AHO-spesialist – hvem er dette? Administrativ og økonomisk avdeling: struktur, ansatte, ledelse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Hver person som har hatt arbeidserfaring forstår hvor viktig det er når en bedrift opprettholder viktig aktivitet på riktig måte og sørger for sikkerheten til ansatte. La oss finne ut hvilke ansatte som bør inkluderes i selskapets stab for å gjøre oppholdet komfortabelt.

Hvorfor AXO er opprettet

Først, la oss presisere at AHO er en administrativ og økonomisk avdeling. Vanligvis opprettes slike strukturelle enheter i store foretak med en forgrenet struktur av økonomisk aktivitet. I små bedrifter kan funksjonene til en hel avdeling utføres av én person. Hovedfunksjonen til de ansatte i denne avdelingen er å kompetent organisere administrative og økonomiske aktiviteter, minimere selskapets kostnader for å sikre dens vitale aktivitet og skape komfortable forhold for å bo på arbeidsplassen.

Avdelingsstruktur

Som nevnt ovenfor er en AHO-ansatt en stilling som er mer typisk for en stor organisasjon, der de danner en selvstendig strukturell enhet og oppretter en stillingom AXO.

I multi-tusen eiendommer innenfor rammen av AHO kan tomter, grupper tildeles.

Så innenfor avdelingen kan sektorer skilles ut:

1. Planlegging og kalkulering, hvis hovedoppgave er å planlegge utgifter og bestemme deres gjennomførbarhet.

2. Materiale og ressurs – kontrollerer aksept av forbruksvarer.

3. Trygd – skaper forutsetninger for en komfortabel tilværelse for bedriftens ansatte.

Hovedoppgavene til avdelingen

Denne enheten er tildelt ganske mange oppgaver, i en stor organisasjon hører man sjelden spørsmålet: "AHO-spesialist - hvem er dette?"

Alle medlemmer av teamet forstår at de ansatte i avdelingen håndterer viktige spørsmål, hvis løsning bidrar til effektiv drift av virksomheten:

• housekeeping;
• vedlikehold av interiør og bygning;
• skape komfortable arbeidsforhold.

Administrativ og økonomisk avdeling. Funksjoner

På grunn av det faktum at oppgavene før denne strukturelle enheten kan være svært mangfoldige, men på en eller annen måte knyttet til levering av økonomiske tjenester på riktig nivå, kan følgende funksjoner identifiseres:

• sikre riktig vedlikehold av bedriftens lokaler;
• overvåke at utstyret fungerer som det skal;
• planlegging av gjenoppbygging, reparasjon av bygninger;
• gjennomføring av planlagte reparasjoner, detkontroll og aksept;
• forskjønning av bygningen og dens fasade, landskapsforming;
• beregning av kostnader;
• utførelse av all nødvendig dokumentasjon;
• å gi kontorarbeidere alt de trenger for å jobbe effektivt.

Basert på dette kan vi konkludere med at arbeid i AHO krever etterlevelse av et stort antall regler og forskrifter og er uløselig forbundet med en høy grad av ansvar for arbeidets utførelse.

Om rettigheter

La oss nå snakke om hvilke rettigheter en AXO-spesialist har (vi har allerede bestemt hvem det er). Også i denne paragrafen vil det bli angitt hvem som er ansvarlig for utførelsen av pliktene til de ansatte ved avdelingen.

Som forventet inkluderer dette avsnittet alt relatert til kontroll av samsvar med ulike standarder, krav til bevaring av eiendommen til selskapet, som er i operativ bruk.

Også kan avdelingen kontrollere riktig oppbevaring av eiendom på lageret, kreve rapporter om bruk av kontorrekvisita.

Selvfølgelig er retten til denne strukturelle enheten å representere selskapets interesser i samhandling med ulike institusjoner (reparasjons-, byggeorganisasjoner) dersom det er nødvendig for å løse problemer innenfor dens ansvarsområde.

Basert på resultatene av inspeksjoner, kan lederen av ACS, gjennom ledelsen, iverksette pålegg om å ilegge en disiplinær sanksjon for skade på eiendom.

Om interaksjon

AHO-spesialist (somdet er en leder eller en vanlig ansatt, det spiller ingen rolle) i løpet av arbeidet bygger han offisielle relasjoner med kolleger fra andre avdelinger uten feil. Dette er nødvendig for kvalitetsytelsen til funksjoner.

Fra ansatte i andre strukturavdelinger mottar en ansatt i administrativ avdeling søknader om kjøp av ting som er nødvendige for arbeidet (kontorutstyr, skrivesaker etc.), samt meldinger om skader på eiendom, skriftlige forklaringer vedr. årsakene til sammenbrudd.

AHO fører ikke bare tilsyn med andre avdelinger med gjennomføringen av spekteret av problemstillinger som er betrodd det, men utarbeider også planer for gjennomføring av reparasjoner i lokalene basert på standardene gitt av finans- og regnskapstjenestene.

I tillegg har strukturenheten samhandling med personaladministrasjonsavdelingen (søker bemanning, innhenter informasjon om ansattes tjenestereiser) og juridisk avdeling (ber om konsulentbistand ved utforming av kontrakter).

Om ansvar

Nå er det nødvendig å berøre det ansvarsområdet som AHO-spesialisten har. Den som bestemmer seg for å kontrollere dette bør vite at lederen for administrativ og økonomisk avdeling er fullt ansvarlig for utførelsen av funksjonene.

Hans oppgaver inkluderer blant annet å organisere arbeidet til ansatte i den strukturelle enheten som er betrodd ham. Leder sørger for høy kvalitet og rettidig utarbeidelse av dokumentasjon, dokumenthåndtering. Det er lederen av AHO som er ansvarlig for de ansattes gjennomføringindustriell disiplin. Ansvarsområdet til andre ansatte i økonomiavdelingen bestemmes av stillingsbeskrivelser, som vil bli kort omt alt i denne artikkelen.

Jobbbeskrivelse av lederen av AHO

Ansatte som ikke er involvert i håndteringen av personaldokumenter vil neppe tenke at den angitte instruksen må oppfylle visse krav.

Likevel er det det. Dokumentet skal uten svikt inneholde en indikasjon på avdelingsleders kvalifikasjoner og kravene til arbeidserfaring. Som regel aksepteres spesialister med høyere utdanning (i vårt tilfelle kan utdanning være teknisk eller økonomisk), arbeidserfaring (minst tre år som spesialist, 1-2 år som leder) til lederstillingen.

Avdelingslederen trenger å kjenne til alle lokale forskrifter, pålegg for organisasjonen som regulerer dens virksomhet, og også være en dirigent for bedriftskulturen som er vedtatt i bedriften.

I enhver stillingsbeskrivelse, enten det er en sjef, en ACS-ingeniør eller en annen ansatt, er det nødvendig å inkludere krav til kunnskap om normer og regler for BHT, brannsikkerhet.

Dokumentet skal også inneholde opplysninger om hvem som er nærmeste leder for den ansatte, som erstatter ham under sykdom.

Ansvaret for stillingen som «Sjef for AHO» har på mange måter noe til felles med funksjonene til avdelingen, noe som ikke er overraskende. Ikke desto mindre, la oss betegne dem:

• sikre kvalitetsservice og samsvarog reglene til SNiP for tilstanden til bygningen og interne lokaler;
• budsjettering, renoveringsplanlegging;
• å gi selskapets ansatte de nødvendige møbler, apparater, inventar, vedlikeholde deres regnskap for bedriften, organisere rasjonell bruk av materialer;
• utførelse av styring av arbeider for forbedring av territoriet;
• organisering av tjenester på passende nivå for møter, konferanser og andre arrangementer;
• ledelse av de ansatte i enheten som er betrodd ham.

Informasjon om rettigheter kreves også i stillingsbeskrivelsen. Her bør vi snakke om å sende inn prosjekter for å forbedre tjenesten for ledelsen, bli kjent med dokumentene som regulerer selskapets aktiviteter, informere ledelsen om mangler i økonomisk aktivitet. Som en del av ledelsen av ansatte kan en tjenestemann komme med forslag til forfremmelse/straffing av spesialistene deres.

Ansvarsdelen inneholder informasjon om behovet for å utføre pliktene dine på riktig måte og ta godt vare på arbeidsgiverens eiendom.

Andre stillinger i avdelingen

Strukturen til AHO innebærer at det finnes et tilstrekkelig stort antall ansatte i den: disse kan være ingeniører, spesialister, assistenter.

Avhengig av hvor kompleks organisasjonen er, kan det være ledende, senior-, juniorspesialister, assistenter. Stillingsbeskrivelsen er selvfølgelig i dette tilfellet foreskrevet direkte for en bestemt stilling og organisasjon,innebærer en klar ansvarsfordeling.

Separat skal det sies om pliktene til slike ansatte som vaktmester, en renholder som er engasjert i å bringe territoriet og lokalene i forsvarlig stand. Arbeidet deres er ikke spesielt vanskelig, men innebærer også en viss grad av ansvar.

Av det foregående kan vi konkludere med at arbeidet til AHO-ansatte består i kompetent planlegging og å gi ansatte ressurser. Samtidig bør spesialister ikke tillate overforbruk og nødsituasjoner.

Dermed er arbeidet i AHO ikke mindre ansvarlig enn i andre stillinger.