengre tidsperioden - dette vil tillate, om nødvendig, å referere til dokumentasjonen, bruke den, selv om fristen i henhold til en av gjeldende regler er har allerede utløpt. I tillegg vil kontrollørene ikke ha noe å klage på. Det er også nødvendig å huske en spesiell liste publisert i 2000 som angir varigheten av lagringennoen spesifikke dokumentasjonsgrupper. Denne listen oppdateres og suppleres jevnlig, så regnskapssjef i foretaket og avdelingen med ansvar for dokumenthåndtering må følge med på oppdatert informasjon.

Hvis vilkårene for oppbevaring er brutt, ligger ansvaret for dette hos selskapets leder, til tross for at spørsmålet om sikkerhet i første rekke er regnskapssjefens ansvar. Hvis pålegget, varigheten av lagringen brytes, blir selskapet bøtelagt. For en tjenestemann varierer straffen vanligvis fra to til tre tusen rubler. Men hvis den primære dokumentasjonen ikke oppbevares i det hele tatt, kan de straffes med en bot på fem tusen rubler eller mer.