Prosjektplanlegging er Stadier og trekk ved prosessen, utvikling og utarbeidelse av en plan

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Under planlegging tas kvalitative og kvantitative beslutninger for å nå organisasjonens mål på lang sikt. Dessuten, i løpet av slikt arbeid, er det mulig å bestemme nøyaktig de optimale banene. Prosjektplanlegging er utarbeidelsen av et presist opplegg som utviklingen av organisasjonen skal utføres i henhold til. Dette lar deg tenke gjennom alle detaljene, velge måter å løse problemer på og oppnå målene dine. Hvordan slikt arbeid utføres vil bli diskutert senere.

Planlegging av avtale

Prosjektplanlegging er en viktig prosess i virksomhetsledelse. Det er ekstremt viktig, og det er derfor nesten alle selskaper i dag utfører dette arbeidet. Det tar litt tid og ressurser, men det lønner seg.

Fra kvaliteten på planlegging til prosjektledelseavhenger av deres videre implementering. Under en slik prosedyre gjennomføres en igangsetting hvor charter, deltakerregister godkjennes, og en strategisk retning for videre utvikling velges.

Først utarbeides rekkefølgen på hovedhandlingene. Etter deres godkjenning er detaljene utarbeidet.

Etter å ha skissert konseptet for det fremtidige prosjektet og hovedstadiene i fremdriften, vil ledelsen være i stand til å korrigere alle stadiene, velge de beste måtene for å nå de fastsatte målene.

Prosjektplanlegging er en viktig prosess i ledelsen. Det lar deg deretter overvåke, rettidig korrigere bevegelsen på utviklingsveien. Faktiske indikatorer sammenlignes med planlagte, som avslører informasjon om graden av gjennomføring av de planlagte oppgavene. I løpet av overvåkingen tas det hensyn til kontinuerlig oppdatering av informasjon fra eksterne og interne kilder. Vilkårene i planen, betingelsene og indikatorene kan endres, da de må samsvare med den virkelige situasjonen.

Planlegging påvirker alle prosjektledelsesprosesser direkte. Derfor utføres det av hver organisasjon. Det er umulig å administrere noe hvis det ikke er en klart etablert rekkefølge av handlinger. Disse stadiene er oppgaver, hvis gjennomføring fører til oppnåelse av målet. Hvis noe begynner å gå g alt som planlagt, identifiserer lederen årsakene til slike fenomener, beslutninger tas om de riktige handlingene under omstendighetene.

Planleggingsprosessen er den innledende fasen av prosjektets livssyklus. Det er umulig utenoppnå ønsket resultat.

Planleggingsoppgaver

Planlegging av målene for prosjektet innebærer utvikling av et system med oppgaver som i likhet med trinn fører til at de oppnås. Det presenterte arbeidet lar deg bestemme selv før arbeidet starter om den valgte typen aktivitet kan gi fortjeneste. Hver investor søker å investere pengene sine i det mest lønnsomme, lønnsomme prosjektet. Det er mulig å skissere hovedparametrene og resultatene av fremtidige aktiviteter, å velge passende, realistiske måter å oppnå dem under planleggingen.

For å være produktiv, må en organisasjon møte en rekke utfordringer. Hvis det i løpet av beregningene viser seg at resultatet av slike aktiviteter er negativt (selskapet vil motta et tap), ikke høyt nok, er det nødvendig å identifisere årsakene til dette fenomenet. Ved å gjøre visse justeringer er det mulig å øke effektiviteten til prosjektet. Det kan gjøres endringer på hvert trinn av gjennomføringen av oppgavene. De kan være som følger:

• Detaljer, klargjøring av formålet (eller målene) med designet, bestemmer ønsket resultat av arrangementet.
• Bestemmelse av omfang og sammensetning av fremtidig arbeid.
• Beregn tidspunktet for hver etappe.
• Beregn budsjettkostnaden for prosjektet.
• Lag en tidsplan og beregn budsjettet for hver fase.
• Behovet for ressurser er bestemt. Beregningen gjøres for hver fase av prosjektet og aktivitetene til organisasjonen i denne retningen som helhet.
• Logistikkplan pågår.
• Risikovurdering gjennomføres, det lages en metodikk for riktig respons ved farlige situasjoner.
• Detaljer om arrangementet er forklart i detalj til investoren.
• Detaljene avtales med alle deltakerne i prosessen.
• Ansvaret for å utføre arbeid og oppfylle de pålagte oppgaver er fordelt mellom utførende og ledere.
• Planlagte interaksjoner og ledelsesplanleggingsprosedyrer blir spesifisert.

Prosjektledelse og prosjektplanlegging er nært beslektet. Kun konsekvent oppfyllelse av oppgavene satt innenfor avt alt tidsramme og i sin helhet kan garantere oppnåelse av målet, og gi fortjeneste i løpet av selskapets aktiviteter.

Hovedprosesser

I prosessen med å organisere prosjektplanlegging utføres en rekke obligatoriske og valgfrie handlinger. Uavhengig av aktivitetene til organisasjonen, brukes de i løpet av å skape en overordnet strategisk visjon. Obligatoriske prosesser inkluderer følgende:

• Beskrivelse og ytterligere dokumentasjon av alle planlagte oppgaver, prosjektinnhold.
• Definisjon av hovedstadiene i prosjektet, deres påfølgende detaljering.
• Utarbeidelse av et estimert estimat. Den totale kostnaden for alle ressursene som kreves for å fullføre prosjektet er beregnet.
• Utarbeidelse av en trinnvis handlingsplan, hvis implementering vil føre til at du når målene dine.
• Beskriver rekkefølgen av arbeidet.
• avhengigheter av teknisk art, samt restriksjoner på utført arbeid.
• Beregning av tiden som kreves forfullføring av hvert trinn i arbeidet, fastsettelse av lønnskostnadene og andre ressurser som vil kreves i hvert trinn av produksjonssyklusen.
• Bestemme type, sett med ressurser, samt deres volum.
• Indikerer faktisk tidspunkt for arbeidet, hvis ressursene er begrenset.
• Opprett et budsjett og koble estimerte kostnader for hver type arbeid.
• Opprett en ferdig plan.
• Samle resultatene av annet forskningsarbeid under utformingen, layout av planlagte verdier i ett dokument.

Under planlegging og utvikling av prosjektet er disse handlingene obligatoriske.

Hjelpeprosedyrer

Under planlegging av prosjektgjennomføring kan det hende at enkelte prosesser ikke er nødvendige. Først når behovet oppstår for dem, inkluderer lederen dem i den generelle listen. Disse støtteprosessene inkluderer følgende:

• Planlegger kvalitetsstandarder, setter deres maksim alt tillatte rekkevidde. Måter å oppnå det nødvendige nivået av ferdige produktegenskaper er også diskutert.
• Planlegging innen organisasjon, som innebærer fordeling av funksjonell kompetanse, ansvar og underordning blant alle prosjektdeltakere.
• Utvalg av personell med passende kvalifikasjonsnivå, arbeidserfaring, hvis aktiviteter vil gjøre at prosjektet kan implementeres så snart som mulig. I noen tilfeller er det nødvendig å danne et godt koordinert teamarbeid.
• Etabler kommunikasjon for å sikre medlemmerprosjekt med informasjonen du trenger.
• Identifisering av typer prosjektrisiko, deres vurdering og dokumentasjon. Dette lar deg identifisere og eliminere usikkerheter selv på planleggingsstadiet, for å vurdere graden av deres mulige innvirkning på prosjektet. På dette stadiet beregnes både gunstige og ugunstige scenarier for utviklingen av situasjonen under implementeringen av den valgte strategien.
• Planlegging av logistikkprosedyrer. Det er presist fastsatt hvilke råvarer, andre nødvendige materialer og ressurser som skal kjøpes fra eksterne organisasjoner, i hvilken mengde, og også med hvilken hyppighet leveranser vil bli utført.

Andre aktiviteter kan være nødvendige under planlegging av prosjektprosesser. Det avhenger av målene organisasjonen forfølger i løpet av jobben sin.

Planleggingstrinn

Det er 4 hovedstadier av prosjektplanlegging. De ble tilbudt av konsulentselskapet Booz Allen & Hamilton.

Standard planleggingsmodell er som følger:

Trinn 1. Formasjon av mål

To typer mål er satt. De kan være formelle eller reelle. I det første tilfellet legges det fram kriterier for å bestemme nytten av prosjektet. Formelle mål dukker opp fra motivasjonen til ledere. Virkelige mål er måtene formelle mål kan oppnås på.

Trinn 2. Problemanalyse

I løpet av denne planleggingsfasen bestemmes den virkelige situasjonen til organisasjonen. Deretter lages en prognose om dens fremtidige tilstand. Deretteridentifikasjon av eksisterende problemer utføres, for hvilket formål systemer med mål er i motsetning til resultatene av prediktiv analyse. Dette gjør at problemer kan struktureres til slutt.

Trinn 3. Søk etter alternativer

Dette er løsninger som utelukker hverandre.

Trinn 4. Evaluering av alternativer

Akseptabiliteten av hvert av de eksisterende scenariene er bestemt. Effektiviteten og graden av risiko for hver beslutning blir evaluert, hvoretter en passende beslutning tas. Det optimale alternativet bør ikke bare være praktisk gjennomførbart, men også lovlig, slik at du kan komme så nær målet som mulig. Samtidig tas det hensyn til eksisterende begrensninger i tid, ressurser osv.

Når du lager et planleggingsprosjekt for en territoriell, industriell eller annen type, sørg for å bruke det i fremtiden for å sammenligne reelle resultater med planlagte. Dette lar deg administrere fremgang mot et felles mål, foreta passende justeringer i tide.

Planlegging

Det er verdt å merke seg at prosjektplanleggingen er basert på en litt annen ordning. Den fremhever 5 hovedstadier:

1. Definere jobber og skrive dem som en liste. I noen tilfeller gjør ledere feil ved å ikke liste opp alle prosessene samtidig. For å utelukke dette fenomenet, anbefales det å bruke metoden for sekvensiell dekomponering i løpet av å bestemme det kommende arbeidet.
2. For hver valgt posisjon bestemmes rekkefølgen og varigheten. Det avhenger avteknologiske trekk ved det kommende arbeidet. Til dette benyttes også dekomponeringsteknikken, som suppleres med ekspertvurderinger. Dette lar deg nøyaktig bestemme den planlagte varigheten av hver operasjon. For å gjøre dette kan du bruke idédugnadsteknikken, som lar deg vurdere funksjonene til teknologien fra forskjellige synsvinkler.
3. Bestemmer typen ressurser og tilgjengeligheten deres. Det kan være økonomi, materialer, arbeidskraft, informasjon og så videre. Tidsplanen for utført arbeid er korrelert med tidsplanen for logistikk, finansiering osv. Alle stadier må henge sammen, utgjør en kontinuerlig prosess. Dette unngår forstyrrelser i produksjonsprosessen. Samtidig krever knappe ressurser særskilt vurdering. De bestemmer i stor grad varigheten og rekkefølgen til hele spekteret av kommende arbeid.
4. Restriksjoner er satt utenfra. Disse inkluderer sesongvariasjoner i produksjonen, produksjonsevnen til utstyrsrekvisita og andre eksterne faktorer.
5. Et system blir opprettet for å reagere på nye risikoer i løpet av prosjektledelsen. Prosjektplanlegging begynner med deres analyse. For de mest sannsynlige og farligste truslene utvikles hensiktsmessige reaksjonstiltak.

Planleggingsprinsipper

I løpet av planleggingen av et forretningsprosjekt må en leder forholde seg til visse prinsipper. De viktigste er:

• Målrettethet. Gjennomføringen av prosjektet forfølger et klart, endelig mål, uten å bli sprayet på ubetydelige oppgaver.
• Systematisk. Fremtidig prosjektledelse bør være helhetlig og helhetlig. Samtidig tas funksjonene i utviklingen og kompileringen i betraktning. I noen tilfeller kan et prosjekt brytes ned i delsystemer. De vil også være i slekt. Samtidig medfører endringer i ett system endringer i en annen struktur. Å bryte ned prosjektet i flere deler lar deg spore de interne forbindelsene og interaksjonene mellom elementer, velge den mest effektive strukturen. Evaluering av prosjektgjennomføring i dette tilfellet kan gis i form av kvalitative og kvantitative prosesser.
• Kompleksitet. Fenomener vurderes ut fra deres sammenheng og avhengighet. For dette brukes ulike metoder og tilnærminger til ledelse.
• Sikkerhet. Under planleggingen av prosjektarbeidet er det sett for seg at alle aktiviteter er bemannet med nødvendige ressurser.
• Prioritet. Hovedoppmerksomheten i utviklingen av prosjektet er gitt til de viktigste, viktigste oppgavene. Definisjonen deres avhenger av det overordnede konseptet for utvikling i fremtiden.
• Økonomisk sikkerhet. Graden av tap og tap påført av organisasjonen i tilfelle av manglende oppfyllelse av den tiltenkte hendelsen beregnes. Risikoer kan ikke unngås i det hele tatt, men de må vurderes og begrunnede beslutninger tas i denne retningen.

Prosjektstrukturering

Det kreves strukturering i løpet av prosjektarbeidsplanleggingen. Den hierarkiske arbeidsrekkefølgen innebærer å dele opp hele prosjektet i separate deler. Dette lar deg detaljere kompleksene på forskjellige nivåer. Sliktilnærming forenkler prosessstyring.

Structuring lar deg gjøre følgende:

• Definer omfanget av arbeidet for å oppnå mellomliggende mål.
• Kontroller graden av fremdrift av prosjektet, vurder muligheten for å nå alle målene.
• Rapportering opprettes i henhold til den optimale strukturen.
• Milepæler er satt for å måle fremdriften i prosjektet.
• Ansvaret er riktig fordelt mellom utøverne.
• Alle teammedlemmer mottar objektiv, forståelig informasjon om målene og målene for prosjektet.

Feil i strukturering

Noen ledere gjør feil i løpet av struktureringen, noe som påvirker måloppnåelsen negativt. De viktigste er følgende:

• Struktureringsstadiet hoppes generelt over. Lederen går rett til søket etter løsninger på problemene i inneværende periode.
• Bare organisasjonsenheter brukes, ingen sluttprodukter eller ressurser brukes.
• Strukturering dekker ikke hele prosjektet.
• Strukturelementer gjentas.
• Det er ingen integrasjon av strukturer i samsvar med spesifikasjonene for utarbeidelse av prosjektdokumentasjon og finansiell rapportering.
• Strukturen er over- eller underdetaljert.
• Individuelle elementer av prosjektet kan ikke behandles på en datamaskin.
• Immaterielle sluttprodukter (tjenester, tjenester osv.) tas ikke i betraktning.

Begrunnelse for strukturering

Prosjektplanlegging er en ansvarlig jobb. Strukturering må gjøres riktig. Det utføres på følgende grunnlag:

• Perioder av livssyklusen til prosjektet som opprettes.
• Funksjoner ved divisjonsstrukturen.
• Komponenter av resultatet som vil bli oppnådd etter at prosjektet er fullført.
• Prosess, funksjonelle elementer i selskapets arbeid.
• Geografisk plassering av objekter.