Elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS): hva er det, funksjoner og anbefalinger

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:37

For flere år siden ble elektroniske dokumenthåndteringssystemer omt alt som en lys fremtid. I dag brukes de allerede aktivt i private og offentlige virksomheter. Men det viktigste er at etterspørselen etter EDMS stadig øker. Hva er et elektronisk dokumenthåndteringssystem og hvordan det fungerer, la oss se på eksemplet med systemer som opererer i den russiske føderasjonen.

Bakgrunn

For bedre å forstå hvordan et EDMS-program fungerer, er det nødvendig å gå gjennom de grunnleggende konseptene og oppgavene. Nøkkelfaktorene er de som bestemmer valget av et bestemt system.

Hvis en organisasjon kan fungere under forhold med uformell ledelse, er det ikke behov for dokumenthåndtering. Med fremveksten av forretningsprosesser er det behov for å administrere mekanismen ved hjelp av ryddig dokumentasjon. Hvis du ikke behandler papirer i tide, vil de begynne å samle seg og gå tapt.

En spesiell fillagringsordning brukes som et alternativ til papirmedierpå server. Men det fungerer ikke lenge heller. Etter hvert som volumet til selskapet vokser, øker behovet for lagring og synkronisering av informasjon.

Det er et dilemma: om man skal bruke gamle papirmedier eller EDMS for å lagre informasjon. Hva er så viktig at du kan få takket være det elektroniske systemet? Øk effektiviteten til organisasjonen.

Økonomisk effekt

Arbeidseffektiviteten kan økes på to måter: redusere kostnadene eller øke resultatene. Dokumenter EDMS lar deg oppnå to mål samtidig. Det vil si at implementeringen av systemet gjør at organisasjonen kan bruke mindre, men tjene mer.

Redusere kostnader gjennom reduserte papirkostnader, bortkastet tid, raskere kommunikasjon, endre bedriftskultur.

For å evaluere effektiviteten til EDMS-programmet, må du beregne tiden brukt på papirarbeid. Konsulentselskapene anslår at slik drift tar opp 20 % av arbeidstiden. I systemet til det russiske byråkratiet tar dette enda mer - 60% av tiden. Innføringen av EDMS vil redusere disse kostnadene med minst 10 ganger.

Kontorarbeid og dokumentflyt

De to begrepene er relatert. Journalføring er et begrep som refererer til et formelt sett med regler for arbeid med dokumenter. Noen EDMS-systemer kan tilpasses etter reglene for kontorarbeid, men det finnes også de systemene som allerede er dannet kontorarbeid på grunnlag av.

Et dokument er en enhet for informasjonslagring i et EDMS. Dokumentflyt dannes fraforskjellige kilder: andre systemer, applikasjoner, e-post, men fremfor alt - fra skannede papirmedier. Derfor er skannere og annet utstyr en integrert del av EDMS. Systemet lagrer alle dokumenter, vedlikeholder historikken deres, sikrer bevegelse gjennom organisasjonen og utfører forretningsprosesser med dem.

I en slik database er det en beslutning, en instruks og en ordre fra SED. Gjennom dem styres organisasjonen. Ethvert dokument leveres med "hjelp". Settet med felt i skjemaet avhenger av dokumenttypen. Informasjon lagres i systemet i form av en database for hvert felt på et slikt kort.

Funksjoner og oppgaver til EDMS

Dokumenthåndteringsprogrammet er utviklet for å løse følgende oppgaver:

• systematisering av arbeid med dokumenter.
• opprette dokumenter i henhold til maler, deres registreringslagring;
• kontoautomatisering;
• dokumentklassifisering.

La oss se nærmere på funksjonene til SED. Arbeidsflytprogrammet brukes til:

• lage kort.
• forming the text of the document;
• lagre data som pdf eller ms word;
• administrasjon av brukertilgangsrettigheter;
• oppretter ruter;
• dokumentflytkontroll;
• sending av varsler, påminnelser;
• journalføring, kataloger, klassifiserere;
• ordregenerering;
• søk og signer dokumenter;
• rapportgenerering.

Generelle systemfunksjoner inkluderer:

• fjernkontrollarbeide med dokumenter;
• bruke en DBMS for å lagre data;
• samtidig arbeid med EDMS;
• sikkert gjennom sertifikater, strekkoder og personalisering.

Fordeler og ulemper

Bytte til SED har flere fordeler enn ulemper. Imidlertid kan et dårlig organisert prosjekt ødelegge alle fordelene med automatisering. Målene for implementeringen av EDMS må være oppnåelige. Fordelene inkluderer:

• sentralisert strukturert lagring av informasjon;
• samme tilnærming til utforming og behandling av dokumenter;
• bruker maler;
• søk;
• revisjonstilgang.

Ulempene inkluderer høye oppstartskostnader og streng brukeropplæring.

Dokumentprosesser

I EDMS går elektronisk dokumenthåndtering gjennom en rekke stadier, der visse egenskaper tildeles dokumentet. Behandlingen utføres både manuelt og automatisk. I det andre tilfellet, sett:

• betingelser for overganger mellom trinn;
• ruteseparasjon;
• bearbeidingssykluser;
• start underprosesser, tidtakere, behandlingsprosedyrer;
• brukerroller er angitt.

Typer behandlinger:

• Opprette et dokument.
• Redigering.
• Rename.
• Flytt.
• Lagre.
• Indeksering.
• Sletting.

SED-kostnader

Dokumentadministrasjon kan ikke fungere fullt ut uten lisens, servere, fullt oppsett og opplæring av alle brukere. Hvert av disse elementene krever et stort kontantutlegg. I tillegg bør vi ikke glemme integrasjonen av EDMS med andre systemer, oppdatering av databaser og programvare, teknisk støttekonsultasjoner og andre vedlikeholdskostnader.

Introduksjon av EDMS

Prosjektimplementering kan ta flere måneder. Prosessen avhenger både av antall dokumentasjonsprosesser og av økonomiske, organisatoriske og ressursmessige evner. Implementering utføres i henhold til følgende algoritme:

• oppretting av en arbeidsgruppe, identifisering av leder;
• definer mål og mål;
• sjekker eksisterende dokumentasjonsprosesser;
• utvikling av referansevilkår;
• SED-valg;
• inngåelse av en kontrakt for implementering av EDS;
• utvikling og godkjenning av arbeidsforskrifter;
• Sjekker det første innholdet i kataloger;
• EDS forhåndstest;
• opplæring av ansatte på jobb;
• testimplementering av EDMS;
• analyse av testresultater;
• feilretting;
• full implementering av EDMS.

Implementeringsfeil

Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot de prosessene som krever et papirdokument. Hovedfeilen er dupliseringen av et papirdokument med et elektronisk. Dette kompliserer arbeidet og forårsaker en negativ holdning til automatisering. Ingen betaler ekstra for å gjøre dobbeltarbeid. Det er nødvendig å bygge automatiseringsprosesser utenduplisering. Den andre feilen er personellets uforberedelse. Som oftest oppfattes nye prosesser med fiendtlighet. Derfor er det nødvendig å forklare ansatte hvorfor et EDMS i det hele tatt introduseres, slik at de bevisst nærmer seg læringsprosessen.

dokumentlagringsteknologi

I EDMS består elektronisk dokumenthåndtering av attributter som søk, klassifisering, gruppering og rapportering utføres på grunnlag av. Noen ganger opprettes et dokument etter en mal, noen ganger ved å overføre data fra en database. Attributter lagres i tabeller. Selve filen legges i lagringsmappen, informasjonen fra den legges i DBMS-katalogen. Bare EDMS-brukere har tilgang til data.

Hva er innebygd skanning?

Fullbehandling av dokumenter med påfølgende plassering av deres prøver i arkivet utføres ved hjelp av skannere. Under skanningsprosessen er det mulig å automatisk lage en strekkode på dokumentet og registrere det i databasen med påfølgende retning langs den angitte ruten.

Optisk tekstgjenkjenning

Dette elektroniske dokumenthåndteringssystemet EDMS konverterer et elektronisk bilde av et dokument i foto- eller jpeg-format til tekstformat. I dette tilfellet brukes spesiell programvare i form av en frittstående applikasjon eller integrert ESCOM. BPM i EDMS. Hva er ESCOM. BPM? Dette er et program for å gjenkjenne dokumenter skrevet med forskjellige fonter. Det er imidlertid verdt å merke seg at frittstående applikasjoner har flere funksjoner og gjenkjenner selv håndskrevet tekst.

Strekkoding

Denne teknologien gir et sett med prosedyrer for å lage og bruke en grafisk strekkode på et dokument. En unik strekkode genereres gjennom systemserveren. Den gir også dokumentidentifikasjon, raskt søk i databasen og distribusjon på lagringssteder. Ved registrering av et dokument trykkes en strekkode som tilsvarer den elektroniske kortidentifikasjonen på etiketten. Den er limt til papirversjonen av dokumentet.

EDS

Digital signatur lar deg verifisere riktigheten av dokumentet og uforanderligheten til dataene. Signering utføres ved hjelp av en kryptografisk leverandør og en programvarenøkkel - et sertifikat. Sistnevnte er en fil i et spesielt format, som regenereres i lisensutstedelsessenteret. For å sikre informasjonssikkerhet bør du lagre sertifikatet på et smartkort eller I-Token-nøkler. De er beskyttet av en PIN-kode. Hvis PIN-koden tastes inn feil flere ganger, vil sertifikatet automatisk blokkeres.

Fulltekst- og attributtsøk

Attributtsøk utføres gjennom et spesielt skjema som bruker flere verdier fra kortfeltene. For eksempel søker «Konto»-kriteriet etter data i «Mottaker»- eller «Avsender»-feltet. Samtidig sammenligner systemet de angitte kriteriene med dataene i kortene og legger inn i resultatet de kortene som matchet. Søket er basert på eksakt eller delvis samsvar.

Fulltekstsøk utføres i henhold til dataene idokument, inkludert ordformer gjennom innebygde DBMS-verktøy som MS SQL SERVER, ORACLE. For et fullverdig søk må filer legges inn i databasen i formatet til et dokument (doc), tabell (xls), presentasjoner, meldinger.