PDCA-syklus - filosofien om kontinuerlig forretningsforbedring

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

PDCA-syklus (Deming-syklus) er et av grunnbegrepene i moderne ledelsesteori. Den underbygger også ISO 9000-serien med standarder, som brukes over hele verden for kvalitetsstyring i bedrifter av alle størrelser og typer.

Definition

PDCA Deming-syklus er en teknologi for kontinuerlig prosessforbedring i virksomheten og i ethvert annet aktivitetsfelt. Navnet på denne metoden er en forkortelse av 4 engelske ord, som betyr en logisk sekvens av stadier av forbedring:

• P - Plan (plan);
• D - Gjør (gjør);
• C - Sjekk (sjekk, analyser);
• A - Act (act).

Alt er logisk og enkelt: først må du tenke gjennom handlingene. Deretter blir de henrettet etter planen. Det tredje trinnet er analysen av de oppnådde resultatene. Og til slutt, det siste stadiet - Act - innebærer innføring av spesifikke endringer for å forbedre prosessen og/eller sette nye mål. Deretter starter planleggingsfasen igjen, hvor alt som er gjort før skal tas i betraktning.

Skjematisk vises PDCA-kontrollsyklusen somhjul, som demonstrerer kontinuiteten i denne prosessen.

La oss nå se på hvert trinn i detalj.

Plan (Plan)

Det første trinnet er planlegging. Det er nødvendig å tydelig formulere problemet, deretter bestemme hovedområdene for arbeid og komme opp med den beste løsningen.

En vanlig feil er å utvikle en plan basert på subjektive gjetninger og ledelsesforutsetninger. Uten å vite de underliggende årsakene til problemet, er det i beste fall mulig å nøytralisere konsekvensene, og da bare midlertidig. Hvilke verktøy kan brukes til å gjøre dette?

Metode "5 hvorfor"

Den ble utviklet tilbake på 40-tallet, men ble populær 30 år senere, da Toyota begynte å bruke den aktivt. Hvordan gjennomføres en slik analyse?

Først må du formulere og skrive ned problemet. Still så spørsmålet: "Hvorfor skjer dette?" og skriv ned alle årsakene. Etter det må du gjøre det samme for hvert svar. Så følger vi samme mønster, helt til spørsmålet "Hvorfor?" vil ikke bli spurt 5 ganger. Som regel er det det femte svaret som er den egentlige grunnen.

Ishikawa Diagram

Denne metoden lar deg grafisk representere årsak-og-virkning-forholdet til ethvert fenomen i virksomheten. Oppk alt etter skaperen, kjemikeren Kaora Ishikawa, og er mye brukt i ledelsen.

Når du bygger et diagram, er det 5 sannsynlige kilder til problemer: mennesker, materialer, miljø (miljø), utstyr og metoder. Hver av dem kan på sin side inneholde mer detaljerte årsaker. For eksempel,ansattes arbeid avhenger av ferdighetsnivå, helse, personlige problemer osv.

Rekkefølgen for å konstruere Ishikawa-diagrammet:

1. Tegn en horisontal pil til høyre, og skriv et veldefinert problem nær spissen.
2. Skrå mot hovedpilen, skildrer de 5 hovedinfluenserne som vi snakket om ovenfor.
3. Bruk små piler for å vise detaljerte årsaker. Mindre grener kan legges til etter behov. Dette gjøres til alle sannsynlige årsaker er skrevet ut.

Deretter skrives alle mottatte alternativer ut i en kolonne, fra det mest realistiske til det minste.

"Brainstorm"

En gruppediskusjon med eksperter og nøkkelpersonell, der oppgaven til hver enkelt deltaker er å nevne så mange potensielle årsaker og løsninger på problemet som mulig, inkludert de mest fantastiske.

Etter teoretisk analyse er det nødvendig å finne reelle faktadata som bekrefter at årsakene til problemet er korrekt identifisert. Du kan ikke handle ut fra anelser ("mest sannsynlig …").

Når det gjelder selve planleggingen, er detaljene også viktige her. Det er viktig å sette tidsfrister, skissere en klar rekkefølge av handlinger og målbare resultater (inkludert mellomliggende resultater) som de bør føre til.

Do (Do)

Den andre fasen av PDCA-syklusen er implementeringen av planen, implementeringen av endringer. Som oftest er det mer hensiktsmessig først å implementere vedtakene som er tatt iliten skala, foreta en "felttest" og sjekk hvordan det fungerer på et lite område eller objekt. Hvis det er forsinkelser, forsinkelser, er det viktig å forstå hva som er årsaken (urealistisk planlegging eller mangel på disiplin fra ansattes side). I tillegg introduseres et mellomkontrollsystem, som gjør det mulig å ikke bare vente på resultatene, men hele tiden overvåke det som allerede er gjort.

Sjekk

I enkle ord, nå må vi svare på ett enkelt spørsmål: "Hva har vi lært?". PDCA-syklusen innebærer en konstant vurdering av oppnådde resultater. Det er nødvendig å evaluere fremdriften opp mot de fastsatte målene, finne ut hva som fungerer bra og hva som må forbedres. Det utføres hovedsakelig ved å sjekke rapportene og annen dokumentasjon til virksomheten.

For en vellykket implementering av Shewhart-Deming-syklusen (PDCA) i næringslivet er det nødvendig å etablere regelmessig rapportering om arbeidet som er utført og å diskutere resultatene med ansatte. Det ideelle verktøyet for dette er innføringen av nøkkelindikatorer for KPI, som bygger på et system med motivasjon og belønning for de mest produktive ansatte.

Act

Det siste trinnet er faktisk handling. Det kan være flere alternativer her:

• implementer endring;
• avvis avgjørelsen hvis den viste seg å være ineffektiv;
• gjenta alle stadier av PDCA-syklusen igjen, men introduser vissejusteringer.

Hvis noe fungerer bra og kan replikeres, må løsningen standardiseres. For å gjøre dette gjøres det hensiktsmessige endringer i virksomhetsdokumentasjonen: arbeidsreglement, instrukser, sjekklister for kontroll av arbeidsprestasjoner, opplæringsprogram for ansatte osv. Parallelt bør man vurdere muligheten for å innføre forbedringer i andre forretningsprosesser der lignende problemer kan oppstå..

Hvis den utarbeidede handlingsplanen ikke ga de forventede resultatene, må du analysere årsakene til feilen, og deretter gå tilbake til den første fasen (Plan) og prøve en annen strategi.