Hvordan lage en forhåndsrapport? Mønster og regler

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

Utgiftsrapport er det primære dokumentet i regnskapsarbeidsflyten. Hovedformålet er å bekrefte beløpet som er brukt av den ansvarlige personen.

Bilateral enhetlig form nr. AO-1 – ett enkelt skjema for hver juridiske enhet av enhver form for eierskap. De eneste unntakene er statsansatte som har brukt spesialskjemaet «0504049» siden 2002.

En utgiftsrapport er ansvaret til hver ansatt som mottar midler for en forretningsreise eller kjøp av materiale eller produkter (som kontorrekvisita eller mat).

Utgiftsrapport for reisende

Hvordan utarbeide en forhåndsrapport på riktig måte hvis en ansatt ble sendt av en organisasjon for å utføre en oppgave i en annen by?

En forretningsreise er en reise for en ansatt for å utføre sine arbeidsoppgaver utenfor bedriftens beliggenhet. Det er aldri uten utgifter, som er gjenstand for kompensasjon til arbeidstaker i henhold til gjeldendelovgivning.

Reiseutgifter inkluderer:

• Tur-retur, men bare hvis arbeideren har billetter.
• Leiebolig (sjekker eller kvitteringer kreves).
• Tilleggsutgifter inkludert i dagpengene.
• Telefonsamtaler, post, valutaveksling, transitt- og provisjonsgebyr, bagasjebillett og enhver annen begivenhet, uten hvilke hovedformålet med reisen ikke vil bli oppnådd.

Alle de ovennevnte utgiftene må dokumenteres. Hvis vi snakker om dagpenger, er størrelsen deres vanligvis spesifisert i bestillingen eller i posisjonen på en forretningsreise utstedt av hver bedrift. Beløpet kan variere avhengig av hvor den ansatte reiste: innen regionen, til et annet fag i den russiske føderasjonen eller i utlandet.

Lovgivningen fastsetter ikke en maksimal dagpenger, men hvis verdien i landet overstiger 700 rubler, og utenfor det - 2500 rubler, bør de være underlagt personlig inntektsskatt. Problemer med hvordan man skal utarbeide en forhåndsrapport etter hjemkomst fra en forretningsreise bør ikke oppstå. Frist for levering av dokumentet - ikke mer enn tre dager fra ankomstdato. Hvis det regnskapsmessige beløpet ikke ble brukt i sin helhet, må differansen returneres til kassereren ved hjelp av en innkommende kontantordre, og hvis det tvert imot var en overskridelse, blir den ansatte kompensert for alt ved å bruke en utgående kontanter bestill.

Hva er konsekvensene av en feil forhåndsrapport?

Sett opp en forhåndsrapport på riktig måte vedrarbeidstaker må reise på tjenestereise innen tre dager, ellers kan tilsynsmyndigheten anse dette beløpet som inntekt, som det skal påløpe personskatt og forsikringspremie på.

Forresten, vedtakelsen av den nye versjonen av lov nr. 290-FZ av 3. juli 2016 introduserer noen justeringer, for eksempel en alvorlig bot for å gi en feilaktig sjekk. Det er også planlagt å begynne å bruke spesielle bankkort som er i samsvar med den internasjonale standarden Visa og MasterCard for å betale reiseutgifter.

Generelle regler

Hvordan lage en forhåndsrapport? Du trenger bare å følge hvert av de følgende punktene:

1. Rapporten må utarbeides senest tre virkedager fra øyeblikket:

• perioden angitt av de ansatte i søknaden om utstedelse av midler er utløpt;
• en ansatt gikk på jobb hvis utløpet av perioden pengene ble utstedt for f alt på ferie eller sykdom;
• ansatt returnert fra forretningsreise.

2. For å utarbeide en rapport, bruk det enhetlige skjemaet nr. AO-1 eller skjemaet vedtatt av bedriften.

3. En ansatt, sammen med en regnskapsfører som vet hvordan de skal utarbeide forhåndsrapporter (et eksempel er tydelig tilgjengelig i programmet som brukes), må fylle ut dokumentet.

4. Lederen er ansvarlig for å godkjenne rapporteringspapiret.

5. Ethvert forskuddsdokument må ledsages av sjekker, fakturaer,billetter og andre papirer som bekrefter at personen faktisk brukte de ansvarlige midlene.

Fylleordre

Hvordan lage en forhåndsrapport?

Første eller fremre del må fylles ut av regnskapsfører. Det er umulig å gjøre uten å spesifisere detaljene i dokumentet (nummer og dato), informasjon om foretaket og ansvarlige personer, beløpet på forskuddsbetalingen som er utstedt, sammendragsinformasjon: brukte midler og regnskapskontoer, på grunnlag av hvilke bedømme bevegelsen og avskrivningen. I tillegg skal et overforbruk eller refundert ubrukt forskudd angis her.

Den andre delen er en avrivningskvittering som sier at forhåndsrapporten er akseptert for verifisering. Etter utfylling må regnskapsføreren kutte den av og gi den til den ansvarlige medarbeideren.

Den tredje delen (baksiden av skjema AO-1) må fylles ut samlet. Oppgaven til den ansvarlige ansatte er å reflektere detaljene og legge ved hver korrekt utførte salgskvittering for forhåndsrapporten. Regnskapsføreren må fylle inn beløpet og kontoen, som vil gjenspeile pengene som er brukt.

Dokumentet skal være signert av ansatt, regnskapsfører og regnskapssjef. Først etter det kan det godkjennes av lederen.

Rimelig overforbruk

Hvordan sende inn overforbruk på utgiftsrapport? Først må du sørge for at det er berettiget:

• forbruket er høyeretildelt var pålagt å fullføre oppgaven på vegne av myndighetene;
• medarbeider har støttepapirer.

Hvis minst én betingelse ikke er oppfylt, kan ikke beløpet refunderes.

Prosedyre for å kompensere overforbruk i kassen

Ved overforbruk står regnskapsføreren overfor spørsmålet: hvordan utarbeide en utgiftsrapport på riktig måte. Et eksempel på en kontokontantgarantiskjema nr. KO-2 kan enkelt finnes på de store vidder av Internett. Detaljene i dette dokumentet må angis i rapporten - linjen "Overløp utstedt av kontantordre".

Betingelsen for kompensasjon av overforbrukte midler av en ansatt er ikke fastsatt ved lov. Derfor, hvis regnskapsfører ikke umiddelbart har angitt informasjon om utstedelsesordren i forhåndsrapporten, vil dette ikke medføre noen straff.

Vilkår for kompensasjon for overforbruk på lønnskort

For tiden overfører nesten alle organisasjoner lønn til ansatte på bankkort. Er det mulig å returnere overforbrukt beløp i henhold til utgiftsrapporten til den ansatte på samme måte?

Lovverket har ikke et klart svar. Selve dokumentet foreslår bare én form for refusjon av det overforbrukte regnskapsbeløpet - kontanter.

Russlands sentralbank delte samme oppfatning i 2006 i sitt brev nr. 36-3/2408. Samtidig inneholder brevet hans, men datert 24. desember 2008 nr. 14-27 / 513, informasjon om spørsmålet: er det mulig å bruke bankkort til å betale forregnskapsført beløp er ikke innenfor sentralbankens kompetanse. Nettverksbedriften bør selvstendig håndtere sine problemer i dette tilfellet. Og for at kontrollorganet ikke skal ha unødvendige spørsmål, anbefales det å bruke kassen.

Hvordan kompensere en ansatts personlige penger?

En ansatt i en organisasjon kan selv gå for å kjøpe nødvendige varer (verk, tjenester) for egen regning. I dette tilfellet er det ikke nødvendig å fylle ut en forhåndsrapport. Hvordan ordne trinnene ovenfor?

En søknad og dokumenter som bekrefter kjøpet (kontantkvitteringer, fakturaer, strenge rapporteringsskjemaer, reisedokumenter osv.) vil være nok.

Utstede en forhåndsrapport i 1С

Enhver regnskapsfører bør være kjent med et slikt dokument som en utgiftsrapport. Hvordan arrangere i 1C? Plasseringen av dokumentet i programmet er delen "Bank og kasse".

I det opprettede vinduet må du først spesifisere informasjon om organisasjonen og ansvarlige personer. "Legg til"-knappen vil gjøre en tabell tilgjengelig der du må gjenspeile all informasjon om midlene som er utstedt.

Det finnes tre typer forskuddsbetaling:

• Pengedokumenter. Dette tar hensyn til fly- og jernbanebilletter, kuponger, frimerker osv.
• Kontanter. Hovedformålet med dokumentet er å avskrive kontanter.
• Oppgjørskonto. Dokumentet er nødvendig for å ta hensyn til avskrivning av et ikke-kontant beløp fra oppgjøretfirmakontoer.

For å generere informasjon om kontantuttak, må du starte med å opprette en ny utgående kontantordre. Etter utfylling skal dokumentet skrives ut og overleveres den ansvarlige, slik at sistnevnte fyller ut linjen ved mottak av midler og tegn. Først da kan du lagre og legge ut dokumentet.

I tabelldelen av kontantkvitteringen skal informasjon om varene og materialene som er kjøpt av den ansvarlige personen angis. Hvis kjøpet av varer ble ledsaget av utstedelse av en faktura, er det nødvendig å sette SF-flagget, velge leverandør og fylle inn hans detaljer.

Seksjonen "Returnerbar emballasje" krever å fylle ut informasjon om emballasjen som leverandøren venter på tilbake.

Seksjonen "Betaling" registrerer beløpene som er bet alt til leverandøren for tidligere kjøpte varer. Forskuddsbetalingen er reflektert i kontering D 60.02 K 71.01.

«Annet»-fanen er utformet for å ta hensyn til andre utgifter til en ansvarlig person (forretningsreise, reiser, drivstoffutgifter osv.).